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VERTRAGSMANAGEMENT SOFTWARE

Verträge digital verwalten: einfach, sicher, zeitsparend

Originalvertag verschwunden? Kündigungsfrist verpasst? Mit den Lösungen von DocuWare behalten Sie den Überblick und speichern Ihre Verträge sicher und optimal organisiert – unternehmensweit. 

  • Maximale Verfügbarkeit und sekundenschnelles Auffinden von Vertragsinhalten
  • Einfache Kontrolle über Vertragsfreigaben, Versionen und Fristen
  • Transparenz und Compliance dank sicherer Archivierung
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Mehr als 20.000 Unternehmen vertrauen auf DocuWare

 

Vertragsdetails immer und überall im Blick

Bleiben Sie stets auskunftsbereit und nie um eine Antwort verlegen: Durchsuchen Sie Verträge in Sekundenschnelle nach Produktdetails, Kontaktpersonen oder Garantieklauseln. Alle Versionen und die gesamte Vertragshistorie sind jederzeit leicht nachvollziehbar.

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Vertragsabschlüsse schneller unter Dach und Fach

Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Vertragsprüfung vom ersten Kontakt bis zur finalen Unterschrift: Dank automatisierter Feedback- und Freigabeprozesse vernetzen Sie Beteiligte unkompliziert und machen Entscheidungen nachvollziehbar. Die Integration elektronischer Signaturen sorgt für nahtlose Vertragsabschlüsse. 

 

Stets gut vorbereitet auf anstehende Kündigungs- und Verlängerungsfristen

Ein Vertrag läuft aus? Als Vertragsnehmer:in kündigen Sie in Ruhe oder handeln bessere Konditionen aus. Als Vertragsgeber:in informieren Sie Ihre Kundschaft rechtzeitig über die Vorteile einer Verlängerung. Behalten Sie Vertragslaufzeiten im Blick und erhalten rechtzeitig automatische Erinnerungen für wichtige Aktionen.

 

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Sie möchten mehr über die Vertragsverwaltung mit der Software von DocuWare erfahren?
Gerne beraten wir Sie unverbindlich zur idealen Anwendung von DocuWare in Ihrem Unternehmen.

Souveränes Vertragsmanagement von Anfang bis Ende 

Verträge verwalten, prüfen, unterzeichnen, verlängern, kündigen und sicher archivieren: Mit DocuWare gestalten Sie Ihre Vertragsprozesse
zu 100 % sicher und transparent.  

  • Verwalten
  • Finden
  • Prüfen
  • Verlängern
  • Unterzeichnen
  • Archivieren

Organisieren Sie Verträge einfach und übersichtlich

Sorgen Sie mit einheitlichen Ablagekriterien dafür, dass Verträge unternehmensweit übersichtlich archiviert und sofort verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen. Bearbeiten und aktualisieren Sie Verträge auf einfache Weise und stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer der neuesten Vertragsversion arbeitet.

Finden Sie Vertragsdetails spielend leicht

Verschaffen Sie sich dank einheitlicher Ablagekriterien und einer zentralen Informationsquelle schnell und einfach Einblick in Vertragsinhalte und Laufzeiten. Auch detektivische Feinarbeit übernimmt DocuWare: Die leistungsstarke Volltextsuche findet Vertragsdetails auf Anhieb und markiert die Fundstellen im Dokument. 

Prüfen und finalisieren Sie Verträge zu 100 % digital

Weisen Sie Aufgaben nach festen Regeln oder ad hoc zu, um die Prüfung und Genehmigung von Verträgen reibungslos zu organisieren und deren Status zu verfolgen. Fügen Sie Verträgen Notizen und Kommentare hinzu, ohne das Original zu verändern und machen Sie Entscheidungen langfristig nachvollziehbar. 

  

 

Verpassen Sie keine Fristen und seien Sie stets bereit für den nächsten Schritt

Vorbei sind die Zeiten, in denen Vertragslaufzeiten mühsam in Excel-Tabellen oder Kalendern verwaltet wurden: DocuWare informiert Sie, sobald Handlungsbedarf besteht, damit Sie Verträge entspannt verlängern oder kündigen können. Legen Sie Regeln fest und bestimmen Sie individuell, wann Sie erinnert, und wer benachrichtigt werden soll.

Sorgen Sie mit elektronischen Signaturen für nahtlose Vertragsabschlüsse 

Fügen Sie einfach Ihre digitale Signatur per Signaturstempel hinzu, um Vertragsprozesse schnell abzuschließen. Oder geben Sie Verträge frei und übermitteln Sie diese digital an die Gegenpartei: Mit der nahtlosen Integration von elektronischen Signaturen von DocuSign oder ValidatedID erfüllen Sie höchste Sicherheitsanforderungen bei der Vertragsunterzeichnung.

Speichern Sie Verträge rechtskonform und sicher 

DocuWare ist mehrfach zertifiziert und speichert Ihre Dokumente nicht nur revisionssicher bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist, sondern schützt sie auch zuverlässig vor Verlust und Manipulation. Einfach zu verwaltende Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen auf sensible Vertragsinhalte zugreifen können. Datenschutzrichtlinien erfüllen Sie mühelos.
 

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Vertragsverwaltung

Wie werden Verträge in DocuWare erfasst und gespeichert?

Sowohl eingehende als auch selbst erstellte Verträge können einfach per Scan, Datei-Upload oder E-Mail-Import in DocuWare erfasst werden. DocuWare bietet flexible Integrationen zu anderen Systemen, um Verträge direkt aus diesen Systemen zentral zu archivieren. Ob Kundenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Versicherungspolicen: Mit DocuWare werden Verträge in einem sicheren, zentralen Dokumenten-Pool abgelegt, der nicht nur die schnelle Suche und das Auffinden von Verträgen ermöglicht und sie mit anderen Dokumenten verknüpft, sondern auch den Zugriff über ein einfach zu verwaltendes Rechtesystem steuert und schützt.

Wer hat Zugriff auf Verträge in DocuWare?

Der Zugriff auf Verträge in DocuWare lässt sich individuell je nach Rolle, Funktion und Verantwortung einer Person im Unternehmen steuern. Auf diese Weise kann der Zugriff auf vertrauliche oder geschützte Verträge auf Abteilungen oder einzelne autorisierte Personen beschränkt werden, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Verträge zu gewährleisten.

Ermöglicht DocuWare eine automatische Versionierung von Verträgen?

Ja, DocuWare unterstützt eine automatische Versionierung. Das bedeutet, jede Änderung an einem Vertragsdokument kann als neue Version gespeichert werden. So haben Sie jederzeit Zugriff auf alle früheren Versionen des Vertrags und können nachvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat.   

Wie gewährleistet DocuWare Compliance mit Datenschutzrichtlinien und anderen Vorschriften?

DocuWare wird regelmäßig durch unabhängige Institutionen geprüft. Umfassende Zertifizierungen bestätigen, dass DocuWare – Produkt und Unternehmen – alle Standards und Normen erfüllt, um die Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten. Unter anderem ist DocuWare nach internationalen Standards wie ISO/IEC 27001, DIN EN ISO 9001, SOC 2, Typ 2 oder NF203 zertifiziert.

Gleichzeitig unterstützt DocuWare Ihr Unternehmen darin, Compliance-Richtlinien einzuhalten und nachzuweisen. So bietet DocuWare beispielsweise eine präzise Rollen- und Rechteverwaltung, die sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten, um Datenschutzverletzungen zu unterbinden. Dank sicherer Archivierung, nachvollziehbarer Dokumentenbearbeitung und zielgerichteter Dokumenten-Workflows lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance-Vorgaben und Qualitätsmanagementprozesse einfach umsetzen.

Inwieweit lässt sich DocuWare an unsere individuellen Bedürfnisse im Vertragsmanagement anpassen?

DocuWare lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und skalieren. Sie können Archive, Dialoge, Felder und Workflows individuell konfigurieren und die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. So fügt sich DocuWare optimal und intuitiv in Ihre Arbeitsabläufe ein, um Ihre Vertragsverwaltung zu optimieren. 

Wie lässt sich DocuWare fürs Vertragsmanagement in mein bestehendes System integrieren?

Dank flexibler Schnittstellen und umfassender lntegrationen lässt sich DocuWare nahtlos an Ihre vorhandenen Anwendungen anbinden, um Vertragsprozesse durchgängig zu automatisieren und bewährte Abläufe beizubehalten. Legen Sie beispielsweise Verträge, die Sie in SAP oder anderen Anwendungen erstellen, zentral und revisionssicher in DocuWare ab - genauso wie Verträge, die Sie per E-Mail erhalten.

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der Software für die Vertragsverwaltung verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der DocuWare DMS-Software hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der gewählten Bereitstellungsform (DocuWare Cloud oder als On-Premises-Lösung), der Anzahl der Benutzer und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. DocuWare bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot - unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter und beantworten Ihre Fragen. 

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare fürs Vertragsmanagement – und wie werden wir dabei unterstützt?

Die Einführung von DocuWare für Ihre Vertragsverwaltung kann sehr schnell erfolgen, der Zeitrahmen variiert dabei je nach Ihren spezifischen Anforderungen. Unser DocuWare Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet DocuWare maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Einführung von DocuWare für die Vertragsverwaltung innerhalb weniger Tage bieten wir einfach zu bedienende Templates mit vorgefertigten Konfigurationen. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen zeitlichen Fahrplan - wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit DocuWare zu arbeiten!

Digitale Vertragsverwaltung mit der Software von DocuWare erfolgreich im Einsatz

Seit der DMS-Einführung im Vertragswesen versäumen wir keine Kündigungsfristen mehr. Jeder Vertrag ist mit einem Ablaufdatum versehen. DocuWare erinnert uns per Vertragsalarm automatisch. So bleibt genug Zeit für das Einholen neuer Angebote.

Erfolgsgeschichte lesen

Rainer Schmidt

Abteilungsleiter Hauptverwaltung, Studierendenwerk Siegen

DocuWare ist bei uns die zentrale Drehscheibe, über die alle mit einem Kundenvertrag verbundenen Prozesse digital gesteuert werden. Ohne das moderne Vertragsmanagement wäre das rasante Wachstumstempo bei der Versorgung von mehreren tausend Haushalten mit einer End-to-End-Lösung für Breitband-Internet kaum möglich.

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Stefan König

Prozessmanager, Elektro Nöhmer in Schörfling am Attersee

Durch den mit DocuWare durchgeführten abschließenden Check aller Vertragsdokumente in unserem Controlling weiß der Verkauf, dass nichts vergessen wurde, wenn das Auto übergeben wird.

Erfolgsgeschichte lesen

Jörg Schubert

Geschäftsführer, Auto Schubert GmbH

Zertifiziert und ausgezeichnet

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Schaffen Sie mit DocuWare nahtlose und skalierbare Businessprozesse über die Vertragsverwaltung hinaus

Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung.
Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Produktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern. 

Bereit für mehr Kontrolle bei Ihrem Vertragsmanagement?

 

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Erfahren Sie, wie Sie innerhalb weniger Tage das volle Potenzial von DocuWare nutzen können. Wir beraten Sie unverbindlich, beantworten Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte.

Gerne präsentieren wir Ihnen dazu DocuWare live oder empfehlen Ihnen einen Digitalisierungsexperten aus unserem Partnernetzwerk in Ihrer Nähe.