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Connect to Mail

Collectez les e-mails de Gmail, Yahoo Mail, Hotmail et d'autres clients de messagerie web et stockez les messages les plus importants dans une armoire numérique sécurisée. Protégez les communications de votre entreprise contre la falsification et utilisez le contenu des e-mails au sein de l’automatisation de votre procsessus de travail.

Importer des e-mails automatiquement

Connect to Mail
DocuWare n'apparaît pas dans le compte de messagerie. Un seul dossier est consulté pour récupérer les e-mails automatiquement – ici par exemple « Invoices »

Combinez les avantages des comptes de messagerie sur le Web avec la puissance de DocuWare :

  • Les e-mails de vos comptes de messagerie sont stockés automatiquement dans le classeur, où ils sont disponibles pour un traitement ultérieur.
  • Ne stockez que les e-mails importants : si nécessaire, seule la pièce jointe est stockée et le message standard est supprimé.
  • Agrafer les e-mails associés.
  • Pour que les e-mails puissent être intégrés dans les processus de travail, ils sont automatiquement fournis avec des données d’index telles que l’expéditeur,
    le sujet, etc.
  • Récupérer tous les documents se rapportant à un projet en même temps : non seulement des e-mails, mais aussi des croquis, contrats, etc.
  • Ordonnez votre boîte aux lettres : Les e-mails déjà stockés peuvent être supprimés de votre compte Web.

Intégrer les e-mails dans les processus de gestion

Exploitez encore plus vos e-mails : intégrez-les dans vos processus de gestion. Deux exemples : 

  1. Une facture reçue par e-mail est stockée dans l'armoire. Cela déclenche le workflow de validation directement afin que vous puissiez payer confortablement durant la période de promotion.
  2. Les collègues peuvent répondre rapidement à une demande client, même si l’employé responsable n’est pas disponible, car ils bénéficient d’une vue d’ensemble dans l'armoire de toute la correspondance avec le client.

Les e-mails archivés peuvent être gérés avec d’autres types de documents. Cela améliore l’organisation de contenu connexe, comme les données de projet, la correspondance client ou les données de l’entreprise.

Utilisation universelle

Vous archivez les e-mails de tous les comptes Exchange et IMAP dans DocuWare.

Disponibilité optimale

Informations provenant des e-mails archivés sont disponibles pour tous les collègues autorisés.

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Conformité avec les directives légales

Les e-mails sont des documents pertinents pour l’entreprise et soumis à des exigences légales. Avec DocuWare, vous répondez à ces exigences.

Centralisation des documents

Les e-mails peuvent être récupérés avec d’autres documents pertinents pour l’entreprise.

Comment commencer l'archivage des courriels

Cloud

Connect to Mail complet fait partie intégrante de chaque licence DocuWare Cloud. DocuWare Cloud inclut également Intelligent Indexing, Workflow Manager et d’autres modules clés.

On premise

Si vous utilisez DocuWare comme système on premise, Connect to Mail est disponible comme module complémentaire.

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