E-Rechnungspflicht

Die Digitalisierung hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse gestalten und abwickeln. Ein Bereich, der in diesem Zusammenhang immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist der elektronische Rechnungsaustausch. Traditionelle Papierrechnungen werden zunehmend durch elektronische Rechnungen ersetzt, da diese effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher sind.

In Zukunft wird die E-Rechnung im B2B-Bereich jedoch kein vorteilhafte Alternative zur herkömmlichen Papierrechnung sein, sondern verpflichtend eingeführt werden. Mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse entsprechend anzupassen und sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Konzept der E-Rechnung? Welche Vorteile bietet sie und welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten?

 

Übersicht:

Was ist eine E-Rechnung?

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Welche Formate und Formvorschriften müssen beim Erstellen von E-Rechnungen eingehalten werden?

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Diese Übergangsregelungen plant der Gesetzgeber 

E-Rechnungen ordnungsgemäß archivieren

Wie DocuWare beim Thema E-Rechnung unterstützen kann

 

Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden E-Rechnungen nicht in physischer Form ausgedruckt und per Post versandt, sondern in einem elektronischen Format zum Beispiel per E-Mail oder über spezielle Rechnungsplattformen übermittelt.

An dieser Stelle muss jedoch unterschieden werden: Während eine E-Rechnung grundsätzlich alle Rechnungen in einem elektronischen Format umfasst, ist die E-Rechnung nach dem deutschen Wachstumschancengesetz und den Steuergesetzen vieler anderer Länder enger gefasst. Hierbei handelt es sich um eine elektronische Rechnung in einem strukturierten und damit maschinenlesbaren Format. Von den deutschen Finanzbehörden werden E-Rechnungen im strukturierten Format „eRechnung“ geschrieben.

Die Anerkennung von E-Rechnungen ist in vielen Staaten gesetzlich geregelt. Durch die fortschreitende Digitalisierung und ein global steigendes Umweltbewusstsein werden E-Rechnungen weltweit zunehmend akzeptiert und immer häufiger als Standardform der Rechnungsstellung genutzt. Sie tragen außerdem zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs auf nationaler und internationaler Ebene bei. E-Rechnungen bieten Unternehmen die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung und Integration in digitale Geschäftsprozesse. Dadurch können Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Kosten für physische Archivierung, Personal, Porto und Papier eingespart werden.

Einige der Vorteile von E-Rechnungen haben wir bereits angeschnitten. Nun möchten wir näher darauf eingehen, warum die Umstellung auf die E-Rechnung für Unternehmen und Organisationen so attraktiv ist. Insbesondere die strukturierte E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie EN16931 bietet eine Vielzahl von Vorzügen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:

• Kosteneinsparungen: Die Nutzung von elektronischen Rechnungen reduziert die Kosten für Papier, Druck, Porto und manuelle Bearbeitung erheblich. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung der Rechnungsprozesse eine effizientere Nutzung von Ressourcen und Arbeitszeit, was zu weiteren erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.
• Mehr Effizienz: Durch den Einsatz von E-Rechnungen entfallen zeitaufwändige manuelle Prozesse wie das Ausdrucken, Kuvertieren und postalische Versenden von Rechnungen. Stattdessen erfolgt die Übermittlung und Verarbeitung elektronisch, was die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen beschleunigt und die gesamte Rechnungslaufzeit verkürzt.
• Umweltschutz: Die Umstellung auf E-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zum Umweltschutz bei. Weniger Papier bedeutet auch weniger Ressourcenverbrauch und weniger CO2-Emissionen, die mit der Herstellung, dem Transport und der Entsorgung von Papier verbunden sind.
• Rechtssicherheit: E-Rechnungen im strukturierten Format entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und Standards für die elektronische Rechnungsstellung, was die Rechtssicherheit erhöht und das Risiko von Fehlern und Streitigkeiten reduziert. Die Verwendung standardisierter Formate gewährleistet die Integrität, Authentizität und Nachvollziehbarkeit aller Rechnungsdaten.
• Verbesserte Datentransparenz und -analyse: Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse werden alle Rechnungsdaten strukturiert erfasst und in elektronischen Systemen gespeichert. Dies ermöglicht eine verbesserte Transparenz für alle ein- und ausgehenden Rechnungen sowie eine effizientere Analyse von Daten und Finanzkennzahlen.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung und Freigabe von Zahlungen. Dies führt bei Ausgangsrechnungen zu kürzeren Zahlungszielen und verbessert die Liquidität des Unternehmens, da offene Rechnungen schneller beglichen werden können.
• Besser vorbereitet auf Audits: E-Rechnungen ermöglichen eine detaillierte und lückenlose Nachverfolgung aller Schritte des Rechnungsprozesses. Dies erleichtert die Prüfung und Überwachung von Transaktionen durch interne sowie externe Prüfer und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
• Vorbereitet für elektronische Meldesysteme: Der Umstieg auf elektronische Rechnungen gestattet eine nahtlose Integration mit elektronischen Meldesystemen und vereinfacht den Prozess der Datenübermittlung erheblich. Unternehmen sind dadurch besser auf die Anforderungen elektronischer Meldeverfahren vorbereitet und profitieren von einer effizienteren und fehlerfreien Berichterstattung an die Finanzbehörden (E-Reporting).
• Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Implementierung von E-Rechnungslösungen bietet Unternehmen mehr Flexibilität und Skalierbarkeit in ihren Rechnungsprozessen. Sie können die Systeme an ihre spezifischen Anforderungen anpassen und bei Bedarf erweitern, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten.

Beim Austausch von strukturierten E-Rechnungen müssen bestimmte Format- und Formvorschriften eingehalten werden, um eine reibungslose Verarbeitung und rechtliche Anerkennung sicherzustellen. So gilt beispielsweise eine eingescannte Papierrechnung im PDF-Format nicht als E-Rechnung im Sinne des EU-Standards. Sie wird zwar elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen, ermöglicht aber keine automatische elektronische Verarbeitung, also das Extrahieren der Daten. Um die Rechnungsinformationen in eine Buchhaltungssoftware zu übertragen, sind ebenfalls manuelle Schritte oder ein zusätzliches Texterkennungssystem und eine Klassifizierung der Metadaten erforderlich.

Die europäische Norm schreibt die Verwendung eines strukturierten, XML-basierten Datenformats für E-Rechnungen vor. Im Gegensatz zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ermöglicht eine E-Rechnung im strukturierten Format den direkten Import aller Rechnungsdaten ohne Medienbrüche in die weiterverarbeitenden Systeme.

Zu den zulässigen Standardformaten für E-Rechnungen im strukturierten Format gehören in Deutschland vor allem: 

• XRechnung: Der Standard XRechnung ist eine der beiden deutschen Lösungen für die Vorgaben der EU-Richtlinie. Er wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)  im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet und speziell für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen entwickelt. Das Datenformat der XRechnung ist XML-basiert, so dass der Rechnungsinhalt automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
• ZUGFeRD: ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile von strukturierten und bildlichen Rechnungen vereint. Es enthält sowohl eine visuelle Darstellung der Rechnung als PDF-Datei (PDF/A3) als auch die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Dies ermöglicht die Erstellung und den Austausch von Rechnungen, die sowohl maschinell als auch visuell lesbar sind.

Neben XRechnung und ZUGFeRD können zukünftig jedoch grundsätzlich auch andere Rechnungsformate verwendet werden, solange diese den Anforderungen der EU-Richtlinie entsprechen.

Der Bundestag hat mit dem neuen Wachstumschancengesetz beschlossen, dass Unternehmen in Deutschland untereinander künftig nur noch maschinenlesbare E-Rechnungen ausstellen dürfen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen demnach E-Rechnungen empfangen können. Für das Erstellen und Versenden haben sie hingegen ein Jahr mehr Zeit: Hier gilt die Pflicht erst ab 2026. Betroffen ist nur die B2B-Rechnungsstellung, bei der sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist. Im B2C-Bereich bleibt die Zustimmung des Endverbrauchers Voraussetzung für eine elektronische Rechnungsstellung.

Sobald die Pflicht zur elektronischen Rechnung in Kraft getreten ist, kann die Nichteinhaltung verschiedene Risiken mit sich bringen. Dies können auf der einen Seite rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder oder andere Sanktionen sein. Darüber hinaus können Unternehmen, die nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen oder zu erstellen, aber auch Geschäftsmöglichkeiten verpassen oder das Vertrauen ihrer Geschäftspartner und Kunden verlieren. Eine frühzeitige Vorbereitung und Umsetzung der notwendigen Maßnahmen ist daher entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnungspflicht zu gewährleisten und mögliche Risiken zu minimieren.

Um sich auf die bevorstehende E-Rechnungspflicht vorzubereiten, sollten Unternehmen zunächst folgende Schritte unternehmen:

 

1

Aktuelle Prozessanalyse

Führen Sie eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse durch. Prüfen Sie insbesondere, inwieweit diese bereits den Anforderungen der E-Rechnung im strukturierten Format entsprechen und in welchen Bereichen mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht Änderungen notwendig werden.

 

2

Überprüfung der IT-Infrastruktur

Eine Beurteilung Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur und Softwarelösungen für den Rechnungs-Workflow ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass diese die technischen Anforderungen vor allem für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen erfüllen. Gegebenenfalls müssen bestehende Systeme aktualisiert oder neue Lösungen implementiert werden, um die Konformität zu gewährleisten.

 

3

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Die rechtzeitige Schulung und Sensibilisierung der gesamten Belegschaft ist für einen reibungslosen Übergang von entscheidender Bedeutung: Das Team sollte über die neuen Anforderungen informiert werden, um sicherzustellen, dass es mit den neuen Prozessen vertraut ist. Darüber hinaus ist es wichtig, die Mitarbeitenden für mögliche Probleme bei der Umstellung zu sensibilisieren und sie im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu schulen, die beispielsweise eine Verfahrensdokumentation vorschreiben.

 

Laut Wachstumschancengesetz gilt die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2025. Da die Umstellung für Unternehmen jedoch mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, sind für die Jahre 2025 bis 2027 folgende Übergangsregelungen vorgesehen:

• 2025 und 2026: Unternehmen können für B2B-Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin auch noch Papierrechnungen ausstellen. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum ebenfalls noch zulässig, bedürfen jedoch der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
• 2027: Wie in den Jahren 2025 und 2026 können auch im Jahr 2027 für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind weiterhin zulässig. Allerdings gibt es dann neben der Zustimmung des Rechnungsempfängers eine weitere Voraussetzung: Der Rechnungssteller darf einen Gesamt-Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro nicht überschreiten.
• Besondere Regelung für Unternehmen mit hohem Vorjahresumsatz: Unternehmen, deren Vorjahresumsatz diese Grenze überschreitet, können Rechnungen per elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermitteln. Diese Regelung gilt für Umsätze in den Jahren 2026 und 2027.
• Ab 2028: Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung verpflichtend eingehalten werden.

Ab 2028 ist zudem mit der Einführung eines nationalen E-Reportings zu rechnen. Es ist daher ratsam, bereits jetzt die Weichen für eine reibungslose Umstellung zu stellen und Ihre Prozesse entsprechend anzupassen. Eine frühzeitige Vorbereitung hilft Ihnen, mögliche Stolpersteine zu erkennen, Ihre Mitarbeiter zu schulen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auch in Zukunft den gesetzlichen Anforderungen entspricht und wettbewerbsfähig bleibt.

Die ordnungsgemäße Archivierung von elektronischen Rechnungen ist von entscheidender Bedeutung, um allen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Gemäß den Vorschriften müssen E-Rechnungen wie herkömmliche Papierrechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Während Papierrechnungen jedoch physisch in Ordnern aufbewahrt werden können, müssen elektronische Rechnungen rein digital abgelegt werden und dürfen nicht in ausgedruckter Form archiviert werden.

Eine besondere Herausforderung ergibt sich, wenn E-Rechnungen bei ihrem Eingang in ein anderes Dateiformat konvertiert wurden. In solchen Fällen ist es notwendig, sowohl das Originalformat als auch das konvertierte Format der Rechnung aufzubewahren.

Grundsätzlich muss die Revisionssicherheit der archivierten E-Rechnungen jederzeit gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass die Rechnungen vor nachträglichen Änderungen, Manipulationen oder Fälschungen geschützt werden müssen. Eine effiziente Lösung zur Gewährleistung der Revisionssicherheit ist der Einsatz eines Cloud-DMS. Dieses bietet viele Vorteile für die Archivierung von E-Rechnungen. Es ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller Änderungen an den Rechnungen und erleichtert das schnelle Auffinden der benötigten Dokumente. Darüber hinaus können in einem solchen System Nutzungsrechte vergeben werden, um den Zugriff auf die Rechnungen zu steuern und sie vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Die Pflicht zur E-Rechnung im strukturierten Format im B2B-Bereich revolutioniert das Rechnungswesen und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Von automatisierten Workflows bis hin zur Sicherstellung von Compliance und Qualitätsmanagement – hier haben wir für Sie zusammengefasst, wie DocuWare Ihnen dabei hilft, das volle Potenzial der elektronischen Rechnung auszuschöpfen:

• Automatisierte Workflows: DocuWare ermöglicht die nahtlose Integration automatisierter Workflows in Ihr Rechnungswesen. Intelligentes Routing sorgt für die automatische Weiterleitung eingehender Rechnungen an die richtige Stelle, erkennt Fehler und Ausnahmen und berücksichtigt Best Practices bei der Rechnungsbearbeitung.
• Schnelle und fehlerfreie Rechnungsbearbeitung: Die Workflows der elektronischen Rechnungsverarbeitung von DocuWare übergeben alle relevanten Informationen direkt an Ihre Buchhaltungssoftware. Das sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung und damit für pünktliche Zahlungen und die Einhaltung von Skontofristen.
• Effiziente Archivierung und Datenbereitstellung: Dank intelligenter Archivierung können Sie alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater übermitteln. Die automatische Prüfung der Daten gewährleisten eine lückenlose Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Unterstützung bei Compliance und Qualitätsmanagement: DocuWare unterstützt Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zur Archivierung und Verarbeitung von Rechnungen. Die automatische Datenvalidierung prüft alle Pflichtangaben und meldet Unstimmigkeiten, um die Qualität der Rechnungsprozesse zu sichern.

Am Austausch elektronischer Rechnungen im strukturierten Format führt in Zukunft kein Weg vorbei. Die Umstellung von herkömmlichen Papierrechnungen auf E-Rechnungen bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, darunter Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und mehr Umweltschutz. Neben den offensichtlichen Vorteilen bringt die E-Rechnungspflicht jedoch auch rechtliche Anforderungen und technische Herausforderungen mit sich.

Um sich auf die Umstellung vorzubereiten, sollten Unternehmen ihre Prozesse analysieren, ihre IT-Infrastruktur überprüfen und ihre Mitarbeitenden schulen. Die Übergangsregelungen der Finanzbehörden geben Unternehmen Zeit, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. Eine wichtige Unterstützung bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet der Einsatz eines Systems für Dokumentenmanagement und Workflow-Automation aus der Cloud wie DocuWare. Ein solches System ermöglicht die revisionssichere Archivierung aller E-Rechnungen und erleichtert gleichzeitig deren Verwaltung und Bereitstellung. So können Sie das volle Potenzial der E-Rechnung ausschöpfen und Ihre Rechnungsprozesse effizienter und transparenter gestalten.