Inputmanagement ist beileibe nichts Neues, sondern so alt wie die Büroarbeit selbst. Im Prinzip geht es darum, den Informationseingang vollständig zu erfassen und bedarfsgerecht im Unternehmen zu kanalisieren – unabhängig davon, ob diese Informationen klassisch per Brief oder Fax eintreffen, elektronisch per Mail oder EDI, telefonisch oder auch per Social Media. Dabei können völlig unterschiedliche Akzente gesetzt werden, doch das Ziel bleibt stets dasselbe.
Inputmanagement ist daher nicht mehr und nicht weniger als der Geschäftsprozess, der alle Formen eingehender Informationen effizient verwaltet – sei es mittels Scanner und OCR oder sei es mittels Middleware, Extraktion und Klassifizierung durch KI. Scanner kommen zum Einsatz, weil viele Informationen immer noch in Papierform eingehen. Die effizienteste Methode, diesen Input zu managen, ist das Scannen des Dokumentes und die anschließende Verarbeitung des resultierenden Bildes durch möglichst „intelligente“ Software ist.
Logischerweise ist Inputmanagement deshalb Bestandteil moderner Systeme für das Dokumenten- bzw. EnterpriseContent-Management. Ein DMS bzw. ECM-System implementiert dazu verschiedene Vorgehensweisen, um geschäftsrelevanten Content zu erfassen sowie digital zusammenzuführen und später auch zu archivieren. Unter Content sind dabei sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten zu verstehen – und zwar aus allen papierbasierten sowie digitalen Quellen. Aufgabe des Inputmanagements ist die
- Registrierung des Dokumenteneingangs,
- Regelung der Verteilung,
- Sicherung der Qualität und
- Organisation der Ablage.
Dokumente digitalisieren
Die erfolgreiche Bewältigung dieser Aufgaben mithilfe dafür optimierter Hard- und Software bildet die „digitale Basis“ für die anschließende Abwicklung der Geschäftsprozesse. Daher kommt es entscheidend auf die Wahl der für das Unternehmen geeigneten Hard- und Software an. Vor allem mit Blick auf die Verbindung des Inputmanagements zu nachfolgenden Anwendungen, wie zum Beispiel zu den ERP-, CRM-, oder HR-System, und zur Dokumentenverwaltungssoftware.
Idealerweise ist das Inputmanagement ein Modul der eingesetzten Software für die digitale Dokumentenablage. Für das Digitalisieren der analogen Dokumente können nebst Scannern oder OCR/ICR-Techniken auch Barcodes verwendet werden. Das eigentliche Inputmanagement lässt sich dann in folgende Schritte unterteilen:
- Eingang verschiedenartigster Dokumente auf unterschiedlichen Wegen, z. B. EDI, Mail, Post, Fax oder Social Media
- Umwandlung der analog auf Papier eintreffenden Dokumente, beispielsweise mit Hilfe von Scannern und Texterkennung durch OCR und/oder KI
- Überprüfung des Input und ggf. Korrektur bzw. Ergänzung
- Klassifizierung des Inputs und Extraktion der relevanten Informationen, Indexierung und Verschlagwortung zur intelligenten Dokumentenverwaltung
- Reduzierung juristischer Risiken durch einheitliche Dokumentenbearbeitung (Compliance-Richtlinien)
- Weitergabe an nachfolgende Systeme (z.B. ERP) oder bestimmte Stellen im Unternehmen
Der Nutzen von effizientem Inputmanagement liegt auf der Hand, weil es die Bearbeitung eingehender Dokumente deutlich vereinfacht und beschleunigt. Dokumente werden automatisch erkannt, klassifiziert und an die richtige Stelle im Unternehmen oder ein bestimmtes System weitergeleitet. Außerdem werden viele Flüchtigkeitsfehler bei der Bearbeitung und Weiterleitung der Dokumente (z. B. „Irrläufer“ oder Fehlablagen) verhindert. Weil das Inputmanagement digitale Dokumente und den Content in Papierform einheitlich zusammenführt, entfallen Redundanzen und damit einhergehende Ungenauigkeiten. Last but not least wird eine zentrale Dokumentenverwaltung und die Volltextsuche in der dann lupenrein digitalen Dokumentenablage möglich.
Mehrkanaliges Inputmanagement ist eine Herausforderung des digitalen Zeitalters
Heute kommunizieren die Unternehmen aber längst nicht mehr nur per Brief, Telefon oder E-Mail mit ihren Kunden, sondern dank Internet und Smartphone auch per Social Media. Unternehmen und ihre Kunden tweeten sich gegenseitig; sie haben Profile in sozialen Netzwerken wie Instagram und LinkedIn. Fast jeder Mensch hat durch sein Handy eine Kamera in der Tasche, mit der er z. B. Fotos von Schecks oder Filme von Autounfällen per E-Mail an seine Bank und Versicherung schicken kann.
Mit anderen Worten: Informationen gelangen heute über unterschiedlichste Kanäle in die Unternehmen. Dennoch zwingen veraltete Inputmanagementsysteme die Unternehmen immer noch dazu, ihre gesamte Kommunikation über einen einzigen Kanal abzuwickeln, so als ob sie immer noch mit Papier arbeiten würden. Die alte Allianz der Anbieter von Scanner- und Bildworkflow-Software scheint alle dasselbe zu sagen: Konvertiere die verschiedenen Kanäle digitaler Informationen in einen einzigen bildbasierten Kanal und verarbeite sie dann wie Papier.
Das macht wenig Sinn, denn dieser Ansatz verwaltet ja nicht wirklich alle Formen eingehender Informationen effizient. Es ist logischerweise alles andere als effizient, digitale Textinformationen in ein Bild umzuwandeln, dieses dann durch eine OCR-Software zu schicken, dann die fast unvermeidlichen Fehler bei der Zeichenerkennung manuell zu korrigieren und das Bild dann wieder als digitale Textinformation zu speichern. Anderes Beispiel: Wie können einkanalige Inputmanagementsysteme eine Filmdatei effizient verarbeiten? Das Beispiel macht klar: Mehrkanaliges Inputmanagement ist eine Herausforderung des digitalen Zeitalters!
Multi-Channel-fähige Inputmanagementsystem
Der gesunde Menschenverstand sagt, dass für die effiziente Verarbeitung eingehender E-Mails und Anhänge sowie digitaler Feeds wie Twitter, Facebook und LinkedIn ein sogenanntes „Multi-Channel-Inputmanagementsystem“ gefragt ist, das alle eingehenden Informationen in ihrer nativen Form digital verarbeitet.
Das heißt keineswegs, dass bereits getätigte Investitionen – zum Beispiel in die bestens bewährte Ein-Kanal-Lösung für die Rechnungseingangsverarbeitung – obsolet würden. Es macht keinen Sinn, das Rad neu zu erfinden, vor allem dann nicht, wenn solche Systeme über viele Jahre hinweg optimiert und verfeinert wurden und bereits einen sehr hohen Automatisierungsgrad erreicht haben.
Kernbestandteil eines modernen Multi-Channel-Inputmanagementsystems ist deshalb die Fähigkeit, automatisierte, intelligente Entscheidungen darüber zu treffen, wie ein bestimmter Input am effizientesten zu verarbeiten ist. Nehmen wir das obige Beispiel: Kommt bereits eine effiziente scannerbasierte Lösung für die Rechnungsdatenerfassung zum Einsatz, ist die Frage, ob digitale Rechnungen durch denselben Prozess geleitet werden sollten. Der Trick besteht darin, im Multi-Channel-System die eingehende digitale Quelle zu analysieren und dann automatisch zu erkennen, dass es sich z. B. um eine E-Mail mit angehängter Rechnung handelt.
Wenn dann die im E-Mail-Text und im Anhang der Rechnung enthaltenen digitalen Informationen nativ verarbeitet werden, ist die Klassifizierung und Extraktion ein sehr schneller Prozess. Darüber hinaus kann die native digitale Verarbeitung automatisch intelligente Antworten generieren, z. B. um den Empfang der E-Mail zu bestätigen oder fehlende Informationen anzufordern. In der Zwischenzeit können die Original-E-Mail und die PDF-Rechnung komprimiert und sofort archiviert werden, zusammen mit wichtigen Indexinformationen, die aus dem E-Mail-Text extrahiert werden – und das, während die Rechnung nach der Weiterleitung noch im ERP-System verarbeitet wird.
Vorteile der digitalen Verarbeitung
Die native Verarbeitung digitaler Daten in einem Multi-Channel-Inputmanagementsystem bringt aber noch weitere Vorteile mit sich. Werden zum Beispiel elektronische Rechnungen an ein Postfach als Bewerbungen adressiert, dann sind in der Regel schon Workflows im DMS eingerichtet, die z.B. die Weiterleitung von Lebensläufen und den allgemeinen Einstellungsprozess verwalten. Die Implementierung eines Multi-Channel-Inputmanagementsystems am Eingang dieser Dokumente kann diese DMS-Workflows weiter verbessern, etwa durch intelligente Dokumentenlenkung.
Schickt ein Bewerber z. B. eine E-Mail an das Unternehmen, enthält der Text der Mail in der Regel zusätzlich zum angehängten Lebenslauf wertvolle Informationen. Zusammen bilden sie eine nützliche Informationsquelle über den Bewerber. Deshalb sollten sie nativ vom Inputmanagementsystem verarbeitet werden, anstatt getrennt – in TIFF konvertiert – durch ein altes papierbasiertes System geschoben zu werden.
Die native Verarbeitung solcher digitalen Informationen beschleunigt nicht nur die Analyse drastisch und minimiert manuelle Eingaben. Sie ermöglicht auch sofort intelligente Fuzzy-Matches mit der internen Cloud (frühere Bewerber, Referenznummern von Stellenanzeigen usw.) und der externen Cloud (Twitter, LinkedIn, Facebook usw.). Diese zusätzliche Intelligenz kann automatisch Fehler in der Bewerbung korrigieren, z. B. eine falsch geschriebene Stellenreferenznummer. Sie kann auch frühere Bewerber identifizieren und Informationen aus sozialen Medien hinzuzufügen, die dann die Personaler direkt nutzen können.
Ein Multi-Channel-Inputmanagementsystem bietet zusätzlich Vorteile in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften, die sich mit herkömmlichen, papierbasierten Ein-Kanal-Systemen nicht so einfach umsetzen lassen. Denn wird eine E-Mail automatisch auf der Grundlage ihres Inhalts und der Anhänge klassifiziert, lässt sie dabei auch automatisch indizieren und zusammen mit allen automatischen Antworten gesetzeskonform archivieren. Da die E-Mail in ihrer ursprünglichen digitalen Form verarbeitet wurde, bedeutet das auch, dass die Internet-Kopfzeilen ebenfalls im Archiv landen und somit eine gewisse Garantie für die Authentizität des Absenders bieten.
Fazit: Auch ein längst etabliertes Inputmanagement bleibt ein quicklebendiges Konzept
Es muss im Unternehmen vielleicht nur leicht überarbeitet werden. Es ist auf jeden Fall integraler Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie, weil es – richtig eingesetzt – alle externen Kommunikationskanäle zusammenführt und deren Handling drastisch verbessert und vereinfacht. Mittel zum Zweck sind dabei:
- Automatisierung vollständiger Prozesse
- Digitalisierung von Dokumenten
- Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Verlagerung von Service-Tätigkeiten in einen Self-Service für Kunden, Partner und/oder Lieferanten
Jeder Unternehmer muss sich also mit Inputmanagement befassen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Basis dafür liefert eine moderne Dokumentenverwaltungssoftware, die sich idealerweise sowohl On-Premises als auch in der Cloud betreiben lässt, damit sich auf dem Weg zum digitalen Unternehmen keine unnötigen Hemmschwellen auftürmen.
