Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents constitue un composant clé de la gestion de contenu d’entreprise (ECM). Elle implique de numériser et de stocker de façon sécurisée des documents afin d’accroître la vitesse d’exécution des opérations, la précision et la transparence tout en bénéficiant d’une infrastructure dont les flux sont prévisibles, fiables et reproductibles. En résumé, elle permet à votre entreprise de moderniser ses processus internes et externes.
Une solution de dématérialisation des documents se caractérise généralement par quatre éléments principaux :
- Capture et organisation de vos documents : capturez des données à partir de n’importe quelle source et organisez les informations en les classant, en y associant les métadonnées correspondantes et à l’aide de l’indexation intelligente. Ainsi, vos documents peuvent être intégrés à d’autres systèmes et localisables via une recherche.
- Contrôle des accès et augmentation du niveau de transparence : grâce à des règles intelligentes, vous pouvez autoriser les accès aux documents uniquement à certaines personnes. De plus, car tous ces mêmes documents sont conservés dans un répertoire numérique, les informations critiques sont exploitables à tout moment par l’intégralité de votre entreprise.
- Collaboration optimisée : les documents étant stockés numériquement, vos équipes peuvent les annoter et les échanger afin de prendre des décisions conjointes. Il n’est donc plus nécessaire de disposer de multiples versions, ce qui réduit les erreurs et optimise la collaboration.
- Intégration : les solutions de gestion des documents numériques peuvent s’intégrer aux systèmes que votre personnel utilise déjà, comme des logiciels ERP et CRM. Comme vous n’êtes plus tenu de basculer entre de multiples programmes, vous avez l’assurance de processus plus fiables et cohérents.
