RECHNUNGSVERARBEITUNG SOFTWARE

Dank digitaler Rechnungsverarbeitung Ressourcen sparen

Rechnungen bleiben liegen? Die Freigabe verzögert sich? Mit DocuWare vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Kosten und gewinnen wertvolle Zeit.

Effiziente Workflows für Ihre Rechnungsprüfung
Sicherer Umgang mit E-Rechnungen
Revisionssichere Archivierung

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Mehr als 20.000 Unternehmen vertrauen auf DocuWare

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Rechtskonforme Verarbeitung aller Rechnungsformate

Mit DocuWare automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang, minimieren manuelle Arbeitsschritte und verarbeiten alle Eingangsrechnungen effizient und gesetzeskonform. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnungen auf Papier, per E-Mail als PDF oder als XML ankommen: DocuWare liest sie automatisch aus, archiviert sie revisionssicher und beschleunigt die Bearbeitung. Für die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes und den Empfang von E-Rechnungen sind sie optimal vorbereitet!

Effiziente Rechnungsfreigabe ohne Bearbeitungsstau

Sparen Sie Zeit und Kosten, indem Sie manuelle Eingaben, ärgerliche Dubletten und papierbasierte Freigabeprozesse beseitigen. Nutzen Sie stattdessen flexible Workflows, um Rechnungen effizient zu prüfen, freizugeben und an Ihr Buchhaltungssystem oder externe Dritte weiterzuleiten. So steht einer reibungslosen Zahlung nichts mehr im Wege.

Zugriff auf alle Belege und Entscheidungen in Echtzeit

Lückenlose Informationen auf Knopfdruck für Abschlüsse und Audits: DocuWare stellt Ihnen Rechnungsinformationen sowie dazugehörige Belege im Handumdrehen für produktive Buchhaltungsprozesse zur Verfügung. Verschaffen Sie sich mühelos Einblick in den Status jeder Rechnung und verfolgen Sie Entscheidungen jederzeit nach.

Nahtlose Integration und volle Flexibilität

Profitieren Sie von einem zukunftssicheren Rechnungsmanagement, das wachsende Anforderungen und gesetzliche Vorgaben erfüllt. DocuWare integriert sich mühelos in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme und passt sich flexibel den Anforderungen Ihres Unternehmens an, um Rechnungsprozesse effizient zu steuern und Ressourcen einzusparen.

Beschleunigen Sie Ihren gesamten Rechnungsprozess mit der sicheren Software für Ihre Rechnungsverarbeitung

Rechnungen sicher archivieren, mobil freigeben und Monatsabschlüsse problemlos meistern: Mit DocuWare gestalten Sie Ihre Rechnungsverarbeitung schnell und präzise.

Erfassen

Validieren

Prüfen

Exportieren

Nachvollziehen

Archivieren

Reduzieren Sie manuelle Dateneingaben auf ein Minimum

Noch nie war die Rechnungserfassung so einfach. Rechnungen gelangen per E-Mail-Import oder Scan in DocuWare. Dank intelligenter OCR-Technologie und KI-Assistenz werden alle relevanten Informationen wie Firma, Beträge und Positionsdaten automatisch ausgelesen und strukturiert. Manuelles Abtippen und Übertragen der Daten gehört damit der Vergangenheit an.

Vermeiden Sie Mehraufwand und Fehlzahlungen

Bevor die Rechnung den Freigabeprozess durchläuft, findet im Hintergrund eine sachliche Prüfung nach § 14 UStG statt. Ein Eingreifen ist nur dann erforderlich, wenn Fehler festgestellt werden. Dies können z.B. Dubletten, Rechenfehler, fehlende Angaben oder Lieferanten sein, die nicht im System hinterlegt sind.

Sparen Sie Zeit und senken Sie Kosten

Nutzen Sie ein- oder mehrstufige Genehmigungsworkflows und leiten Sie Rechnungen zur Freigabe an die entsprechenden Verantwortlichen weiter. Mobiler Zugriff von überall und automatische Erinnerungen sorgen für eine zügige Bearbeitung und die Zahlung vor Ablauf der Skontofrist. Ein automatischer Abgleich der Rechnungen mit anderen Daten und Belegen wie Bestellungen und Lieferscheinen kann den Rechnungsworkflow zusätzlich beschleunigen.

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Verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer FiBu

Bei Bedarf kontieren Sie Ihre Rechnungen komfortabel in DocuWare und übergeben anschließend die vollständigen Buchungsdaten an Ihr Finanzbuchhaltungssystem – für maximale Genauigkeit statt zeitraubender Doppelerfassung. Selbstverständlich können Sie die Rechnungen auch digital an Ihre Steuerberatung oder andere externe Dritte zur Buchhaltung übermitteln.

Behalten Sie volle Kontrolle über alle Rechnungen im Umlauf

Welche Rechnungen sind noch offen? Wo müssen Rückstellungen gebildet werden? Klären Sie Buchungsfragen im Handumdrehen, profitieren Sie von automatisierten Statusinformationen und greifen Sie auf Knopfdruck auf die gesuchten Rechnungsbelege zu — jederzeit und direkt aus Ihrer Finanzbuchhaltung.

Erfüllen Sie GoBD und Datenschutz ganz einfach

Oberste Priorität bei der Rechnungsverarbeitung hat die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. DocuWare ist mehrfach zertifiziert und speichert Ihre Dokumente nicht nur revisionssicher bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist, sondern schützt sie zudem sicher vor Verlust und Manipulation.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Welche Schritte umfasst der Rechnungsverarbeitungsprozess in der Software von DocuWare?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit DocuWare ist flexibel und kann individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. Ein typischer Rechnungsverarbeitungsprozess umfasst

das Erfassen der Rechnungen per E-Mail-Import oder Scan,
das automatische Extrahieren der Daten aus den Rechnungen mittels intelligenter OCR-Technologie und KI-Assistenz,
die sachliche Prüfung der Rechnungen auf Dubletten oder andere Fehler sowie
die anschließende Weiterleitung an die entsprechenden Stellen zur Freigabe. Auch Freigaben mit mehreren Freigabestufen und automatischer Belegabgleich sind problemlos möglich.

Anschließend können die Rechnungen optional vorkontiert und die vollständigen Buchungsdaten in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem übermittelt werden.

Wie geht DocuWare mit unterschiedlichen Rechnungsformaten um?

Ganz gleich, ob Sie Rechnungen im XML-Format, als PDF oder in Papierform verarbeiten müssen und welcher E-Rechnungsstandard genutzt wird: Mit DocuWare ist dieser Prozess nicht nur sicher, sondern auch stets identisch. Sie profitieren von fortschrittlicher OCR-Technologie inklusive KI-Funktionen, die Daten aus unterschiedlichsten Rechnungsformaten wie PDF, TIFF, JPEG und vielen weiteren auslesen und extrahieren kann. DocuWare unterstützt dabei auch länderspezifische Rechnungsvorschriften und Compliance-Anforderungen.

Muss ich die physische Rechnung weiterhin auch in Papierform archivieren?

Nein, mit DocuWare können Sie Ihre Rechnungen vollständig digital archivieren. Unsere Lösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung, sodass Sie auf die papierbasierte Ablage verzichten können. Das spart nicht nur Platz und Kosten, sondern ermöglicht auch einen schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre Rechnungen – jederzeit und von überall.

Wie kann ich mit DocuWare die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherstellen?

DocuWare unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, indem es den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess lückenlos dokumentiert. Das System zeichnet auf, wer wann auf die jeweilige Rechnung zugegriffen hat und welche Aktionen dabei durchgeführt wurden. DocuWare stellt außerdem sicher, dass sensible Informationen sicher und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert werden.

Auch für den Empfang von E-Rechnungen im XML-Format, der ab Januar 2025 gemäß des Wachstumschancengesetzes verpflichtend ist, sind Sie mit DocuWare optimal vorbereitet. Darüber hinaus unterstützt DocuWare die Compliance nach GoBD bei der Archivierung und ermöglicht die Digitalisierung und Verarbeitung von Papierrechnungen während der Übergangsphase.

Wie funktioniert die Verarbeitung von E-Rechnungen in der DocuWare Software?

Grundsätzlich genau wie die Verarbeitung aller anderen Rechnungen. Die E-Rechnungen werden in DocuWare lesbar angezeigt und können in gewohnter Weise geprüft werden. Der einzige Unterschied liegt im Import. Hier ist bei E-Rechnungen ein noch höherer Automatisierungsgrad möglich. Eingabe- und OCR-Fehler lassen sich durch die direkte Nutzung der XML-Metadaten vollständig vermeiden.

Welche XML-Rechnungsformate kann DocuWare anzeigen und verarbeiten?

DocuWare unterstützt XML-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD aus Deutschland, FacturX aus Frankreich, KSEF aus Polen, FatturaPA aus Italien oder FACTURAe aus Spanien. Auch alle anderen XML-basierten Dokumente wie Lieferscheine, die zum Rechnungsprozess gehören, verarbeitet DocuWare automatisch und zuverlässig.

Wie integriert sich DocuWare in unsere bestehenden IT-Systeme und Geschäftsprozesse?

DocuWare lässt sich nahtlos in bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren. Dazu gehören gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie SAP, Oracle und DATEV, aber auch Collaboration Tools wie E-Mail, SharePoint oder Microsoft Teams. Das erleichtert den Austausch von Rechnungen und die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten.

Wie weit lässt sich DocuWare auf meine individuellen Bedürfnisse anpassen?

DocuWare lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens für die Rechnungsverarbeitung anpassen und skalieren. Sie können Archive, Dialoge, Felder und Workflows individuell konfigurieren und die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. So fügt sich DocuWare optimal in Ihre Arbeitsabläufe ein.

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der Software für die Rechnungsverarbeitung verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der DocuWare Software hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der gewählten Bereitstellungsform (DocuWare Cloud oder als On-Premises-Lösung), der Anzahl der Benutzer und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. DocuWare bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für Ihr individuelles Angebot - unser Team hilft Ihnen gerne weiter und beantwortet Ihre Fragen.

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare für die automatisierte Rechnungsverarbeitung – und wie werden wir dabei unterstützt?

Die Einführung von DocuWare für die Rechnungsverarbeitung kann sehr schnell erfolgen, der Zeitrahmen variiert dabei je nach Ihren spezifischen Anforderungen. Unser DocuWare Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet DocuWare maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Einführung von DocuWare innerhalb weniger Tage bieten wir vorkonfigurierte Templates für die Rechnungsverarbeitung an. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen zeitlichen Fahrplan - wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit DocuWare zu arbeiten!

Mit DocuWare erreichen wir echte Prozessverbesserungen. So bedeuten etwa die genau definierten Freigabe-Workflows für Eingangsrechnungen einen deutlichen Fortschritt für die Prozessperformance und -sicherheit.

Ich habe eine klare Vorstellung davon, wie eine effektive Suche funktioniert: Sie soll keine Überlegung erfordern, wie die Rechnung zugeordnet wurde; vielmehr sollte ein Stichwort wie beispielsweise ‚Sägeblatt‘ reichen. Die Suchfunktion von DocuWare hat Google-Qualität.

Schaffen Sie mit DocuWare nahtlose und skalierbare Businessprozesse über die digitale Rechnungsverarbeitung hinaus

Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Produktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern.

Purchase-to-Pay Dokumenten-management Vertrags-verwaltung Qualitäts-management Auftrags-abwicklung Digitale Personalakte Sichere Archivierung

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Erfahren Sie, wie Sie innerhalb weniger Tage das volle Potenzial von DocuWare nutzen können. Wir beraten Sie unverbindlich, beantworten Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte.

Gerne präsentieren wir Ihnen dazu DocuWare live oder empfehlen Ihnen einen Digitalisierungsexperten aus unserem Partnernetzwerk in Ihrer Nähe.