SOFTWARE DE GESTIÓN DE CONTRATOS

Una gestión de contratos transparente

¿Han desaparecido los documentos originales? ¿Se te ha pasado el plazo de cancelación? Con DocuWare, la gestión de contratos de tu empresa se vuelve transparente: centralizas toda la documentación, controlas plazos clave, reduces riesgos y almacenas cada contrato de forma segura.

Repositorio centralizado de contratos
Flujos de trabajo más eficientes basados en automatización
Almacenamiento seguro, cumplimiento normativo y registros de auditoría

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Más de 20.000 clientes de todos los sectores confían en DocuWare

No pierdas de vista los detalles

Encuentra en segundos, detalles sobre productos, personas de contacto, acuerdos o cláusulas de garantía en los contratos. El historial de contratos también puede consultarse en cualquier momento, así, siempre estarás listo para dar información y nunca te quedarás sin respuesta.

Con un software CLM como DocuWare, toda la información está centralizada y organizada, sin necesidad de consultar múltiples carpetas o correos dispersos. Mejora la ejecución contractual y toma mejores decisiones en el día a día.

Acelera la firma de contratos

¡Desde el primer contacto hasta la firma final! Con los procesos automatizados de respuesta y aprobación, puedes contactar fácilmente a las partes interesadas, tener una trazabilidad en el proceso de aprobación, mantener control sobre las etapas de revisión, acelerar la contratación y ahorrar tiempo y costes valiosos al revisar los contratos.

La automatización en la gestión de contratos elimina embudos, mejora el rendimiento del ciclo de revisión y reduce costos asociados a tareas manuales. Además, garantiza trazabilidad completa durante la gestión del ciclo de cada documento, desde su creación hasta su firma digital y archivo final.

Gestión de contratos impecable de inicio

Comprueba, amplía, firma, cancela y archiva contratos de forma segura. Con DocuWare, puedes configurar tus procesos contractuales para que sean 100% seguros y transparentes en toda la vida de los contratos.

¿Qué abarca la gestión de contratos?

La gestión de contratos va mucho más allá de almacenar documentos. Implica coordinar todas las etapas del ciclo de vida de un acuerdo, garantizar el cumplimiento de las obligaciones pactadas y mantener una visión global de su estado en todo momento. Con DocuWare, la gestión contractual se vuelve digital, automatizada y completamente transparente, evitando riesgos, retrasos o pérdidas de información.

Una gestión de contratos completa incluye:

Crear y revisar borradores con todas las áreas implicadas.
Aprobar y firmar con garantías jurídicas y trazabilidad completa.
Controlar fechas clave, importes, condiciones y obligaciones contractuales.
Supervisar la ejecución del acuerdo y su cumplimiento.
Renovar o cancelar a tiempo, con toda la información visible en un único lugar.
Conectar contratos con documentación complementaria como presupuestos, pedidos o comunicaciones.
Automatizar tareas y recordatorios para reducir riesgos y eliminar carga manual.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es el proceso de crear, revisar, aprobar, firmar, almacenar y controlar los acuerdos durante todo su ciclo de vida. Incluye el seguimiento de plazos, importes y condiciones para reducir riesgos y anticiparse a oportunidades de renovación o renegociación. Con un software de gestión de contratos como DocuWare, todo este proceso se automatiza y la información se centraliza en un único lugar para garantizar seguridad, eficiencia y transparencia.

¿Cómo se guardan los contratos en DocuWare?

En DocuWare, los contratos se guardan en un archivador electrónico seguro y centralizado que permite buscar y recuperar documentos rápidamente. Los contratos pueden cargarse en el sistema mediante diversos métodos, como el escaneado, la carga de archivos o a través de otras herramientas como el correo electrónico. Además, DocuWare ofrece integraciones flexibles con otros sistemas y programas externos para que los contratos puedan guardarse directamente desde otras aplicaciones en el archivador de contratos claramente organizado.

¿Quién tiene acceso a los contratos gestionados en DocuWare?

El acceso a los contratos en DocuWare puede controlarse individualmente según la función y la responsabilidad del trabajador y las políticas de privacidad de la empresa. De este modo, el acceso a contratos confidenciales o protegidos puede restringirse a departamentos o personas autorizadas individualmente para garantizar la confidencialidad y seguridad de los contratos.

¿Permite DocuWare el control de versiones automático de los contratos?

Sí, se puede activar el versionado automático. Esto significa que cada cambio en un documento contractual se guarda como una nueva versión. Esto permite acceder a todas las versiones anteriores del documento en cualquier momento y controlar quién ha realizado qué cambios.

¿Cuánto tiempo toma implantar la gestión digital de contratos?

DocuWare ofrece plantillas y configuraciones fáciles de usar para diversos escenarios de aplicación, por lo que podrás empezar a trabajar en sólo unos días. Por supuesto, DocuWare también puede personalizarse. El tiempo necesario para implantar DocuWare depende de la complejidad de los requisitos de cada empresa.

Antes archivábamos los documentos según el nombre de la empresa. Quien piensa que ahora con DocuWare es diferente se equivoca. Es igual, pero aparte de esto también se pueden buscar los recibos por muchos más criterios. Es como si tuvieras varias estructuras de carpetas a tu disposición, dependiendo del criterio de búsqueda que más te guste.

Nuestra productividad ha aumentado con DocuWare. Esto se refleja en unos costes internos constantemente bajos. Hoy podemos crecer sin tener que contratar más personal porque nuestros empleados trabajan de forma más eficiente con la solución y, por lo tanto, consiguen más.

¿Listos para una gestión de contratos transparente?

¡Contacta con nosotros y conoce mucho más!

Descubre cómo puedes aprovechar todo el potencial de DocuWare en sólo unos días. Bien si tienes preguntas como si necesitas orientación, nos comprometemos a ayudarte a explorar los mejores pasos a seguir.

Estaremos encantados de mostrarte DocuWare, ya sea en directo o a través de un experto en digitalización de nuestra red de partners en tu zona.