Die digitale Akte im Überblick

Was ist eine digitale Akte?

Eine digitale Akte ist eine strukturierte, digitale Sammlung aller thematisch zusammengehörigen Unterlagen rund um eine Person, einen Vorgang oder ein Objekt. Das zentrale Ordnungsprinzip gliedert sich dabei in drei Ebenen: Die Akte selbst, die einzelnen dazugehörenden Vorgänge sowie die darin abgelegten Dokumente. Alle Inhalte werden mit Metadaten wie Aktenzeichen, Betreff oder Aufbewahrungsfristen versehen und sind so schnell auffindbar. Im Fokus steht der medienbruchfreie, vollständige Zugriff auf alle relevanten Unterlagen – egal, ob aus unterschiedlichen Abteilungen, Standorten oder Fachsystemen. 

Welche Arten von digitalen Akten gibt es? 

Digitale Akten sind in nahezu allen Unternehmensbereichen einsetzbar – abteilungs- und branchenübergreifend. Je nach Anwendungsfall können sie verschieden ausgestaltet sein und jeweils ganz unterschiedliche Dokumenttypen bündeln. Hier einige typische Beispiele: 

• Personalakte: Arbeitsverträge, Nachweise, Gehaltsdokumente und Bescheinigungen  

• Kundenakte: Angebote, Verträge, Lieferscheine, Rechnungen und Korrespondenz

• Lieferantenakte: Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Zertifikate

• Vertragsakte: Verträge, Nachträge, Fristen, Statusberichte

• Projektakte: Pläne, Berichte, Kommunikationsverläufe, Projektstatus

• Bauakte: Zeichnungen, Genehmigungen, Bauunterlagen

• Auftragsakte: alle Unterlagen, die im Rahmen der Auftragsabwicklung anfallen 

• Patientenakte: medizinische Berichte, Befunde, Behandlungsunterlagen

• Im öffentlichen Sektor kommt häufig die sogenannte E-Akte zum Einsatz – etwa für Bescheide, Anträge oder verschiedene Vorgangs- und Fallakten. 
  
  

Warum Unternehmen auf digitale Akten umsteigen  

In vielen Unternehmen liegen wichtige Unterlagen verstreut in Papierakten, E-Mails, Fachanwendungen, lokalen Ordnern oder auf Netzlaufwerken. Teams verlieren daher viel Zeit bei der langwierigen Suche nach Dokumenten, durch doppelte Ablagen oder durch Unsicherheiten über den aktuellen Dokumentenstand. Gerade bei sensiblen Daten ist es außerdem essenziell, den Zugriff gezielt zu steuern und Verantwortlichkeiten klar zu regeln. Hinzu kommt, dass hybride Arbeitsmodelle oder mehrere Unternehmensstandorte den Bedarf an einem sicheren, digitalen Zugriff erhöhen. Prüfungen, Fristen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfordern außerdem strukturierte, nachvollziehbare Aktenstrukturen. 

Vorteile der digitalen Aktenführung   

Unternehmen profitieren durch die digitale Akte gleich mehrfach:  

• Eine zentrale Ablage statt verteilter Speicherorte

• Schneller Zugriff durch Suche, Filter und eine strukturierte Aktenansicht 

• Weniger Suchaufwand, weniger Doppelablagen 

• Gezielte, rollenbasierte Zugriffssteuerung für unterschiedliche User-Gruppen 

• Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung und Versionierung

• Effizientere Prozesse durch automatisierte Workflows, Wiedervorlagen und Weiterleitungen

• Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten ist jederzeit möglich 

• Einfachere Vorbereitung auf Prüfungen und Auskunftsanfragen 

• Grundlage für die Automatisierung und Integration mit ERP-, CRM- und HR-Systemen

• Erhöhter Schutz vor Datenverlust durch die sichere digitale Ablage 

Datenschutz, Compliance und Aufbewahrung

Beim Einsatz digitaler Akten stehen Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Mittelpunkt. Zugriffsrechte werden nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben, sodass sensible Unterlagen jederzeit besonders geschützt sind und nur berechtigte Personen Zugang erhalten (DSGVO). Für buchungs-, abrechnungs- und steuerrelevante Dokumente gelten die Anforderungen der GoBD: Sie müssen revisionssicher archiviert und bei Bedarf vorgelegt werden können. 

Aufbewahrungsfristen sind für jede Dokumentenart festzulegen; sämtliche Sperr- und Löschprozesse müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Bestehende Papierakten können durch sogenanntes ersetzendes Scannen revisionssicher in die digitale Aktenführung übernommen werden.  

Welche Rolle spielt ein Dokumentenmanagementsystem bei digitalen Akten? 

Ein DMS ist die technische Basis digitaler Akten und erfasst Dokumente, versieht sie mit Metadaten und ordnet sie automatisch der passenden Akte zu. Über Index- und Volltextsuche werden Unterlagen unabhängig vom Speicherort einfach auffindbar. Ein differenziertes Rollen- und Rechtekonzept sorgt auf Akten- und Dokumentenebene für gezielten Zugriff – weit granularer als klassische Netzlaufwerke. 

Durch Versionierung und Protokollierung werden Änderungen nachvollziehbar und eine revisionssichere, GoBD-konforme Aufbewahrung gewährleistet. Automatisierte Workflows ermöglichen eine strukturierte Weiterleitung, Freigaben, Fristen- und Wiedervorlagen. Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder HR-Systemen verhindern doppelte Datenerfassung und Medienbrüche. 

Moderne DMS-Lösungen unterstützen zudem KI-gestützte Funktionen wie automatische Klassifizierung und Datenextraktion, Verschlagwortung, Fristenerkennung, Löschprozesse sowie die intelligente Suche. Entscheidend bleibt: Erst mit einer klaren Aktenstruktur und einem durchdachten Aktenplan entfaltet das DMS seinen vollen Nutzen – das reine System allein genügt nicht. 

Digitale Akten als Schlüssel für effiziente, integrierte Prozesse

Die Einführung digitaler Akten markiert häufig den entscheidenden Schritt zu einem durchgängigen digitalen Dokumentenmanagement. Sind Akten zentral und strukturiert verfügbar, lassen sich viele Geschäftsprozesse – von der Rechnungsverarbeitung über das Vertragsmanagement bis hin zu HR-Prozessen – deutlich einfacher digitalisieren und automatisieren. Besonders wirksam werden digitale Akten, wenn sie nahtlos mit Workflows und bestehenden Systemen wie ERP, CRM oder HR-Software verknüpft sind. So entstehen medienbruchfreie Abläufe, die Unternehmen dauerhaft entlasten und die Effizienz spürbar steigern.