Die automatisierte Rechnungsverarbeitung im Überblick

Automatisierungsgrade: Von teilautomatisiert bis Dunkelbuchung

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung lässt sich in verschiedene Ausbaustufen unterteilen. In einer teilautomatisierten Lösung wird beispielsweise die Rechnungserfassung bereits automatisch durchgeführt, während Prüfung und Freigabe noch manuell erfolgen. Mit steigendem Automatisierungsgrad werden auch Prüfung, Abgleich und Freigabe regelbasiert abgebildet. Ein manueller Abgleich ist dann nur noch bei Ausnahmen notwendig. Die höchste Stufe bildet die sogenannte Dunkelbuchung: Fehlerfreie und eindeutig zuordenbare Rechnungen werden automatisch verarbeitet und gebucht – ganz ohne manuelle Beteiligung. 

Welcher Automatisierungsgrad sinnvoll ist, hängt von Faktoren wie dem Rechnungsvolumen, der Qualität von Daten und Formaten sowie den spezifischen Freigabe- und Risikoanforderungen im Unternehmen ab. 

Wo der Mensch unverzichtbar bleibt

Automatisierte Systeme übernehmen vor allem Routineaufgaben, die klar definierten Regeln folgen. Die Beurteilung von Ausnahmen – etwa bei Abweichungen im Bestellabgleich, unklaren Rechnungsdaten, Dubletten- oder Betrugsverdacht – bleibt jedoch in der Verantwortung der Mitarbeitenden. Besondere Sorgfalt ist beispielsweise bei geänderten Lieferantenbankdaten oder bei Rechnungen mit hohen Beträgen geboten. Hier stellt die menschliche Prüfung einen bewussten Kontrollpunkt dar und ist ausdrücklich als Sicherheitsmaßnahme konzipiert, nicht als Schwäche des Systems. Ziel der Automatisierung ist es daher nicht, Mitarbeitende vollständig aus dem Prozess zu entfernen. Vielmehr sollen diese von Routinetätigkeiten entlastet werden, damit sie ihre Aufmerksamkeit auf die Fälle richten können, die tatsächlich eine qualifizierte Entscheidung erfordern. 

Erfolg von (automatisierten) Rechnungsprozessen messen: Die wichtigsten Kennzahlen

Um den Erfolg und die Optimierungspotenziale der Rechnungsverarbeitung zu bewerten, sind messbare Kennzahlen unerlässlich. Die wichtigsten KPIs im Überblick: 

• Durchlaufzeit pro Rechnung (Cycle Time)

• Kosten pro Rechnung

• Freigabedauer

• Automatisierungsgrad/Dunkelbuchungsquote (Anteil der Rechnungen, die komplett ohne manuelle Eingriffe bearbeitet werden)

• Erstverarbeitungsquote (fehlerfrei und ohne manuellen Eingriff verarbeitete Rechnungen)

• Ausnahmequote (Anteil manuell zu klärender Rechnungen) 

• Skontoquote (Anteil genutzter Skontofristen) 

• Dublettenquote und vermiedene Doppelzahlungen 

• Bearbeitete Rechnungen pro Mitarbeitendem

Für ein umfassendes Prozessverständnis empfiehlt es sich, diese Kennzahlen gezielt nach Rechnungstyp, Lieferantengruppe oder Standort auszuwerten. So lassen sich wiederkehrende Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig erkennen.

Welche Rolle spielt Software bzw. ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der (teil-)automatisierten Rechnungsverarbeitung? 

Solange das Rechnungsvolumen gering ist, lassen sich einzelne Vorgänge oft noch mit manuellen oder halbautomatisierten Abläufen bewältigen. Spätestens mit wachsendem Belegaufkommen, mehreren Freigabestufen, verschiedenen Standorten und angebundenen ERP-Systemen wird ein strukturierter und möglichst automatisierter Prozess unverzichtbar.  

Moderne Software übernimmt dabei zentrale Routinetätigkeiten: Rechnungen werden automatisch erfasst, geprüft, abgeglichen und über workflowgestützte Freigabeprozesse weiterverarbeitet. Im Idealfall erfolgt auch die Übergabe an ERP- oder Finanzbuchhaltungssysteme zur Zahlung vollautomatisch. Gleichzeitig stellt das System eine lückenlose und GoBD-konforme Archivierung sicher. 

Den größten Nutzen entfaltet eine solche Lösung, wenn alle Schritte zentral in einem System abgebildet sind und sich reibungslos in die bestehende Systemlandschaft integrieren lassen. 

Rechnungsverarbeitung im Zusammenspiel mit anderen Prozessen

Purchase-to-Pay: Die Rechnungsverarbeitung bildet den kreditorenseitigen Abschnitt des gesamten Beschaffungsprozesses („Purchase-to-Pay“), in dem Bestell-, Liefer- und Rechnungsvorgänge digital miteinander verknüpft sind. 

Kreditorenbuchhaltung: Automatisch erfasste und validierte Rechnungsdaten liefern die Basis für korrekte Buchungen und zuverlässige Abschlüsse. 

Dokumentenmanagement: Das DMS schafft die technische Grundlage für eine strukturierte Ablage, eine gezielte Suche, eine differenzierte Rechtevergabe und eine revisionssichere Archivierung sämtlicher Belegarten. 

Typische Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems für die Rechnungsverarbeitung 

Ein spezialisiertes DMS unterstützt insbesondere durch folgende Funktionen: 

• Zentraler Empfang und Erfassung aller Rechnungsformate (Papier, PDF, E-Rechnung)

• Automatische Datenextraktion mittels OCR/KI bzw. direkte Übernahme strukturierter Daten aus E-Rechnungen

• Validierung, Dubletten- und Pflichtangabenprüfung zur Sicherstellung einer regelkonformen und fehlerfreien Verarbeitung 

• Abgleich mit Bestellung und Wareneingang (2-Wege- und 3-Wege-Abgleich) 

• Ein- oder mehrstufige Freigabe-Workflows einschließlich mobiler Freigaben, Vertretungsregelungen und Erinnerungsfunktionen 

• Automatische Kontierung und nahtlose Integration in ERP- oder Buchhaltungssysteme, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden

• Übersichtliche Status- und Prozessansichten für durchgehende Transparenz 

• Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung aller Belege und zugehörigen Dokumente 

Gerade das nahtlose Zusammenspiel dieser Funktionen steigert die Effizienz des Gesamtprozesses. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass selbst komplexe Abläufe auch bei steigendem Rechnungsvolumen jederzeit nachvollziehbar und sicher gesteuert werden können.