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Datensätze automatisch anreichern

Verbinden Sie die Datenbanken in Ihrem Unternehmen mit DocuWare. Fügen Sie für einen nahtlosen Informationsaustausch externe Daten automatisch als Indexdaten in DocuWare hinzu - oder umgekehrt. Auch große Datenmengen werden so schnell indexiert. Zudem bleiben alle Datenquellen im Unternehmen konsistent.

Daten synchronisieren und vervollständigen

DocuWare Autoindex
Produktive Beziehung: DocuWare bezieht Indexdaten aus einer externen Datenquelle und reichert die archivierten Dokumente automatisch an. Umgekehrt können Sie DocuWare-Daten verwenden, um Ihre anderen Systeme zu füllen

In DocuWare werden die Dokumente in Ihrem Unternehmen zentral gespeichert. Für maximalen Nutzen benötigen diese Dokumente umfangreiche Index- und Metadaten. Ein Großteil dieser Indexdaten wird bereits beim Ablegen von Dokumenten in DocuWare erfasst - weitere relevante Daten befinden sich jedoch häufig in externen Datenbanken.

DocuWare kann Informationen aus externen Datenquellen abrufen und damit die Datensätze in DocuWare anreichern. Auch große Dokumentenmengen lassen sich so schnell indexieren.

Umgekehrt können Indexinformationen aus DocuWare in Datensätze externer Datenquellen geschrieben werden.

DocuWare kann auf verschiedenste Datenquellen zugreifen, auf eine Datenbank oder eine limitierte  Datenbankansicht, auf ein DocuWare-Archiv oder auf eine einfache CSV-Datei.

Nutzen Sie Daten über Systemgrenzen hinweg

Autoindex greift für die Indexierung auf Daten zurück, die bereits im Unternehmen vorhanden sind. Dieser automatische Datenabgleich ist in vielen Bereichen nützlich:

Rechnung indexieren. Im Buchungssystem wird eine Rechnung mit Absender, Belegnummer, Datum und Summe erfasst. Für die Archivierung der Rechnung greift Autoindex auf das Buchungssystem zu und ergänzt die Informationen in DocuWare.

Neuen Kundenkontakt anlegen. In DocuWare wird der Lieferschein eines neuen Kunden erfasst. Autoindex legt den Datensatz für diesen Kunden ebenfalls im CRM neu an.

Lieferschein-Rückläufer. Vom Kunden unterschriebene Lieferscheine werden archiviert, dem Vorgang zugeordnet und indexiert. Bei einer Rückfrage sind alle Dokumente auf einen Blick einsehbar.

Vertragsalarm. Wenn das Ablaufdatum eines Vertrag einen festgelegten Zeitraum unterschreitet, wird der Vertrag mit einem Vermerk versehen und in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.

Reorganisation von Archiven. Fügen Sie allen Dokumenten ein neues Indexfeld hinzu oder ändern Sie den Dokumenttyp.

Universelle Anbindung

Kommunikation mit beliebigen Datenbanken wie SQL, MY SQL, Oracle, OBDC

integration

Nahtlose Integration

Einfacher Datenaustausch mit Systemen wie ERP, CRM, HRM und vielen anderen Systemen

time_management

Flexible Zeitsteuerung

Start nach Zeitplan oder direkt nach Datenänderung

process_optimization

Optimierte Prozesse

Einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen

So starten Sie mit Autoindex

Cloud

Autoindex ist Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. DocuWare Cloud beinhaltet außerdem Intelligent Indexing, Workflow Manager und weitere nützliche Module.

On-Premises

Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, steht Ihnen Autoindex als Zusatzmodul zur Verfügung.

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