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VERTRAGSVERWALTUNG

Vertragsverwaltung, die Klarheit schafft

Originaldokumente sind verschwunden? Die Kündigungsfrist ist verpasst? DocuWare bringt Übersicht in Ihre Verträge und speichert sie sicher – unternehmensweit. 

  • Vertragsinhalte sekundenschnell abrufen 
  • Automatische Workflows und Freigabeprozesse 
  • Sichere Archivierung und Transparenz 
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Mehr als 19.000 Kunden vertrauen auf DocuWare

 

Vertragsdetails einfach nachvollziehen

Durchsuchen Sie Verträge in Sekundenschnelle nach Produktdetails, Kontaktpersonen oder Garantieklauseln. Auch die Vertragshistorie ist zu jeder Zeit nachvollziehbar. Auf diese Weise bleiben Sie immer auskunftsbereit und nie um eine Antwort verlegen.   

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Vertragsabschlüsse beschleunigen

Vom ersten Kontakt bis zur finalen Unterschrift: Mit automatisierten Feedback- und Freigabeprozessen vernetzen Sie Stakeholder problemlos, machen Entscheidungen nachvollziehbar und sparen wertvolle Zeit und Kosten bei der Vertragsprüfung.  

 

Fristen mühelos überwachen

Ein Vertrag läuft aus? DocuWare erinnert Sie rechtzeitig, damit Sie in Ruhe kündigen oder bessere Konditionen aushandeln können. Ebenso einfach behalten Sie die Laufzeiten von Kundenverträgen im Blick, um Abwanderungen proaktiv entgegenzuwirken.  

 

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Sie möchten mehr erfahren?

Souveräne Vertragsverwaltung von Anfang bis Ende  

Verträge prüfen, verlängern, unterschreiben, kündigen und sicher archivieren: Mit DocuWare gestalten Sie Ihre Vertragsprozesse
zu 100 Prozent sicher und transparent.  

  • Erfassen
  • Finden
  • Vertragsprüfung
  • Vertragsakte
  • Vertragsalarm
  • Elektronische Signatur

Optimal organisierte Verträge  

  • Stellen Sie mit einheitlichen Ablagekriterien sicher, dass Verträge unternehmensweit übersichtlich archiviert und sofort verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen.  
  • Sorgen Sie für Konsistenz an allen Stellen und integrieren Sie Daten aus Formularen oder Ihrem CRM in Ihre Vertragsvorlagen. Das spart Ihnen lästiges und fehleranfälliges Abtippen oder das Kopieren und Einfügen von Daten. 

360° Überblick

  • Verschaffen Sie sich Einblick in Vertragsinhalte und Laufzeiten, ohne wertvolle Zeit mit der umständlichen Suche in E-Mails und Ordnern zu verschwenden.  
  • Auch detektivische Feinarbeit übernimmt DocuWare: Die leistungsstarke Volltextsuche findet Vertragsdetails auf Anhieb und markiert die Fundstellen im Dokument. 

Transparente Prozesse ohne hin und her

  • Weisen Sie Aufgaben nach festen Regeln oder ad hoc zu, um die Prüfung und Genehmigung von Verträgen reibungslos zu organisieren und deren Status zu verfolgen.  
  • Fügen Sie Verträgen Notizen und Kommentare hinzu, ohne das Original zu verändern und machen Sie Entscheidungen langfristig nachvollziehbar. 

  

 

Gebündeltes Know-how

  • Verknüpfen Sie Verträge automatisch mit den zugehörigen Dokumenten wie beispielsweise Angebote, Kostenvoranschläge und Korrespondenzen.  
  • Greifen Sie außerdem bequem aus Ihrem CRM, Microsoft Teams oder jedem anderem Programm auf Knopfdruck auf die benötigten Informationen zu. 

Wiedervorlagen automatisieren

  • Vorbei sind die Zeiten, in denen Vertragslaufzeiten mühsam in Excel-Tabellen oder Kalendern verwaltet wurden: DocuWare informiert Sie, sobald Handlungsbedarf besteht, damit Sie sich entspannt auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können. 
  • Legen Sie Ihre Regeln fest und bestimmen Sie individuell, wann Sie erinnert werden möchten und wer benachrichtigt werden soll.

 

Verträge rechtssicher digital unterschreiben

  • Fügen Sie Ihre digitale Signatur einfach per Signaturstempel hinzu, um Vertragsprozesse schnell abzuschließen.  
  • Mit der nahtlosen Integration elektronischer Signaturen von DocuSign oder ValidatedID erfüllen Sie darüber hinaus höchste Sicherheitsstufen bei der Vertragsunterzeichnung. 
 

Häufig gestellte Fragen

Wie werden Verträge in DocuWare gespeichert?

Ob Kundenvertrag, Geheimhaltungsvereinbarung oder Versicherungspolice: Verträge werden in DocuWare in einem sicheren und zentralen elektronischen Archiv gespeichert, das eine schnelle Suche und Auffindbarkeit von Dokumenten ermöglicht. Die Verträge können über verschiedene Methoden in das System hochgeladen werden, einschließlich Scannen, Dateien-Upload und E-Mail-Import. Darüber hinaus bietet DocuWare flexible Integrationen mit anderen Systemen an, sodass Verträge direkt aus diesen im übersichtlichen Vertragsarchiv gespeichert werden können. 

Wer hat Zugriff auf Verträge in DocuWare?

Der Zugriff auf Verträge in DocuWare lässt sich individuell je nach Rolle, Funktion und Verantwortung einer Person im Unternehmen steuern. Auf diese Weise kann der Zugriff auf vertrauliche oder geschützte Verträge auf Abteilungen oder einzelne autorisierte Personen beschränkt werden, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Verträge zu gewährleisten.

Ermöglicht DocuWare eine automatische Versionierung von Verträgen?

Ja, DocuWare unterstützt eine automatische Versionierung. Das bedeutet, jede Änderung an einem Vertragsdokument kann als neue Version gespeichert werden. So haben Sie jederzeit Zugriff auf alle früheren Versionen des Vertrags und können nachvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat.   

Wie schnell können wir mit der Vertragsverwaltung starten?

DocuWare bietet für verschiedene Anwendungsszenarien einfach zu bedienende Templates und Konfigurationen, mit denen Sie in nur wenigen Tagen starten können. Wie lange es im Einzelfall dauert, DocuWare bereitzustellen und einzuführen, hängt von der Komplexität der jeweiligen Anforderungen der Unternehmen ab.   

Unsere Kunden und ihre Erfolge

Unsere Erwartungen an DocuWare wurden übertroffen. Die Möglichkeiten, unser operatives Geschäft zeitnah zu überprüfen, haben sich deutlich erweitert. 

Erfolgsgeschichte lesen

Thomas Kern
Geschäftsführer, data-room (ACM Unternehmensgruppe)

Papierarchive waren nicht mehr tragbar, da Ablagen und Recherchen unnötig viel Zeit kosteten und fehleranfällig waren. Heute können wir sogar komplett auf Aktenschränke verzichten. 

Erfolgsgeschichte lesen

Wolfgang Zurner
Geschäftsführer, GHOTEL hotel & living

Zertifiziert und ausgezeichnet

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Schaffen Sie nahtlose und skalierbare Businessprozesse

Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung.
Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Produktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern. 

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