Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die im Unternehmen geprüft, kontiert und bezahlt werden müssen. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein komplexer Prozess, der rechtskonform abgewickelt werden muss, damit Unternehmen keine Nachteile entstehen.

Vor allem wenn es um den Vorsteuerabzug geht, spielen rechtliche Vorgaben eine wichtige Rolle, deren Einhaltung bei Eingangsrechnungen geprüft werden müssen. Alle Betriebe, die nach §14 des Umsatzsteuergesetztes berechtigt sind Vorsteuer abzuziehen, müssen sicherstellen, dass die Eingangsrechnungen rechtskonform sind. Es wird schnell klar, dass diese Prüfungen zeitintensiv und teuer sind. Es gibt aber Möglichkeiten, die Vorgänge zu automatisieren und mit der Hilfe von Software, wie einem Dokumentenmanagement-System, zu vereinfachen und zu verbessern.

Lesen Sie mehr darüber und erfahren Sie:

• Was ist der Unterschied zwischen einer Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung?
• Wie prüft man Eingangsrechnungen?
• Was tun bei einer fehlerhaften Eingangsrechnung?
• Welche Vorteile hat eine digitale Rechnungsverarbeitung?
• Welche Kriterien müssen elektronische Rechnungen erfüllen?
• Wie kann der Umstieg auf einen digitalen Rechnungseingang erfolgen
• Kundenerfolgsgeschichten
• Wie unterstützt DocuWare dabei, den Rechnungseingang digital zu verarbeiten?
• Häufig gestellte Fragen zum Thema Eingangsrechnung

Bei der Verwaltung von Rechnungen und dem Verwenden eines Dokumentenmanagementsystems zur automatischen Weiterleitung und Verarbeitung spielt die Definition von Eingangsrechnungen und von Ausgangsrechnungen natürlich eine wichtige Rolle.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die im Unternehmen eingeht. Die Eingangsrechnungen müssen erfasst, geprüft und gebucht werden. Über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können automatisierte Abläufe (Workflows) definiert werden. Damit wird festgelegt, zu welchen Mitarbeitern die Rechnung weitergeleitet werden muss. Hier spielen natürlich Rechnungsprüfung und zügige Bezahlung eine wichtige Rolle, damit Rabatte ausgenutzt werden können.

Eingangsrechnungen gehen von Dritten im Unternehmen ein, also zum Beispiel Lieferanten und Dienstleister. Über automatisierte Abläufe kann das Freigeben von Rechnungen zur Zahlung automatisiert werden. Die notwendigen Mitarbeiter werden informiert, über ein Eskalationsmodell können lange Bearbeitungszeiten automatisiert vermieden werden. Bei einem digitalen Rechnungseingang gehen die Rechnungen in digitaler Form ein, zum Beispiel per elektronischem Datenaustausch (EDI) oder via E-Mail. Im DMS können daraufhin automatisierte Abläufe (Workflows) gestartet werden, mit denen Eingangsrechnungen schnell und effektiv verarbeitet werden. Alternativ werden Papierdokumente eingescannt und danach in das DMS integriert.

Um Eingangsrechnungen richtig und zeitnah buchen und damit auch bezahlen zu können, spielt die Rechnungsprüfung eine wichtige Rolle. Bei der sachlichen Rechnungsprüfung müssen Sie im Unternehmen sicherstellen, dass Eingangsrechnung und Lieferung übereinstimmen und die Rechnung korrekt ist. Hier sind oft mehrere Mitarbeiter involviert, welche die Rechnungen prüfen müssen. Über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können diese Abläufe weitgehend automatisiert und vor allem beschleunigt werden.

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Ausgangsrechnungen sind das Pendant zu Eingangsrechnungen. Sie werden von Unternehmen einem Dritten ausgestellt, der Produkte oder Dienstleistungen bezahlen muss. Hier sind natürlich andere Abläufe (Workflows) im Dokumentenmanagementsystem wichtig. So müssen zum Beispiel der Zahlungseingang von Ausgangsrechnungen automatisiert überwacht und Aktionen gestartet werden können, die im Dokumentenmanagementsystem über Abläufe hinterlegt wurden.

Geht eine Rechnung im Unternehmen ein, muss diese sachlich, rechnerisch und formal geprüft werden. Um die Prüfung kümmern sich unter Umständen mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Bei der formalen Rechnungsprüfung werden die notwendigen, vorgeschriebenen Rechnungsdaten durch die Kreditorenbuchhaltung geprüft.

Eine Rechnung muss bestimmte Formalien einhalten, damit sie gültig ist und als Beleg für den Vorsteuerabzug genutzt werden kann.

Tipp:
Auf der Seite der IHK Frankfurt/FFM sind Informationen zu finden, worauf bei Eingangsrechnungen geachtet werden muss. Diese Angaben müssen auf Papierrechnungen genauso vorhanden sein, wie auf digitalen Rechnungen, die zum Beispiel per E-Mail eingehen.

Die Prüfung stellt sicher, dass die Beträge, die auf der Rechnung aufgeführt sind, rechnerisch korrekt sind und die richtigen Steuersätze und Beträge aufgeführt werden. Auch die Gesamtsumme und alle weiteren Berechnungen werden hier überprüft. In den meisten Fällen übernimmt diese Aufgaben ebenfalls die Kreditorenbuchhaltung.

Sachliche Prüfungen haben wiederum die Aufgabe festzustellen, ob das entsprechende Produkt, das verrechnet wurde, auch bestellt worden ist. Auch Anzahl, Qualität und der vereinbarte Preis werden an dieser Stelle überprüft. Diese Aufgaben werden meistens durch Sachbearbeiter in Fachabteilungen oder im Einkauf übernommen.

Rechnungen werden also einer sachlichen, fachlichen und formalen Überprüfung unterzogen, genehmigt, gebucht und dann bezahlt. Das ist aufwendig und zeitintensiv. Unternehmen sollten daher nach Möglichkeit die Rechnungsprüfung in der Buchhaltung optimieren.

Pflichtangaben bei Eingangsrechnungen beachten

Rechnungen müssen bestimmten Kriterien entsprechen. Die Pflichtangaben auf Rechnungen werden zum Beispiel im Umsatzsteuergesetz festgehalten. Nach § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UstG müssen Rechnungen mindestens folgende Daten enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder die Art und der Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Beträge
• Vereinbarte Minderungen der Rechnungssumme
• Steuerbetrag und eventuell Hinweis auf Steuerbefreiung
• Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Diese Daten müssen sowohl auf Papierrechnungen, als auch auf digitalen Rechnungen vorhanden sein.

Werden bei der Prüfung von Eingangsrechnungen Fehler entdeckt, dürfen und sollten diese keinesfalls ignoriert werden. Vielmehr müssen Mitarbeiter im Unternehmen den Rechnungssteller unmittelbar darauf aufmerksam machen und eine korrigierte Version anfordern. Idealerweise werden fehlerhafte Eingangsrechnungen bereits vor der Buchung der Rechnung erkannt. Wurden die Rechnungen hingegen bereits verbucht, müssen die betreffenden Buchungen natürlich rückgängig gemacht werden.

Das sind die häufigsten Fehler bei Eingangsrechnungen

Neben einer fehlerhaften Rechnungssumme, die bei der sachlichen Rechnungsprüfung auffallen sollte, gibt es eine Vielzahl weiterer potenzieller Fehlerquellen, die bei Eingangsrechnungen vorkommen können. Beispiele hierfür sind:

• Unvollständige oder falsche Adressangaben des Rechnungsausstellers oder des Rechnungsempfängers
• Falsches oder fehlendes Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fehlende Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
• Fehlende Rechnungsnummer
• Falsche oder unzureichende Beschreibungen der zu berechnenden Produkte oder Dienstleistungen
• Fehlerhafter oder fehlender Leistungszeitraum
• Falsche Berechnung der Rechnungsendsumme
• Fehlerhafte Umsatzsteuerberechnung oder falscher Prozentsatz

Vermeiden Sie Probleme aufgrund fehlerhafter Eingangsrechnungen mit dem Finanzamt

Wenn die Rechnungsprüfung im Unternehmen eine fehlerhafte Rechnung identifiziert, müssen verantwortliche Mitarbeiter unverzüglich aktiv werden. Der Aussteller der Rechnung muss darüber informiert und zur Korrektur der Rechnung aufgefordert werden. Fehlerhafte Eingangsrechnungen können für den Empfänger der Rechnung auch Probleme mit dem Finanzamt nach sich ziehen: Neben einem möglichen Verlust des Vorsteuerabzugs kann als weitere Folge die Rechnungssumme möglicherweise nicht als Betriebsausgabe verbucht werden. Hinzu kommt, dass nachträgliche Änderungen von Rechnungsbuchungen kompliziert sind, einen hohen Aufwand bedeuten und somit noch mehr Zeit und Geld kosten.

Rechnungen nicht selbst korrigieren

Es ist nicht zulässig, fehlerhafte Eingangsrechnungen selbst zu korrigieren. Wichtig zu wissen: Ausschließlich der Rechnungsaussteller ist zu einer Rechnungsanpassung berechtigt. Dabei sollte aber auch er die verwendete Software nutzen und keine handschriftlichen Änderungen vornehmen. Zudem sieht die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vor, dass Rechnungen lediglich bei zwingender Notwenigkeit geändert werden dürfen. Während etwa ein fehlendes Rechnungsdatum ergänzt oder ein falsches Rechnungsdatum korrigiert werden darf, ist eine nachträgliche Änderung der Rechnungssumme ausgeschlossen. Korrekturen durch den Rechnungsempfänger sind prinzipiell nicht erlaubt.

Sachliche, formale und rechnerische Rechnungsprüfungen sind komplexe Prozesse, die korrekt und gleichzeitig schnell durchgeführt werden müssen. Dauert der Prozess der Prüfung zu lange, gehen Skonti und andere Rabatte verloren. Es drohen sogar Mahngebühren und Schufa-Einträge, wenn die Begleichung von Rechnungen zu lange verzögert wird. Die Buchung von Rechnungen ist fehleranfällig, denn beim Eintippen von Rechnungsdaten kann es zu Tippfehlern oder falschen Angaben kommen. Dazu kommt, dass die Papierrechnungen archiviert werden müssen. Oft werden auch Kopien für die einzelnen Sachbearbeiter und für Vorgesetzte benötigt.

Nutzen Unternehmen eine digitale Rechnungsverarbeitung, profitieren sie von einigen Vorteilen:

• Die verbesserte Vorgehensweise beginnt bereits beim Rechnungseingang. Hier geht die Rechnung entweder bereits in digitaler Form als E-Rechnung ein oder wird im Unternehmen eingescannt. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) indexiert die Rechnungen und erkennt alle Felder automatisch. Die Felder werden automatisch zugeordnet, was Fehler bei der manuellen Eingabe vermeidet.
• Anschließend wird die Rechnung im DMS abgelegt. Ab diesem Moment steht die digitale Rechnung im IT-System zur Verfügung und kann von allen berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. Das macht es auch leichter, nach dem Dokument zu suchen.

Beispiel für einen Rechnungsvarbeitungsprozess:

Billentis hat eine Studie veröffentlicht, die aufzeigt, dass die Bearbeitung einer Papier-Rechnung fast 20 Euro kostet. Diese Kosten lassen sich zu einem großen Teil einsparen, wenn auf eine digitale Eingangsrechnung gesetzt wird.

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung können die Prüfungen und Genehmigungen von Rechnungen darüber hinaus ebenfalls in elektronischer Form erfolgen. Eine automatisierte Buchhaltung beschleunigt den Prozess erheblich. Dadurch werden Rechnungen schneller bezahlt und Skonto oder andere Rabatte genutzt. Auch Mahngebühren lassen sich vermeiden, wenn die Rechnungsprüfung digital erfolgt.

Darüber hinaus ergeben sich zahlreiche weitere Vorteile durch die Digitalisierung von Rechnungen:

1. Eine schnelle und automatisierte Rechnungsbearbeitung steigt natürlich auch die Zuverlässigkeit bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Dadurch wird der Status bei Lieferanten automatisch besser, da Rechnungen schneller und zuverlässiger bezahlt werden.
2. Die kompletten Abläufe sind außerdem überwachbar und können von Vorgesetzten und berechtigten Mitarbeitern jederzeit nachverfolgt werden. Fallen Mitarbeiter durch Krankheit oder Urlaub aus, können automatisierte Prozesse dies kompensieren.
3. Weitere Vorteile sind das Vermeiden von Papierkopien und Papierausdrucken.
4. Auch die Ablage ist einfacher, weil keine Papierordner notwendig sind. Büromaterial wird eingespart, und die Archivierung wird erleichtert, da sie komplett digital abgewickelt wird. Im Grunde genommen werden alle Papierprozesse durch ein digitales Rechnungsmanagement abgelöst.

Buchprüfungen und Audits sind bei der digitalen Rechnungsverarbeitung wesentlich einfacher. Denn hier stehen die Dokumente im DMS jederzeit zur Verfügung, sind rechtssicher archiviert und lassen sich jederzeit abrufen. Das erleichtert die Suche nach den notwendigen Dokumenten für das Audit oder die Buchführung. Außerdem können auf diesem Weg Bußgelder, etwa bei fehlenden Dokumenten, vermieden werden.

Hinweis:
Generell ist es ein Problem bei Papierrechnungen, dass diese verloren gehen können oder lange Zeit auf Schreibtischen liegen, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung kommt das nicht vor, da die Dokumente sofort in elektronischer Form im DMS vorliegen und von allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern verwendet werden können. Das erspart das Wiederbeschaffen von Dokumenten, die nicht mehr auffindbar sind.

Genehmigungen sind durch die digitale Rechnungsprüfung zuverlässiger

Vor allem in turbulenten Zeiten, oder wenn Mitarbeiter viel zu tun haben, kann es passieren, dass Rechnungen schnell „durchgewunken“ werden, weil die Zeit oder die Informationen für eine genauere Prüfung fehlen. Auch beim Ablaufen von Zahlungsfristen kann es passieren, dass die Mitarbeiter überlastet sind und Rechnungen freigeben, die noch nicht freigegeben werden sollen.

Das lässt sich beim Einsatz der digitalen Rechnungsverarbeitung vermeiden. Hier haben die Mitarbeiter alle Informationen schnellstmöglich verfügbar und können die Genehmigungen wesentlich zeitnaher und einfacher durchführen.

Die Genehmigungen werden durch die digitale Rechnungsprüfung zuverlässiger, da eine bessere Prüfung möglich ist. Hinzu kommt die Transparenz, die es Vorgesetzten erlaubt, jederzeit einen Blick auf einen Vorgang zu werfen, ohne zuvor eine Kopie anfordern zu müssen. Die Gefahr, dass Rechnungen ohne Kontrolle freigegeben werden, sinkt bei der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung drastisch.

Tipp:
Eine automatisierte, digitale Rechnungsprüfung vereinfacht die Genehmigungen sehr stark, da nur wenige Mausklicks notwendig sind. Gleichzeitig minimiert sich die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters und dessen Zufriedenheit, weil er seine Aufgaben mit den richtigen Hilfsmitteln schneller und gleichzeitig effektiver durchführen kann.

Informationen jederzeit verfügbar

Hat ein Buchhalter oder ein Sachbearbeiter Rückfragen zu einer Rechnung, lassen sich die notwendigen Daten und Informationen jederzeit und idealerweise an jedem Ort abrufen und anzeigen. Das erhöht den Informationsfluss deutlich. Verantwortliche Mitarbeiter können auf diesem Weg auch mit dem Smartphone oder Tablet Informationen abrufen oder Rechnungen freigeben.

Der Vorteil dabei ist, dass keine Informationen mehr langwierig gesucht werden müssen oder schlichtweg nicht vorhanden sind, sondern über das DMS und die digitale Rechnungsverarbeitung und deren Volltextsuche sofort verfügbar sind.

Eine Studie von IDC zeigt, dass Mitarbeiter enorm viel Zeit damit verbringen, Papierdokumente zu bearbeiten, abzulegen, zu archivieren und Informationen darin zu suchen. IDC geht davon aus, dass bei einem Betrieb mit 1.000 Mitarbeitern fast 213 Mitarbeiter nur damit beschäftigt sind, Papierdokumente zu verwalten.

Papierdokumente verursachen Kosten und gefährden das Risiko

Über Papierdokumente werden im Unternehmen einige Kosten verursacht, etwa durch Drucken und Kopieren. Dazu kommt die Arbeitszeit, die benötigt wird, um Papierdokumente abzulegen und zu archivieren. Das Drucken und Kopieren verursacht Gesundheitsrisiken im Unternehmen, zum Beispiel durch Ozon und Feinstaub. Auch das kann bei digitalen Rechnungen vermieden werden.

Die Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro und Medienerzeugnisse (BG ETEM) erläutert in einem Dokument die Gesundheitsrisiken von Druckern und Kopierern in Büros. 

Elektronische Rechnungen nutzen

Bei der Verwendung der digitalen Rechnungsprüfung werden eingehende Papierrechnungen eingescannt oder Rechnungen per E-Mail direkt in das System übernommen.

• Elektronische Rechnungen, die zum Beispiel per E-Mail oder Fax-Server im Unternehmen eingehen, müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen.
• Wichtig ist, dass Rechnungen, die in elektronische Form vorliegen, auch in elektronischer Form abgelegt und archiviert werden müssen. Das ist die Aufgabe eines DMS.
• Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren, müssen Sie unbedingt darauf achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind.
• Gemäß der Aufbewahrungspflicht müssen Geschäftsdokumente in Deutschland mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, in Österreich mindestens 7 Jahre.

Tipp:
Elektronische Rechnungen sind seit dem 01. Juli 2011 in Deutschland nach dem Steuervereinfachungsgesetz durch Änderungen des §14 des Umsatzsteuergesetzes den Papierrechnungen gleichgestellt.

Der Rechnungseingang muss jederzeit nachvollziehbar sein, damit die Archivierung korrekt vorgenommen werden kann. Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Bedingungen entsprechen, damit diese gültig sind. Für die Anerkennung einer elektronischen Rechnung beim Finanzamt, müssen die folgende Kriterien erfüllet sein:

1. Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung
2. Echtheit der Herkunft, zum Beispiel durch eine Signatur
3. Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
4. Lesbarkeit der Rechnung

Hilfreiche Infos erhalten Sie beim Verband elektronische Rechnung (VeR).

Sobald die Eingangsrechnungen im DMS integriert sind, lassen sich automatisierte Vorgänge starten, mit denen die Rechnungen geprüft und freigegeben werden.

Hinweis:
Gute DMS enthalten bereits vorgefertigte Workflows, die sich schnell an die Anforderungen jedes Betriebs anpassen lassen. Die Organisation im Unternehmen muss dazu nicht umgestellt werden. Ein DMS passt sich dem Unternehmen an und bietet in kürzester Zeit umfangreiche Vorteile. Ein gutes DMS mit einer integrierten, digitalen Rechnungsverarbeitung ist problemlos implementierbar und bietet sofort Verbesserungen beim Ablauf der verschiedenen Aktionen, die zur Rechnungsprüfung notwendig sind.

• Die Fraunhofer IAO-Studie „E-Invoicing in Deutschlands TOP-700-Unternehmen“ kommt ebenfalls zu dem Ergebnis, dass Unternehmen aller Größen und Branchen enorm davon profitieren, wenn sie auf eine digitale Rechnungsverarbeitung setzen.
• Das wird auch durch eine Studie der Helsinki-Aalto University School of Business deutlich. Durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen kann die Umlaufzeit von Rechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringert werden.
• Zu dem gleichen Ergebnis kommt eine Studie von Ardent Partners. Die Studie zeigt auf, dass sich die Kosten der Rechnungsverarbeitung um über 80% reduzieren lassen, genauso wie die Dauer der Verarbeitung einer Rechnung um 80% sinken kann.

Hier erschließt sich auch ein weiterer Vorteil beim Einsatz von digitalen Eingangsrechnungen: Die erfassten Daten stehen im DMS zur Verfügung und lassen sich auch an andere Systeme weitergeben. Das ermöglicht den Austausch von Daten aus Eingangsrechnungen mit dem ERP-System oder der Analyse-Software, die den Zugriff auf die Daten der Eingangsrechnungen benötigen. Eine manuelle Eingabe ist auch hier nicht mehr erforderlich.

DMS sind auch in der Cloud verfügbar

Für ein gutes DMS ist es nicht unbedingt notwendig, dass Unternehmen Hard- und Software benötigen, und zum Beispiel auch eigene Server betreiben müssen. Viele Lösungen stehen in der Cloud zur Verfügung.

Durch eine so genannte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung müssen Sie sich nicht um die Einrichtung und Verwaltung der Server und der Software kümmern. Diese Aufgaben übernimmt der Dienstleister, der das DMS-System zur Verfügung stellt.

Hinweis:
Ein Dokumentenmanagement-System sollte die Möglichkeit bieten, jederzeit vom lokalen Rechenzentrum in die Cloud zu wechseln. Beim Einsatz von hybriden Systemen werden die Vorteile beider Welten genutzt. Findet der Betrieb in deutschen Rechenzentren statt, ist die Sicherheit der Daten in jedem Fall gewährleistet.

Die Umstellung auf einen digitalen Rechnungseingang lässt sich in vier verschiedene Schritte untergliedern. Diese stellen auch die Grundpfeiler dar, mit der die digitale Rechnungsverarbeitung durchgeführt wird.

1. Sobald elektronische Rechnungen im E-Mail-System oder Fax-Server beim Unternehmen eingegangen sind, werden sie durch das DMS entgegengenommen.
2. Das DMS startet daraufhin die hinterlegten Workflows zur automatisierten und digitalen Rechnungsverarbeitung. In diesem Bereich müssen zuvor die einzelnen Mitarbeiter mit eingebunden werden, damit die Prozesse so problemlos wie möglich ablaufen können.
3. Anschließend werden auch die Genehmigungen der Rechnungen, inklusive Eskalationsstufen, eingeführt und festgelegt, welche Mitarbeiter auf welchen Wegen die Rechnungsfreigabe erteilen können. Viele DMS sind hier auch mobil verfügbar und werden über die Cloud bereitgestellt. Das ermöglicht die Freigabe der Rechnung von jedem Ort aus.
4. Der letzte Schritt besteht in der rechtssicheren Archivierung der Rechnung. Dazu wird diese im DMS abgelegt und so lange gespeichert, bis der maximale Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Danach kann ein DMS die archivierten Daten automatisch löschen.

Tipp:
Es ist in den meisten Fällen nicht notwendig, Dokumente länger als gesetzlich vorgeschrieben aufzubewahren. Das manuelle Löschen von Dokumenten und das Zerstören von Papierrechnungen ist sehr zeitintensiv, da genau geprüft werden muss, wann der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist.

Mit einem DMS ist das sehr einfach realisierbar, da hier die Speicherzeit der Dokumente digital erfasst wird. So lassen sich Dokumente schnell und einfach manuell löschen, oder – noch einfacher – automatisiert.

Eingangsrechnungen spielen für Unternehmen eine wichtige Rolle. Durch die Digitalisierung von Rechnungen lassen sich Kosten sparen, Ressourcen schonen, Mitarbeiter entlasten und Gutschriften, wie zum Beispiel Skonto, zuverlässig nutzen. Hinzu kommt die vollständige Transparenz der kompletten Rechnungsverarbeitung, inklusive der rechtssicheren Archivierung. Es lohnt sich also, sich mit dem Thema umfassend auseinanderzusetzen. Eine papierlose Buchhaltung ist darüber hinaus ein effektiver Beitrag zum Natur- und Klimaschutz.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen erhöht die Effizienz in der Buchhaltung drastisch, weil etliche Prozesse hochautomatisiert und mit viel weniger menschlichem Zutun ablaufen können. Das beste Beispiel dafür ist die elektronische Rechnung: Hier sorgt DocuWare mit automatisierten Workflows dafür, dass eingehende Rechnungen zur Verarbeitung direkt an die richtige Stelle gelangen; Fehler und Ausnahmen werden automatisch erkannt und Best Practices in der Rechnungsbearbeitung berücksichtigt.

Die Workflows zur elektronischen Rechnungsverarbeitung können alle wichtigen Informationen zur Weiterverarbeitung direkt an das Buchhaltungsprogramm übermitteln. So ist eine zügige Bezahlung ohne Verzögerungen gewährleistet. Skontofristen lassen sich problemlos einhalten, unnötige Mahnungen gehören endgültig der Vergangenheit an. Und die Buchhalter können ihre Entscheidungen dank der Automatismen wesentlich schneller treffen; sie gewinnen so Zeit für ihre strategischen Aufgaben, etwa bei der Liquiditätsplanung oder im Controlling. Stellenabbau und Jobverlust sind bei aller Digitalisierung kein Thema für die Buchhalter, zumal sie die automatisierten Prozesse nach wie vor überwachen, die wichtigen Parameter einstellen und über unklare Fälle entscheiden müssen.

Weil im Rechnungswesen tagein, tagaus sensible Dokumente eintreffen, sind Sicherheit, Zuverlässigkeit und Integrität der digitalen Systeme sehr wichtig, also Berechtigungssysteme, Firewalls, Virenscanner und Datenverschlüsselung in Bezug auf alle digitalen Prozesse. DocuWare empfiehlt darüber hinaus, die Belegschaft in entsprechenden Workshops oder Schulungen weiterzubilden, um die nötige Sicherheit zu gewährleisten. Nur dann ist das Unternehmen nach der Digitalisierung der Prozesse im Rechnungswesen auch bei Audits auf der sicheren Seite.

Dank intelligenter Archivierung lassen sich alle geforderten Daten – aber auch genau nur die – in Echtzeit schnell und vollständig elektronisch an den Auditor bzw. Steuerprüfer übermitteln. Bei offenen Fragen zu einem Rechnungsprozess reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, was Mahn- und Bußgelder vermeidet; selbst kurze Fristen sind kein Problem.

Außerdem unterstützt DocuWare ein Unternehmen im Rechnungswesen dabei, allen Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen Genüge zu tun. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Eine automatische Datenprüfung kann zum Beispiel alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG kontrollieren, bei Unstimmigkeiten für eine Benachrichtigung sorgen und so alle Rechnungen aufzeigen, die sich nicht ordnungsgemäß buchen lassen. So spart eine Digitalisierungsstrategie und damit das Rechnungswesen 4.0 nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht auch die Prozessqualität und die Datensicherheit. Außerdem hilft die E-Rechnung bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften und der Implementierung von Best Practices in der Rechnungsbearbeitung.

In dem nachfolgenden Video erfahren Sie, wie Sie mit DocuWare für Rechnungsverarbeitung Eingangsrechnungen erfassen, archivieren und wiederfinden:

Was ist eine Eingangsrechnung?

Als Eingangsrechnung wird ein Dokument bezeichnet, das von Dritten, also Lieferanten, Händlern oder Service-Providern, in einem Unternehmen eingeht. Die Eingangsrechnung fordert den Rechnungsempfänger zum Ausgleich einer offenen Forderung auf. 

Wie lange müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?

Wie die meisten betrieblichen Dokumente unterliegen auch Eingangsrechnungen aus steuerrechtlichen Gründen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dieser Zeitraum kann sich sogar noch weiter verlängern, etwa aufgrund einer Außenprüfung durch Steuerbehörden oder wenn ein Geschäftsvorgang innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsdekade noch nicht vollständig zu Ende gebracht worden ist.

Was versteht man unter Ausgangsrechnung?

Über eine Ausgangsrechnung wird einem Kunden dessen Kauf eines Produkts oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung in Rechnung gestellt. Das Dokument definiert sich für die betriebliche Buchhaltung als Pendant zur Eingangsrechnung.

Wie verbucht man eine Eingangsrechnung?

Nach dem Erfassen und sachlichen Prüfen der Eingangsrechnung wird diese auf dem zugehörigen Konto verbucht. Die Buchhaltungsabteilung weist Eingangsrechnungen in der Bilanz als Kreditoren oder Verbindlichkeiten aus.

Wann wird Skonto bei einer Eingangsrechnung gebucht?

Besteht die Möglichkeit der Reduzierung eines Eingangsrechnungsbetrages durch eine Skontierung aufgrund der Rechnungsbegleichung innerhalb eines bestimmten Zeitfensters, wird der Preisnachlass mit der Korrekturbuchung über eine zweite Buchung vorgenommen. Die erste Buchung der Eingangsrechnung wird bei Erhalt ausgeführt, die Korrekturbuchung während des Prozesses der Rechnungsbegleichung.

Was muss man bei einer Eingangsrechnung beachten?

Bei der Abwicklung von Eingangsrechnungen sind eine Reihe von Angaben zu beachten und zu prüfen. Hierzu zählen vor allem Namen und Anschriften des Ausstellers und des Empfängers sowie das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer. Außerdem gehören Eintragungen zur Menge der gelieferten Ware bzw. zum Umfang der erbrachten Leistung und die Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer zu den Pflichtangaben auf Eingangsrechnungen.

Woran erkennt man eine Eingangsrechnung?

Erhält man eine Ware oder nimmt eine Dienstleistung in Anspruch, wird im Gegenzug vom Leistungserbringer gleichzeitig oder im Nachgang eine Rechnung an den Leistungsempfänger ausgestellt. Die im Unternehmen von Dritten eingehenden Rechnungen enthalten unter anderem jeweils den Inhalt bzw. die Art der erbrachten Leistung. Die rechtskonforme Abwicklung einer Eingangsrechnung umfasst die Prüfung, Kontierung, Begleichung und Archivierung des Dokuments.