Unternehmen, die Rechnungen archivieren, profitieren von einer gesteigerten Effizienz und wertvoller Zeitersparnis in der digitalen Buchhaltung. Um wichtige Ressourcen zu schonen und Prozesse zu optimieren, sind schnelle und effiziente Arbeitsabläufe heute wichtiger denn je. Durch die vollständige Digitalisierung vom Posteingang über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Archivierung können viele Prozesse deutlich beschleunigt und effizienter gestaltet werden. Bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen handelt es sich jedoch um eine komplexe Aufgabe, bei der es einige wichtige Aspekte zu beachten gilt. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen achten sollten und erhalten wertvolle Tipps für eine effiziente Archivierung, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu verbessern und die Kontrolle über Ihre Finanzdokumente zu behalten.
Übersicht:
- Weshalb müssen Rechnungen archiviert werden?
- Wer ist zur Archivierung verpflichtet?
- Welche Rechnungen müssen archiviert werden?
- Rechnungen richtig aufbewahren
- Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten
Weshalb müssen Rechnungen archiviert werden?
Die Aufbewahrung von Rechnungen mag auf den ersten Blick wie ein bürokratischer Akt erscheinen, ist aber ein wesentlicher Bestandteil eines gut geführten Unternehmens. Ein Grund dafür sind die gesetzlichen Vorgaben. In den meisten Ländern gibt es klare Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Diese Vorschriften dienen der Nachvollziehbarkeit und der Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Rechnungen dienen als unersetzlicher Nachweis für Geschäftsvorfälle. Sie sind bei Streitigkeiten, Betriebsprüfungen oder gar gerichtlichen Auseinandersetzungen wichtige Belege und Beweise.
Die Archivierung von Rechnungen ist aber nicht nur ein notwendiges Übel, sondern auch ein mächtiges Werkzeug. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzlage zu überwachen und Budgets zu erstellen, die wiederum die Grundlage für eine langfristige Geschäftsstrategie bilden. Eine effiziente Archivierung von Rechnungen verkürzt Arbeitsprozesse und erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern trägt auch zur Ressourcenschonung und zum Umweltschutz bei, indem der Bedarf an physischem Speicherplatz reduziert und der Verlust von Papierdokumenten vermieden wird. Insgesamt ist die Archivierung von Rechnungen nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance, die betriebliche Effizienz zu steigern und Geschäftsprozesse zu optimieren.
Wer ist zur Archivierung verpflichtet?
Die Pflicht zur Archivierung von Rechnungen ist eine universelle Anforderung, die sich auf die gesamte Geschäftswelt erstreckt und Unternehmer in unterschiedlicher Form betrifft. Auch kleine Unternehmen sind von dieser Pflicht nicht befreit. Ob Sie nun Einzelunternehmer, Freiberufler oder Inhaber eines kleinen Unternehmens sind - die Archivierungspflicht gilt für alle gleichermaßen. Große Unternehmen und Konzerne weisen in der Regel ein beeindruckendes Transaktionsvolumen auf. Hier sind die Anforderungen an die Rechnungsarchivierung noch umfangreicher, da jede Transaktion sorgfältig dokumentiert werden muss, um die Compliance zu gewährleisten.
Die Archivierungspflicht gilt aber nicht nur für gewinnorientierte Unternehmen. Auch gemeinnützige Organisationen, Stiftungen und Vereine, die Einnahmen und Ausgaben verwalten, müssen diese gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die genauen Anforderungen an die Aufbewahrung und die Dauer der Archivierung variieren je nach Land und Gesetzgebung. Es ist daher ratsam, die spezifischen Vorschriften und Anforderungen des jeweiligen Landes oder der jeweiligen Region sorgfältig zu prüfen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Welche Rechnungen müssen archiviert werden?
Die Archivierung von Rechnungen erfordert von Unternehmen eine sorgfältige Verwaltung eines breiten Spektrums von Dokumenten. Folgende Arten von Rechnungen müssen archiviert werden:
- Eingangsrechnungen: Sie stehen am Anfang eines Geschäftsvorgangs. Eingangsrechnungen kommen von Lieferanten und Dienstleistern und sind der Schlüssel zur Bezahlung der Waren und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen benötigt.
- Ausgangsrechnungen: Im Gegensatz zu den Eingangsrechnungen sind die Ausgangsrechnungen die Brücke zu den Kunden. Diese Dokumente werden an Ihre geschätzten Kunden gesendet, um Zahlungen für die von Ihrem Unternehmen gelieferten Waren oder Dienstleistungen zu erhalten.
- Steuerrelevante Dokumente: Diese Kategorie umfasst Mehrwertsteuer-Rechnungen und andere Dokumente, die für die Einhaltung der komplexen Steuervorschriften unerlässlich sind. Sie bilden das Rückgrat Ihrer steuerlichen Compliance.
- Verträge und Vereinbarungen: Verträge, Vereinbarungen und andere rechtliche Dokumente regeln finanzielle Vereinbarungen und Verpflichtungen und bilden damit die Grundlage Ihrer Geschäftsbeziehungen.
Quittungen und Belege: Oft sind es die kleinen Dinge, die den Unterschied ausmachen. Das gilt auch für Quittungen und Belege, denn sie ermöglichen es, Transaktionen und Ausgaben im Detail nachzuvollziehen. Deshalb sollten Quittungen, Belege und Zahlungsnachweise sorgfältig aufbewahrt werden.
Rechnungen richtig aufbewahren
Generell gilt: Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, ist auf dem besten Weg, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung seines Unternehmens wesentlich effizienter zu gestalten. Denn eine digitale Eingangsrechnung sorgt dafür, Kommunikationswege zu verkürzen und direkter zu gestalten. So muss das Personal seine Arbeitszeit nicht für langwierige Routineaufgaben verschwenden, sondern kann sie, seinen Kernkompetenzen entsprechend, für andere gewinnbringende Projekte einsetzen. Damit das in der Praxis tatsächlich funktioniert, sollten Sie die folgenden vier Tipps kennen, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren:
1. Wählen Sie das richtige Aufbewahrungsmedium
Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht. Eine elektronische Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Rechnungen mittels digitalem Archiv elektronisch archivieren bedeutet dabei, Dokumente auf einem digitalen Datenträger inhouse oder in der Cloud zu speichern. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.
Geht es darum, steuerlich aufzubewahrende Dokumente zu archivieren, so darf das Medium zur Aufbewahrung nicht frei gewählt werden. Denn elektronische Rechnungen und Belege müssen in jedem Fall elektronisch archiviert sein. Konkret bedeutet das: Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, ist keine korrekte Archivierung! Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Zudem sollte das Speichermedium nicht veränderbar sein. Hier empfiehlt es sich, auf einen Datenträger zu setzen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt.
Wer auf zusätzliche Hardware verzichten möchten, kann seine elektronischen Rechnungen optimal in der Cloud archivieren. Diese digitale Form der Archivierung hat mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.
2. Achten Sie auf Format und Lesbarkeit der Dokumente
Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren möchten, ist es unbedingt notwendig, darauf zu achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Zwar ist es möglich, alle elektronischen Dokumente wie Rechnungen und Belege in einem betriebsinternen Format abzuspeichern. Diese sind dann jedoch immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren. Außerdem ist es ein Muss für die elektronische Archivierung von Rechnungen, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Zudem ist es sehr wichtig, dass alle Dateien im elektronischen Archiv innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind.
3. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf ein Dokument gelöscht werden. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren will, sollte also sicherstellen, dass jedes Dokument rechtlichen Anforderungen gemäß aufbewahrt ist. Gelangt eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei, in Ihr Unternehmen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Die E-Mail selbst hingegen müssen Sie nicht zusätzlich speichern.
Unbedingt berücksichtigen sollten Sie auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das Rechnungen elektronisch archivieren möchte, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten.
4. Wählen Sie das richtige System zur Archivierung
Haben Sie den Entschluss gefasst, in Ihrer Buchhaltung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu setzen, so haben Sie einen entscheidenden Vorteil auf Ihrer Seite: Die digitale Archivierung ist technologieneutral. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, dass Sie in der Wahl des entsprechenden Systems gänzlich frei sind. Dennoch muss dieses ein paar rechtliche Vorgaben erfüllen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.
Auch wichtig ist, dass die Software, mit der Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren wollen, eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die elektronische Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Nur damit ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie zudem auf das Thema Sicherheit legen. So muss die von Ihnen gewählte Software höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.
5. Verwenden Sie Metadaten für eine effizientere Suche
Um die elektronische Archivierung Ihrer Rechnungen besonders strukturiert und die Suche nach einzelnen Dokumenten möglichst einfach zu gestalten, ist es sinnvoll, von Anfang an Metadaten zu verwenden. Dabei handelt es sich um zusätzliche Informationen, die Sie Ihren archivierten Dokumenten zuordnen, um diese später leichter wiederfinden zu können. Dieser kleine Schritt hat eine große Wirkung, besonders wenn Ihr Archiv wächst und Sie viele Rechnungen verwalten müssen.
Metadaten können verschiedene Informationen enthalten, wie zum Beispiel das Rechnungsdatum, den Lieferanten, die Rechnungsnummer oder den Verwendungszweck. Wenn Sie diese Metadaten strukturiert und konsistent vergeben, ermöglicht dies eine gezielte und schnelle Suche nach bestimmten Rechnungen. Das spart Zeit und vermeidet unnötigen Rechercheaufwand. Moderne Archivsysteme und Softwarelösungen bieten oft die Möglichkeit, Metadaten automatisch zu generieren oder manuell einzugeben. Sie können auch benutzerdefinierte Metadatenfelder anlegen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Auf diese Weise wird die elektronische Rechnungsarchivierung nicht nur effizienter, sondern auch benutzerfreundlicher.
6. Stellen Sie sicher, dass alle Daten sicher und geschützt sind
Die Sicherheit Ihrer elektronisch archivierten Rechnungen hat oberste Priorität. Um sicherzustellen, dass Ihre sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt sind, sollten einige Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Verschlüsselung. Mit hochwertigen Verschlüsselungstechnologien können Sie Ihre archivierten Rechnungen sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung so verschlüsseln, dass sie nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.
Strenge Zugriffskontrollen stellen eine weitere Sicherheitsbarriere dar. Sie sorgen dafür, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf die archivierten Rechnungen haben. Durch die Vergabe individueller Zugriffsrechte und die Überwachung aller Aktivitäten können potenzielle Sicherheitsverletzungen besonders leicht erkannt werden. Mit zusätzlichen regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen und Audits gewährleisten Sie, dass Ihre Archivsysteme den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen. Außerdem können Sie Schwachstellen so frühzeitig erkennen und beheben.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherung und Wiederherstellung. Implementieren Sie ein zuverlässiges Backup- und Wiederherstellungssystem, um Datenverluste zu vermeiden. Sichern Sie regelmäßig Ihre archivierten Rechnungen und testen Sie den Prozess, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nach einem Ausfall einfach wiederhergestellt werden können. Durch die strikte Einhaltung dieser Sicherheitsmaßnahmen können Sie garantieren, dass Ihre elektronische Rechnungsarchivierung nicht nur effizient, sondern auch sicher und geschützt ist. So schützen Sie Ihre sensiblen Unternehmensdaten und gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.
Beachten Sie diese sechs Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren, sollte das auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung und Effizienzsteigerung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten
Was versteht man unter der elektronischen Archivierung von Rechnungen?
Die elektronische Archivierung von Rechnungen bezeichnet den digitalen Prozess der Speicherung und Verwaltung von Rechnungsdokumenten. Anstatt physische Papierrechnungen zu archivieren, werden alle relevanten Rechnungsdaten elektronisch erfasst und in einem elektronischen Archivsystem gespeichert.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsarchivierung?
Durch die elektronische Archivierung von Rechnungen können nicht nur die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung deutlich effizienter gestaltet werden, auch Papierberge und zeitaufwändige Ablageprozesse gehören der Vergangenheit an. Zudem entfällt für Unternehmen der enorme Platzbedarf, der mit der gesetzlichen Verpflichtung zur zehnjährigen Archivierung aller Rechnungen einhergeht.
Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?
Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden. Dazu gehören die Erhaltung der Integrität, Authentizität und Lesbarkeit der Rechnungen, die Verwendung geeigneter Speichermedien, die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen gegen unbefugte Zugriffe und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.
Wie lange müssen Rechnungen in digitaler Form aufbewahrt werden?
Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Rechnungen in Papierform. Digital aufbewahrte Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre lang archiviert werden. Erst nach Ablauf dieser gesetzlichen Frist dürfen die Dokumente gelöscht werden.
Welche Anforderungen müssen Systeme zur elektronischen Rechnungsverarbeitung erfüllen?
Bei der Auswahl eines Systems zur elektronischen Rechnungsverarbeitung sind insbesondere die rechtlichen Vorgaben zu beachten. Das System muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB), den Vorgaben für DV-gestützte Buchführungssysteme (GoBS) und den Richtlinien in Bezug auf Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.
Disclaimer: Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
