Papier ist ein lästiger Staubfänger, verursacht horrende Kosten und beansprucht viel Platz: Anstatt Aktenordner in Regalen zu stapeln, gehen heute immer mehr Unternehmen dazu über, Systeme zur digitalen Archivierung zu nutzen. Welche Vorteile eine elektronische Archivierung mit sich bringt, wie man diese einführt und worauf Sie bei der Auswahl einer digitalen Archivierungssoftware achten müssen, lesen Sie im folgenden Beitrag.
Definition: Was ist digitale Archivierung?
Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.
Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet sie viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht.
Ein digitales Archivierungssystem ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Fakten und Vorteile elektronischer Archivierung
Der große Vorteil der digitalen Archivierung für Sie und Ihr Unternehmen liegt zunächst darin, dass diese technologieneutral ist. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, frei zu sein in der Wahl des entsprechenden Systems. Dennoch muss dieses einigen rechtlichen Vorgaben genügen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software zur digitalen Archivierung darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.
Auch wichtig ist, dass die Archivierungssoftware eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die digitale Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen kann, noch sich verändern lässt. Nur so ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Wenn Sie sich in diesem Zusammenhang für eine Lösung des Enterprise Content Management (ECM) oder ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) entscheiden, sollte dieses darüberhinaus auch die folgenden zehn Punkte berücksichtigen und deren Umsetzung ermöglichen.
10 Anforderungen für die digitale Archivierung von Dokumenten
An erster Stelle ist es wichtig für die digitale Archivierung, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren. Dazu gehört, dass Sie für Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die oben genannten Grundsätze in Bezug auf die digitale Archivierung einhalten. Je nach Branche unterscheiden sich die verarbeiteten Dokumente. Aus diesem Grund ist es für Sie empfehlenswert, eigene spezifische Regeln für Ihr Unternehmen aufzustellen. So garantieren Sie die sicherste und beste revisionssichere Archivierung Ihre Dokumente.
Unbedingt berücksichtigten sollten Sie an zweiter Stelle auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle.
Damit im Zusammenhang steht auch ein dritter wichtiger Punkt – der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das auf die digitale Archivierung setzt, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen.
Dazu gehört auch der vierte grundlegende Punkt für die digitale Archivierung – das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lässt sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern.
Der fünfte Punkt, der für die digitale Archivierung besonders wichtig ist, liegt in der Sicherheit. Die von Ihnen gewählte Software muss garantieren, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die ein ECM-System oder DMS berücksichtigen muss.
Digitale Archivierung spart Zeit und Organisationsaufwand
Punkt sechs und sieben der Basics zur digitalen Archivierung betreffen die Organisation. Zum einen ist jedes Dokument zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. Das begünstigt eine zeitnahe Verarbeitung von Dokumenten und verhindert das Anhäufen von Arbeit. Je eher ein Dokument abgelegt ist, desto weniger Arbeitszeit beansprucht es. Denn ist ein Thema erst einmal in Vergessenheit geraten, so muss sich der entsprechende Mitarbeiter erst wieder in dieses einarbeiten und eventuell dazugehörige Dokumente aufsuchen. Das beansprucht unnötig die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter. Zudem bedeutet eine zeitnahe Bearbeitung auch, dass Ihr ECM-System oder DMS alle Dokumente vollständig, in ihrer Struktur gesichert und jederzeit verfügbar aufbewahren muss. Auf der anderen Seite ist es ein Muss für die digitale Archivierung, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet.
Eine weitere wichtige Grundlage, die für die digitale Archivierung entscheiden ist, zeigt sich in der Zeitersparnis durch ein ECM-System oder DMS. So muss jedes abgelegte Dokument in kürzester Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Dafür benötigt die Software eine leistungsstarke Volltextsuche sowie eine Möglichkeit zur Kategorisierung. Können Sie nämlich Dokumente mit Hilfe spezifischer Zusatzinformationen und inhaltlichen Bezügen mit anderen Dokumenten gemeinsam ablegen, so haben Sie alle nötigen Dateien sofort griffbereit. Dabei empfiehlt es sich auch, mit einem festen Index zu arbeiten. An dieser Stelle kann Ihnen auch ein hoher Automatisierungsgrad Ihrer Archivierungssoftware helfen. Dieser unterstützt den Umgang mit großen Datenmengen und kann Dokumente automatisch sortieren und ablegen. Das spart Ihren Mitarbeitern viel Zeit, die sonst für die Erledigung von Routineaufgaben nötig ist.
Außerdem ist es eine wichtige Grundlage der digitalen Archivierung, dass ein Dokument erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden darf. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Als Unternehmen sollten Sie zudem sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die zehn Basics für die digitale Archivierung kennen.
Auf einen Blick zusammengefasst geht es dabei konkret um folgende Punkte:
- Jedes Dokument ist gemäß rechtlicher und interner Anforderungen aufzubewahren.
- Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv verloren gehen.
- Sachverständige müssen Ihr Archivierungsverfahren jederzeit prüfen können.
- Jede Veränderung im Archivsystem bedarf eines Protokolls.
- Die Software muss höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen.
- Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein.
- Alle Dokumente müssen im Originalzustand und unverändert archiviert sein.
- Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
- Ein Dokument darf erst nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungsfrist gelöscht werden.
- Ihre Mitarbeiter müssen die zehn Basics der digitalen Archivierung kennen.
Beachten Sie diese Punkte, sollte die digitale Archivierung auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.
Häufige Fragen zu digitaler Archivierung
Was ist digitale Archivierung?
Digitale Archivierung bezieht sich auf die Speicherung und Ablage von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Dabei können die Dokumente entweder von Anfang an digital erstellt sein oder nachträglich digitalisiert werden.
Welche Vorteile bietet die digitale Archivierung gegenüber der Papierarchivierung?
Die digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zur Papierarchivierung. Sie spart nicht nur enorm viel Platz und reduziert den Papierverbrauch, sondern ermöglicht auch eine zeitsparende Dokumentensuche. Während das Finden von Dokumenten in einem digitalen Archiv einfach ist, kann die Suche in einem Papierarchiv sehr zeitaufwendig sein.
Wie funktioniert die digitale Archivierung von Dokumenten?
Digitale oder digitalisierte Dokumente werden mit Metadaten versehen und in einem digitalen Archivsystem im Originalzustand gespeichert. Die Archivierungssoftware unterstützt bei der Sortierung und Ablage der Daten und Dokumente durch Automatisierungen. Wichtige Merkmale der digitalen Archivierung sind Durchsuchbarkeit, einfacher Zugriff, Sicherheit und Versionierung.
Wie profitieren Unternehmen von der digitalen Archivierung?
Die digitale Archivierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Insbesondere der hohe Automatisierungsgrad von Archivierungssoftware ist für Unternehmen äußerst vorteilhaft. Dadurch können Routineaufgaben effizient erledigt werden und die langwierige Suche nach Papierdokumenten entfällt. Eine gute Software stellt zudem sicher, dass alle Fristen und gesetzlichen Richtlinien eingehalten werden.
Welche Standards muss eine Software für die digitale Archivierung erfüllen?
Eine geeignete Software für die digitale Archivierung muss verschiedenen Standards entsprechen. Dazu gehören die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Richtlinien ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Vorgaben zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
