Fonctionnalités et capacités

DocuWare est une plateforme qui vous permet de collecter, de traiter et d’exploiter les informations de votre entreprise. Assurez la productivité de vos équipes, automatisez les flux de travail quelle que soit votre organisation, et protégez vos données et documents grâce à un archivage sécurisé et centralisé.

Collecte et organisation des informations

DocuWare collecte les informations provenant d’un large éventail de sources, ce qui permet de mettre en place des processus automatisés d’importation et d’indexation, et ainsi de profiter d’une collecte structurée ne requérant pas d’effort manuel.

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Intelligent Indexing

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Notre technologie basée sur l’IA convertit les données des documents directement en termes d’indexation. Les saisies manuelles, qui donnent souvent lieu à des erreurs, sont donc remplacées par une approche automatique et s’effectuant en quelques secondes.

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Chargement mobile

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Initiez vos processus lors de vos déplacements, et collectez et archivez aisément vos documents grâce à nos applications mobiles.

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Indexation plein texte

Outre des métadonnées structurées utilisée pour l'indexation, DocuWare crée un enregistrement plein texte de l’ensemble du contenu, permettant d’effectuer des recherches précises et personnalisables.

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Numérisation et classification

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Vous pouvez connecter DocuWare à n’importe quel scanner, afin de numériser les documents papier comme les factures et bons de livraison.

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Enrichissement des données

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Utilisez les données d’autres applications pour compléter les données d'index d’un document et ainsi garantir une taxonomie cohérente.

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Formulaires de collecte des données

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Accélérez la collecte des données grâce à des formulaires Web personnalisables et partagez les informations avec les individus appropriés.

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Reconnaissance de codes barres

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Codes postaux, QR ou EAN : DocuWare est en mesure d’identifier et de lire de nombreux codes-barres pour faciliter l’indexation des documents.

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Importation de fichiers

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Importez et indexez facilement des documents sans que l’utilisateur ait besoin de réaliser quelque action dans Microsoft Office ou tout autre programme.

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Importation de dossier Windows

Déplacez des documents uniques et des dossiers entiers directement du système de fichiers vers un classeur, afin de partager et de protéger les informations.

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E-mails Outlook

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Intégrez Outlook à DocuWare afin de gérer et stocker en toute sécurité vos e-mails et pièces jointes en quelques secondes.

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Enregistrements SAP

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Utilisez notre interface certifiée pour gérer les documents SAP dans DocuWare.

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Emails de tous les comptes

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Organisez et stockez de manière centralisée vos e-mails ainsi que d’autres données professionnelles.

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SharePoint

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Ajoutez des fonctions d’archivage et de sécurité à votre portail SharePoint.

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Importation à partir d’un flux d'impression

Imprimez des documents, comme les factures, depuis n’importe quel programme.

Traitement des documents et gestion des flux de travail

DocuWare trie, distribue et relie les informations afin de faciliter la mise en place de processus décisionnels importants. Toutes les équipes peuvent utiliser ces outils modernes pour bénéficier de flux de travail rapides, transparents et efficaces.

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Montage numérique

Utilisez des tampons, annotations ou corrections d’image sans modifier les documents originaux. Vous pouvez également ouvrir le contenu archivé pour le modifier dans son programme d’origine.

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Contrôle des tâches

Automatisez les tâches manuelles et organisationnelles récurrentes qu’il s’agisse de simples notifications et approbations ou processus complexes multi-niveaux.

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Connexion en déplacements

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Profitez d’informations d’état à jour lors de vos déplacements. Vous pouvez remplir les tâches qui vous sont attribuées à partir de n'importe quel appareil.

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Gestion des versions

Enregistrez automatiquement les documents modifiés en tant que nouvelle version et contrôlez de près leur historique.

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Automatisation du flux de travail

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Simplifiez les processus à l’aide de flux de travail d’automatisation, donnant accès à une interface intuitive permettant le glisser-déposer.

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Processus de suppression

Supprimez automatiquement des données et documents en fonction de paramètres prédéfinis, afin de vous conformer aux normes de protection des données et aux exigences légales.

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Règles et exceptions claires

Expliquez en détail ce qui doit se produire lorsque certaines situations ou exceptions de traitement surviennent.

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Délais

Définissez les dates d’échéance pour l’exécution des tâches et nommez les individus responsables.

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Exportation de données

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Synchronisez les données et informations d’état avec des programmes tels que votre système ERP pour mettre en réseau les processus de manière cohérente et les finaliser aussitôt.

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Solutions préconfigurées

En savoir plus

Automatisez les processus clés tels que le traitement des factures ou l’intégration de nouveaux employés grâce à des flux de travail prêts à l’emploi.

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Tableau de bord

Gardez un œil sur la progression de vos flux de travail à tout moment.

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Limites dynamiques

Définissez individuellement les autorisations d’accès des éditeurs et groupes d'utilisateurs.

Affichage du contenu aidant à la prise de décisions

DocuWare fournit à votre équipe des informations pertinentes qui assurent la productivité des processus ainsi qu’une prise de décisions rapide et efficace.

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Recherche flexible

Saisissez des termes ou sélectionnez des mots-clés dans des listes déroulantes, utilisez des caractères génériques et des liens logiques, et effectuez des recherches dans le contenu du document ainsi que dans les données d'index.

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Accès mobile

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Accédez aux informations et utilisez-les afin d’optimiser les flux de travail, même pour les utilisateurs à distance ou en déplacement.

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Fichiers numériques

Adoptez des structures de dossiers classiques pour une visualisation intuitive des fichiers.

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Partage

Envoyez ou partagez des documents ou des groupes de documents à l’aide de liens. Vous pouvez également intégrer des URL aux éléments DocuWare sur un site Web, votre intranet ou au sein d’autres programmes.

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Autorisations sophistiquées

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Déterminez quels dossiers et métadonnées les utilisateurs peuvent stocker, exploiter, modifier, exporter et supprimer au sein de classeurs.

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Visualisation

Accédez aux documents de formats courants quel que soit leur programme d’origine. Vous pouvez les consulter dans n’importe quel navigateur, sous MAC, Windows ou Linux.

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Documents liés

Affichez des documents associés simultanément.

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Tâches en attente

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Recevez des rappels relatifs aux tâches dont la date d’échéance est révolue.

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Recherche intégrée

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Intégrez parfaitement l’accès aux données et documents archivés dans d’autres programmes clés.

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Livraison automatique

Recevez automatiquement les documents à modifier et mettre à jour.

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Lots de documents

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Regroupez les documents par lots afin qu’ils puissent être utilisés par des clients, auditeurs ou employés en externe.

Bénéficiez d’une démonstration gratuite, personnalisée et non soumise à engagement du système cloud de DocuWare.

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