DÉMATÉRIALISATION DE CONTRATS
Une gestion descontrats plus fluideet transparente
Des documents originaux ont disparu ? Le délai de résiliation est dépassé ? DocuWare vous permet de mieux organiser vos contrats et de les stocker en toute sécurité, à l’échelle de toute l’entreprise.
- Consulter le contenu des contrats en quelques secondes
- Définir des workflows et des processus de validation automatiques
- Disposer d’un archivage sécurisé et transparent
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Gardez un œil sur tous les détails
Trouvez les informations que vous cherchez en quelques secondes, par ex. les détails des produits, les personnes à contacter ou les clauses de garantie. Vous pouvez également consulter l’historique des contrats à tout moment. Vous avez toutes les informations à portée de main et êtes ainsi toujours en mesure de répondre aux questions.
Accélérez la conclusion des contrats
Du premier contact à la signature finale, les processus automatisés de feed-back et d’approbation vous permettent de relier facilement les parties prenantes, d’assurer la traçabilité des décisions et d’économiser un temps et des coûts précieux lors de la révision des contrats.
Surveillez les délais facilement
Un contrat arrive à échéance ? DocuWare vous le rappelle à temps pour que vous puissiez résilier ou négocier de meilleures conditions sans précipitation. Vous pouvez garder un œil tout aussi facilement sur les échéances des contrats clients afin de lutter proactivement contre les résiliations.
Une gestion souveraine des contrats du début à la fin
Vérifiez, prolongez, signez, résiliez et archivez les contrats en toute sécurité : DocuWare vous permet de gérer vos processus contractuels de manière 100 % sécurisée et transparente.
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Gestion des délais
Signature
Pas d’arbitraire, pas de tracas
- Utilisez des critères d’archivage harmonisés pour vous assurer que les contrats sont archivés de manière claire dans toute l’entreprise et qu’ils sont disponibles dès que vous en avez besoin.
- Assurez la cohérence à tous les niveaux et intégrez automatiquement les données des formulaires ou de votre CRM dans vos modèles de contrat. Cela vous évite de devoir taper ou copier-coller des données, une étape fastidieuse et surtout source d’erreurs.
Obtenez une vue d’ensemble à 360°
- Obtenez en un clin d’œil un aperçu du contenu des contrats et de leur durée, sans perdre un temps précieux à chercher dans les e-mails et les dossiers.
- DocuWare se charge également du travail de détective : la puissante recherche plein texte permet de trouver les détails du contrat du premier coup et de marquer les occurrences dans le document.
Des processus transparents sans va-et-vient
- Attribuez des tâches selon des règles fixes ou ad hoc afin d’organiser en douceur la révision et l’approbation des contrats et de suivre leur état.
- Ajoutez des notes et des commentaires aux contrats sans modifier l’original et assurez la traçabilité des décisions à long terme.
Un concentré de savoir-faire
- Reliez automatiquement les contrats aux documents associés, tels que les offres, les devis et les courriers.
- Accédez facilement aux informations dont vous avez besoin à partir de votre CRM, de Microsoft Teams ou de tout autre programme en appuyant sur un bouton.
Automatiser les rappels
- Plus besoin de gérer les échéances des contrats à l’aide de tableaux Excel ou de calendriers : DocuWare vous informe dès qu’une action est nécessaire, ce qui vous permet de vous concentrer sereinement sur vos tâches principales.
- Définissez individuellement quand vous souhaitez être rappelé et qui doit être averti.
Signez les contrats de manière numérique et légalement sécurisée
- Apposez facilement votre signature à l’aide d’un tampon numérique pour finaliser rapidement les processus contractuels.
- L’intégration fluide des signatures électroniques de DocuSign ou ValidatedID vous permet en outre de respecter les niveaux de sécurité les plus élevés lors de la signature de contrats.
En choisissant DocuWare, nous avons gagné en moyenne 2 semaines dans le traitement et la réception des contrats signés électroniquement. Le gain de temps est conséquent par rapport aux dossiers papier, autrefois envoyés par courrier ou via email.
Nous avons fait le choix de DocuWare car nous avions besoin de nous adosser à un acteur solide, une solution crédible et légitime sur le marché qui s’est révélée la plus ouverte et la plus large en termes de fonctionnalités.
Certifié et de premier ordre
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