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Intelligent Document Processing

Die herkömmliche Dokumentenverarbeitung kann durch abgenutzte, verwitterte Dokumente, ungenaue Datenauswertung oder übersehene manuelle Fehler behindert werden. Ineffizienz, fehlerhafte Entscheidungen und höhere Kosten für Unternehmen sind die Folge.

Eine optimierte, zukunftssichere Automatisierung mit KI könnte genau die Lösung sein, die Ihr Unternehmen benötigt, um Dokumente präzise vorzubereiten, zu klassifizieren und auszulesen und so die Effizienz zu steigern.

Mit KI höhere Automatisierungsraten in Geschäftsprozessen erzielen

Classification
Dokumente teilen, klassifizieren und Inhalte extrahieren – mit Leichtigkeit

DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht eine weitaus produktivere Arbeit als herkömmliche KI-gestützte Verfahren zur Dokumentenverarbeitung.

Sortieren Sie Ihre Dokumente mühelos mit automatischer Dokumentenklassifizierung, egal ob aus einer E-Mail oder einem Stapelscan.

Schöpfen Sie das Potenzial Ihrer Dokumente voll aus, indem Sie die genaueste Datenextraktion nutzen, die DocuWare durch OCR und Handschriftenerkennung (HTR) zu bieten hat. 

DocuWare IDP läuft im Hintergrund, spart Zeit für wichtigere Aufgaben und eliminiert manuelle Arbeitsschritte durch gesteigerte Automatisierung in Dokumenten-Workflows.

Wie sich KI-gestützte Dokumentenverarbeitung positiv auswirkt

DocuWare IDP nutzt die beste KI seiner Klasse, um Kunden die höchsten Automatisierungsraten im Dokumentenlebenszyklus zu bieten und so die Gesamtproduktivität und den Unternehmensgewinn erheblich zu steigern.

  • Die automatische Klassifizierung reduziert Zeit- und Arbeitsaufwand, die zur jeweiligen Dokumentart passenden Workflows werden direkt gestartet.
  • Nahezu jeder Dokumenttyp kann automatisiert werden, selbst verwitterte Scans oder handschriftliche Unterlagen.
  • Komplexe Dateneinheiten können unabhängig von Seitenumbrüchen präzise extrahiert werden.
  • Das trainierbare KI-Modell ermöglicht benutzerdefinierte Workflows und Integrationen mit präzisen Daten von Anfang an.
  • Vortrainierte Modelle für allgemeine Anwendungsfälle reduzieren die Konfigurationsanforderungen deutlich.
  • Konzentrieren Sie sich auf andere Aufgaben, während IDP im Hintergrund läuft und manuelle Eingriffe überflüssig macht.
  • Skalieren Sie Ihr Business ohne zusätzliche Ressourcen, gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ein großes Plus.

 
classification (1)

Klassifizierung

Sparen Sie Zeit und Geld durch die automatische Identifizierung der Dokumenttypen im Posteingang und stellen damit sicher, dass Ihre Dokumente immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

extraction (1)

Extraktion inkl. HTR

Auch bei Dokumenten von schlechter Qualität lesen Sie Zeichen oder handschriftlichen Text automatisch aus und machen so manuelle Eingaben mit ihrem Fehlerpotential überflüssig.

splitting (1)

Splitting

Teilen Sie Stapelscans automatisch in separate Dokumente und gewährleisten die konsistente Weiterverarbeitung der einzelnen PDFs in unternehmensweiten Workflows.

cropping (2)

Cropping

Durch das Zuschneiden werden die Größen von Dokumenten aus verschiedenen Quellen standardisiert, was eine konsistente und optimierte Verarbeitung gewährleistet.

Intelligent Document Processing Workflow 

IDP-OCR

OCR > Klassifizierung > Extraktion 

Klassifizierung 

Die Klassifizierung identifiziert verschiedene Dokumenttypen und ordnet sie automatisch Kategorien zu, basierend auf ihrem Inhalt und ihren Eigenschaften. Sie kann auch spezifische Arbeitsabläufe für bestimmte Dokumenttypen auslösen, wodurch die Automatisierungsrate weiter erhöht wird. 

Anwendungsfälle für Klassifizierung

  • Dokumente identifizieren und in prozessspezifische Archive verschieben  
  • Basierend auf dem Dokumenttyp einen spezifischen Workflow auslösen 
  • Prüfen, ob alle relevanten Dokumente für einen bestimmten Arbeitsablauf bereitgestellt wurden 

 

Extraktion 

Bei der Extraktion werden die wichtigen Informationen auf Dokumenten (z. B. Rechnungen oder Ausweispapiere) mithilfe von OCR-Technologie extrahiert und einem bestimmten Datenfeld zur weiteren Verarbeitung zugewiesen. Dadurch werden manuelle Dateneingaben und menschliche Fehlerquellen eliminiert. 

Anwendungsfälle für Extraktion 

  • Archivierung alter, verwitterter oder zerknitterter Akten mit passenden Metadaten
  • Auslesen verschmutzter Dokumente, z. B. Logistik oder Bauwesen
  • Komplexe Datenpositionen übernehmen, auch bei Seitenumbrüchen

 

Extraktion von Handschriften 

Die Extraktion mit HTR (Handwritten Text Recognition) erkennt handgeschriebenen Text mit hoher Präzision und wandelt ihn in bearbeitbare Zeichen um, die dann als Indexeinträge bzw. Metadaten verwendet werden können.  

Anwendungsfälle für Extraktion von Handschriften

  • Standardisierte Formulare für Anträge, z. B. von Behörden oder Finanzämtern
  • Logistikdokumente mit handschriftlichen Notizen
  • Handschriftliche Ergänzungen zu Verträgen oder Dokumenten

Das IDP-Angebot

Intelligent Document Processing nutzt fortschrittliche KI-Technologie, um Arbeitsabläufe zu optimieren, manuelle Fehler zu reduzieren und die betriebliche Effizienz in verschiedenen Branchen zu steigern. 

 

IDP


  • DocuWare IDP integriert umfassende Automatisierung von Dokumentenprozessen in einer einheitlichen Dokumentenmanagement-Plattform unter Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards. 
  • Als Standalone-Lösung, also ohne angebundenes DocuWare System, bietet IDP die hochpräzise Datenerfassung und Dokumentenklassifizierung als flexible Ergänzung zu bestehenden Systemen wie zum Beispiel einer HR-Plattform. 

Ihre Daten, Ihr Modell

Pre-Built 

  • Modelle werden mit vorkonfigurierten Strukturen geliefert, die die Datenfelder für die Extraktion und die Dokumenttypen für die Klassifizierung beinhalten. 

Fine-Tune Pre-Built 

  • Sind die vorgefertigten Modelle für Ihre individuellen Zwecke nicht optimal, können Sie ein Modell anhand Ihrer spezifischer Daten für sich optimieren. 

Build Your Own Model 

  • Decken unsere Modelle Ihren Anwendungsfall nicht ab, haben Sie die Möglichkeit, ein individuelles Modell zu erstellen und es mit Ihren Daten und entsprechend Ihrer spezifischen Anforderungen zu trainieren.

Wie nutzt DocuWare IDP künstliche Intelligenz, um die Effizienz in Unternehmen zu steigern?

Mithilfe künstlicher Intelligenz versteht IDP Business-Dokumente und kann spezifische Daten  auslesen und für weitere Prozesse nutzen. Manuelle Eingriffe werden überflüssig, Fehler vermieden und so die Effizienz erhöht.

Wie unterscheidet sich IDP von herkömmlicher Software zur Dokumentenerfassung?

Im Gegensatz zu herkömmlicher Software, die nur strukturierte Daten verarbeiten kann, zeichnet sich IDP durch die Verarbeitung unstrukturierter Daten, Handschriften und Dokumente in schlechter Qualität aus. Es bietet zudem eine höhere Genauigkeit und sorgt für mehr Effizienz.

Wie können wir sicher sein, dass die extrahierten Daten korrekt sind?

Unsere KI basiert auf einem Konfidenzniveau für jeden einzelnen Datenpunkt. Vorgefertigte Modelle sind standardmäßig mit einer Genauigkeit von 97 % ausgestattet und können für weitere Anpassungen und  höhere Präzision zusätzlich trainiert werden.

Wie können wir das KI-Modell verbessern?

Für das Training der Modelle wurden über 360 Millionen Dokumente verwendet. Sie können das von Ihnen verwendetet KI-Modell kontinuierlich verbessern, indem Sie es zusätzlich mit Ihren spezifischen Dokumenten trainieren. 

Was ist der Hauptunterschied zwischen IDP und Intelligent Indexing?

Intelligent Indexing erfolgt, bevor das Dokument im Archiv gespeichert wird. Die extrahierten Daten können vom Benutzer selbst bestätigt, Fehler verbessert oder fehlende Informationen ergänzt werden. Dieses Feedback trainiert Intelligent Indexing kontinuierlich.

Das Trainieren des IDP-Modells erfolgt durch einen DocuWare Partner, was in der Regel eine kostenpflichtige Dienstleistung ist. 

Kann DocuWare IDP ohne ein Dokumentenmanagementsystem verwendet werden?

Ja, DocuWare IDP kann als eigenständige Lösung für Organisationen dienen, die eine fortschrittliche Dokumentenverarbeitung für die Anbindung an andere Business-Software benötigen, also nicht für DocuWare als Dokumentenmanagementsystem.

Sind meine Daten sicher, wenn ich KI für die Dokumentenverarbeitung einsetze?

Ja, Ihre Daten sind sicher! 
Alle Daten werden anonymisiert, bevor sie für das Training des Basismodells verwendet werden. Genutzt wird im KI-System außerdem nie das ganze Dokument, sondern von jedem Dokument nur jeweils ein einziger, sehr kleiner Bestandteil. Die Dokumente selbst können genauso wenig wie personenbezogene Daten rekonstruiert werden.
Für Europa wird DocuWare IDP im deutschen Rechenzentrum von VSE NET gehostet. Es unterliegt den strengen Regeln der DSGVO.

 

So starten Sie mit DocuWare Intelligent Document Processing

Mit einem DocuWare DMS

IDP wird als zusätzlicher Cloud-Service für beide Bereitstellungsoptionen angeboten: DocuWare Cloud und DocuWare als On-Premises-System. 

Ohne DocuWare DMS

IDP kann auch als eigenständige Lösung verwendet werden, indem der Cloud-Service in beliebige andere Geschäftsanwendungen integriert wird. 

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