Devis, commandes, rapports de service, contrats, factures clients : regroupez et liez tous les documents relatifs à une commande dans des dossiers clients complets. Cela permet de les traiter efficacement dans tous les services et de répondre instantanément aux questions, à tout moment et depuis n'importe où.
Réduisez les délais d’exécution de vos commandes, de la saisie à la facturation en passant par la gestion logistique : DocuWare transmet à tous les responsables les informations et les tâches en temps voulu, leur signale les retards et leur offre un aperçu immédiat du statut actuel.
Qui a saisi la commande et quand, pourquoi une remise spéciale a-t-elle été accordée, qui l’a approuvée ? DocuWare ne se contente pas d’accélérer les processus de commande, il offre également une transparence totale sur toutes les décisions. Toutes les étapes de traitement peuvent être suivies avec précision en temps réel, même des années plus tard.
Garantissez la sécurité des dossiers clients sans impressions papier, pertes d’e-mails et risques de non-conformité. DocuWare se connecte directement à vos solutions d’entreprise pour archiver les documents liés à la commande conformément à la législation sur la protection des données personnelles (RGPD), les consulter directement et automatiser les flux de travail de bout en bout. Cela vous évite de changer constamment de programme, garantit la synchronisation des données et améliore l’efficacité à travers les systèmes et les services.
Le stockage centralisé automatique dans DocuWare garantit des dossiers clients et projets complets. Grâce à l’intégration au système de messagerie, tous les e-mails d’un dossier sont également disponibles de manière centralisée : correspondance, rapports de service, factures ou contrats avec modalités de facturation sont immédiatement accessibles à tout moment grâce à la puissante recherche plein texte ou à des filtres ciblés.
Utilisez des formulaires en ligne et des workflows personnalisables de manière flexible pour saisir et gérer efficacement les ordres de maintenance, de réparation ou de réclamation. Attribuez des tâches, définissez des règles pour les exceptions et intégrez des niveaux de validation. Le workflow garantit des processus clairement structurés. Toutes les personnes concernées, de la direction des ventes à la gestion des comptes, sont connectées de manière optimale et peuvent avoir un aperçu du statut actuel.
Lors du traitement des commandes, vous avez besoin d’informations complètes et rapidement disponibles. Les longues périodes d’attente et les informations erronées ne sont pas seulement frustrantes, elles coûtent aussi du temps et de l’argent. En tant que système qui n’oublie rien, DocuWare aide vos équipes à suivre les processus en quelques secondes et à éviter les erreurs et les malentendus. Vous pouvez transmettre des copies de documents à vos clients en quelques clics.
DocuWare vous aide à respecter facilement les directives en matière de conservation des données. Les dossiers clients sont sauvegardés en toute sécurité et conformément à la législation sur la protection des données tout au long de leur durée de conservation. La structure juridique en filigrane, les processus clairement réglementés et les entrées système non modifiables protègent contre les pertes, les utilisations abusives et les manipulations. En cas d’audit ou de questions juridiques, vous pouvez également obtenir rapidement des informations à tout moment.
Grâce à DocuWare, nous avons économisé l’équivalent de 100.000 feuilles de papier avec la digitalisation du dossier client.
Les formulaires DocuWare nous permettent de gérer les non conformités internes et
externes et d’avoir une vision globale des problèmes rencontrés par nos clients.
I was reluctant to let go of paper files, especially legal agreements relating to our customer’s financial obligations. Now, I would never go back to a paper system.
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