Hier zwei Referenzen von Unternehmen, die auf eine sichere Dokumentenarchivierung setzen, um die Rechnungsprüfung zu vereinfachen und ein papierloses Büro zu erreichen:
Sie retten in Not geratene Menschen, rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr – das ist die verantwortungsvolle Aufgabe der Rettungsdienste des Roten Kreuzes. Die beiden Kreisverbände in Ulm und Heidenheim, seit 2017 fusioniert, bewältigen mit 400 hauptamtlich Beschäftigten rund 85.000 Einsätze pro Jahr. In der Verwaltung, die auf zwei Standorte verteilt ist, unterstützt moderne Informationstechnik ein effizientes Arbeiten. Neben der Branchensoftware für Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen, CareMan, ist auch das Dokumentenmanagement-System (DMS) von DocuWare im Einsatz.
Vom Kreisverband Ulm, bei dem DocuWare bereits seit 2012 eingesetzt wird, sind alle Altdaten übernommen worden. In Heidenheim wurde das System neu eingeführt. Nach der Prüfung anderer Lösungen, fiel die Entscheidung auch in Heidenheim für DocuWare – dafür sprachen nicht nur die guten Erfahrungen des Kreisverbands Ulm, sondern auch die Fachkompetenz des Systemhauses, das noch eine Reihe weiterer Rotkreuz-Verbände betreut und daher mit den speziellen Strukturen und Anforderungen vertraut ist.
Sowohl in DATEV als auch in CareMan ist DocuWare integriert. Daraus werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert und auf Knopfdruck verfügbar gemacht. Als erstes wurden jedoch alle Lieferscheine, Bestellformulare und Eingangsrechnungen im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Der anschließende Workflow zur zügigen und zuverlässigen Prüfung der Rechnungen läuft über Fachabteilungen und die Geschäftsführung bis zur Finanzbuchhaltung. Dort wird der gesamte Ablauf noch einmal kontrolliert, bevor die Dokumente schließlich freigegeben werden.
In einem zweiten Schritt wurde ein Workflow für die Personalabteilung eingerichtet, um Bewerbungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen DSGVO-Bestimmungen sicherzustellen. Äußerst geschätzt wird bei der digitalen Lösung auch die Volltextsuche, über die sich mit wenigen Mausklicks jedes Dokument standortunabhängig und schnell auffinden lässt – was sich gerade auch während der Corona-Krise für Mitarbeiter im Homeoffice bewährt hat.
IT-Leiter Florian Hägele lobt insbesondere die Flexibilität, die DocuWare bietet, da es sich in jede Anwendung integrieren lässt. Nach den positiven Erfahrungen mit dem digitalen Bewerbermanagement, steht daher als nächstes die Einführung der digitalen Personalakte auf dem Plan.
Die BMK Gruppe ist ein führender Hersteller für Oberflächenbeschichtungen und Imprägnate. Der Stammsitz des 1972 gegründeten Familienunternehmens befindet sich im schwäbischen Gaildorf-Bröckingen. Längst ist die Gruppe jedoch auch international erfolgreich, etwa in den USA. Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) verhilft dem Unternehmen zu einer äußerst leistungsfähigen Buchhaltung.
Über viele Jahre hatte die BMK Gruppe ihre Buchhaltung zunächst an eine externe Steuerberatung ausgelagert, später den Bereich dann ingesourct. Doch die neu entstandene Abteilung hatte mit einigen Kinderkrankheiten zu kämpfen. Denn die an den einzelnen Standorten empfangenen Eingangsrechnungen wurden teilweise eingescannt und per E-Mail verschickt, andere wiederum von Mitarbeitern auf ihren Dienstreisen zwischen den Standorten mitgenommen, viele per Post versandt. Durch diese Disparität gingen immer wieder Dokumente verloren oder trafen verspätet ein, so dass bei der Bezahlung kein Skonto mehr abgezogen werden konnte. Folglich suchte die Unternehmensgruppe nach einer Lösung und fand diese in DocuWare.
Aufgrund der expansiven Geschäftsstrategie waren die Cloud-Fähigkeiten des DocuWare-Systems ein entscheidendes Auswahlkriterium für BMK. Da DocuWare den kompletten Funktionsumfang der Lösung standardmäßig in der Cloud anbietet, wurde die Software gegenüber den anderen Wettbewerbsprodukten vorgezogen.
Für die DMS-Einführung bei BMK wurden zunächst alle erforderlichen Workflows erstellt und das Finanzbuchhaltungssystem Varial integriert. Auch am amerikanischen Standort Lexington in North Carolina erwies sich die Entscheidung für die Cloud als Riesenvorteil, da die Implementierung der amerikanischen Prozesse von Deutschland aus vorgenommen werden konnte.
Alle Zielvorgaben der BMK, wie die Optimierung und Automatisierung der Abläufe, wurden durch das DocuWare-Projekt vollständig erfüllt. Zudem konnte das Unternehmen bereits kurz nach der Inbetriebnahme des DMS eine erstaunlich hohe Nutzerakzeptanz verzeichnen – bei der Einführung eines neuen Systems und gleichzeitigem Umstieg auf die Cloud nicht unbedingt eine Selbstverständlichkeit.
