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Intégration à Outlook

Intégrez Microsoft Outlook à votre bureautique. Archivez en toute sécurité les e-mails entrants et sortants tout en lançant automatiquement de nouvelles tâches de processus de travail. Les pages de recherche clé sont directement intégrées à Outlook pour utiliser toutes les fonctions dans une seule interface.

Ajouter des fonctionnalités d’archivage à Outlook

DocuWare Connect to Outlook
DocuWare s’intègre parfaitement à Outlook. Vous pouvez stocker ou rechercher des e-mails dans le ruban DocuWare ou via le menu contextuel accessible avec un clic droit

Vous n’êtes pas obligé de quitter votre client de messagerie pour stocker des e-mails et rechercher dans le classeur. Les fonctions sont disponibles directement dans Outlook :

  • Enregistrez des e-mails en un seul clic.
  • Ou demandez l’archivage automatique des e-mails.
  • Les e-mails que vous souhaitez conserver dans Outlook peuvent être marqués comme archivés.
  • Soyez sélectif : les doublons et les messages standard dépourvus de sens seront automatiquement supprimés, le cas échéant.
  • Pour pouvoir intégrer les e-mails dans les processus de travail, DocuWare les complète avec les données d’index requises telles que l’expéditeur, le sujet, etc.
  • Les noms du personnel et de sociétés peuvent être ajoutés lors de l’indexation à partir de sources externes, comme les carnets d’adresses ou CRM.
  • Lancez une recherche dans le classeur directement depuis Outlook. Les résultats sont affichés dans le client de messagerie.

Intégrer les e-mails dans les processus de gestion

Exploitez encore plus vos e-mails : intégrez-les dans vos processus de gestion. Deux exemples :

  1. Une facture reçue par e-mail est stockée dans le classeur. Cela déclenche directement le processus de travail de validation afin que vous puissiez payer facilement durant la période de promotion.
  2. Les collègues peuvent répondre rapidement à une demande client, même si l’employé en charge n’est pas disponible, car ils peuvent bénéficier dans le classeur d’une vue d’ensemble de toute la correspondance échangée avec ce client.

Les e-mails archivés peuvent être gérés avec d’autres types de documents. Cela améliore l’organisation de contenu connexe, comme les données de projet, la correspondance client ou les données de l’entreprise.


 

 

 

 

Centralisation des documents

Les e-mails peuvent être récupérés à partir du classeur, ainsi que d’autres documents pertinents pour l’entreprise.

Conformité avec les directives légales

Les e-mails sont des documents pertinents pour l’entreprise et soumis à des exigences légales. Avec DocuWare, vous répondez à ces exigences.

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Intégration parfaite

Toutes les fonctions de DocuWare sont accessibles directement dans Outlook.

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Disponibilité optimale

Une fois archivés, les e-mails sont disponibles pour tous les collègues disposant d’une autorisation suffisante.

Comment commencer à utiliser l'intégration à Outlook

Cloud

Connect to Outlook, avec son client et son module de configuration, fait partie intégrante de chaque licence DocuWare Cloud. Et avec le DocuWare Outlook Add-In, vous connectez les versions Web de Microsoft Outlook à DocuWare.

On premise

Si vous utilisez DocuWare comme système on premise, Connect to Outlook est disponible comme module complémentaire.

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