Dokumenten-Management und Workflow für das Rechnungswesen

Mit DocuWare wird die Finanzabteilung zum Erfolgsgaranten des Unternehmens

Finanzleiter und ihre Teams müssen heute von jetzt auf gleich Schlüsselkennzahlen liefern, die zeigen, wo das eigene Unternehmen im Marktvergleich steht und wie es um seine Wirtschaftlichkeit und Liquidität bestellt ist. Dies kann nur gelingen, wenn die Kernprozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ablaufen.

Häufig sorgen veraltete manuelle Abläufe dafür, dass Kosten zu spät erfasst werden, Genehmigungen zu lange dauern, Informationen aus isolierten Quellen zusammengetragen werden müssen und Buchungen nicht abgeschlossen werden können.

Dokumenten-Management und Workflow-Automation von DocuWare helfen Ihrem Unternehmen, diese Barrieren zu überwinden. Der Abschied vom Papier, die zentrale Sicherung wertvollen Wissens aus Dokumenten und Prozessen in einem System und die direkte Einbindung in Ihr ERP-System sorgen für einen umfassenden Überblick über alle Daten.

Kreditorenbuchhaltung: Kosten rasch erfassen und buchen

Schreiten Sie mit großen Schritten zur digitalen Transformation in der Kreditorenbuchhaltung. DocuWare erfasst papierbasierte und elektronische Rechnungen und gleicht Sie automatisch mit Bestellungen ab, bietet einen individuell anpassbaren Workflow für den Genehmigungsprozess und überträgt die genehmigten Beträge dann über vorgefertigte ERP-Integrationen direkt ans Hauptbuch.
Mit DocuWare können Sie das Papier abschaffen, Fehler vermeiden, die Rechnungsabwicklung vereinfachen, den Genehmigungsprozess optimieren und manuelle Eingaben eliminieren. Vor allem aber gewinnen Sie wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.

So bringen Sie mehr Dynamik in die Kreditorenbuchhaltung:

Rechnungsprüfung und automatischer Abgleich von Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen über das selbstlernende Intelligent Indexing von DocuWare
Weiterleiten von Rechnungen durch einen mehrstufigen Genehmigungsprozess, einschließlich Splitten eines Rechnungsbetrages auf mehrere Kostenstellen
Direkter Import von Rechnungen in festgelegte, leicht durchsuchbare Ordnerstrukturen
Dynamische Abwicklung von Ausnahmen im Genehmigungsprozess und Neubearbeitung abgelehnter Rechnungen
Automatisches Einspielen genehmigter Rechnungsbeträge in das ERP-System

Mit DocuWare verarbeiten Sie Rechnungen zeitnah, behalten Fälligkeiten und Statusänderungen stets im Blick und erzielen spürbare Verbesserungen beim Cashflow-Management.

Debitorenbuchhaltung: Schnellen Geldeingang forcieren

Keine Ratespielchen mehr in der Debitorenbuchhaltung. DocuWare verknüpft die entsprechenden Belege und Informationen direkt mit der Auftragsabwicklung. Dadurch können Sie Rechnungen schneller stellen, Kundenanfragen unverzüglich beantworten und individuelle Zahlungsziele oder Rabatte problemlos nachvollziehen.
Sorgen Sie durch optimales Forderungsmanagement für gute Kundenbeziehungen, frühe Zahlungen und mehr Liquidität.

So wird der Debitorenprozess profitabel:

Direkt aus Ihrem ERP-System oder einer anderen Buchhaltungsanwendung auf Lieferscheine, Leistungsnachweise, oder Sondervereinbarungen zugreifen
Ausgangsrechnungen beim Drucken oder Senden per E-Mail automatisch archivieren
Unverzüglich auf Kundenanfragen reagieren und Belegkopien sofort per E-Mail weiterleiten
Rechnungsstellung mit Freigabe-Workflows kombinieren (beispielsweise für die Genehmigung von Rabatten)
Informationsaustausch mit dem Vertrieb zur Akquise von Neukunden

Mit DocuWare erreichen Sie schnelle und akkurate Abläufe in der Debitorenbuchhaltung und fördern damit Berichtsintegrität, eine hohe Kundenzufriedenheit sowie effektive und leistungsfähige Teams.

Finanzprüfungen: Mit tadelloser Ordnung punkten

Keine Angst mehr vor Audits. DocuWare sorgt für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Nicht nur sämtliche Buchungsbelege aus dem Prüfungszeitraum, sondern auch mit ihnen verbundene E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich umgehend abrufen und vorlegen.

So sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung auf Audits:

Mit papierbasierten Daten verbundene Risiken und Kosten eliminieren
Rechtssichere Archivierung aller buchhalterischen Belege
Durch direkten Zugriff auf Rechnungen und Korrespondenz im Buchhaltungsprogramm entfallen unnötige Suchen
Müheloses Auffinden aktueller und weit zurückliegender Belege
Durchgängige Nachweisbarkeit eines Vorgangs durch die Dokumentation aller Bearbeitungsschritte direkt auf dem Beleg
Bequemes Bereitstellen der Unterlagen in digitalen Dokumentenmappen mit einem komfortablen, integrierten Suchfeld
Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken

Mit DocuWare können Sie Audits gelassen entgegensehen, denn Sie wissen, dass die übermittelten Dokumente fehlerfrei und vollständig sind.

Früher wurden jährlich rund 50.000 Eingangsrechnungen ausschließlich in Papierform abgelegt, von Hand kontiert und zur Kontrolle und Freigabe per Hauspost in die verschiedenen Fachabteilungen und zur Geschäftsführung geschickt – ein aufwendiger und zeitraubender Prozess. Dank eines digitalen Workflows werden die Belege jetzt meist innerhalb eines Tages abgearbeitet, selbst wenn Außenstellen in die Rechnungsprüfung eingebunden sind.

Sandra Kohm, Leiterin Rechnungswesen
ADAC Nordbaden e.V.
Referenzbericht lesen

Belege automatisch erfassen

DocuWare erfasst, sortiert und archiviert papierbasierte und elektronische Belege mit intelligenten Indexierungsfunktionen und verteilt sie an die richtigen Mitarbeiter. So können rasch fundierte Entscheidungen getroffen werden.

Wichtige Workflows digital steuern

DocuWare automatisiert und beschleunigt Prozesse durch digitale Workflows und verbindet Dokumente, Aufgaben und Personen – auch in verteilten Büros und unterwegs.

Weg mit dem Papier

Schaffen Sie schleppende, manuelle, papiergebundene Prozesse ab. Erobern Sie den Platz zurück, der zuvor für die physische Archivierung von Akten verwendet wurde, und sparen Sie Druck-, Versand- und Archivierungskosten.

Compliance-Anforderungen erfüllen

Von Sarbanes-Oxley über GDPR bis hin zu GoBD und Basel II: DocuWare stärkt Ihr Unternehmen bei Betriebsprüfungen und Haftungsfragen. Belege werden sicher archiviert und Geschäftsvorgänge lassen sich problemlos nachvollziehen.

Integration in Ihr ERP-System

DocuWare lässt sich in SAP, Navision, QuickBooks, Sage, DATEV und andere Finanzanwendungen integrieren. So wird die Datenintegrität systemübergreifend sichergestellt, und Sie erhalten einen umfassenden Überblick über Ihre Buchhaltungsdaten.

Schnelle Notfallwiederherstellung

Wenn Ihre Finanzinformationen digitalisiert, archiviert, gesichert und vor Feuer, Überschwemmungen und anderen Naturkatastrophen geschützt sind, kommen Sie schnell wieder auf die Beine.

Volle Kontrolle behalten

Wann wurde eine Rechnung erfasst? Wo befindet sie sich gerade? Wer hat zuletzt darauf zugegriffen? DocuWare macht jeden Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments nachvollziehbar und sorgt für absolute Transparenz.

In die Cloud umsteigen

DocuWare ist mit identischem Feature- und Funktionsumfang als Cloud- und On-Premises-Lösung verfügbar. Die Cloud bietet erstklassige Sicherheit, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit in einem Finanzmodell, das Sinn ergibt.

Mehr Tempo im Finanzbereich

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