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Papierlos in 90 Tagen – ein durchaus erreichbares Ziel.
Moderne Unternehmen lassen papierbasierte Abläufe hinter sich, sparen Kosten und Zeit und schützen ihr Unternehmerwissen vor Verlust und Missbrauch. Eine detaillierte Roadmap.
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Ob elektronische Aktenführung, datenschutzkonforme Aufbewahrung von Unterlagen oder digitale Signatur: Mit DocuWare setzen Behörden, öffentliche Einrichtungen und Versorgungsunternehmen die notwendige Digitalisierung schnell und kostengünstig um. Für ein Mehr an Effizienz, Flexibilität und Bürgernähe.
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Bearbeitungszeiten reduzieren, Flexibilität erhöhen und Bürgerservice verbessern
Der webbasierte Dokumentenzugriff ermöglicht eine schnelle und reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Fachämtern, Außenstellen und externen Dienstleistern. Akten müssen nicht mehr umständlich zwischen einzelnen Abteilungen und Außenstellen transportiert werden oder gehen auf dem Transportweg gar verloren. Durch die Integration in einzelne Fachverfahren greifen Mitarbeiter auch aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus auf alle zentral in DocuWare abgelegten Unterlagen zu. Flexibles, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird mit DocuWare Realität: Mitarbeiter haben auch von unterwegs oder vom Home-Office aus jederzeit ihre Arbeitsunterlagen zur Hand. Sachbearbeiter finden die benötigten Informationen bei Rückfragen umgehend mittels Aktenzeichen, Name oder Geburtsdatum und verarbeiten sie direkt weiter.
Rechnungsverarbeitung: Schnell, sicher und kostensparend
Durch die automatische Auslesung aller relevanten Rechnungsdaten und die anschließende automatisierte Rechnungsprüfung, Freigabe und Weiterverarbeitung mittels digitalem Workflow sparen Sie rund 80 Prozent an Arbeitszeit ein. Da sich auch Fachämter, Außenstellen und externe Dienstleister direkt in die Prüfung einbinden lassen, entfallen Transport- und Liegezeiten und damit verbundene Mahngebühren. Auszahlungsanordnungen können Sie anschließend in Ihrem gewohnten Fachverfahren erstellen, direkt mit der Rechnung in DocuWare ablegen und mit einer einfachen, fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur signieren. Die innovative und eIDAS-konforme Lösung kommt dabei ganz ohne Kartenlesegerät und Signaturkarte aus.
Mit der Lösung für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung von DocuWare digitalisieren Sie Ihre Papierunterlagen und speichern diese in einem strukturierten Archiv jederzeit abrufbar und sicher ab.
Das Erfassen, Verarbeiten, Teilen und Verfolgen Ihrer Dokumente ist ganz einfach. Dank dem kontrollierten Zugriff, detaillierter Aufgabenlisten und verlässlicher E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben effizienter erledigen und Entscheider diese einfach freigeben oder ablehnen.
Profitieren Sie von folgenden Schlüsselfunktionen mit DocuWare:
Durch den DMS-Einsatz ist unsere Arbeit effizienter und stressfreier geworden. Bei Anfragen können wir jetzt sofort Auskunft über den aktuellen Stand der Dinge geben. Alles ist transparent und genau dokumentiert. Das schätzen sowohl Bürger als auch Lieferanten.
Heike Grüning
Kaufmännische Mitarbeiterin, Märkischer Abwasser- und Wasserzweckverband, Königs Wusterhausen
Referenzbericht lesen
Das Straßenbauprojekt Rosensteintunnel erfordert ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationsaufwand. Die Verantwortlichen der Landeshauptstadt Stuttgart nutzen dazu ein modernes DMS-Cloud-Konzept als virtuellen Projektraum. Referenzbericht lesen.
Land: Deutschland Branche: Gemeinde / Öffentliche Verwaltung
Ein zentraler Dokumenten-Pool hilft der ostfriesischen Gemeinde Ostrhauderfehn, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und bietet Bürgern einen schnellen Service. Referenzbericht lesen.
Land: Deutschland Branche: Gemeinde / Öffentliche Verwaltung
Gemeinde- und Stadtverwaltungen, Bildungseinrichtungen, Versorgungsunternehmen, Verbände sowie viele andere Institutionen profitieren von DocuWare. Die Lösung organisiert, sichert und verarbeitet alle wichtigen Informationen: Ein- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge, Formulare, Anträge, Korrespondenzunterlagen, u.v.m.
Die Umstellung auf digitale Akten und automatisierte Prozesse ist kein Mammutprojekt. Mit einer auf Ihre Verwaltung passgenau zugeschnittenen Lösung ist die Umstellung innerhalb weniger Tage erledigt.
Mit DocuWare entfallen lange Einarbeitungszeiten, denn die einfache Bedienbarkeit der Lösung steht im Fokus der Produktentwicklung. Lassen Sie sich von der anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche begeistern und führen Sie Ihre Vorgänge dabei gerne auch mit Ihrer gewohnten Aktenstruktur weiter.
Moderne Verwaltung ist nicht mehr an Öffnungszeiten und Amtsräume gebunden: Rufen Sie Dokumente im Browser auf, bearbeiten Sie Belege parallel und beteiligen Sie Außenstellen oder externe Partner ganz unkompliziert. Nutzen Sie mobile Apps und Geräte, um Aufgaben auch unterwegs oder im Home Office zu erledigen.
Dank digitaler Schutzmechanismen setzen Sie die Anforderungen der GoBD an die Langzeitspeicherung und Verarbeitung von Dokumenten ebenso leicht um wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie vorkonfigurierte Workflows für eine direkte oder mehrstufige Freigabe, um schnelle Zahlungen zu gewährleisten und Ihre Geschäftsprozesse produktiver zu gestalten. Mehr erfahren.
Organisieren, sichern und bündeln Sie sämtliche Mitarbeiterunterlagen und rufen Sie wichtige Informationen innerhalb von Sekunden ab. Auch Ihre HR-Prozesse können Sie mit DocuWare signifikant verbessern: Vom Recruiting bis zum Talent Management. Mehr erfahren.
Verschaffen Sie Ihrem Vertriebsteam den entscheidenden Wettbewerbsvorteil: Vom ersten Kundenkontakt bis zu den Vertragsverhandlungen haben sie dank des zentralen Cloud-basierten Systems von überall alle relevanten Materialien und Informationen sofort zur Hand. Ein klares Vertragsmanagement sorgt darüber hinaus für Sicherheit. Mehr erfahren.
Mit der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente und der Bereitstellung detaillierter Metadaten geht eine umfassende Zugangskontrolle einher. Darüber hinaus können Sie zielgerichtet nach Kundeninformationen suchen sowie Daten nach Bedarf löschen. Mehr erfahren.
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Papierlos in 90 Tagen – ein durchaus erreichbares Ziel.
Moderne Unternehmen lassen papierbasierte Abläufe hinter sich, sparen Kosten und Zeit und schützen ihr Unternehmerwissen vor Verlust und Missbrauch. Eine detaillierte Roadmap.
Webinar-Aufzeichnungen
Mitarbeiter Onboarding – Sorgen Sie für einen stressfreien Start
Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen anfangen, sind (bereits im Vorfeld) eine reibungslose Organisation und Kommunikation gefragt. Nur so fühlen sich neue Kollegen vom ersten Tag an willkommen und können sich schnell fachlich einbringen.
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Dokumentenarchivierung Sicherheitsstandarts. Das müssen Sie wissen.
Dieses kostenlose E-Book enthält alles, was Sie über die sichere und zuverlässige Archivierung digitaler Dokumente wissen müssen. Zusätzlich haben wir Ihnen eine Checkliste zur Evaluation von Anbietern beigelegt, die Ihnen bei der Auswahl der besten digitalen Dokumentenarchivierungslösungen von Nutzen sein wird.
Webinar-Aufzeichnungen
DocuWare Basics für Neueinsteiger
Lernen Sie die grundlegenden Funktionen des DocuWare-DMS kennen. Erfahren Sie z. B., wie Sie Ihre Dokumente importieren und im Viewer anzeigen können, um diese anschließend weiter zu bearbeiten und zu versenden. Oder wie man Dokumente in ein Archiv ablegt, sein Password ändert oder eine Abwesenheitsnotiz erstellt.