Work smarter – überall und jederzeit! Vereinfachen Sie Ihre Arbeit durch die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse.
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Gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse ganz einfach effizienter. Nehmen Sie an unseren kostenlosen monatlichen Webinaren teil und erfahren Sie, wie DocuWare Ihre täglichen Herausforderungen lösen kann.
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Mit DocuWare gestalten Sie Ihre Rechnungsverarbeitung schnell und präzise.
Meistern Sie die Dokumentenflut und steigern Sie Ihr Tempo im Business mit DocuWare.
DocuWare bringt Übersicht in Ihre Verträge und speichert sie sicher – unternehmensweit.
DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) sorgt für mehr Effizienz von Anfang an.
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Die digitale Archivierung von Dokumenten hat nachweislich viele Vorteile – sie bedeutet nicht nur eine große Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie ermöglicht auch, Papierberge zu reduzieren, Wissen langfristig zu sichern, den Arbeitsalltag zu erleichtern sowie Dokumente aller Art revisionssicher zu speichern.
Aktenaufbewahrung ist ein zentrales Thema für Unternehmen jeder Größe, denn sie sorgt nicht nur für Effizienz und Transparenz in der Verwaltung, sondern sichert zusätzlich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ob Rechnungen, Verträge oder Personalunterlagen – unterschiedliche Dokumente unterliegen dabei verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Anforderungen. Fehler bei der Aktenaufbewahrung können allerdings schnell rechtliche Konsequenzen oder unnötige Kosten nach sich ziehen. In diesem Beitrag erfahren Sie daher, welche gesetzlichen Vorgaben gelten, wie Sie Ihre Aufbewahrungsstrategie optimieren und welche modernen Lösungen Sie dabei unterstützen, die Dokumentenverwaltung effizient und rechtssicher zu gestalten.
Als weiteres standardisiertes Format für den elektronischen Rechnungsaustausch gewinnt ZUGFeRD im Rahmen der neuen E-Rechnungspflicht immer mehr an Bedeutung. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff? Warum ist dieses Format für Unternehmen besonders interessant?
Informationsflut, komplexe Prozesse, strenge Compliance-Richtlinien und mobile Arbeitsumgebungen – diese Herausforderungen zu stemmen, mag nicht immer einfach sein. Wer aber in diesem Zusammenhang auf ein effizientes Dokumentenmanagement setzt, verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorsprung.
„Mit DocuWare konnten wir die Durchlaufzeit unserer Auftragsbearbeitung um bis zu 50 Prozent reduzieren. Dadurch sind wir heute in der Lage, rund 43 Prozent mehr Aufträge pro Mitarbeiter:in zu bearbeiten als vor der DMS-Einführung.“
„Ich habe eine klare Vorstellung davon, wie eine effektive Suche funktioniert: Sie soll keine Überlegung erfordern, wie die Rechnung zugeordnet wurde; vielmehr sollte ein Stichwort wie beispielsweise ‚Sägeblatt‘ reichen. Die Suchfunktion von DocuWare hat Google-Qualität.“
„Eine wichtige Aufgabe war es, die umständliche papiergebundene Vorgehensweise in der Kommissionierung zu digitalisieren, wo wöchentlich 50.000 Belege entstehen, die mit den zugehörigen Lieferscheinen abzulegen sind. Früher ein Riesenaufwand, heute erfolgt die Speicherung vollautomatisiert.“
„DocuWare ist von der Softwarearchitektur als echte Cloud-Lösung konzipiert und bietet einen umfassenden, zum großen Teil vorkonfigurierten Funktionsumfang für eine Vielzahl von Anwendungsbereichen. Das DMS ist eine Investition mit geringem Risiko und schnell realisierbarem Mehrwert.“
„Früher war nicht einfach zu beantworten, wo sich ein Reparaturauftrag gerade befand. Heute schaue ich ins System und kann genau sagen, in welcher Abteilung ein Auftrag gerade bearbeitet wird. Der Workflow überwindet die Abteilungsgrenzen und macht den Prozess transparent. Die Durchlaufzeiten sind um bis zu 70 Prozent gesunken.“
„Durch den DMS-Einsatz haben wir die Möglichkeit der revisionssicheren Verwaltung von Dokumenten, einen effizienteren Prozess für die Rechnungsprüfung und den Prüfnachweis aller Bearbeitungsschritte realisiert. Das DMS wird auch immer wichtiger als Berichtssystem, das Einblicke in die Ausgabenentwicklung erlaubt.“
„Ein wichtiges Thema sind für uns elektronische Signaturen. In den internen Workflows nutzen wir dafür die Stempel-Funktion in DocuWare. Extern versandte Dokumente werden über ein integriertes Tool amtlich signiert und der Erhalt kann von den empfangenden Personen per Tablet bestätigt werden.“
„Unser Betriebsleiter der Bergkäserei ist ein großer Fan von DocuWare, denn er ist Käsemeister und kein Bürolist. Nun kann er sich ganz auf die Herstellung der Walliser Käsespezialitäten statt auf Büroarbeiten fokussieren.“
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