Personalakten und die gesetzliche Verpflichtung, wichtige Dokumente und Informationen der eigenen Belegschaft über bestimmte Zeiträume – egal, ob digital oder analog – aufzubewahren, sind ein zentrales Thema für jeden Arbeitgeber. In diesem Blogpost erfahren Sie daher, welche Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Personalakten gelten und wie Sie diese effizient und sicher verwalten. Von Bewerbungsunterlagen bis hin zu Steuer- und Sozialversicherungsdokumenten – wir geben Ihnen einen umfassenden Überblick, damit Sie rechtliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können.
Übersicht:
- Was ist eine Personalakte?
- Ist eine Personalakte Pflicht?
- Gesetze und Aufbewahrungsfristen – ein Überblick
- Was passiert bei einem Verstoß?
- Stichwort Datenschutz
- Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Personalakten: Papier vs. digital
- Wie Digitalisierung und Automatisierung Ihnen helfen, gesetzliche Pflichten einzuhalten
- Fazit
Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte enthält alle Dokumente und Informationen, die sich auf das Beschäftigungsverhältnis mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin beziehen. Die Akte vermittelt damit ein vollständiges und wahrheitsgetreues Bild über das Angestelltenverhältnis und dient dazu, alle Angaben zentral, sicher und übersichtlich zu verwalten und zu dokumentieren. Mitarbeitende dürfen außerdem laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ihre Personalakte einsehen, falls nötig berichtigen lassen, eine Stellungnahme oder Gegendarstellung zu bestimmten Punkten abgeben und, wenn vorhanden, ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen.
Was gehört in die Personalakte?
- Personalstammbogen und personelle Änderungsmitteilungen
- Bewerbungsunterlagen und Weiterbildungsbescheinigungen
- Arbeitsvertrag und etwaige Vertragsänderungen wie Beförderungen oder Versetzungen
- Gehaltsentwicklung und (elektronische) Entgeltunterlagen
- Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen
- Arbeitszeugnisse und Zertifikate
- Gegenseitige Korrespondenz
- Unterlagen zu Urlaub und Abwesenheiten
- Abmahnungen
Wichtig: Es dürfen nur arbeitsrelevante Daten in die Personalakte aufgenommen werden. Informationen wie Krankheitsgründe und –meldungen, ärztliche Dokumente, private Informationen über Mitarbeitende wie Social-Media-Profile, Religions- oder Parteizugehörigkeit, etc. sind nicht zulässig.
Ist eine Personalakte Pflicht?
Die Pflicht zur Führung von Personalakten besteht bislang nur im öffentlichen Dienst und ist dort gesetzlich vorgeschrieben. Allen anderen Arbeitgebern steht es frei, Personalakten zu führen. Trotzdem müssen Unternehmen bestimmte Dokumente ihrer Belegschaft aufbewahren, manche davon sogar verpflichtend digital.
Seit dem ersten Januar 2022 zählen dazu bereits einige Begleitunterlagen zur Lohnabrechnung. Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen noch auf die digitale Aufbewahrung verzichten, wenn sie einen entsprechenden Antrag stellen. Die Möglichkeit, sich von dieser Pflicht zu befreien, gilt allerdings nur dann, wenn die Dokumente nicht elektronisch aufbewahrt werden können oder es anderweitige Gründe gibt, die eine digitale Aufbewahrung unmöglich machen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen dann alle relevanten Dokumente ausnahmslos digital vorgehalten werden.
Gesetze und Aufbewahrungsfristen – ein Überblick
Wie bereits erwähnt, müssen Arbeitgeber die Personalunterlagen ihrer Mitarbeitenden aufbewahren. Das ruft verschiedene Gesetze und Aufbewahrungsfristen auf den Plan.
Gesetze
Die folgenden Gesetze spielen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen für Personalakten eine wichtige Rolle:
Abgabeordnung (AO): § 147 regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Unterlagen.
Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Dieses Gesetz lässt sich zu Rate ziehen, wenn es beispielsweise um die Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen geht, um sich gegen Diskriminierungsklagen zu schützen.
Bundesbeamtengesetz (BBG): Hier sind die Regelungen für die Aufbewahrungspflicht von Personalakten im öffentlichen Dienst enthalten.
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Das BGB regelt allgemeine Verjährungsfristen. Wichtig ist hier vor § 195, der eine Verjährungsfrist von drei Jahren für viele arbeitsrechtliche Ansprüche vorsieht.
Handelsgesetzbuch (HGB): Das HGB schreibt eine Aufbewahrungspflicht für Personalakten in Deutschland von bis zu zehn Jahren für steuerlich relevante Unterlagen vor.
Einkommensteuergesetz (EStG): Hier wird die Aufbewahrungsdauer von Arbeitsverträgen und Lohnabrechnungen für steuerliche Zwecke geregelt.
Sozialgesetzbuch (SGB): Das SGB enthält Regelungen zur Krankenversicherung und Sozialversicherungspflicht.
Aufbewahrungsfristen
Wie lange Personalunterlagen aufbewahrt werden müssen, variiert in Deutschland je nach Art des Dokuments. Ein Überblick:
Bewerbungsunterlagen
Diese sollten Sie im Falle einer Absage drei bis sechs Monate für den Fall einer Diskriminierungsklage aufbewahren. Hier greift das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Danach sollten die Unterlagen DSGVO-konform gelöscht werden. Kommt ein Arbeitsverhältnis zustande, empfiehlt sich die Aufbewahrung für mindestens drei Jahre nach der Kündigung.
Personalakte generell
Kündigt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, sollten Sie die Akte drei Jahre aufbewahren, sollte er oder sie Ansprüche geltend machen. Die Pflicht startet ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet. Bestimmte Elemente der Akte unterliegen jedoch steuer-, sozialversicherungs- oder arbeitsrechtlichen Vorschriften und haben dementsprechend längere Aufbewahrungsfristen.
Steuerrelevante Dokumente
Personalunterlagen wie Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Belege für den Lohnsteuerabzug dürfen erst nach sechs Jahren gelöscht werden. Handelt es sich aber um Unterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung maßgeblich sind, gilt sogar eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht.
Sozialversicherungsrechtliche Dokumente
Für Lohnnachweise über Arbeitsstunden und gezahltes Entgelt, greift eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Dazu gehören Meldungen zur Sozialversicherung und Beitragsnachweise. Für Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge gilt eine Frist von 30 Jahren.
Was passiert bei einem Verstoß?
Unternehmen unterliegen einer Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Ein Verstoß kann also ernste Konsequenzen nach sich ziehen. Aber auch eine zu lange oder falsche Aufbewahrung der Informationen ist mit Blick auf die DSGVO riskant. Zu den Folgen zählen unter anderem:
- Bußgelder und Strafen bei Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben
- Steuerliche Nachteile, z. B. Schätzungen durch das Finanzamt
- Haftungsrisiken für Arbeitgeber und Verantwortliche
- Probleme bei Sozialversicherungsprüfungen durch fehlende Nachweise
- Rechtsnachteile in Gerichtsverfahren, z. B. bei Streitigkeiten mit (ehemaligen) Mitarbeitenden
- Verlust von Leistungsansprüchen oder Schwierigkeiten bei Nachweisen für Renten- und Versicherungsleistungen
Um also die Balance zwischen Aufbewahrungsfristen und rechtzeitigem Löschen zu wahren, sollten Sie regelmäßig prüfen, welche Aufbewahrungspflichten noch relevant sind und wann die Vernichtung der Unterlagen erforderlich ist.
Stichwort Datenschutz
Egal, ob in analoger oder digitaler Form – jede Personalakte enthält personenbezogene Daten und andere sensible Informationen über die jeweiligen Mitarbeitenden. Kein Wunder also, dass das Thema Datenschutz hier eine wichtige Rolle spielt. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass nur wenige Mitarbeitende überhaupt Zugriff auf die Akten haben, darunter natürlich die betroffene Person selbst sowie ausgewählte Personalverantwortliche. Eine unbefugte Einsicht oder die Weiterleitung an Dritte gilt es, dringend zu vermeiden.
Hinsichtlich der gesammelten Informationen können Sie sich an Artikel 5 der DSGVO orientieren. Achten Sie darauf, dass Daten nur mit folgenden Aspekten im Hinterkopf in die Akte aufgenommen werden:
- Rechtmäßige, nach Treu und Glauben sowie nachvollziehbare Verarbeitung
- Zweckgebundene Datenerhebung
- Datenspeicherung nach dem Prinzip “so viel wie nötig, so wenig wie möglich”
- Richtigkeit
- Begrenzte Speicherung (Achtung: hier greifen wieder die entsprechenden Aufbewahrungspflichten)
- Integrität und Vertraulichkeit
Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Personalakten: Papier vs. digital
Die Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Personalakten gelten unabhängig davon, ob die Dokumente in Papierform oder digital archiviert werden. Entscheidend ist, dass die Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Unterlagen können grundsätzlich über ersetzendes Scannen digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden. Gelten jedoch bestimmte gesetzliche Dokumentations-, Aktenführungs- oder Aufbewahrungspflichten, müssen Unterlagen im Original archiviert werden – Papierunterlagen in Papierform, elektronische Unterlagen in elektronischer Form.
Trotzdem empfiehlt es sich, manche Personalunterlagen im Original in Papierform aufzubewahren, beispielsweise wenn eine Originalunterschrift oder gesetzliche Nachweispflicht erforderlich ist. Dazu zählen befristete und unbefristete Arbeitsverträge oder Arbeitsverträge mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot, Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben sowie Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung zwischen Verleiher und Entleiher. Für all diese Fälle sieht das Gesetz die Papierform vor, auch wenn in der Zwischenzeit zum Teil elektronische Dokumente akzeptiert werden.
Wie Digitalisierung und Automatisierung Ihnen helfen, gesetzliche Pflichten einzuhalten
Die digitale Personalakte hat gegenüber der analogen Variante viele Vorteile in petto, von denen Unternehmen profitieren können. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Sie dabei. Ein Überblick:
Alle Dokumente zentral an einem Ort: Ein DMS verwaltet und speichert Personaldokumente aus allen Quellen zentral an einer Stelle und ermöglicht das schnelle Abrufen, Teilen und Aktualisieren von relevanten Informationen.
Zugriff von überall: Per Web oder Smartphone App können berechtigte Personen bequem auf Personaldokumente über die Aktensuche, flexible Filteroptionen oder die Volltextsuche zugreifen. Jeder Zugriff wird dabei genau protokolliert und ist stets nachvollziehbar.
Hohe Sicherheitsstandards: Durch den Einsatz eines DMS sind Personaldokumente nicht nur sicher archiviert, sondern auch durch klare Berechtigungen sicher geschützt, damit bei der Bearbeitung von Personaldokumenten Datenschutz und DSGVO-Compliance durchgehend sichergestellt sind.
Reibungslose, dienstleistungsorientierte Abläufe: Egal, ob Ihr Team Feedback einholt oder Anträge bearbeitet – digitale Akten und Bearbeitungsschritte erleichtern nicht nur Personalleitenden und ihren Teams den Arbeitsalltag. Alle Mitarbeitenden profitieren außerdem von Self-Service Funktionen und können bei entsprechender Berechtigung ihre Dokumente lesen und abrufen, zum Beispiel Gehaltsabrechnungen.
Terminsichere Prozesse: Automatische Benachrichtigungen und Statusinformationen sorgen dafür, dass Ihr Team wichtige Termine und Fristen im Blick behält und proaktiv handeln kann.
Zeit-, Raum- und Kostenersparnis: Durch den Einsatz von elektronischen Personalakten sparen Unternehmen Zeit, Platz und Kosten, da die automatisierten Abläufe schneller und mit weitaus weniger Aufwand abgewickelt werden können als manuelle Workflows.
Fazit
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Personalakten ist für Unternehmen unerlässlich, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und eine effiziente Dokumentenverwaltung sicherzustellen. Besonders die digitale Personalakte hält zahlreiche Vorteile bereit, denn durch die Digitalisierung und Automatisierung können Unternehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben problemlos erfüllen, sondern auch den administrativen Aufwand reduzieren und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern.
Disclaimer: Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
