Enterprise content management:

Ein Enterprise Content Management System (ECM) kann die Effizienz in Unternehmen deutlich verbessern, Kosten reduzieren und die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden erhöhen. Neben dem Einsatz in der Buchhaltung kann eine ECM-Software aber auch in allen anderen Abteilungen eines Unternehmens relevante Mehrwerte bringen. In diesem Beitrag gehen wir ausführlich darauf ein, welche Abteilungen profitieren, und welche Vorteile der Einsatz  einer Enterprise Content Management Software noch mit sich bringt.

Enterprise Content Management-Anbieter wie DocuWare helfen seit Jahren dabei, Unternehmen bei der Einführung von digitalen Dokumenten über ein ECM-System zu unterstützen. Wir zeigen nachfolgend, was ein eigentlich ECM ist und warum es für Unternehmen einen enormen Nutzen darstellt. Außerdem geben wir Tipps für die erfolgreiche Einführung einer ECM-Lösung. Die Integration eines ECM hilft dabei, die Dokumente und Informationen im Unternehmen wesentlich effektiver zu nutzen und gleichzeitig die darin enthaltenen Infos besser zu schützen. Es profitieren alle Beteiligten: Die Anwender im Betrieb erhalten alle Informationen, die sie benötigen, die Kosten der Verwaltung von Dokumenten sinken, Daten werden besser geschützt, Informationen sind überall verfügbar.

• Was ist Enterprise Content Management (ECM)?
• ECM vs. DMS – wo liegt der Unterschied
• ECM vs. CSP: Wo liegt der Unterschied
• Das sind die Vorteile eines Enterprise Content Management
• Die Komponenten von Enterprise Content Management
• In welchen Bereichen kann Enterprise Content Management angewendet werden?
• Enterprise Content Management System einführen: Tipps für erfolgreiche ECM-Projekte
• Status Quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM)
• Wie unterstützt DocuWare bei der Einführung einer ECM-Software?
• Häufig gestellte Fragen zum Thema Enterprise Content Management System

Einfach ausgedrückt, hat ein Enterprise Content Management (ECM) die Aufgabe, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente, bis hin zur digitalen Signatur. Dokumente sind überall verfügbar, die Sicherheit und Compliance sind gewahrt. Auch mobile Anwender haben Zugriff auf alle notwendigen Daten. Es können mehrere Mitarbeiter auf das gleiche Dokument parallel zugreifen. Außerdem kann jederzeit festgestellt werden, wer, wann ein Dokument verändert hat. 

Auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten kann auf diesem Weg digitalisiert, modernisiert und damit auch verbessert werden. Im Fokus eines ECM steht also das Digitalisieren der Dokumenten-Archive, so wie bei einem Dokumentenmanagement-System. Ein ECM geht dabei aber noch wesentlich weiter: Neben der Archivierung kann das System auch alle Abläufe beim Bearbeiten von Dokumenten digitalisieren und damit auch automatisieren. Es findet nicht nur eine Speicherung und Archivierung statt – das Enterprise Content Management hilft auch bei der aktiven Verwaltung der Dokumente im Betrieb.

Ein ECM hilft dazu auch bei der Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Durch Verschlagwortung und Volltextsuche werden Anwender im Unternehmen dabei unterstützt, Routineaufgaben schneller und einfacher durchzuführen. Viele Betriebe nutzen ein ECM System auch zur elektronischen Rechnungsstellung. Zu den wesentlichen Vorteilen einer Enterprise Content Management Software gehören effektiveres Arbeiten, geringere Kosten und mehr Kontrolle über die Dokumente. Auf die Vorteile in diesem Bereich gehen wir in den nächsten Abschnitten noch expliziter ein.

Wer die Einführung eines ECMs oder Dokumentenmanagement-Systems plant, sollte sich mit den Unterschieden zwischen ECM und DMS auseinandersetzen. Denn in vielen Fällen ist der Einsatz einer Enterprise Content Management Software wesentlich sinnvoller als die Implementierung eines DMS. In jedem Fall sollten aber die Unterschiede klar sein. Nur dann kann die richtige Entscheidung getroffen werden, welches System im Betrieb eingeführt werden soll. Hier spielt natürlich auch die Erwartungshaltung der Anwender und Abteilungen im Betrieb eine gewichtige Rolle.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient dazu, Dokumente digital zu archivieren, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Das ist auch der Grund, warum DMS nicht nur alleine eingesetzt werden, sondern ein Bestandteil von ECM-Systemen sind.

Auch wenn sich ECM und DMS in der Oberfläche ähneln, unterscheiden sie sich doch deutlich. Ein ECM bietet eine umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von digitalen Dokumenten in Unternehmen. Das DMS ist daher nur ein Bestandteil eines umfassenden ECM. Wer den kompletten Lebenszyklus von Dokumenten von ihrer Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung abdecken will, ist mit einer ECM-Software besser beraten. Wollen Sie allerdings Dokumente nur achivieren, können Sie auch auf ein DMS setzen.

Damit ein ECM seine Funktionen zur Verfügung stellen kann, sind verschiedene Software-Bestandteile wichtig. In Kombination ergeben diese verschiedenen Teile ein effektives Verwaltungssystem für Dokumente. Neben dem Archivierungs-System (DMS) spielen auch noch Input-Management und Output-Management eine Rolle. Ebenso Web-Content-Management-Systeme. Alle diese Systeme sind integraler Bestandteil eines ECM-Systems und stellen dessen Funktionalität dar. Wir gehen in diesem Artikel noch ausführlicher auf die Komponenten und deren Funktion ein.

Obwohl Enterprise Content Management (ECM) und Content Services Platforms (CSP) durchaus vergleichbare Ziele verfolgen und sich auf den ersten Blick sehr ähneln, unterscheiden sie sich dennoch in vielen grundlegenden Bereichen. Während beide Systeme innerhalb eines Unternehmens Funktionen zum Speichern, Organisieren, Sichern und Verteilen von Inhalten bieten, kann CSP durchaus als eine Weiterentwicklung von ECM betrachtet werden.

Dabei wird der Blick von einem zentralistisch gedachten Ansatz hin zu einer Anpassung auf die Erfordernisse der modernen Arbeitswelt gelegt. Beim Enterprise Content Management werden sämtliche Unternehmensinhalte in einem einzigen zentralen Verzeichnis gedacht. Das geschlossene System richtet sich eher an einen kleinen Kreis von Key-Usern. Bei einer Content Service Platform werden hingegen mehrere Repositories nutzbar. Dieses offene System mit unterschiedlichen Services ist immer eine Entwicklung für das gesamte Unternehmen und kann – anders als bei einer ECM-Anwendung – zudem auf jedem beliebigen Endgerät genutzt werden.

Da CSP mittels standardisierter APIs mehr Flexibilität erlaubt, lassen sich zusätzliche externe Datenspeicher sowie auch Drittanwendungen integrieren. Dadurch kann Content um Metadaten angereichert sowie kontextbezogen erstellt und zur Verfügung gestellt werden. Nicht zuletzt die zunehmende Anzahl von Datensilos in Unternehmen, die auch in der Implementierung neuer SaaS-Lösungen begründet ist, hat die Weiterentwicklung zu CSP erforderlich gemacht.

Über ECM war es bislang kaum möglich, unternehmensweite Dateifreigaben zu realisieren oder kollaborativ zu arbeiten. Spezifische und schlank gehaltene Services ersetzen dank CSP die eher komplexen ECM-Systeme. Der Zugriff auf Inhalte wird über intuitive Oberflächen und diverse Eckpunkte möglich.

Zusammengefasst zeichnen unter anderem diese Parameter Content Services Plattformen aus:

• CSPs unterstützen neben internen auch externe Repositories
• Ein Fokus liegt bei Content Service Plattformen auf intuitiven Benutzeroberflächen sowie einer optimierten User Experience
• Der Zugriff auf Inhalte wird über mehrere Eckpunkte und Oberflächen möglich
• Gängige Anwendungen wie etwa SAP können integriert werden
• Flexibel gehaltene Funktionen und Architekturen verhindern Datenlecks
• Content Service Plattformen unterstützen sowohl öffentliche wie auch private und hybride Cloud-Speicher
• CSP ermöglicht Zugriffsberechtigungen für User, Dateien und Ordnerstrukturen

Ein ECM-System bietet für nahezu alle Abteilungen im Unternehmen einen Mehrwert. Die Vorteile zeigen sich in den verschiedenen Bereichen und Abteilungen des Unternehmens auf unterschiedliche Weise, haben aber eines gemeinsam: Digitale Dokumente verbessern und erleichtern die Arbeit und senken Kosten. Außerdem kann ein ECM für Compliance und Sicherheit der Dokumente im Betrieb sorgen, denn digitale Dokumente lassen sich wesentlich sicherer ablegen als Papier. Auch die Integration in bestehende Prozesse im Betrieb wird vereinfacht. Davon profitieren alle Abteilungen und Anwender. Die Auswirkungen von Enterprise Content Management sind daher generell ähnlich. In den einzelnen Abteilungen ergeben sich jedoch weitere Synergien, von denen die Anwender, die Abteilung und damit auch der komplette Betrieb profitieren.

1. Digitale Dokumente sind in vielen Bereichen rechtssicher

Ein Enterprise Content Management (ECM) reduziert die Kosten, verbessert die Effizienz und vereinfacht Abläufe im Unternehmen. Diese Vorteile können nicht oft genug wiederholt werden, denn gerade hier schlummert in vielen Betrieben enormes Optimierungspotential. Viele Nutzer von herkömmlichen Dokumenten und Verträgen gehen immer noch davon aus, dass ein Dokument nur dann rechtsverbindlich wird, wenn es eigenhändig unterschrieben wurde. Das ist im digitalen Zeitalter nicht mehr ganz richtig. Denn hier sind auch digital unterschriebene Unterlagen in vielen Bereichen rechtsgültig. In jedem Fall ist es für Unternehmen sinnvoll zu prüfen, welche Verträge und andere Dokumente digital signiert gültig sind. Denn hier stecken viele Möglichkeiten, Geschäftsvorgänge zu beschleunigen und deutlich zu optimieren. Vertragspartner finden schneller zueinander, Geschäfte werden beschleunigt, die Zeit wird optimal genutzt und nicht durch den Versand von Papierdokumenten verschwendet. Ein digitales Vertragsmanagement erleichtert die Vertragsverwaltung und das Controlling wichtiger Verträge.

Der Trend geht immer mehr in Richtung digitaler Signatur, schon allein aufgrund der immer weiter fortschreitenden Internationalisierung und Globalisierung von Unternehmen. Informationen müssen schnell sowie überall zugänglich und abrufbar sein, natürlich auch auf mobilen Endgeräten.

Schriftstücke müssen in kürzester Zeit von allen beteiligten Personen zugreifbar sein und unterschrieben werden können. Nur dadurch lassen sich die Herausforderungen an die Digitalisierung in Unternehmen meistern. Wir gehen nachfolgend auf ein paar Beispiele ein, in denen Abteilungen in Unternehmen besonders vom Einsatz eines ECM-Tools profitieren.

2. Effizientere Workflows

Enterprise Content Management bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitsabläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und zu beschleunigen. Mit einem ECM können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und standardisierte Workflows implementieren, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Das System ermöglicht die Definition von Workflow-Regeln, die den Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens steuern. So ermöglicht ECM auch eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und steigert die Gesamteffizienz im Unternehmen. 

3. Der Cashflow wird durch ein ECM verbessert

In der Buchhaltung macht sich die verbesserte Abwicklung der Prozesse durch digitale Dokumente unter anderem in einem höheren Cashflow bemerkbar. Das liegt zum Beispiel daran, dass es bei postalischem Rechnungsversand im Durchschnitt noch immer 30 Tage dauert, bis die Zahlung auf dem Bankkonto eingeht. Mit digitalen Rechnungen kann dieser Prozess auf Tage verkürzt werden. Außerdem sind Versand und Empfang von Rechnungsdokumenten besser nachvollziehbar, beziehungsweise überhaupt erst nachvollziehbar.

Umgekehrt lassen sich beim Eingang digitaler Rechnungen Skonti und Rabatte nutzen und Mahnungen vermeiden. Ein ECM hilft also bei der Bearbeitung, Begleichung, Ablage und Archivierung von ein- und ausgehenden Rechnungen. Die Zuverlässigkeit bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten steigt. Alle Vorgänge, die beim Zahlungsverkehr stattfinden, sind wesentlich transparenter und effektiver nachvollziehbar.

4. Kunden sind zufriedener beim Einsatz eines ECM

Auch Prospekte, Kataloge und andere Schriftstücke im Vertrieb sind in digitaler Form oft wesentlich geeigneter. Nicht nur der Umweltschutz spielt hierbei eine Rolle, sondern auch der wesentlich einfachere Umgang mit elektronischen Dokumenten, die überall zugreifbar sind, auch mobil mit dem Smartphone und Tablet. Kunden erhalten schneller die Dokumente, die sie benötigen, um Waren bestellen zu können. Die Abläufe im Betrieb werden beschleunigt und in den meisten Fällen auch vereinfacht. Davon profitieren Vertrieb und andere Abteilungen im Unternehmen, da mehr Aufträge in kürzerer Zeit abgewickelt werden können.

Dazu kommt, dass elektronische Dokumente einfacher indexiert und durchsucht werden können. So finden Kunden und Mitarbeiter schneller wichtige Informationen, ohne langwierig in Katalogen suchen zu müssen. Auch Verlinkungen in elektronischen Dokumenten helfen dabei, Informationen schneller und gezielter zu lokalisieren.

Übrigens: Zwischenmenschliche Beziehungen von Kunden und Mitarbeitern des Unternehmens leiden nicht darunter, wenn mit elektronischen Dokumenten gearbeitet wird. Im Gegenteil, es ergeben sich neue Kommunikationsmöglichkeiten, die Papierdokumente nicht bieten können. Bei Rückfragen können Kunden gezielt digitale Kommunikation nutzen. Mitarbeiter im Betrieb können Kunden schneller und vor allem effektiver helfen, indem zum Beispiel direkte Verlinkungen und weitere Dokumente verschickt werden können. Auch hier ist der Informationsfluss schneller. Kunden erhalten die Informationen, die sie benötigen um Waren oder Dienstleistungen zu bestellen, früher. Wurde der Bestellvorgang ausgelöst, kann dieser wiederum schneller abgewickelt werden, wenn ein ECM-Tool zum Einsatz kommt. Durch den schnellen und sicheren Zugriff auf relevante Informationen können Unternehmen ihren Kunden einen besseren Service bieten. Dadurch wird die Kundenzufriedenheit langfristig gesteigert und die Kundenbindung gestärkt.

5. Ein ECM vereinfacht den Informationsfluss im Unternehmen

Ein ECM ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitenden eines Unternehmens und vereinfacht den Informationsfluss. Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten können Mitarbeiter leicht auf relevante Informationen zugreifen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Kommentare hinterlassen. Dadurch werden die Kommunikation und Produktivität im Team gesteigert.

Auch die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden wird durch ein ECM verbessert. Im Vertrieb findet beispielsweise häufig eine umfangreiche Korrespondenz zwischen Kunde und Verkäufer statt. Die Dokumente, die dabei anfallen, werden in der Regel von mehreren Mitarbeitern bearbeitet. Wenn diese Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen arbeiten, oder ein Telefonsupport Fragen zum Verkaufsprozess beantworten muss, wird es mit Papierdokumenten schnell umständlich. Hier spielen digitale Dokumente ihre Vorteile aus. Wie nebenbei verbessern sich so auch die Reaktionszeiten im Unternehmen. Dies wiederum führt zu einer deutlich höheren Kundenzufriedenheit.

6. Genehmigungen lassen sich schneller erteilen

Nicht nur die Rechtsabteilung profitiert vom schnelleren Durchlauf digitaler Dokumente. Durch die Verwendung eines ECM werden auch Genehmigungsprozesse deutlich verkürzt und sind vor allem transparenter für alle Beteiligten. Innerhalb des ECM wird protokolliert, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Auch das ist hilfreich für die Rechtsabteilung und allen übrigen am Prozess beteiligten Personen. Natürlich lassen sich auch Änderungen an Dokumenten genau protokollieren, inklusive des Zeitpunkts, dem Ort und den durchgeführten Änderungen.

7. Unterstützung bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften

Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen spielt in vielen Branchen eine entscheidende Rolle. Eine Missachtung kann nicht nur Haftungsrisiken und andere rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden nachhaltig schädigen. Ein ECM unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorschriften sowie gängige Richtlinien und Standards einzuhalten und nachvollziehbare, revisionssichere Prozesse zu etablieren. Durch die zentrale Dokumentenverwaltung können Zugriffsrechte gesteuert, Versionierungen nachvollzogen und Dokumente revisionssicher archiviert werden. Die Zentralisierung und Strukturierung Ihrer Unternehmensdaten stellt zudem sicher, dass relevante Informationen jederzeit griffbereit sind. Dies erleichtert die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, Aufbewahrungspflichten und anderen rechtlichen Anforderungen.

8. Höhere Datensicherheit

Ein ECM-System bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen, um Ihre sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Anders als bei der Bearbeitung von Papierdokumenten können in einem ECM strenge Zugriffskontrollen sowie Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmechanismen implementiert werden. Dadurch können Sie zuverlässig sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Daten zugreifen können. Zusätzlich ermöglicht das ECM die Erstellung von Backups und Recovery-Plänen, um Ihre Daten vor Verlust oder Beschädigung zu schützen.

9. Kostenersparnis durch ein ECM

Durch den Einsatz eines ECM-Systems können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen und Ressourcen effizienter nutzen. Zu den direkten Einsparpotenzialen zählen u.a. die Reduzierung von:

• Papier- und Druckkosten
• Archivierungs- und Lagerkoste
• manuellem Aufwand für die Verwaltung von Papierdokumenten

Darüber hinaus trägt ein ECM auch durch die Optimierung der Geschäftsprozesse und die Steigerung der allgemeinen Produktivität im Unternehmen dazu bei, dass Zeit und Kosten eingespart werden können.

10. Skalierbarkeit und Flexibilität

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ändern sich in der Regel auch Ihre Anforderungen. Technologien und Lösungen, die in einem Unternehmen mit 15 Mitarbeitern gut funktionieren, können in einem Konzern mit zahlreichen Benutzern und riesigen Mengen an Daten unter Umständen nicht mithalten. Ein ECM lässt sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und bietet die Skalierbarkeit und Flexibilität, die Sie benötigen, um Ihre Anforderungen langfristig zu erfüllen. Sie können problemlos neue Funktionen hinzufügen, zusätzliche Benutzer integrieren und Ihr System erweitern, ohne Kompromisse bei der Leistung oder Sicherheit eingehen zu müssen. Darüber hinaus bietet ein ECM-System Flexibilität hinsichtlich der Integration mit anderen Unternehmensanwendungen und der Anpassung an spezifische Geschäftsprozesse.

11. Schnelleres Recruiting

Ein ECM hilft auch dabei, die Flut an Bewerbungen zu bewältigen. Einstellungsprozesse neuer Mitarbeiter werden in HR-Abteilungen schneller abgewickelt, da sich auch Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge digitalisieren lassen. Zusätzlich wird dadurch auch die Außenwirkung des Unternehmens verbessert, da Bewerber erkennen, dass ein Unternehmen moderne Systeme einsetzt, und sich dadurch auch im Vergleich zu den Mitbewerbern besser positionieren kann.

Ein ECM-System besteht aus mehreren Komponenten, mit denen die verschiedenen Stufen der Verwaltung von Dokumenten abgewickelt werden. Die wesentlichen Bestandteile eines ECM sind:

• Erfassung (Capture)
• Verwaltung (Manage)
• Speicherung (Store)
• Bewahrung (Preserve)
• Ausgabe (Deliver)

Bei der Verwaltung spielen wiederum mehrere Systeme eine Rolle. Neben einer Dokumentenverwaltung ist auch Kollaboration wichtig. In diesem Zusammenhang wird ein ECM zum Beispiel mit dem Groupware- und E-Mail-System verbunden. Ein Beispiel für eine solche Integration ist die Anbindung an Microsoft Exchange oder Office 365.

Auch das Web Content Management fällt unter die Verwaltung, genauso wie das Records Management, also die Verwaltung von Schriftgut und Ablage. Das Workflow/Business-Process-Management stellt die Vorgangsverwaltung dar, die ebenfalls in das System integriert wird. Alle diese Funktionen gehören zur Ausstattung eines ECM.

ECM-Systeme werden in vielen Fällen über verschiedene einzelne Programm-Module und Komponenten bereitgestellt. Diese werden auch zu einer Suite zusammengefasst.

Die möglichen Einsatzbereiche für Enterprise Content Management sind äußerst vielseitig und erstrecken sich in der Anwendung von KMU(s) bis hin zu Konzernen oder Behörden. Zudem können nahezu alle Branchen im administrativen wie auch im operativen Segment von einem Enterprise Content Management profitieren.

Verwendung findet eine moderne ECM-Plattform unter anderem in diesen betrieblichen Bereichen:

1. Rechnungswesen

Nicht zuletzt aufgrund der Tatsache, dass das Rechnungswesen in allen Branchen vorhanden ist, gehört es zu den relevantesten Einsatzfeldern einer ECM-Lösung. Rechnungen müssen allein schon aufgrund gesetzlicher Bestimmungen dauerhaft und strukturiert aufbewahrt werden. Außerdem fällt beim Rechnungswesen in aller Regel das größte Volumen an Dokumenten an. Enterprise Content Management erfasst die Rechnungsdaten direkt aus der E-Mail oder, bei papierbasierten Dokumenten, mittels Scannen der Rechnung. So erfolgt die Archivierung sowie die weitere Steuerung des Rechnungs-Workflows größtenteils automatisch. Steuerrechtliche Anforderungen werden durch eine ECM-Lösung zudem bestmöglich gewährleistet.

2. Personalwesen

Zu den weiteren Vorzügen des Einsatzes einer ECM-Lösung zählt auch die elektronische Bewerbermappe. In ihr werden über das System alle Bewerbungsunterlagen sowie die sich hieraus ergebende weiterführende Korrespondenz digital abgelegt. Auch die Zuteilung der Unterlagen an die jeweils zuständigen Führungskräfte wird durch das ECM vereinfacht. Recruiting-Prozesse können nicht nur effizienter, sondern auch kostengünstiger abgewickelt werden. Ebenso wichtig ist die Gewährleistung gesetzlicher Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten, etwa die Überwachung von Löschfristen, die durch den Enterprise Content Management-Einsatz ebenfalls sichergestellt ist. Die Funktionen eines ECM-Systems umfassen im Bereich des Personalwesens aber auch eine digitale Verteilung von Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Dienstreisen-Abrechnungen und nicht zuletzt das Führen personeller Akten.

3. Vertrieb

Die Arbeit des Vertriebs-Teams vereinfacht sich durch die Implementierung einer ECM-Lösung ebenfalls. So lässt sich etwa ein Versions-Management bei der Erstellung und Genehmigung von Angeboten sowie der Zugriff auf hierfür erforderliche Unterlagen ganz einfach realisieren. Dabei profitieren Enterprise Content Management-Anwender auch von einer deutlichen Kostensenkung und einer immensen Zeitersparnis. Die Effektivität des Vertriebs wird gesteigert, ein höheres Volumen an Angebotsversendungen resultiert in einem besseren Cash-Flow.

4. Mobile und örtlich verteilte Belegschaft

Flexibilität einer mobilen sowie örtlich verteilten Belegschaft ist für ein modern und effizient agierendes Unternehmen unabdingbar. Jenseits der früheren Beschränkungen des traditionellen Büromodells können involvierte Mitarbeiter mithilfe eines ECM von überall und jederzeit Endgeräte-unabhängig an den jeweiligen Prozessen teilhaben und produktiv in Echtzeit agieren. Dokumente lassen sich einfach modifizieren und schnell weiterleiten. Neue Prozesse werden basierend auf automatisch indexierten Daten vorangetrieben. Entscheidungen können ohne zeitliche Verzögerungen getroffen und Fragen innerhalb des Systems unmittelbar beantwortet werden. Der Einsatz von Cloud-basiertem ECM lässt somit alte Denkweisen hinter sich, die Arbeitsabläufe an feste Büroräume, starre Zeitvorgaben und Desktop-PCs gebunden hatten und fördert stattdessen eine neue maximale Flexibilität sowie Agilität in den Unternehmen.

5. Einkauf und Rechtsabteilung

Im Business-Alltag sind Verträge die Grundlage jeder geschäftlichen Partnerschaft. ECM unterstützt dabei, die komplette Entstehungsgeschichte eines Vertrags abzubilden. Dies umfasst neben einer Vorlagen- und Versions-Verwaltung auch alle innerbetrieblichen Genehmigungsprozesse. Natürlich impliziert dies nicht nur die sichere Archivierung der digitalen Vertragsdokumente, sondern auch ergänzende Informationen wie beispielsweise E-Mails, Notizen oder sonstige bezugnehmende Korrespondenz. Der große Vorteil des Vertrags-Handlings über Enterprise Content Management liegt vor allem im stets einheitlichen und permanent aktuellen Informationsstand aller beteiligten Mitarbeiter. Innerhalb des ECM-Systems werden nicht nur Vertrags-relevante Fristen automatisch überwacht – es lassen sich zudem Schreib- und Leserechte genauestens vergeben. Das ermöglicht wiederum eine sichere Handhabung aller vertraulicher Vertragsdokumente.

Unabhängig davon, in welcher Abteilung ein ECM zuerst eingeführt wird, sollte darauf geachtet werden, das Projekt gut geplant und so optimal wie möglich durchzuführen. Das gilt generell natürlich für alle neuen Produkte, die in einem Unternehmen eingeführt werden.

Der Erfolg eines ECM-Projekts ist vor allem dann wahrscheinlich, wenn die Mitarbeiter im Unternehmen einen Mehrwert erkennen und sich von der Einführung eine Verbesserung und Erleichterung ihrer Arbeit versprechen. Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter spielt eine wesentliche Rolle.

Vor der Einführung eines ECM sollten im Unternehmen die Ziele für die Einführung eines Enterprise Content Management definiert werden. Dabei kann es sich um eine schnellere Rechnungsverarbeitung, höhere Servicequalität oder effizientere Prozesse handeln. In jeder Abteilung gibt es unterschiedliche Ziele, die sich die Mitarbeiter von einem ECM erhoffen.

Alle Eventualitäten sollten berücksichtigt werden, um die Einführung eines ECM erfolgreich durchführen zu können. Wichtig ist es zu verhindern, dass ein Projekt wie die Einführung eines ECM am Widerstand Ihrer Mitarbeiter scheitert. Die folgenden Punkte werden Sie dabei unterstützen:

Tipp 1: In der Abteilung beginnen, die am meisten von einem ECM profitiert

Um so schnell wie möglich zu zeigen, wie ein ECM die Arbeit in einer Firma gleichermaßen verbessert und erleichtert, sollte in dem Unternehmensbereich mit der Einführung begonnen werden, der am schnellsten von der Leistung eines ECM-Systems partizipiert.

Im Vertrieb ist das meistens die Angebotserstellung. Werden diese Prozesse Schritt für Schritt digitalisiert, verbessern sich damit auch die Key-Performance-Indikatoren (KPIs) der Abteilung. Das überzeugt natürlich die Vertriebsabteilung selbst von der Einführung, zeigt aber gleichzeitig auch anderen Abteilungen im Unternehmen, welche Vorteile ein ECM mit sich bringen kann. So erhöht sich die Akzeptanz für ein ECM meistens schon weit vor der eigentlichen Einführung in der jeweiligen Abteilung.

Tipp 2: Die Ist-Analyse für ein solides Fundament

Im Rahmen einer Ist-Analyse kann geklärt werden, in welcher Reihenfolge die Einführung eines ECM im Unternehmen erfolgen soll. Im Idealfall benennen Sie hierfür einen Verantwortlichen aus der oberen Führungsebene, der das Gespräch mit allen Abteilungen sucht, um herauszufinden, welche Schwachstellen behoben werden müssen.

Diese Person behält während des gesamten Implementierungsprozesses den Überblick und bezieht neben aktuellen Szenarien auch mögliche künftige Herausforderungen in die Überlegungen mit ein. Besonders wichtig ist eine Integration wirklich sämtlicher Interessensgruppen in die Ist-Analyse, um spätere Abwehrreaktionen der Anwender zu vermeiden. Nur wenn die Bedürfnisse und Anregungen der Mitarbeiter ernstgenommen werden und klar erkennbar wird, wo die Vorteile liegen, wird sich Ihr Team gerne mit der neuen Technologie auseinandersetzen.

In den meisten KMUs (Digitalisierung KMU) ergibt die Ist-Analyse übrigens, dass die Buchhaltung der ideale Startpunkt für eine geplante ECM-Einführung ist. Sie bietet in der Regel das größte Potenzial für Verbesserungen, da sich beispielsweise eine beschleunigte Rechnungsabwicklung direkt auf die Profitabilität des von der Implementierung betroffenen Unternehmens auswirkt.

Tipp 3: Ziele der ECM-Einführung definieren und Vorteile identifizieren

Wenn Sie erst einmal ermittelt haben, in welchen Abteilungen Sie mit der ECM-Einführung beginnen möchten, geht es im nächsten Schritt darum, klare und vor allem messbare Ziele zu definieren. Fragen Sie sich, in welchen Bereichen die größten Herausforderungen liegen und klären Sie genau, was sich künftig verbessern soll. Wichtig ist, dass Sie sich nicht auf unspezifische Wünsche wie „mehr Effizienz“ beschränken, sondern bei Ihrer Zieldefinition wirklich ins Detail gehen.

Soll sich die Zahl der Auftragsbestätigungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens versendet werden, um einen gewissen Prozentsatz erhöhen? Erhoffen Sie sich, dass die Dauer der Rechnungsbearbeitung durch ein ECM messbar verkürzt wird? Formulieren Sie Ihre Erwartungen so klar wie möglich und kommunizieren Sie sie im Anschluss an das gesamte Team. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird – und Sie erleben bei der späteren Zielkontrolle keine bösen Überraschungen.

Wenn Sie klare Metriken festlegen, wie zum Beispiel die Versandrate von Angeboten vor und nach der Implementierung, kann niemand tatsächlich erzielte Erfolge schlechtreden, denn subjektive Eindrücke werden durch objektive Fakten ersetzt.

Tipp 4: ECM-Anbieter für die Auswahl der passenden ECM-Software finden

Die Auswahl an ECM-Software ist groß, und viele Unternehmen sehen bei der Suche nach dem passenden Produkt vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Soll es eine Software sein, die bereits seit Jahren erfolgreich am Markt etabliert ist oder sind angesichts künftiger Herausforderungen doch eher neue und innovative ECM-Lösungen die richtige Wahl? Die Antwort liegt wie so häufig in der Mitte: Einerseits ist eine große installierte Basis der beste Beweis, dass sich eine Software in der Praxis bewährt hat, doch andererseits muss die gewählte ECM-Lösung auch modern genug sein, um Ihr Unternehmen zuverlässig durch die nächsten zehn bis 15 Jahre begleiten zu können.

Wollen Sie bei der Auswahl der ECM-Software auf Nummer sicher gehen, sollten Sie unbedingt die Unternehmenshistorien der verschiedenen ECM-Anbieter unter die Lupe nehmen und sich über die Erfahrungswerte anderer Kunden informieren. Vertrauenswürdige Hersteller machen sich dadurch einen Namen, dass sie ihren Kunden immer wieder neue Upgrades zur Verfügung stellen – und das unkompliziert und preisgünstig.

Auch Zertifizierungen sind hilfreich, um das richtige Produkt zu finden. So bestätigt etwa eine DIN-ISO-9001-Zertifizierung, dass ein ECM-Anbieter die Funktionalität oder Sicherheit seines Angebots systematisch verbessert. Das beweist, dass er sich ständig weiterentwickelt.

Ein weiterer Punkt, auf den Sie bei der Auswahl der passenden ECM-Software achten sollten, ist ihre Skalierbarkeit. Wenn diese Voraussetzung gegeben ist, können Sie – wie bereits empfohlen – mit wenigen Anwendern starten und die Implementierung dann nach und nach ausweiten. Ebenso wichtig: Die Sicherstellung einer unkomplizierten Unterstützung der in Ihrem Unternehmen bereits verwendeten Technologien sowie eine mögliche spätere Umstellung lokaler Lösungen auf ein ECM in der Cloud.

Je besser Sie sämtliche Eventualitäten im Blick haben, desto geringer ist auch die Gefahr einer unvorhergesehenen Kostenexplosion. Klären Sie deshalb genau, wie die finanziellen Konditionen für Installation, Betriebsaufwand, Schulungen und Upgrades aussehen werden, um nachträgliche Zusatzkosten von vornherein zu vermeiden.

Tipp 5: Konfiguration der ECM-Lösung

Sobald Sie damit beginnen, Ihren Implementierungsplan in die Tat umzusetzen, sollten Sie darauf achten, die gewählte ECM-Lösung auch mit der E-Mail-Infrastruktur Ihres Unternehmens sowie mit den mobilen Endgeräten der Anwender zu verknüpfen. Einer der größten Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements ist schließlich, dass alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit völlig unkompliziert auf wichtige Informationen zugreifen können – und zwar ganz egal, ob sie sich in ihrem Büro, beim Kunden oder im Homeoffice befinden.

Ebenso wesentlich ist es, dass Sie digitale Workflows definieren, um Prozesse zu straffen und wichtige Arbeitsschritte zu beschleunigen. Dabei sollten Sie allerdings darauf achten, Ihre Mitarbeiter nicht mit den mannigfaltigen technischen Möglichkeiten moderner ECM-Lösungen zu überfordern. Die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt findet nicht bei allen Mitarbeitern positiven Anklang. Beschränken Sie sich daher zunächst auf grundlegende Verbesserungen und muten Sie Ihrem Team nicht zu viele Neuerungen auf einmal zu. Nur weil etwas technisch möglich ist, bedeutet das noch lange nicht, dass es in Ihrem konkreten Fall auch sinnvoll ist. Ihre Mitarbeiter werden Ihnen für intuitiv verständliche Workflows danken.

Durch die Einführung eines ECM im Betrieb können Unternehmen zahlreiche Vorteile erwarten. Neben einer Verbesserung der Effizienz, steigt auch die Kundenzufriedenheit durch eine schnellere Reaktionszeit der Mitarbeiter. Der Cashflow wird verbessert und Mitarbeiter im Unternehmen werden deutlich entlastet. Der Informationsfluss wird optimiert, da Mitarbeiter schneller an alle relevanten Informationen kommen, die sie brauchen. Das spart auch einiges an Arbeitszeit ein und ermöglicht es den Mitarbeitern, im Betrieb Aufgaben schneller und vor allem unkomplizierter zu erledigen.

Rund 30 Prozent aller mittelständischen Unternehmen wollen in naher Zukunft in eine integrierte ECM-Software investieren.* Schon jetzt verwaltet fast jedes zweite Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (47 Prozent) seine Dokumente digital – in 2017 waren es erst 33 Prozent. Dies sind zwei Ergebnisse der repräsentativen Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“, die von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt wurde.** Vor allem Effizienzsteigerungen motivieren zu den Investitionen. 

91 Prozent der Unternehmen betonen den schnelleren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent die Tatsache, dass so Aufwand und Kosten gesenkt werden. Für ebenfalls 88 Prozent ist eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust zentral, für 80 Prozent eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien.

Zu den Vorteilen einer ECM-Lösung gehören die Digitalisierung von Rechnungen, die elektronische Archivierung von Akten und die Möglichkeit, dass Teams gemeinsam an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten können. Bei der Organisation geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital vorliegen. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent).

Die Cloud ist inzwischen im Mittelstand angekommen und löst den On-Premises-Betrieb zunehmend ab. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente heute in der Private Cloud bzw. Public Cloud, das sind 9 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud ein großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind und niedrigere IT-Kosten gewünscht sind. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück.

DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger freut sich über den höchsten Bekanntheitsgrad bei den Befragten: „Das reflektiert unsere Marktstärke." Vor allem in den Branchen Industrie, Dienstleistungen und Handel fiel der Name sehr oft. Der stellvertretende Vorstand im AK ECM-Markt & -Strategie dazu: „Integrierbarkeit, Flexibilität und das Kosten-Nutzen-Verhältnis sind Merkmale, bei denen DocuWare voll punkten kann – das waren die am häufigsten genannten Auswahlkriterien.“

* In Deutschland gibt es laut amtlicher Statistik knapp 180.000 Unternehmen zwischen 20 und 499 Mitarbeitern. 23 Prozent der Mittelständler planen eine Erstbeschaffung. Das erwartete Investitionsvolumen von 1,9 Mrd. Euro ergibt sich aus 41.400 mittelständischen Unternehmen, die im Durchschnitt 45.210 Euro in ein ECM-Projekt mit ca. 30 Arbeitsplätzen investieren. Vier Prozent wollen ihr vorhandenes DMS ersetzen, drei Prozent ihre Lösung erweitern.

** Befragt wurden 703 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern, darunter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern.

Damit die Arbeit mit einem digitalen System für das Enterprise Content Management (ECM) tatsächlich wie angestrebt die täglichen Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt, hat sich eine klar strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung bewährt. DocuWare empfiehlt hier sechs Schritte – wobei eine vorbereitende Phase für die nötige Akzeptanz der Belegschaft werben und sie für die Mitarbeit im Einführungsprojekt motivieren soll.

Denn bevor überhaupt mit der Planung zur Auswahl und Einführung des ECM-Systems begonnen wird, sollten Management und IT-Team sich mit allen involvierten Fachabteilungen gut beraten. Denn wie jede Veränderung sorgt auch die Digitalisierung des Dokumenten-Managements für Verunsicherungen, die ernst genommen und aus dem Weg geräumt werden sollten. Erst wenn die Belegschaft wirklich von der Arbeit mit einer ECM-Lösung überzeugt ist, kann die eigentliche Planung des ECM-Projektes in sechs Schritten starten:

1. Schritt: Vorstudie und Orientierung

Als Basis für die Planung dient die Ermittlung des Ist-Zustandes der Dokumentenverarbeitung im Unternehmen und all derjenigen Abteilungen, die zukünftig mit dem ECM-System arbeiten sollen. Hierbei ist im Gespräch mit den Mitarbeitern der konkrete Handlungsbedarf zu ermitteln – in Form von Must-Haves und Nice-to-Haves. Hierbei gilt: Je mehr Papier während der täglichen Arbeit anfällt, desto größer das Potenzial für Zeit- und Kosteneinsparungen durch die Umstellung.

2. Schritt: Die Lösungspräsentation des Anbieters

Auf Grundlage dieser Zielformulierung erarbeitet DocuWare erste Lösungsvorschläge und präsentiert diese kostenfrei. Alle für das Projekt wichtigen Mitarbeiter sollten an dieser Präsentation teilnehmen, so dass anschließend alle Beteiligten gemeinsam entscheiden können, ob die präsentierte Lösung passt oder nicht. Schließlich sollen am Ende alle mit der neuen Lösung wirklich zufrieden sein.

3. Schritt: Workshops zur neuen Lösung im Vorfeld

Mit dem ausgewählten Anbieter sollte vor Projektbeginn ein Lösungsworkshop vereinbart werden, um auf dieser Basis ein individuelles Angebot zu erstellen, dass den Projektzielen möglichst nahekommt. Hier wird auch der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand geklärt: Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung oder eine Eigenleistung sein?

4. Schritt: Angebot und Kauf bzw. Miete

Als nächster Schritt bei der Einführung eines ECM-Systems folgt ein konkretes Angebot inklusive verbindlicher Preise. Ist eine klassische On-Premises-Lösung geplant, muss das Angebot in jedem Fall Preisangaben für Software, zusätzliche Hardware und alle Dienstleistungen enthalten. Bei einer Cloud-Lösung sind nicht nur Laufzeit und Mietpreis wichtig, sondern auch Kündigungsmodalitäten, Sicherheitszusagen oder Performance- und Skalierbarkeitsoptionen. Wer sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden kann, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass bei Bedarf der Wechsel zu einer Cloud-Lösung so einfach wie möglich ist.

5. Schritt: ECM-Einrichtung und Schulung

Ein entsprechend geschulter Organisator, wie zum Beispiel der IT-Leiter, sollte bei der Installation vor Ort sein, um die involvierten Mitarbeiter während der Einarbeitung zu beraten und zu unterstützen.

6. Schritt: Review-Workshop

Läuft das ECM-System schließlich, empfiehlt DocuWare als letzten Schritt des Einführungsprojektes den Review-Workshop. Zirka sechs bis zwölf Wochen nach der Inbetriebnahme kommt der Anbieter dazu nochmal ins Haus, begutachtet den Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. So kann er unmittelbar konkrete Tipps geben, die den Anwendern die Arbeit mit dem ECM-System weiter erleichtern.

Was ist ein ECM-System?

ECM steht als Abkürzung für ein Enterprise Content Management-System zum Archivieren, Nachverfolgen und Verwalten elektronischer Daten. Die meisten Unternehmen nutzen ein ECM-System primär zur elektronischen Rechnungserstellung. Das Enterprise Content Management ersetzt papierbasierte Archive und das manuelle Bearbeiten von Aufgaben der Buchhaltung oder der HR-Abteilung durch automatisierte Prozesse.

Worin liegt der Unterscheid zwischen einem ECM und einem DMS?

Vereinfacht ausgedrückt verwaltet ein Dokumentenmanagement-System (DMS) Dokumente, während ein Enterprise Content Management-System (ECM) für die Verwaltung von Unternehmensinhalten eingesetzt wird.

Wie kann ein ECM-System implementiert werden?

Nach Definition der Ziele, zu erwartenden Vorteile und individuellen Anforderungen an das Enterprise Content Management-System, steht die Auswahl der passenden ECM-Software zur Digitalisierung der Papierdokumente auf dem Plan. Nach der Konzeptionsphase folgt die Konfiguration und Optimierung des Systems. Schließlich werden alle optierten Anwendungsprogramme, die E-Mail-Infrastruktur sowie alle innerbetrieblich genutzten mobilen Endgeräten mit dem ECM-System verknüpft.

Wie funktioniert ECM?

Enterprise Content Management, kurz ECM, erfasst, verwaltet und speichert Inhalte. Eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Anwendung von ECM ist die vorausgehende digitale Erfassung sämtlicher relevanten Dokumente und Daten. Strukturen und Prozesse werden durch den Einsatz einer Enterprise Content Management-Software als unternehmensweite Gesamtlösung abgebildet.

Warum ist Enterprise Content Management wichtig für Unternehmen?

Eine strategisch angewandte ECM-Lösung vereinfacht im Unternehmen die Bearbeitung, Verteilung und Archivierung von Content. Durch den Einsatz einer entsprechenden Software können die Produktivität von Mitarbeitenden gesteigert und standardisierte Abläufe beschleunigt werden. Dadurch ergibt sich zwangsläufig eine spürbare Senkung der Betriebskosten. Zudem sind alle benötigten Daten und Informationen dank mobilem Zugriff auf das ECM immer und überall abrufbar.