GESTION DE COMMANDES
Un service client plus réactif
Faites l'expérience d'opérations de vente transparentes dans tous les services. Profitez d'un accès constant et partout à des informations essentielles pour assurer le succès des projets de vos clients.
- Accélérez les transactions commerciales grâce à des flux de travail automatisés
- Améliorer la collaboration et réduisez les temps de réponse
- Protéger les données sensibles des clients
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Les documents liés à la commande centralisés et à portée de main
Devis, commandes, rapports de service, contrats, factures clients : regroupez et liez tous les documents relatifs à une commande dans des dossiers clients complets. Cela permet de les traiter efficacement dans tous les services et de répondre instantanément aux questions, à tout moment et depuis n'importe où.
Des processus de transfert et une collaboration fluides
Réduisez les délais d’exécution de vos commandes, de la saisie à la facturation en passant par la gestion logistique : DocuWare transmet à tous les responsables les informations et les tâches en temps voulu, leur signale les retards et leur offre un aperçu immédiat du statut actuel.
Transparence totale, même en cas d’exceptions
Qui a saisi la commande et quand, pourquoi une remise spéciale a-t-elle été accordée, qui l’a approuvée ? DocuWare ne se contente pas d’accélérer les processus de commande, il offre également une transparence totale sur toutes les décisions. Toutes les étapes de traitement peuvent être suivies avec précision en temps réel, même des années plus tard.
L’extension sécurisée de votre ERP, SGS et CRM
Garantissez la sécurité des dossiers clients sans impressions papier, pertes d’e-mails et risques de non-conformité. DocuWare se connecte directement à vos solutions d’entreprise pour archiver les documents liés à la commande conformément à la législation sur la protection des données personnelles (RGPD), les consulter directement et automatiser les flux de travail de bout en bout. Cela vous évite de changer constamment de programme, garantit la synchronisation des données et améliore l’efficacité à travers les systèmes et les services.
Une gestion sans stress des commandes, des réclamations et des demandes d’informations
Optimisez le traitement de vos commandes, de la demande d’un client au contrôle de la réception du paiement. DocuWare vous permet de coordonner parfaitement les nombreuses étapes individuelles et de garantir que toutes les personnes impliquées dans la vente, la production ou l’assemblage, la comptabilité et le service clients soient toujours au courant des dernières informations. Cela facilite considérablement les opérations quotidiennes en fonction de la situation et renforce la qualité de vos relations clients à long terme.
Saisie
Recherche
Traitement
Suivi
Conformité
Intégrer
Classement automatique
Les fonctions d’importation de DocuWare sont aussi polyvalentes qu’intuitives : saisissez facilement des commandes via un formulaire en ligne. Numérisez des documents volumineux tels que les documents de douane et de transport, y compris lors de vos déplacements, via une tablette. Classez également les e-mails et factures clients au moment de l’envoi. Toutes les informations importantes sont extraites et reliées entre elles, et vos dossiers clients et projets se remplissent quasiment tout seuls.
Des dossiers clients complets en un seul clic
Le stockage centralisé automatique dans DocuWare garantit des dossiers clients et projets complets. Grâce à l’intégration au système de messagerie, tous les e-mails d’un dossier sont également disponibles de manière centralisée : correspondance, rapports de service, factures ou contrats avec modalités de facturation sont immédiatement accessibles à tout moment grâce à la puissante recherche plein texte ou à des filtres ciblés.
Accélération et optimisation du service client
Utilisez des formulaires en ligne et des workflows personnalisables de manière flexible pour saisir et gérer efficacement les ordres de maintenance, de réparation ou de réclamation. Attribuez des tâches, définissez des règles pour les exceptions et intégrez des niveaux de validation. Le workflow garantit des processus clairement structurés. Toutes les personnes concernées, de la direction des ventes à la gestion des comptes, sont connectées de manière optimale et peuvent avoir un aperçu du statut actuel.
Des informations accessibles rapidement et à tout moment
Lors du traitement des commandes, vous avez besoin d’informations complètes et rapidement disponibles. Les longues périodes d’attente et les informations erronées ne sont pas seulement frustrantes, elles coûtent aussi du temps et de l’argent. En tant que système qui n’oublie rien, DocuWare aide vos équipes à suivre les processus en quelques secondes et à éviter les erreurs et les malentendus. Vous pouvez transmettre des copies de documents à vos clients en quelques clics.
Archivage sécurisé et protection des données
DocuWare vous aide à respecter facilement les directives en matière de conservation des données. Les dossiers clients sont sauvegardés en toute sécurité et conformément à la législation sur la protection des données tout au long de leur durée de conservation. La structure juridique en filigrane, les processus clairement réglementés et les entrées système non modifiables protègent contre les pertes, les utilisations abusives et les manipulations. En cas d’audit ou de questions juridiques, vous pouvez également obtenir rapidement des informations à tout moment.
Rationaliser le traitement des commandes grâce aux intégrations
Les capacités d'intégration de DocuWare permettent de se connecter à des systèmes ERP et CRM tels que SAP, Microsoft Dynamics et Oracle. Cela garantit un flux de données continu et permet de réduire les saisies manuelles et les erreurs. D'un simple clic, vous pouvez accéder aux informations client dans DocuWare à partir de votre système de gestion de la relation client ou mettre à jour votre système ERP avec les détails de la commande, ce qui accélère le cycle de traitement des commandes et permet à tous les services d'être informés.
Grâce à DocuWare, nous avons économisé l’équivalent de 100.000 feuilles de papier avec la digitalisation du dossier client.
Les formulaires DocuWare nous permettent de gérer les non conformités internes et externes et d’avoir une vision globale des problèmes rencontrés par nos clients.
Certifié et de premier ordre
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