Die digitale Archivierung von Dokumenten hat nachweislich viele Vorteile – sie bedeutet nicht nur eine große Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie ermöglicht auch, Papierberge zu reduzieren, Wissen langfristig zu sichern, den Arbeitsalltag zu erleichtern sowie Dokumente aller Art revisionssicher zu speichern. Geht es dabei um die elektronische Archivierung von Rechnungen, gibt es jedoch einige Besonderheiten zu beachten. Gerade mit der im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verabschiedeten E-Rechnungspflicht sind Unternehmen seit dem ersten Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und rechtssicher archivieren zu können. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen achten sollten, und erhalten wertvolle Tipps für die effiziente Archivierung.
Übersicht:
- Weshalb müssen Rechnungen archiviert werden?
- Welche Rechnungen müssen archiviert werden?
- Rechnungen digital aufbewahren – so geht es richtig
- Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten
Die Aufbewahrung von Rechnungen ist ein essenzieller Bestandteil jedes Unternehmens. Ein Grund dafür sind die gesetzlichen Vorgaben. In den meisten Ländern gibt es klare Vorschriften, die Unternehmen und auch Einzelpersonen dazu verpflichten, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Gründe liegen auf der Hand:
- Nachweis der Geschäftstätigkeit – damit sind Rechnungen nicht nur wichtige Belege für durchgeführte Transaktionen, sondern auch essenziell für die Buchhaltung sowie die Erstellung von Jahresabschlüssen.
- Steuerprüfung durch Finanzbehörden
- Rechtliche Sicherheit im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder Unstimmigkeiten mit Kunden und Lieferanten
- Langfristige Dokumentation
Digitale Archivierung von Rechnungen verbessert die Effizienz im Unternehmen
Die Archivierung von Rechnungen ist aber nicht nur ein notwendiges Übel, sondern auch ein wichtiges Tool. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzlage zu überwachen und Budgets zu erstellen, die wiederum die Grundlage für eine langfristige Geschäftsstrategie bilden. Eine effiziente Archivierung von Rechnungen verkürzt Arbeitsprozesse und erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen. Dies spart Teams nicht nur Zeit, sondern trägt auch zur Ressourcenschonung und zum Umweltschutz bei, indem der Bedarf an physischem Speicherplatz reduziert und der Verlust von Papierdokumenten vermieden wird. Insgesamt ist die Archivierung von Rechnungen damit nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance, die betriebliche Effizienz zu steigern und Geschäftsprozesse zu optimieren.
Welche Rechnungen müssen archiviert werden?
Folgende Arten von Rechnungen müssen archiviert werden:
- Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten und Dienstleistern
- Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden
- Steuerrelevante Dokumente wie Mehrwertsteuer-Rechnungen und andere Dokumente, die für die Einhaltung der komplexen Steuervorschriften unerlässlich sind
- Verträge und Vereinbarungen
- Quittungen, Belege und Zahlungsnachweise
Rechnungen digital aufbewahren – so geht es richtig
Generell gilt: Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, ist auf dem besten Weg, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung seines Unternehmens wesentlich effizienter zu gestalten. Denn eine elektronische Eingangsrechnung verkürzt Kommunikationswege. So muss Ihre Belegschaft die Arbeitszeit nicht für langwierige Routineaufgaben verschwenden, sondern kann sie, den Kernkompetenzen entsprechend, für andere gewinnbringende Projekte einsetzen. Damit das in der Praxis tatsächlich funktioniert, sollten Sie die folgenden sieben Tipps beherzigen.
1. Wählen Sie das richtige Medium für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
Geht es darum, steuerlich aufzubewahrende Dokumente zu archivieren, so darf das Medium zur Aufbewahrung nicht frei gewählt werden. Denn elektronische Rechnungen und Belege müssen in jedem Fall elektronisch archiviert sein. Konkret bedeutet das: Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, ist keine korrekte Archivierung! Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Zudem sollte das Speichermedium nicht veränderbar sein.
Wer auf zusätzliche Hardware verzichten möchte, kann seine elektronischen Rechnungen optimal in der Cloud archivieren. Diese digitale Form der Archivierung hat mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.
2. Achten Sie auf Format und Lesbarkeit der Dokumente
Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren möchten, ist es unbedingt notwendig, darauf zu achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Zwar ist es möglich, alle elektronischen Dokumente wie Rechnungen und Belege in einem betriebsinternen Format abzuspeichern. Diese sind dann jedoch immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren.
Außerdem ist es ein Muss für die elektronische Archivierung von Rechnungen, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Zudem ist es sehr wichtig, dass alle Dateien im elektronischen Archiv innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind.
Gelangt eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei, in Ihr Unternehmen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Die E-Mail selbst hingegen müssen Sie nicht zusätzlich speichern.
3. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 26. September 2024 verabschiedet wurde, hat sich zum ersten Januar 2025 die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für ausgestellte und empfangene Rechnungen geändert. Rechnungen müssen nicht wie bislang zehn Jahre, sondern nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Mit der neuen Regelung sollen Unternehmen zukünftig deutlich Zeit und Platz für die Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen oder Lieferscheine einsparen können.
Die Aufbewahrungsfrist startet mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Nach Ende der Frist sollten Sie dringend prüfen, ob die das jeweilige Originaldokument noch von Bedeutung ist – beispielsweise im Falle eines Rechtsstreits. Ist das nicht der Fall, können Sie das Dokument getrost entsorgen bzw. löschen.
4. Wählen Sie das richtige System zur Archivierung
Haben Sie den Entschluss gefasst, in Ihrer Buchhaltung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu setzen, so haben Sie einen entscheidenden Vorteil auf Ihrer Seite: Die digitale Archivierung ist technologieneutral. Für Sie bedeutet das, dass Sie in der Wahl des entsprechenden Systems gänzlich frei sind. Dennoch muss dieses ein paar rechtliche Vorgaben erfüllen und sich an entsprechende Richtlinien halten.
Rechtliche Vorgaben:
Zentrale Vorgaben ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sowie der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG).
Revisionssicherheit:
Auch wichtig ist, dass die Software, mit der Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren wollen, eine Revisionssicherheit garantiert. So wird gewährleistet, dass Rechnungen vollständig, unverändert und jederzeit lesbar aufbewahrt werden. Nur damit ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen.
Datensicherheit und Zugriffsbeschränkungen:
Ein besonderes Augenmerk sollten Sie zudem auf das Thema Sicherheit legen. So muss die von Ihnen gewählte Software höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen. Dazu gehören beispielsweise rollenbasierte Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Benutzerauthentifizierung.
5. Verwenden Sie Metadaten für eine effizientere Suche
Um die elektronische Archivierung Ihrer Rechnungen besonders strukturiert und die Suche nach einzelnen Dokumenten möglichst einfach zu gestalten, ist es sinnvoll, von Anfang an Metadaten zu verwenden. Dabei handelt es sich um zusätzliche Informationen, die Sie Ihren archivierten Dokumenten zuordnen, um diese später leichter wiederfinden zu können. Dieser kleine Schritt hat eine große Wirkung, besonders wenn Ihr Archiv wächst und Sie viele Rechnungen verwalten müssen.
Metadaten können zum Beispiel das Rechnungsdatum, den Lieferanten, die Rechnungsnummer oder den Verwendungszweck enthalten. Wenn Sie diese Metadaten strukturiert und konsistent vergeben, ermöglicht dies eine gezielte und schnelle Suche nach bestimmten Rechnungen.
Moderne Archivsysteme und Softwarelösungen bieten oft die Möglichkeit, Metadaten automatisch zu generieren oder manuell einzugeben. Sie können auch benutzerdefinierte Metadatenfelder anlegen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Auf diese Weise wird die elektronische Rechnungsarchivierung nicht nur effizienter, sondern auch benutzerfreundlicher.
6. Stellen Sie sicher, dass alle Daten sicher und geschützt sind
Die Sicherheit Ihrer elektronisch archivierten Rechnungen hat oberste Priorität. Um sicherzustellen, dass Ihre sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt sind, sollten einige Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.
Verschlüsselung:
Mit hochwertigen Verschlüsselungstechnologien können Sie Ihre archivierten Rechnungen sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung so verschlüsseln, dass sie nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.
Strenge Zugriffskontrollen:
Diese stellen eine weitere Sicherheitsbarriere dar und sorgen dafür, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf die archivierten Rechnungen haben. Durch die Vergabe individueller Zugriffsrechte und die Überwachung aller Aktivitäten können potenzielle Sicherheitsverletzungen besonders leicht erkannt werden. Mit zusätzlichen regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen und Audits gewährleisten Sie, dass Ihre Archivsysteme den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen. Außerdem können Sie Schwachstellen so frühzeitig erkennen und beheben.
Sicherung und Wiederherstellung:
Implementieren Sie ein zuverlässiges Backup- und Wiederherstellungssystem, um Datenverluste zu vermeiden. Sichern Sie regelmäßig Ihre archivierten Rechnungen und testen Sie den Prozess, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nach einem Ausfall einfach wiederhergestellt werden können.
7. Stellen Sie sicher, dass das digitale Rechnungsarchiv jederzeit vollständig und zugänglich ist
Berücksichtigen Sie, dass alle Dokumente vollständig erfasst sein müssen. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen.
Als Unternehmen müssen Sie garantieren können, dass Betriebsprüfende bzw. Mitarbeitende der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen können. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten
Was versteht man unter der elektronischen Archivierung von Rechnungen?
Die elektronische Archivierung von Rechnungen bezeichnet den digitalen Prozess der Speicherung und Verwaltung von Rechnungsdokumenten. Anstatt physische Papierrechnungen zu archivieren, werden alle relevanten Rechnungsdaten elektronisch erfasst und in einem elektronischen Archivsystem gespeichert. Dabei ist über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Rechnungen sicherzustellen.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsarchivierung?
Die elektronische Rechnungsarchivierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine platzsparende und kosteneffiziente Aufbewahrung, eine schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten sowie eine verbesserte Sicherheit durch die revisionssichere Speicherung. Sie erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht eine automatisierte Verwaltung durch moderne Dokumentenmanagementsysteme. Zudem erhöht eine elektronische Archivierung die Transparenz in der Buchhaltung, minimiert das Risiko von Verlust oder Beschädigung und unterstützt eine effiziente Zusammenarbeit durch digitalen Zugriff, auch standortübergreifend.
Wer ist zur Archivierung verpflichtet?
Die Rechnungsarchivierung ist für alle Unternehmer, Gewerbetreibenden und Freiberufler verpflichtend, die steuerpflichtige Umsätze erzielen und buchführungspflichtig sind. Dies betrifft insbesondere Kaufleute gemäß Handelsgesetzbuch (HGB), Unternehmen, die der Abgabenordnung (AO) unterliegen, sowie alle umsatzsteuerpflichtigen Personen nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Selbstständige und Freiberufler müssen ihre Rechnungen ebenfalls ordnungsgemäß aufbewahren, sofern sie steuerlich relevant sind.
Die Archivierungspflicht gilt aber nicht nur für gewinnorientierte Unternehmen. Auch gemeinnützige Organisationen, Stiftungen und Vereine, die Einnahmen und Ausgaben verwalten, müssen diese gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die genauen Anforderungen an die Aufbewahrung und die Dauer der Archivierung variieren je nach Land und Gesetzgebung. Es ist daher ratsam, die spezifischen Vorschriften und Anforderungen des jeweiligen Landes oder der jeweiligen Region sorgfältig zu prüfen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Wie lange müssen Rechnungen in digitaler Form aufbewahrt werden?
Angesichts der zum 1. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht müssen elektronische Rechnungen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht mindestens acht Jahre sicher archiviert werden. Erst nach Ablauf dieser gesetzlichen Frist dürfen die Dokumente gelöscht werden.
Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?
Damit elektronische Rechnungen ordnungsgemäß nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht archiviert sind, gilt es laut GoBD diverse Kritieren zu erfüllen. Dazu gehören:
- Unveränderbarkeit: Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen unmöglich sind. Sollten Änderungen notwendig sein, müssen diese transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Manipulationssicherheit: Die archivierten Rechnungen müssen vor Manipulationen geschützt sein. Änderungen an der Hardware oder Software dürfen die Unversehrtheit der Rechnungen nicht gefährden.
- Lesbarkeit: Rechnungen sind in einem Format zu archivieren, die eine problemlose Lesbarkeit garantiert.
Welche Anforderungen müssen Systeme zur elektronischen Rechnungsverarbeitung erfüllen?
Systeme zur elektronischen Rechnungsverarbeitung müssen verschiedene gesetzliche und technische Anforderungen erfüllen. Zentrale Vorgaben ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sowie der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Systeme müssen eine revisionssichere Archivierung ermöglichen, sodass Rechnungen vollständig, unverändert und jederzeit lesbar aufbewahrt werden. Zudem muss die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit durch eine klare Dokumentation aller Verarbeitungsschritte sichergestellt sein.
Weitere wichtige Anforderungen sind der Schutz vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff, was durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung und regelmäßige Backups gewährleistet wird. Darüber hinaus sollten die Systeme eine automatische Indexierung und Suchfunktion bieten, um eine effiziente und schnelle Auffindbarkeit der Dokumente sicherzustellen. Schließlich müssen sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten und gewährleisten, dass archivierte Rechnungen auch nach Jahren in ihrem ursprünglichen Format abrufbar und lesbar bleiben.
Disclaimer: Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
