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SOFTWARE DE GESTIÓN DE CONTRATOS 

Una gestión de contratos  
transparente 

¿Han desaparecido los documentos originales? ¿Se te ha pasado el plazo de cancelación? DocuWare aporta transparencia a tu gestión de contratos y los almacena de forma segura. 

  • Repositorio centralizado de contratos  
  • Flujos de trabajo más eficientes  
  • Almacenamiento seguro y registros de auditoría 
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Más de 17.000 clientes de todos los sectores confían en DocuWare

 

No pierdas de vista los detalles  

Encuentra en segundos, detalles sobre productos, personas de contacto o cláusulas de garantía en los contratos. El historial de contratos también puede consultarse en cualquier momento, así, siempre estarás listo para dar información y nunca te quedarás sin respuesta.   

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Acelera la firma de contratos 

¡Desde el primer contacto hasta la firma final! Con los procesos automatizados de respuesta y aprobación, puedes contactar fácilmente a las partes interesadas, tener una trazabilidad en el proceso de aprobación y ahorrar tiempo y costes valiosos al revisar los contratos.  

 

Controla los plazos sin esfuerzo  

¿Un contrato está a punto de expirar? DocuWare te lo recuerda a tiempo para que puedas cancelarlo o negociar mejores condiciones cuando lo desees. Es igual de fácil controlar las condiciones contractuales de los clientes para evitar proactivamente la rotación.  

 

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¿Quieres saber más?

Gestión de contratos impecable de inicio

Comprueba, amplía, firma, cancela y archiva contratos de forma segura. Con DocuWare, puedes configurar tus procesos contractuales para que sean 100% seguros y transparentes.  

  • Recopilar
  • Acceder
  • Revisar
  • Integrar
  • Gestionar
  • Firmar

Sin sorpresas ni papeleo

  •  Usa los criterios de archivado estándar para garantizar que los contratos se archiven de forma estructurada y estén disponibles inmediatamente cuando los necesites.  
  • Garantiza la coherencia en todas partes e integra automáticamente los datos de los formularios o de tu CRM en tus plantillas de contratos. Esto te ahorrará la tediosa y, sobre todo, propensa a errores, introducción de datos o tener que copiar y pegar.  

Obtén una visión 360º

  • Accede a información al instante sobre el contenido y los términos de los contratos, sin perder tiempo buscando en correos electrónicos y carpetas.  
  • DocuWare también se encarga del trabajo de detective: La potente búsqueda de texto completo encuentra los detalles del contrato al primer intento y resalta dónde se encuentran en el propio documento. 

Procesos transparentes sin rodeos

  • Asigna tareas según reglas predefinidas para organizar fácilmente la revisión y aprobación de contratos y hacer un seguimiento de su estado. 
  • Añade notas y comentarios a los contratos sin modificar el original y haz que las aprobaciones sean trazables a largo plazo. 

  

 

Ecosistema integrado de contratos 

  • Vincula automáticamente los contratos con los documentos relacionados, como presupuestos, estimaciones de costes y correspondencia.  
  • Accede cómodamente a la información que necesites desde tu CRM, Microsoft Teams o cualquier otro programa con sólo pulsar un botón.  

Automatiza los reenvíos

  • Los días en los que los plazos de los contratos se gestionaban manualmente en hojas de cálculo o calendarios, son cosa del pasado. DocuWare te informa tan pronto como sea necesario actuar para que no tengas que preocuparte y puedas concentrarte en tus tareas principales.
  • Especifica individualmente cuándo deseas que se te recuerde y a quién debe notificarlo. 

Firma contratos digitalmente y de forma legal

  • Sólo tienes que añadir tu firma digital mediante un sello para finalizar rápidamente los contratos.  
  • Con la perfecta integración de las firmas electrónicas de DocuSign y ValidatedID, también cumples con los más altos niveles de seguridad al firmar contratos. 
 

Preguntas frecuentes

¿Cómo se guardan los contratos en DocuWare?

En DocuWare, los contratos se guardan en un archivador electrónico seguro y centralizado que permite buscar y recuperar documentos rápidamente. Los contratos pueden cargarse en el sistema mediante diversos métodos, como el escaneado, la carga de archivos o a través del correo electrónico. Además, DocuWare ofrece integraciones flexibles con otros sistemas para que los contratos puedan guardarse directamente desde otras aplicaciones en el archivador de contratos claramente organizado. 

¿Quién tiene acceso a los contratos en DocuWare?

El acceso a los contratos en DocuWare puede controlarse individualmente según la función y la responsabilidad del trabajador en la empresa. De este modo, el acceso a contratos confidenciales o protegidos puede restringirse a departamentos o personas autorizadas individualmente para garantizar la confidencialidad y seguridad de los contratos.  

¿Permite DocuWare el control de versiones automático de los contratos?

Sí, se puede activar el versionado automático. Esto significa que cada cambio en un documento contractual se guarda como una nueva versión. Esto permite acceder a todas las versiones anteriores del documento en cualquier momento y controlar quién ha realizado qué cambios.  

¿Cuánto tiempo toma implantar la gestión digital de contratos?

DocuWare ofrece plantillas y configuraciones fáciles de usar para diversos escenarios de aplicación, por lo que podrás empezar a trabajar en sólo unos días. Por supuesto, DocuWare también puede personalizarse. El tiempo necesario para implantar DocuWare depende de la complejidad de los requisitos de cada empresa.  

Experiencias reales

Antes archivábamos los documentos según el nombre de la empresa. Quien piensa que ahora con DocuWare es diferente se equivoca. Es igual, pero aparte de esto también se pueden buscar los recibos por muchos más criterios. Es como si tuvieras varias estructuras de carpetas a tu disposición, dependiendo del criterio de búsqueda que más te guste. 

Leer el caso de éxito

Josep Bombardó
Director Financiero, Bombardó

Nuestra productividad ha aumentado con DocuWare. Esto se refleja en unos costes internos constantemente bajos. Hoy podemos crecer sin tener que contratar más personal porque nuestros empleados trabajan de forma más eficiente con la solución y, por lo tanto, consiguen más. 

Leer el caso de éxito

Jorge Morales
Process Manager, Megatiendas

Solución certificada y de máxima calidad

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Crea procesos empresariales fluidos y escalables

Descubre el poder de una potente plataforma de gestión documental y flujos de trabajo automáticos.
Explora soluciones versátiles para aumentar la productividad en todos los departamentos de tu empresa.

¿Listos para una gestión de contratos transparente?

 

 

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Descubre cómo puedes aprovechar todo el potencial de DocuWare en sólo unos días. Bien si tienes preguntas como si necesitas orientación, nos comprometemos a ayudarte a explorar los mejores pasos a seguir.

Estaremos encantados de mostrarte DocuWare, ya sea en directo o a través de un experto en digitalización de nuestra red de partners en tu zona.

 
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