SOFTWARE DE GESTIÓN DE CONTRATOS

Una gestión de contratos
transparente

¿Han desaparecido los documentos originales? ¿Se te ha pasado el plazo de cancelación? Con DocuWare, la gestión de contratos de tu empresa se vuelve transparente: centralizas toda la documentación, controlas plazos clave, reduces riesgos y almacenas cada contrato de forma segura.

Repositorio centralizado de contratos
Flujos de trabajo más eficientes basados en automatización
Almacenamiento seguro, cumplimiento normativo y registros de auditoría

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No pierdas de vista los detalles

Encuentra en segundos, detalles sobre productos, personas de contacto, acuerdos o cláusulas de garantía en los contratos. El historial de contratos también puede consultarse en cualquier momento, así, siempre estarás listo para dar información y nunca te quedarás sin respuesta.

Con un software CLM como DocuWare, toda la información está centralizada y organizada, sin necesidad de consultar múltiples carpetas o correos dispersos. Mejora la ejecución contractual y toma mejores decisiones en el día a día.

Acelera la firma de contratos

¡Desde el primer contacto hasta la firma final! Con los procesos automatizados de respuesta y aprobación, puedes contactar fácilmente a las partes interesadas, tener una trazabilidad en el proceso de aprobación, mantener control sobre las etapas de revisión, acelerar la contratación y ahorrar tiempo y costes valiosos al revisar los contratos.

La automatización en la gestión de contratos elimina embudos, mejora el rendimiento del ciclo de revisión y reduce costos asociados a tareas manuales. Además, garantiza trazabilidad completa durante la gestión del ciclo de cada documento, desde su creación hasta su firma digital y archivo final.

Gestión de contratos impecable de inicio

Comprueba, amplía, firma, cancela y archiva contratos de forma segura. Con DocuWare, puedes configurar tus procesos contractuales para que sean 100% seguros y transparentes en toda la vida de los contratos.

¿Qué abarca la gestión de contratos?

La gestión de contratos va mucho más allá de almacenar documentos. Implica coordinar todas las etapas del ciclo de vida de un acuerdo, garantizar el cumplimiento de las obligaciones pactadas y mantener una visión global de su estado en todo momento. Con DocuWare, la gestión contractual se vuelve digital, automatizada y completamente transparente, evitando evitando riesgos, retrasos o pérdidas de información.

Una gestión de contratos completa incluye:

Crear y revisar borradores con todas las áreas implicadas.
Aprobar y firmar con garantías jurídicas y trazabilidad completa.
Controlar fechas clave, importes, condiciones y obligaciones contractuales.
Supervisar la ejecución del acuerdo y su cumplimiento.
Renovar o cancelar a tiempo, con toda la información visible en un único lugar.
Conectar contratos con documentación complementaria como presupuestos, pedidos o comunicaciones.
Automatizar tareas y recordatorios para reducir riesgos y eliminar carga manual.

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Revisar
Integrar
Gestionar
Firmar

Sin sorpresas ni papeleo

Usa los criterios de archivado estándar para garantizar que los contratos se archiven de forma estructurada y estén disponibles inmediatamente cuando los necesites.
Garantiza la coherencia en todas partes e integra automáticamente los datos de los formularios o de tu CRM en tus herramientas y plantillas de gestión de contratos. Esto te ahorrará la tediosa y, sobre todo, propensa a errores, introducción de datos o tener que copiar y pegar.

Obtén una visión 360º

Accede a información al instante sobre el contenido y los términos de los contratos, sin perder tiempo buscando en correos electrónicos y carpetas.
DocuWare también se encarga del trabajo de detective: La potente búsqueda de texto completo encuentra los detalles del contrato al primer intento y resalta dónde se encuentran en el propio documento.
Esta visión 360º refuerza la gestión contractual y permite supervisar el ciclo de vida completo de cada acuerdo con total visibilidad.

Procesos transparentes sin rodeos

Asigna tareas según reglas predefinidas para organizar fácilmente la revisión y aprobación de contratos y hacer un seguimiento de su estado.
Añade notas y comentarios a los contratos sin modificar el original y haz que las aprobaciones sean trazables a largo plazo.
La automatización asegura que ningún paso se pierda, mejora el rendimiento del flujo de trabajo y reduce riesgos en la aprobación de acuerdos.

Ecosistema integrado de contratos

Vincula automáticamente los contratos con los documentos relacionados, como presupuestos, estimaciones de costes y correspondencia.
Fomenta una relación más fluida entre departamentos y proveedores.
Accede cómodamente a la información que necesites desde tu CRM, Microsoft Teams o cualquier otro programa con sólo pulsar un botón.

Automatiza los reenvíos

Los días en los que los plazos de los contratos se gestionaban manualmente en hojas de cálculo o calendarios, son cosa del pasado. DocuWare te informa tan pronto como sea necesario actuar para que no tengas que preocuparte y puedas concentrarte en tus tareas principales.
Especifica individualmente cuándo deseas que se te recuerde y a quién debe notificarlo.
Configura recordatorios automáticos según tus políticas internas y asigna avisos al equipo adecuado.
Evita sanciones o renovaciones involuntarias.

Firma contratos digitalmente y de forma legal

Sólo tienes que añadir tu firma digital mediante un sello para finalizar rápidamente los contratos, garantizando cumplimiento, validez y seguridad en la ejecución de cada documento.
Con la perfecta integración de las firmas electrónicas de DocuSign y ValidatedID, también cumples con los más altos niveles de seguridad al firmar contratos y facilitas la contratación incluso cuando múltiples compradores, proveedores o unidades de negocio intervienen.

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es el proceso de crear, revisar, aprobar, firmar, almacenar y controlar los acuerdos durante todo su ciclo de vida. Incluye el seguimiento de plazos, importes y condiciones para reducir riesgos y anticiparse a oportunidades de renovación o renegociación. Con un software de gestión de contratos como DocuWare, todo este proceso se automatiza y la información se centraliza en un único lugar para garantizar seguridad, eficiencia y transparencia.

¿Cómo se guardan los contratos en DocuWare?

En DocuWare, los contratos se guardan en un archivador electrónico seguro y centralizado que permite buscar y recuperar documentos rápidamente. Los contratos pueden cargarse en el sistema mediante diversos métodos, como el escaneado, la carga de archivos o a través de otras herramientas como el correo electrónico. Además, DocuWare ofrece integraciones flexibles con otros sistemas y programas externos para que los contratos puedan guardarse directamente desde otras aplicaciones en el archivador de contratos claramente organizado.

¿Quién tiene acceso a los contratos gestionados en DocuWare?

El acceso a los contratos en DocuWare puede controlarse individualmente según la función y la responsabilidad del trabajador y las política de privacidad de la empresa. De este modo, el acceso a contratos confidenciales o protegidos puede restringirse a departamentos o personas autorizadas individualmente para garantizar la confidencialidad y seguridad de los contratos.

¿Cuánto tiempo toma implantar la gestión digital de contratos?

DocuWare ofrece plantillas y configuraciones fáciles de usar para diversos escenarios de aplicación, por lo que podrás empezar a trabajar en sólo unos días. Por supuesto, DocuWare también puede personalizarse. El tiempo necesario para implantar DocuWare depende de la complejidad de los requisitos de cada empresa.

Antes archivábamos los documentos según el nombre de la empresa. Quien piensa que ahora con DocuWare es diferente se equivoca. Es igual, pero aparte de esto también se pueden buscar los recibos por muchos más criterios. Es como si tuvieras varias estructuras de carpetas a tu disposición, dependiendo del criterio de búsqueda que más te guste.

Leer el caso de éxito

Josep Bombardó

Director Financiero, Bombardó

Nuestra productividad ha aumentado con DocuWare. Esto se refleja en unos costes internos constantemente bajos. Hoy podemos crecer sin tener que contratar más personal porque nuestros empleados trabajan de forma más eficiente con la solución y, por lo tanto, consiguen más.

Leer el caso de éxito

Jorge Morales

Process Manager, Megatiendas

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Más de 20.000 clientes de todos los sectores confían en DocuWare

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