Digitale Transformation
Lösungen
Produkte
Über DocuWare
Persönliche Demo und 30 Tage Testzugang

Eingangsrechnung

(Fast) alles, was Sie wissen müssen

Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die im Unternehmen geprüft, kontiert und bezahlt werden müssen. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein komplexer Prozess, der rechtskonform abgewickelt werden muss, damit Unternehmen keine Nachteile entstehen.

Vor allem wenn es um den Vorsteuerabzug geht, spielen rechtliche Vorgaben eine wichtige Rolle, deren Einhaltung bei Eingangsrechnungen geprüft werden müssen. Alle Betriebe, die nach §14 des Umsatzsteuergesetztes berechtigt sind Vorsteuer abzuziehen, müssen sicherstellen, dass die Eingangsrechnungen rechtskonform sind. Es wird schnell klar, dass diese Prüfungen zeitintensiv und teuer sind. Es gibt aber Möglichkeiten, die Vorgänge zu automatisieren und mit der Hilfe von Software, wie einem Dokumentenmanagement-System, zu vereinfachen und zu verbessern.

Lesen Sie mehr darüber und erfahren Sie:

 

Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung: Der Unterschied

Bei der Verwaltung von Rechnungen und dem Verwenden eines Dokumentenmanagementsystems zur automatischen Weiterleitung und Verarbeitung spielt die Definition von Eingangsrechnungen und von Ausgangsrechnungen natürlich eine wichtige Rolle.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die im Unternehmen eingeht. Die Eingangsrechnungen müssen erfasst, geprüft und gebucht werden. Über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können automatisierte Abläufe (Workflows) definiert werden. Damit wird festgelegt, zu welchen Mitarbeitern die Rechnung weitergeleitet werden muss. Hier spielen natürlich Rechnungsprüfung und zügige Bezahlung eine wichtige Rolle, damit Rabatte ausgenutzt werden können.

Eingangsrechnungen gehen von Dritten im Unternehmen ein, also zum Beispiel Lieferanten und Dienstleister. Über automatisierte Abläufe kann das Freigeben von Rechnungen zur Zahlung automatisiert werden. Die notwendigen Mitarbeiter werden informiert, über ein Eskalationsmodell können lange Bearbeitungszeiten automatisiert vermieden werden. Bei einem digitalen Rechnungseingang gehen die Rechnungen in digitaler Form ein, zum Beispiel per elektronischem Datenaustausch (EDI) oder via E-Mail. Im DMS können daraufhin automatisierte Abläufe (Workflows) gestartet werden, mit denen Eingangsrechnungen schnell und effektiv verarbeitet werden. Alternativ werden Papierdokumente eingescannt und danach in das DMS integriert.

Um Eingangsrechnungen richtig und zeitnah buchen und damit auch bezahlen zu können, spielt die Rechnungsprüfung eine wichtige Rolle. Bei der sachlichen Rechnungsprüfung müssen Sie im Unternehmen sicherstellen, dass Eingangsrechnung und Lieferung übereinstimmen und die Rechnung korrekt ist. Hier sind oft mehrere Mitarbeiter involviert, welche die Rechnungen prüfen müssen. Über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können diese Abläufe weitgehend automatisiert und vor allem beschleunigt werden.

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Ausgangsrechnungen sind das Pendant zu Eingangsrechnungen. Sie werden von Unternehmen einem Dritten ausgestellt, der Produkte oder Dienstleistungen bezahlen muss. Hier sind natürlich andere Abläufe (Workflows) im Dokumentenmanagementsystem wichtig. So müssen zum Beispiel der Zahlungseingang von Ausgangsrechnungen automatisiert überwacht und Aktionen gestartet werden können, die im Dokumentenmanagementsystem über Abläufe hinterlegt wurden.

Click me

Eingangsrechnungen prüfen

Geht eine Rechnung im Unternehmen ein, muss diese sachlich, rechnerisch und formal geprüft werden. Um die Prüfung kümmern sich unter Umständen mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Bei der formalen Rechnungsprüfung werden die notwendigen, vorgeschriebenen Rechnungsdaten durch die Kreditorenbuchhaltung geprüft.

Eine Rechnung muss bestimmte Formalien einhalten, damit sie gültig ist und als Beleg für den Vorsteuerabzug genutzt werden kann.

Tipp:
Auf der Seite der IHK Frankfurt/FFM sind Informationen zu finden, worauf bei Eingangsrechnungen geachtet werden muss. Diese Angaben müssen auf Papierrechnungen genauso vorhanden sein, wie auf digitalen Rechnungen, die zum Beispiel per E-Mail eingehen.

Die Prüfung stellt sicher, dass die Beträge, die auf der Rechnung aufgeführt sind, rechnerisch korrekt sind und die richtigen Steuersätze und Beträge aufgeführt werden. Auch die Gesamtsumme und alle weiteren Berechnungen werden hier überprüft. In den meisten Fällen übernimmt diese Aufgaben ebenfalls die Kreditorenbuchhaltung.

Sachliche Prüfungen haben wiederum die Aufgabe festzustellen, ob das entsprechende Produkt, das verrechnet wurde, auch bestellt worden ist. Auch Anzahl, Qualität und der vereinbarte Preis werden an dieser Stelle überprüft. Diese Aufgaben werden meistens durch Sachbearbeiter in Fachabteilungen oder im Einkauf übernommen.

Rechnungen werden also einer sachlichen, fachlichen und formalen Überprüfung unterzogen, genehmigt, gebucht und dann bezahlt. Das ist aufwendig und zeitintensiv. Unternehmen sollten daher nach Möglichkeit die Rechnungsprüfung in der Buchhaltung optimieren.

DocuWare Intelligent Indexing von Eingangsrechnungen

Pflichtangaben bei Eingangsrechnungen beachten

Rechnungen müssen bestimmten Kriterien entsprechen. Die Pflichtangaben auf Rechnungen werden zum Beispiel im Umsatzsteuergesetz festgehalten. Nach § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UstG müssen Rechnungen mindestens folgende Daten enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder die Art und der Umfang der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Beträge
  • Vereinbarte Minderungen der Rechnungssumme
  • Steuerbetrag und eventuell Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Diese Daten müssen sowohl auf Papierrechnungen, als auch auf digitalen Rechnungen vorhanden sein.

New call-to-action

Was tun bei fehlerhaften Eingangsrechnungen?

Werden bei der Prüfung von Eingangsrechnungen Fehler entdeckt, dürfen und sollten diese keinesfalls ignoriert werden. Vielmehr müssen Mitarbeiter im Unternehmen den Rechnungssteller unmittelbar darauf aufmerksam machen und eine korrigierte Version anfordern. Idealerweise werden fehlerhafte Eingangsrechnungen bereits vor der Buchung der Rechnung erkannt. Wurden die Rechnungen hingegen bereits verbucht, müssen die betreffenden Buchungen natürlich rückgängig gemacht werden.

Das sind die häufigsten Fehler bei Eingangsrechnungen

Neben einer fehlerhaften Rechnungssumme, die bei der sachlichen Rechnungsprüfung auffallen sollte, gibt es eine Vielzahl weiterer potenzieller Fehlerquellen, die bei Eingangsrechnungen vorkommen können. Beispiele hierfür sind:

  • Unvollständige oder falsche Adressangaben des Rechnungsausstellers oder des Rechnungsempfängers
  • Falsches oder fehlendes Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fehlende Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
  • Fehlende Rechnungsnummer
  • Falsche oder unzureichende Beschreibungen der zu berechnenden Produkte oder Dienstleistungen
  • Fehlerhafter oder fehlender Leistungszeitraum
  • Falsche Berechnung der Rechnungsendsumme
  • Fehlerhafte Umsatzsteuerberechnung oder falscher Prozentsatz

Vermeiden Sie Probleme aufgrund fehlerhafter Eingangsrechnungen mit dem Finanzamt

Wenn die Rechnungsprüfung im Unternehmen eine fehlerhafte Rechnung identifiziert, müssen verantwortliche Mitarbeiter unverzüglich aktiv werden. Der Aussteller der Rechnung muss darüber informiert und zur Korrektur der Rechnung aufgefordert werden. Fehlerhafte Eingangsrechnungen können für den Empfänger der Rechnung auch Probleme mit dem Finanzamt nach sich ziehen: Neben einem möglichen Verlust des Vorsteuerabzugs kann als weitere Folge die Rechnungssumme möglicherweise nicht als Betriebsausgabe verbucht werden. Hinzu kommt, dass nachträgliche Änderungen von Rechnungsbuchungen kompliziert sind, einen hohen Aufwand bedeuten und somit noch mehr Zeit und Geld kosten.

Rechnungen nicht selbst korrigieren

Es ist nicht zulässig, fehlerhafte Eingangsrechnungen selbst zu korrigieren. Wichtig zu wissen: Ausschließlich der Rechnungsaussteller ist zu einer Rechnungsanpassung berechtigt. Dabei sollte aber auch er die verwendete Software nutzen und keine handschriftlichen Änderungen vornehmen. Zudem sieht die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vor, dass Rechnungen lediglich bei zwingender Notwenigkeit geändert werden dürfen. Während etwa ein fehlendes Rechnungsdatum ergänzt oder ein falsches Rechnungsdatum korrigiert werden darf, ist eine nachträgliche Änderung der Rechnungssumme ausgeschlossen. Korrekturen durch den Rechnungsempfänger sind prinzipiell nicht erlaubt.

Vorteile bei der digitalen Rechnungsverarbeitung

Sachliche, formale und rechnerische Rechnungsprüfungen sind komplexe Prozesse, die korrekt und gleichzeitig schnell durchgeführt werden müssen. Dauert der Prozess der Prüfung zu lange, gehen Skonti und andere Rabatte verloren. Es drohen sogar Mahngebühren und Schufa-Einträge, wenn die Begleichung von Rechnungen zu lange verzögert wird. Die Buchung von Rechnungen ist fehleranfällig, denn beim Eintippen von Rechnungsdaten kann es zu Tippfehlern oder falschen Angaben kommen. Dazu kommt, dass die Papierrechnungen archiviert werden müssen. Oft werden auch Kopien für die einzelnen Sachbearbeiter und für Vorgesetzte benötigt.

Nutzen Unternehmen eine digitale Rechnungsverarbeitung, profitieren sie von einigen Vorteilen:

  • Die verbesserte Vorgehensweise beginnt bereits beim Rechnungseingang. Hier geht die Rechnung entweder bereits in digitaler Form als E-Rechnung ein oder wird im Unternehmen eingescannt. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) indexiert die Rechnungen und erkennt alle Felder automatisch. Die Felder werden automatisch zugeordnet, was Fehler bei der manuellen Eingabe vermeidet.
  • Anschließend wird die Rechnung im DMS abgelegt. Ab diesem Moment steht die digitale Rechnung im IT-System zur Verfügung und kann von allen berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. Das macht es auch leichter, nach dem Dokument zu suchen.

Beispiel für einen Rechnungsvarbeitungsprozess:

Rechnungsverarbeitungsprozess mit DMS (PP)

Billentis hat eine Studie veröffentlicht, die aufzeigt, dass die Bearbeitung einer Papier-Rechnung fast 20 Euro kostet. Diese Kosten lassen sich zu einem großen Teil einsparen, wenn auf eine digitale Eingangsrechnung gesetzt wird.

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung können die Prüfungen und Genehmigungen von Rechnungen darüber hinaus ebenfalls in elektronischer Form erfolgen und automatisiert werden. Das beschleunigt den Prozess erheblich. Dadurch werden Rechnungen schneller bezahlt und Skonto oder andere Rabatte genutzt. Auch Mahngebühren lassen sich vermeiden, wenn die Rechnungsprüfung digital erfolgt.

Darüber hinaus ergeben sich zahlreiche weitere Vorteile durch die Digitalisierung von Rechnungen:

  1. Eine schnelle und automatisierte Rechnungsbearbeitung steigt natürlich auch die Zuverlässigkeit bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Dadurch wird der Status bei Lieferanten automatisch besser, da Rechnungen schneller und zuverlässiger bezahlt werden.
  2. Die kompletten Abläufe sind außerdem überwachbar und können von Vorgesetzten und berechtigten Mitarbeitern jederzeit nachverfolgt werden. Fallen Mitarbeiter durch Krankheit oder Urlaub aus, können automatisierte Prozesse dies kompensieren.
  3. Weitere Vorteile sind das Vermeiden von Papierkopien und Papierausdrucken.
  4. Auch die Ablage ist einfacher, weil keine Papierordner notwendig sind. Büromaterial wird eingespart, und die Archivierung wird erleichtert, da sie komplett digital abgewickelt wird. Im Grunde genommen werden alle Papierprozesse durch eine digitale Rechnungsverarbeitung abgelöst.

Kostenlose Demo anfordern

Buchprüfungen und Audits sind bei der digitalen Rechnungsverarbeitung wesentlich einfacher. Denn hier stehen die Dokumente im DMS jederzeit zur Verfügung, sind rechtssicher archiviert und lassen sich jederzeit abrufen. Das erleichtert die Suche nach den notwendigen Dokumenten für das Audit oder die Buchführung. Außerdem können auf diesem Weg Bußgelder, etwa bei fehlenden Dokumenten, vermieden werden.

Hinweis:
Generell ist es ein Problem bei Papierrechnungen, dass diese verloren gehen können oder lange Zeit auf Schreibtischen liegen, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung kommt das nicht vor, da die Dokumente sofort in elektronischer Form im DMS vorliegen und von allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern verwendet werden können. Das erspart das Wiederbeschaffen von Dokumenten, die nicht mehr auffindbar sind.

Genehmigungen sind durch die digitale Rechnungsprüfung zuverlässiger

Vor allem in turbulenten Zeiten, oder wenn Mitarbeiter viel zu tun haben, kann es passieren, dass Rechnungen schnell „durchgewunken“ werden, weil die Zeit oder die Informationen für eine genauere Prüfung fehlen. Auch beim Ablaufen von Zahlungsfristen kann es passieren, dass die Mitarbeiter überlastet sind und Rechnungen freigeben, die noch nicht freigegeben werden sollen.

Vorteile bei der digitalen Rechnungsverarbeitung

Das lässt sich beim Einsatz der digitalen Rechnungsverarbeitung vermeiden. Hier haben die Mitarbeiter alle Informationen schnellstmöglich verfügbar und können die Genehmigungen wesentlich zeitnaher und einfacher durchführen.

Die Genehmigungen werden durch die digitale Rechnungsprüfung zuverlässiger, da eine bessere Prüfung möglich ist. Hinzu kommt die Transparenz, die es Vorgesetzten erlaubt, jederzeit einen Blick auf einen Vorgang zu werfen, ohne zuvor eine Kopie anfordern zu müssen. Die Gefahr, dass Rechnungen ohne Kontrolle freigegeben werden, sinkt bei der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung drastisch.

Tipp:
Eine automatisierte, digitale Rechnungsprüfung vereinfacht die Genehmigungen sehr stark, da nur wenige Mausklicks notwendig sind. Gleichzeitig minimiert sich die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters und dessen Zufriedenheit, weil er seine Aufgaben mit den richtigen Hilfsmitteln schneller und gleichzeitig effektiver durchführen kann.

Invoice Processing Optimization Workflow - DE

Informationen jederzeit verfügbar

Hat ein Buchhalter oder ein Sachbearbeiter Rückfragen zu einer Rechnung, lassen sich die notwendigen Daten und Informationen jederzeit und idealerweise an jedem Ort abrufen und anzeigen. Das erhöht den Informationsfluss deutlich. Verantwortliche Mitarbeiter können auf diesem Weg auch mit dem Smartphone oder Tablet Informationen abrufen oder Rechnungen freigeben.

Der Vorteil dabei ist, dass keine Informationen mehr langwierig gesucht werden müssen oder schlichtweg nicht vorhanden sind, sondern über das DMS und die digitale Rechnungsverarbeitung und deren Volltextsuche sofort verfügbar sind.

Eine Studie von IDC zeigt, dass Mitarbeiter enorm viel Zeit damit verbringen, Papierdokumente zu bearbeiten, abzulegen, zu archivieren und Informationen darin zu suchen. IDC geht davon aus, dass bei einem Betrieb mit 1.000 Mitarbeitern fast 213 Mitarbeiter nur damit beschäftigt sind, Papierdokumente zu verwalten.

Papierdokumente verursachen Kosten und gefährden das Risiko

Über Papierdokumente werden im Unternehmen einige Kosten verursacht, etwa durch Drucken und Kopieren. Dazu kommt die Arbeitszeit, die benötigt wird, um Papierdokumente abzulegen und zu archivieren. Das Drucken und Kopieren verursacht Gesundheitsrisiken im Unternehmen, zum Beispiel durch Ozon und Feinstaub. Auch das kann bei digitalen Rechnungen vermieden werden.

Die Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro und Medienerzeugnisse (BG ETEM) erläutert in einem Dokument die Gesundheitsrisiken von Druckern und Kopierern in Büros. 

Elektronische Rechnungen nutzen

Bei der Verwendung der digitalen Rechnungsprüfung werden eingehende Papierrechnungen eingescannt oder Rechnungen per E-Mail direkt in das System übernommen.

  • Elektronische Rechnungen, die zum Beispiel per E-Mail oder Fax-Server im Unternehmen eingehen, müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen.
  • Wichtig ist, dass Rechnungen, die in elektronische Form vorliegen, auch in elektronischer Form abgelegt und archiviert werden müssen. Das ist die Aufgabe eines DMS.
  • Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren, müssen Sie unbedingt darauf achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind.
  • Gemäß der Aufbewahrungspflicht müssen Geschäftsdokumente in Deutschland mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, in Österreich mindestens 7 Jahre.

Tipp:
Elektronische Rechnungen sind seit dem 01. Juli 2011 in Deutschland nach dem Steuervereinfachungsgesetz durch Änderungen des §14 des Umsatzsteuergesetzes den Papierrechnungen gleichgestellt.

Bedingungen für elektronische Rechnungen

Der Rechnungseingang muss jederzeit nachvollziehbar sein, damit die Archivierung korrekt vorgenommen werden kann. Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Bedingungen entsprechen, damit diese gültig sind. Für die Anerkennung einer elektronischen Rechnung beim Finanzamt, müssen die folgende Kriterien erfüllet sein:

  1. Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung
  2. Echtheit der Herkunft, zum Beispiel durch eine Signatur
  3. Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  4. Lesbarkeit der Rechnung

Hilfreiche Infos erhalten Sie beim Verband elektronische Rechnung (VeR).

Sobald die Eingangsrechnungen im DMS integriert sind, lassen sich automatisierte Vorgänge starten, mit denen die Rechnungen geprüft und freigegeben werden.

Hinweis:
Gute DMS enthalten bereits vorgefertigte Workflows, die sich schnell an die Anforderungen jedes Betriebs anpassen lassen. Die Organisation im Unternehmen muss dazu nicht umgestellt werden. Ein DMS passt sich dem Unternehmen an und bietet in kürzester Zeit umfangreiche Vorteile. Ein gutes DMS mit einer integrierten, digitalen Rechnungsverarbeitung ist problemlos implementierbar und bietet sofort Verbesserungen beim Ablauf der verschiedenen Aktionen, die zur Rechnungsprüfung notwendig sind.

  • Die Fraunhofer IAO-Studie „E-Invoicing in Deutschlands TOP-700-Unternehmen“ kommt ebenfalls zu dem Ergebnis, dass Unternehmen aller Größen und Branchen enorm davon profitieren, wenn sie auf eine digitale Rechnungsverarbeitung setzen.
  • Das wird auch durch eine Studie der Helsinki-Aalto University School of Business deutlich. Durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen kann die Umlaufzeit von Rechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringert werden.
  • Zu dem gleichen Ergebnis kommt eine Studie von Ardent Partners. Die Studie zeigt auf, dass sich die Kosten der Rechnungsverarbeitung um über 80% reduzieren lassen, genauso wie die Dauer der Verarbeitung einer Rechnung um 80% sinken kann.

Hier erschließt sich auch ein weiterer Vorteil beim Einsatz von digitalen Eingangsrechnungen: Die erfassten Daten stehen im DMS zur Verfügung und lassen sich auch an andere Systeme weitergeben. Das ermöglicht den Austausch von Daten aus Eingangsrechnungen mit dem ERP-System oder der Analyse-Software, die den Zugriff auf die Daten der Eingangsrechnungen benötigen. Eine manuelle Eingabe ist auch hier nicht mehr erforderlich.

DMS sind auch in der Cloud verfügbar

Für ein gutes DMS ist es nicht unbedingt notwendig, dass Unternehmen Hard- und Software benötigen, und zum Beispiel auch eigene Server betreiben müssen. Viele Lösungen stehen in der Cloud zur Verfügung.

Durch eine so genannte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung müssen Sie sich nicht um die Einrichtung und Verwaltung der Server und der Software kümmern. Diese Aufgaben übernimmt der Dienstleister, der das DMS-System zur Verfügung stellt.

Hinweis:
Ein Dokumentenmanagement-System sollte die Möglichkeit bieten, jederzeit vom lokalen Rechenzentrum in die Cloud zu wechseln. Beim Einsatz von hybriden Systemen werden die Vorteile beider Welten genutzt. Findet der Betrieb in deutschen Rechenzentren statt, ist die Sicherheit der Daten in jedem Fall gewährleistet.

Ablauf beim Umsteigen auf digitale Eingangsrechnungen

Die Umstellung auf einen digitalen Rechnungseingang lässt sich in vier verschiedene Schritte untergliedern. Diese stellen auch die Grundpfeiler dar, mit der die digitale Rechnungsverarbeitung durchgeführt wird.

  1. Sobald elektronische Rechnungen im E-Mail-System oder Fax-Server beim Unternehmen eingegangen sind, werden sie durch das DMS entgegengenommen.
  2. Das DMS startet daraufhin die hinterlegten Workflows zur automatisierten und digitalen Rechnungsverarbeitung. In diesem Bereich müssen zuvor die einzelnen Mitarbeiter mit eingebunden werden, damit die Prozesse so problemlos wie möglich ablaufen können.
  3. Anschließend werden auch die Genehmigungen der Rechnungen, inklusive Eskalationsstufen, eingeführt und festgelegt, welche Mitarbeiter auf welchen Wegen die Rechnungsfreigabe erteilen können. Viele DMS sind hier auch mobil verfügbar und werden über die Cloud bereitgestellt. Das ermöglicht die Freigabe der Rechnung von jedem Ort aus.
  4. Der letzte Schritt besteht in der rechtssicheren Archivierung der Rechnung. Dazu wird diese im DMS abgelegt und so lange gespeichert, bis der maximale Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Danach kann ein DMS die archivierten Daten automatisch löschen.

Tipp:
Es ist in den meisten Fällen nicht notwendig, Dokumente länger als gesetzlich vorgeschrieben aufzubewahren. Das manuelle Löschen von Dokumenten und das Zerstören von Papierrechnungen ist sehr zeitintensiv, da genau geprüft werden muss, wann der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist.

Mit einem DMS ist das sehr einfach realisierbar, da hier die Speicherzeit der Dokumente digital erfasst wird. So lassen sich Dokumente schnell und einfach manuell löschen, oder – noch einfacher – automatisiert.

Neuer Call-to-Action

Eingangsrechnungen spielen für Unternehmen eine wichtige Rolle. Durch die Digitalisierung von Rechnungen lassen sich Kosten sparen, Ressourcen schonen, Mitarbeiter entlasten und Gutschriften, wie zum Beispiel Skonto, zuverlässig nutzen. Hinzu kommt die vollständige Transparenz der kompletten Rechnungsverarbeitung, inklusive der rechtssicheren Archivierung. Es lohnt sich also, sich mit dem Thema umfassend auseinanderzusetzen. Papierlose Rechnungen sind darüber hinaus ein effektiver Beitrag zum Natur- und Klimaschutz.

Kundenerfolgsgeschichten

Referenz

Über ein Cloud-basiertes DMS verbindet die BMK Gruppe ihre weltweiten Aktivitäten und optimiert damit globale Prozesse

Die BMK Gruppe, ein führender Hersteller für Oberflächenbeschichtungen und Imprägnate, profitiert vom deutschen Hauptsitz aus auch von einer Expansion auf internationaler Ebene. Voraussetzung für den Erfolg des Unternehmens ist nicht zuletzt auch eine leistungsfähige Buchhaltung mithilfe eines Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Systems. Zuvor gab es Reibungsverluste und es gingen immer wieder Dokumente verloren, die von Mitarbeitern auf Dienstreisen zwischen den Standorten transportiert wurden. Per Post versandte Eingangsrechnungen trafen nicht selten verspätet in der Buchhaltung ein, was beispielsweise auch dazu führte, dass kein Skonto mehr abgezogen werden konnte.

Dem Unternehmen wurde schnell klar, dass das bisherige System durch eine andere Lösung ersetzt werden musste – die bei DocuWare gefunden wurde. Dabei war die Cloud-Fähigkeit des DocuWare-DMS einer der ausschlaggebenden Faktoren für die Entscheider bei BMK. Da DocuWare den kompletten Funktionsumfang der Lösung standardmäßig in der Cloud anbietet, etwa den mobilen Dokumentenzugriff sowie verschiedenste Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, ging die Software gegenüber den Wettbewerberprodukten letztendlich als klarer Favorit hervor. Nach der Systementscheidung wurden zunächst die erforderlichen Workflows erstellt und das Finanzbuchhaltungssystem Varial integriert. Identisch ging man bei der DocuWare-Einführung am amerikanischen Standort Lexington in North Carolina vor. Dabei erwies sich die zuvor getroffene Entscheidung für die Cloud als immenser Vorteil, da die Implementierung der amerikanischen Prozesse von Deutschland aus vorgenommen werden konnte. Innerhalb von zwei Wochen konnten die Kollegen in den USA eingearbeitet werden und bei Bedarf wurden Prozesse vor Ort angepasst.

Für die BMK Gruppe waren eine Optimierung und Automatisierung der IT-Abläufe eine klare Zielvorgabe – die beim DocuWare-Projekt vollständig erfüllt wurden. Die Lösung bietet reichlich Ansatzpunkte für effiziente Workflows, etwa die automatische Indizierung eingehender Belege zur Vermeidung manueller Fehler und zur Beschleunigung der Prozesse. Erfreulicherweise verzeichnete BMK kurz nach Inbetriebnahme des DocuWare-Systems eine User-Zustimmung, deren erstaunliche Höhe das Unternehmen vollends begeisterte. Und diese eindeutige Akzeptanz durch die Anwender ist bei der Implementierung eines neuen Systems, noch dazu bei parallelem Umstieg auf eine Cloud-Lösung, alles andere als eine Selbstverständlichkeit.

DocuWare unterstützt mit einem umfassenden Cloud-Konzept optimal die „Cloud only“-Strategie des mittelständischen Unternehmens, das auf weltweite Expansion setzt.

Referenz

Beim Recycling-Dienstleister Meindl steuert ein zentraler Dokumenten-Pool mithilfe digitaler Workflows die Bearbeitung aller Unterlagen

Als führendes Unternehmen im Recycling-Segment hatte sich der Entsorgungsservice Meindl aus Lappersdorf das Ziel gesetzt, sämtliche Abläufe im Betrieb so effizient, nachhaltig und zeitgemäß wie möglich umzustrukturieren. Diese Neuorganisation der Arbeitsabfolgen konnte 2018 dank des Dokumentenmanagement-Systems von DocuWare zur vollsten Zufriedenheit des Unternehmens erreicht werden.

Bei Meindl fällt jeden Tag ein beachtliches Volumen an Dokumenten an, denn Recycling-Dienstleister sind verpflichtet, Übergabe- und Begleitscheine für jeden einzelnen Entsorgungsauftrag revisionssicher zu archivieren. Hinzu kommen Rechnungen und Lieferscheine. Bis zu acht Mitarbeiter waren zuvor täglich mit der Sortierung und Archivierung der Unterlagen beschäftigt. Für eine Digitalisierung dieser Arbeiten und um einen schnelleren Zugriff auf die Belege zu ermöglichen, war für Meindl die Einführung eines DMS unumgänglich. Die vielseitigen Einsatzoptionen des DocuWare Systems spielten bei der Entscheidung für die Lösung eine ebenso bedeutende Rolle wie die problemlose Anbindung an die Entsorgungs-Software ConWin.

Bei der gesamten Verwaltung des zentralen Dokumenten-Pools ist die Digitalisierung sämtlicher Auftragsdokumente zum relevantesten Einsatzbereich geworden. Für deutlich mehr Effizienz sorgt das Dokumentenmanagement-System aber auch im Rechnungswesen. Digitale Arbeitsabläufe übernehmen an der Stelle zum Beispiel die Prüfung aller Eingangsrechnungen, die anschließend im System von DocuWare archiviert werden – als E-Mail-Rechnung oder bei vorliegenden Papierrechnungen über einen automatischen Scan- und Indexierungsworkflow.

Ebenso profitiert die Personalabteilung von Meindl inzwischen von den papierlosen Arbeitsabläufen. Nach dem Scannen aller Unterlagen der etwa 250 Beschäftigten im Unternehmen wurden die Mitarbeiterdaten in elektronische Personalakten überführt. Interne Vorgänge wie die Verteilung von Gehaltsabrechnungen oder die Bearbeitung von Krankmeldungen können dank digitaler Workflows nun weit schneller bearbeitet werden.

Nicht zuletzt kann Meindl mithilfe des DMS auch seinen Kunden einen zusätzlichen Service bieten. So haben Geschäftspartner nunmehr die Option, über ein eigenes Kundenportal auf ihre Auftragsdokumente sowie Rechnungen zuzugreifen. Die Unterlagen können sie zudem selbständig herunterladen – effizient und zeitgemäß. Mit DocuWare hat Meindl volldigitalisierte und automatisierte Arbeitsabläufe geschaffen, von denen alle profitieren: die Unternehmensführung, die Mitarbeiter und die Kunden.

Wie unterstützt DocuWare dabei, den Rechnungseingang digital zu verarbeiten?

Die Digitalisierung im Rechnungswesen erhöht die Effizienz in der Buchhaltung drastisch, weil etliche Prozesse hochautomatisiert und mit viel weniger menschlichem Zutun ablaufen können. Das beste Beispiel dafür ist die elektronische Rechnung: Hier sorgt DocuWare mit automatisierten Workflows dafür, dass eingehende Rechnungen zur Verarbeitung direkt an die richtige Stelle gelangen; Fehler und Ausnahmen werden automatisch erkannt und Best Practices in der Rechnungsbearbeitung berücksichtigt.

capture-and-Intelligent-Indexing

Die Workflows zur elektronischen Rechnungsverarbeitung können alle wichtigen Informationen zur Weiterverarbeitung direkt an das Buchhaltungsprogramm übermitteln. So ist eine zügige Bezahlung ohne Verzögerungen gewährleistet. Skontofristen lassen sich problemlos einhalten, unnötige Mahnungen gehören endgültig der Vergangenheit an. Und die Buchhalter können ihre Entscheidungen dank der Automatismen wesentlich schneller treffen; sie gewinnen so Zeit für ihre strategischen Aufgaben, etwa bei der Liquiditätsplanung oder im Controlling. Stellenabbau und Jobverlust sind bei aller Digitalisierung kein Thema für die Buchhalter, zumal sie die automatisierten Prozesse nach wie vor überwachen, die wichtigen Parameter einstellen und über unklare Fälle entscheiden müssen.

Weil im Rechnungswesen tagein, tagaus sensible Dokumente eintreffen, sind Sicherheit, Zuverlässigkeit und Integrität der digitalen Systeme sehr wichtig, also Berechtigungssysteme, Firewalls, Virenscanner und Datenverschlüsselung in Bezug auf alle digitalen Prozesse. DocuWare empfiehlt darüber hinaus, die Belegschaft in entsprechenden Workshops oder Schulungen weiterzubilden, um die nötige Sicherheit zu gewährleisten. Nur dann ist das Unternehmen nach der Digitalisierung der Prozesse im Rechnungswesen auch bei Audits auf der sicheren Seite.

Dank intelligenter Archivierung lassen sich alle geforderten Daten – aber auch genau nur die – in Echtzeit schnell und vollständig elektronisch an den Auditor bzw. Steuerprüfer übermitteln. Bei offenen Fragen zu einem Rechnungsprozess reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, was Mahn- und Bußgelder vermeidet; selbst kurze Fristen sind kein Problem.

Außerdem unterstützt DocuWare ein Unternehmen im Rechnungswesen dabei, allen Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen Genüge zu tun. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Eine automatische Datenprüfung kann zum Beispiel alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG kontrollieren, bei Unstimmigkeiten für eine Benachrichtigung sorgen und so alle Rechnungen aufzeigen, die sich nicht ordnungsgemäß buchen lassen. So spart eine Digitalisierungsstrategie und damit das Rechnungswesen 4.0 nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht auch die Prozessqualität und die Datensicherheit. Außerdem hilft die E-Rechnung bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften und der Implementierung von Best Practices in der Rechnungsbearbeitung.

In dem nachfolgenden Video erfahren Sie, wie Sie mit DocuWare für Rechnungsverarbeitung Eingangsrechnungen erfassen, archivieren und wiederfinden:

Häufige Fragen zur Eingangsrechnung:

Was ist eine Eingangsrechnung?

Als Eingangsrechnung wird ein Dokument bezeichnet, das von Dritten, also Lieferanten, Händlern oder Service-Providern, in einem Unternehmen eingeht. Die Eingangsrechnung fordert den Rechnungsempfänger zum Ausgleich einer offenen Forderung auf. 

Wie lange müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?

Wie die meisten betrieblichen Dokumente unterliegen auch Eingangsrechnungen aus steuerrechtlichen Gründen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dieser Zeitraum kann sich sogar noch weiter verlängern, etwa aufgrund einer Außenprüfung durch Steuerbehörden oder wenn ein Geschäftsvorgang innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsdekade noch nicht vollständig zu Ende gebracht worden ist.

Was versteht man unter Ausgangsrechnung?

Über eine Ausgangsrechnung wird einem Kunden dessen Kauf eines Produkts oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung in Rechnung gestellt. Das Dokument definiert sich für die betriebliche Buchhaltung als Pendant zur Eingangsrechnung.

Wie verbucht man eine Eingangsrechnung?

Nach dem Erfassen und sachlichen Prüfen der Eingangsrechnung wird diese auf dem zugehörigen Konto verbucht. Die Buchhaltungsabteilung weist Eingangsrechnungen in der Bilanz als Kreditoren oder Verbindlichkeiten aus.

Wann wird Skonto bei einer Eingangsrechnung gebucht?

Besteht die Möglichkeit der Reduzierung eines Eingangsrechnungsbetrages durch eine Skontierung aufgrund der Rechnungsbegleichung innerhalb eines bestimmten Zeitfensters, wird der Preisnachlass mit der Korrekturbuchung über eine zweite Buchung vorgenommen. Die erste Buchung der Eingangsrechnung wird bei Erhalt ausgeführt, die Korrekturbuchung während des Prozesses der Rechnungsbegleichung.

Ressourcen

DocuWare ist für Sie da

Erfahren Sie, wie Unternehmen in der ganzen Welt Cloud-Lösungen von DocuWare nutzen, um ihr digitales Dokumentenmanagement zu verbessern, ihre Effizienz zu erhöhen und Kosten zu reduzieren.

DocuWare Rechnungsbearbeitung

Rechnungsbearbeitung

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie vorkonfigurierte Workflows für eine direkte oder mehrstufige Freigabe, um schnelle Zahlungen zu gewährleisten und Ihre Geschäftsprozesse produktiver zu gestalten. Mehr erfahren.

DocuWare Personalmanagement

Personalmanagement

Organisieren, sichern und bündeln Sie sämtliche Mitarbeiterunterlagen und rufen Sie wichtige Informationen innerhalb von Sekunden ab. Auch Ihre HR-Prozesse können Sie mit DocuWare signifikant verbessern: Vom Recruiting bis zum Talent Management. Mehr erfahren.

DocuWare Marketing und Vertrieb

Marketing und Vertrieb

Verschaffen Sie Ihrem Vertriebsteam den entscheidenden Wettbewerbsvorteil: Vom ersten Kundenkontakt bis zu den Vertragsverhandlungen haben sie dank des zentralen Cloud-basierten Systems von überall alle relevanten Materialien und Informationen sofort zur Hand. Ein klares Vertragsmanagement sorgt darüber hinaus für Sicherheit. Mehr erfahren.

DocuWare DSGVO und Compliance

DSGVO und Compliance

Mit der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente und der Bereitstellung detaillierter Metadaten geht eine umfassende Zugangskontrolle einher. Darüber hinaus können Sie zielgerichtet nach Kundeninformationen suchen sowie Daten nach Bedarf löschen. Mehr erfahren.