Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Ob elektronische Aktenführung, datenschutzkonforme Aufbewahrung von Unterlagen oder digitale Signatur: Mit DocuWare setzen Behörden, öffentliche Einrichtungen und Versorgungsunternehmen die notwendige Digitalisierung schnell und kostengünstig um. Für ein Mehr an Effizienz, Flexibilität und Bürgernähe.
Bearbeitungszeiten reduzieren, Flexibilität erhöhen und Bürgerservice verbessern
Der webbasierte Dokumentenzugriff ermöglicht eine schnelle und reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Fachämtern, Außenstellen und externen Dienstleistern. Akten müssen nicht mehr umständlich zwischen einzelnen Abteilungen und Außenstellen transportiert werden oder gehen auf dem Transportweg gar verloren. Durch die Integration in einzelne Fachverfahren greifen Mitarbeiter auch aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus auf alle zentral in DocuWare abgelegten Unterlagen zu. Flexibles, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird mit DocuWare Realität: Mitarbeiter haben auch von unterwegs oder vom Home-Office aus jederzeit ihre Arbeitsunterlagen zur Hand. Sachbearbeiter finden die benötigten Informationen bei Rückfragen umgehend mittels Aktenzeichen, Name oder Geburtsdatum und verarbeiten sie direkt weiter.
Rechnungsverarbeitung: Schnell, sicher und kostensparend
Durch die automatische Auslesung aller relevanten Rechnungsdaten und die anschließende automatisierte Rechnungsprüfung, Freigabe und Weiterverarbeitung mittels digitalem Workflow sparen Sie rund 80 Prozent an Arbeitszeit ein. Da sich auch Fachämter, Außenstellen und externe Dienstleister direkt in die Prüfung einbinden lassen, entfallen Transport- und Liegezeiten und damit verbundene Mahngebühren. Auszahlungsanordnungen können Sie anschließend in Ihrem gewohnten Fachverfahren erstellen, direkt mit der Rechnung in DocuWare ablegen und mit einer einfachen, fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur signieren. Die innovative und eIDAS-konforme Lösung kommt dabei ganz ohne Kartenlesegerät und Signaturkarte aus.
Stuttgart
Ostrhauderfehn
DocuWare ist die ideale Lösung für die speziellen Herausforderungen der öffentlichen Hand
Schnell eingeführt
Die Umstellung auf digitale Akten und automatisierte Prozesse ist kein Mammutprojekt. Mit einer auf Ihre Verwaltung passgenau zugeschnittenen Lösung ist die Umstellung innerhalb weniger Tage erledigt.
Intuitiv bedienbar
Mit DocuWare entfallen lange Einarbeitungszeiten, denn die einfache Bedienbarkeit der Lösung steht im Fokus der Produktentwicklung. Lassen Sie sich von der anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche begeistern und führen Sie Ihre Vorgänge dabei gerne auch mit Ihrer gewohnten Aktenstruktur weiter.
Flexible Teamarbeit
Moderne Verwaltung ist nicht mehr an Öffnungszeiten und Amtsräume gebunden: Rufen Sie Dokumente im Browser auf, bearbeiten Sie Belege parallel und beteiligen Sie Außenstellen oder externe Partner ganz unkompliziert. Nutzen Sie mobile Apps und Geräte, um Aufgaben auch unterwegs oder im Home Office zu erledigen.
Rechtskonform und sicher
Dank digitaler Schutzmechanismen setzen Sie die Anforderungen der GoBD an die Langzeitspeicherung und Verarbeitung von Dokumenten ebenso leicht um wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Rechnungsbearbeitung
Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie vorkonfigurierte Workflows für eine direkte oder mehrstufige Freigabe, um schnelle Zahlungen zu gewährleisten und Ihre Geschäftsprozesse produktiver zu gestalten.
Personalmanagement
Organisieren, sichern und bündeln Sie sämtliche Mitarbeiterunterlagen und rufen Sie wichtige Informationen innerhalb von Sekunden ab. Auch Ihre HR-Prozesse können Sie mit DocuWare signifikant verbessern: Vom Recruiting bis zum Talent Management.
Marketing und Vertrieb
Verschaffen Sie Ihrem Vertriebsteam den entscheidenden Wettbewerbsvorteil: Vom ersten Kundenkontakt bis zu den Vertragsverhandlungen haben sie dank des zentralen Cloud-basierten Systems von überall alle relevanten Materialien und Informationen sofort zur Hand. Ein klares Vertragsmanagement sorgt darüber hinaus für Sicherheit.
DSGVO und Compliance
Mit der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente und der Bereitstellung detaillierter Metadaten geht eine umfassende Zugangskontrolle einher. Darüber hinaus können Sie zielgerichtet nach Kundeninformationen suchen sowie Daten nach Bedarf löschen.
Papierlos in 90 Tagen – ein durchaus erreichbares Ziel.
Moderne Unternehmen lassen papierbasierte Abläufe hinter sich, sparen Kosten und Zeit und schützen ihr Unternehmerwissen vor Verlust und Missbrauch. Eine detaillierte Roadmap.
Mitarbeiter Onboarding – Sorgen Sie für einen stressfreien Start
Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen anfangen, sind (bereits im Vorfeld) eine reibungslose Organisation und Kommunikation gefragt. Nur so fühlen sich neue Kollegen vom ersten Tag an willkommen und können sich schnell fachlich einbringen.
Dokumenten-archivierung Sicherheitsstandarts. Das müssen Sie wissen.
Dieses kostenlose E-Book enthält alles, was Sie über die sichere und zuverlässige Archivierung digitaler Dokumente wissen müssen. Zusätzlich haben wir Ihnen eine Checkliste zur Evaluation von Anbietern beigelegt, die Ihnen bei der Auswahl der besten digitalen Dokumentenarchivierungslösungen von Nutzen sein wird.
DocuWare Basics für Neueinsteiger
Lernen Sie die grundlegenden Funktionen des DocuWare-DMS kennen. Erfahren Sie z. B., wie Sie Ihre Dokumente importieren und im Viewer anzeigen können, um diese anschließend weiter zu bearbeiten und zu versenden. Oder wie man Dokumente in ein Archiv ablegt, sein Password ändert oder eine Abwesenheitsnotiz erstellt.