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Enrichissement automatique des données

Connectez les bases de données de votre entreprise à DocuWare pour un échange d’informations transparent. Enrichissez les données d’index dans DocuWare avec des sources de données externes – ou inversement. Indexez automatiquement de gros volumes de documents pour garantir la cohérence de tous les référentiels de données.

Synchroniser et enrichir les données

DocuWare Autoindex
DocuWare reçoit les données d'index d'une source de données externe et enrichit automatiquement les documents archivés. Inversement, vous pouvez utiliser les données DocuWare pour alimenter vos autres systèmes

DocuWare est votre référentiel central pour les documents. Ces documents nécessitent un index riche et des métadonnées pour une valeur maximale. Une grande partie de ces données d'index sont capturées lorsque les documents arrivent dans DocuWare, mais des données encore plus pertinentes peuvent se trouver dans des bases de données externes.

DocuWare peut récupérer les informations d’une source de données et les utilise pour remplir les enregistrements dans DocuWare. Même un grand nombre de documents peuvent être indexés rapidement.

Inversement, les informations d’index de DocuWare peuvent être écrites dans les enregistrements de sources de données externes.

DocuWare fonctionne avec diverses sources de données, par exemple avec une base de données, une vue de base de données, une armoire DocuWare ou même un simple fichier - si vous extrayez des informations client de CRM en tant que fichier CSV.

Utiliser les données au-delà des frontières du système

Autoindex utilise les données déjà disponibles au sein de l’entreprise pour l’indexation. Cette synchronisation automatique des données est utile dans de nombreux domaines :

Indexation des factures : Une facture avec expéditeur, numéro de document, date et total est saisie dans le système de comptabilisation. Pour stocker la facture, Autoindex accède au système de comptabilisation et ajoute les informations nécessaires dans DocuWare.

Créer un nouveau contact : DocuWare enregistre le bon de livraison d’un nouveau client. Autoindex recrée également l’enregistrement pour ce client dans CRM.

Renvoi des bons de livraison : Les bons de livraison signés par le client sont archivés, affectés au processus et indexés. En cas de requête, tous les documents peuvent être visualisés en un coup d’œil.

Alerte contractuelle : Si la date d’expiration d’un contrat est inférieure à un certain délai, le contrat est marqué et affiché dans la liste des tâches de l’employé responsable.

Réorganisation des armoires : Ajoutez un nouveau champ d’index à tous les documents ou remplacez le type de document.
machine_learning

Connexion universelle

Communication avec toutes les bases de données telles que SQL, MY SQL, Oracle, OBDC.

integration

Intégration transparente

Échange de données facile avec des systèmes tels qu’ERP, CRM, HRM et bien d’autres.

time_management

Gestion flexible du temps

Commencer selon un calendrier ou immédiatement après la modification des données.

process_optimization

Optimisation des processus

Utiliser les données saisies une seule fois dans plusieurs systèmes.

Comment commencer à utiliser Autoindex

Cloud

L’Autoindex fait partie intégrante de chaque licence DocuWare Cloud. DocuWare Cloud inclut également Intelligent Indexing, Workflow Manager et d’autres modules clés.

On premise

Si vous utilisez DocuWare comme système on premise, Autoindex est disponible comme module complémentaire.

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