Was muss auf einer Rechnung stehen, damit sie als solche auch vom Finanzamt akzeptiert wird und steuerlich geltend gemacht werden kann? Die Antwort gibt klar und eindeutig § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Nur Rechnungen, die alle nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Pflichtangaben enthalten, berechtigen Unternehmen zum Vorsteuerabzug.
Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Laut GoBD müssen dann die Echtheit der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Das heißt: Es muss sowohl die Identität des Rechnungsausstellers überprüft als auch sichergestellt werden, dass keine gesetzlich erforderliche Angabe im Laufe der Zeit geändert wird.
Mit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz im Jahr 2011 wurde die elektronische Rechnung in Deutschland der Papierrechnung grundsätzlich gleichgestellt. Seither erfüllen E-Rechnungen hierzulande uneingeschränkt die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und berechtigen damit – bei Vorliegen der entsprechenden Pflichtangaben – insbesondere zum Vorsteuerabzug. Dies gilt unabhängig davon, in welchem Format (RTF, PDF, XML, EDIFACT etc.) der elektronische Rechnungsversand erfolgt.
Finanzamt-konforme Pflichtangaben auf Rechnungen
Die elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat (Extensible Markup Language, abgekürzt XML) hat hohes Potenzial für die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen. All diese Formate sollte ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützen.
Diesen Komfort gilt es zu nutzen, auch um mit Software-Unterstützung effizient zu prüfen, ob die Rechnung sachlich korrekt ist und ob tatsächlich alles angegeben ist, was auf einer Rechnung stehen muss. Letzteres legt wie eingangs erwähnt § 14 Umsatzsteuergesetz exakt fest.
Was auf einer Rechnung stehen muss
Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Selbstständige sind das folgende Positionen:
- Rechnungsdatum
- Vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers. Auch Angaben zur Gesellschaftsform, wie z. B. GmbH oder AG, dürfen nicht fehlen.
- Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers: Die USt-IdNr ersetzt die Steuernummer.
- Vollständiger Name (inklusive Bezeichnung des Unternehmens) und Anschrift des Leistungsempfängers. Ausnahme: Die Angabe des Postfachs oder die Großkundenadresse werden akzeptiert, falls der Leistungsempfänger eindeutig identifiziert werden kann.
- Termin oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung: Diese Rechnungsangabe ist selbst dann notwendig, wenn der Liefertermin mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang des gelieferten Service, wobei Art bzw. Bezeichnung für den Fiskus nachvollziehbar sein muss, wie z. B. „Beratungsgespräch zum Thema Dokumentenmanagement“. Falsch wäre: „IT-Service“.
- Netto-Beträge sowie die darauf entfallenden Umsatzsteuersätze und -beträge: Werden Waren und Serviceleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet, muss auf der Rechnung für die einzelnen Positionen der jeweilige Steuersatz angeben werden. Auf umsatzsteuerfreie Positionen ist gesondert hinzuweisen.
- Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf vom Aussteller nur einmal vergeben werden. Dabei ist es nicht erforderlich, bei der Nummerierung mit der Ziffer 1 zu beginnen. Die erste Rechnungsnummer darf z. B. auch 4711 sein.
- Gegebenenfalls kommen vorab vereinbarte Entgeltminderungen hinzu. Sind das Boni, Skonti oder Rabatte, bei denen bei Rechnungsstellung die Höhe nicht feststeht, reicht es aus, in der Rechnung gem. § 31 Abs. 1 UStDV auf die Abmachung hinzuweisen. Bei Skonto-Vereinbarungen reicht auch eine Angabe wie z.B. „3 % Skonto bei Zahlung bis ...“
- Besteht eine Rechnung aus mehreren Belegen (z. B. Verweis für Menge und Art der gelieferten Gegenstände auf dem Lieferschein), bedarf es zusätzlicher Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale für die eindeutige Verknüpfung der Belege.
Genaue Rechnungsprüfung ist empfohlen
Fehlen auf einer Rechnung solche Pflichtangaben oder sind diese fehlerhaft, wird die gesamte Rechnung bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt nicht anerkannt. Das hat zur Folge, dass zunächst berücksichtigte Vorsteuer auch nachträglich noch zurückverlangt wird. Deshalb sollte jede Eingangsrechnung nicht nur auf sachliche, fachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden, sondern routinemäßig auch auf Vollständigkeit der Pflichtangaben.
Und was muss auf einer Rechnung stehen, wenn es sich um Kleinbeträge handelt? Da gilt: Keine Regel ohne Ausnahme. Bis zu einem Wert von 150 Euro spricht man von Kleinbetragsrechnungen. Hier reichen gemäß § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung die Angabe folgender Pflichtangaben: Name und Anschrift des Rechnungsausstellers, Rechnungsdatum, Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung, Bruttobetrag und Steuersatz der im Bruttobetrag enthaltenen Umsatzsteuer. Ausreichend ist hier schon die Formulierung: „Im Rechnungsbetrag sind 19 % MwSt. enthalten.“
Die Pflichtangaben in Rechnungen sind also insbesondere in den Paragraphen 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Mehrere Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) erläutern diese Angaben im Einzelnen. Dies hat Bedeutung insbesondere auch im Hinblick auf den Vorsteuerabzug des Empfängers der Rechnung nach § 15 UStG, weil der demnach die Pflicht hat, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.
Rechnungsprüfung als Workflow gestalten
Jedem Unternehmen ist allerdings freigestellt, wie es die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Ein Rechnungsprüfungs-Workflow und die anschließende Archivierung in einem DMS kann dafür sorgen und innerbetriebliche Kontrollverfahren etablieren, die einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen Rechnungsangaben und Leistung etablieren – egal, ob die Rechnung auf Papier oder elektronisch eintrifft.
An dieser Stelle lohnt es sich, auf die Expertise von unabhängigen Verbändern, aber auch der einschlägigen Hersteller und Berater zurückzugreifen. In Deutschland haben sich verschiedene Unternehmen und Organisationen im „Verband elektronische Rechnung“ (VeR) zusammengeschlossen. Daneben gibt es das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) als nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland; im Juni 2014 hat FeRD ein einheitliches Datenformat für Deutschland spezifiziert, das ZUGFeRD-Format. Auch Branchenverbände wie Bitkom, VDMA, oder die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) widmen sich dem Thema (elektronische) Rechnung.
Best Practices in der Rechnungsbearbeitung
Auch DocuWare unterstützt Unternehmen im Rechnungswesen dabei, allen Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen Genüge zu tun. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Eine automatische Datenprüfung kann zum Beispiel alle Rechnungsangaben gemäß § 14 UStG kontrollieren, bei Unstimmigkeiten für eine Benachrichtigung sorgen und so alle Rechnungen aufzeigen, die sich nicht ordnungsgemäß buchen lassen. So spart die Digitalisierung im Rechnungswesen nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht auch die Prozessqualität und die Datensicherheit. Außerdem hilft die E-Rechnung bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften und der Implementierung von Best Practices im Rechnungsmanagement.
Schon beim Erfassen einer Rechnung liest das DMS relevante Schlüsseldaten wie Lieferant, Steuernummer, Rechnungsdatum, den Steuersatz und die Rechnungsbeträge aus. Die Prüfung der eingehenden Rechnungen auf Korrektheit lässt sich dann per Workflow konfigurieren, teilweise automatisieren und individuell für den Rechnungsverarbeitungsprozess im Unternehmen anpassen. Danach ist klar, dass nur bezahlt wird, wenn die Rechnung korrekt ist und außerdem alle Pflichtangaben auch tatsächlich auf der Rechnung stehen. Und die Frage, ob alles da ist, was auf einer Rechnung stehen muss, gehört damit der Vergangenheit an.
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