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La signature électronique avec DocuWare

Signez vos documents de façon électronique et assurez l’authenticité des informations importantes avec la GED DocuWare. Grâce à votre signature électronique certifiée, vos documents deviennent juridiquement contraignants et sont conformes aux normes de sécurité en vigueur.

Signatures électroniques pour les documents de workflows DocuWare

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Le document est envoyé directement du workflow à un prestataire de confiance pour signature qualifiée ou avancée. Une fois l’identité vérifiée et le document signé, ce dernier est renvoyé automatiquement à DocuWare.

Les signatures électroniques font désormais partie des opérations quotidiennes d’une entreprise. Parfois appelées « signatures numériques », elles permettent de réduire l’usage du papier et de simplifier votre workflow.

DocuWare Signature Service garantit que vos documents sont signés par un prestataire de services de confiance vérifié

Ce service est synonyme de vitesse et de flexibilité maximales :

  1. Intégration simple de fournisseurs de signature externes (comme ValidatedID) dans un workflow DocuWare. Transfert automatique des documents entre DocuWare et le prestataire de services de confiance, et notification des employés lorsqu’un document est disponible pour signature.
  2. Collecte des signatures électroniques pour un document auprès des employés concernés, à partir d’un seul workflow.
  3. Sélection de niveaux de sécurité qualifiés et avancés pour la signature, en fonction de vos besoins.
  4. Stockage centralisé des certificats de signature avec le fournisseur de services externe, afin de pouvoir les récupérer à tout moment.
  5. Enregistrement des documents signés conformément aux normes en vigueur dans une archive.
Focused Businessman Using a Tablet

Webinar en replay : GED et signature électronique : franchissez le pas de la dématérialisation à 100% !

Dans ce webinar, nous verrons comment intégrer la signature électronique de façon totalement transparente et sécurisée dans votre solution GED avec DocuWare, pour une dématérialisation complète de vos processus.

Voir le replay

Savoir-faire : procédures de signature et niveaux de sécurité

Pour signer un document au sein d’un workflow DocuWare, vous avez la possibilité d’intégrer le prestataire de services ValidatedID. 

Les procédures proposées par VIDsigner comprennent les options suivantes

  • À distance : lorsqu’un document est envoyé à ValidatedID dans un workflow, l’employé responsable reçoit un message et appose la signature (par exemple, à l’aide d’un code SMS sur son smartphone).
  • Biométrie : lorsqu’un client signe sur une tablette, les données biométriques associées (pression exercée, vitesse) sont enregistrées et intégrées au document (voir la liste des appareils pris en charge).
  • Centralisation : lorsqu’un utilisateur fournit un certificat ValidatedID, son identité est vérifiée une fois pour toutes. Ainsi, il peut s’authentifier et signer des documents via ValidatedID à tout moment, où qu’il se trouve.

Trois niveaux de sécurité disponibles

Toutes les signatures n’induisent pas le même niveau de sécurité. Un nom affiché à la fin d’un e-mail ou sur un tampon DocuWare constitue un exemple de signature simple. Les signatures avancées doivent être cryptées, et le signataire doit être le seul à avoir accès à une partie de la clé. Dans le cas de signatures qualifiées, l’identité du signataire est vérifiée via un certificat fourni à un prestataire de confiance.


 

 

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Tous les niveaux de sécurité

DocuWare prend en charge les trois niveaux de sécurité (simple, avancé, qualifié) pour les signatures électroniques.

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Tout type d’utilisation

DocuWare permet d’utiliser les signatures électroniques pour tout type de document (frais de déplacement, contrats, etc.).

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Dans le cloud

Comme DocuWare Cloud, DocuWare Signature Service est hébergé dans Microsoft Azure. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet.

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Compatibilité mobile

DocuWare prend en charge les signatures électroniques via smartphone. Il s’agit d’une méthode de signature juridiquement acceptable, conforme à la réglementation eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).

Commencer à utiliser DocuWare Signature Service

Dans le cloud

DocuWare Signature Service est inclus dans DocuWare Cloud. Les certificats de signature de fournisseurs externes doivent être achetés en supplément.

On-premise

Pour les systèmes DocuWare installés en local, DocuWare Signature Service est disponible en tant que module supplémentaire payant. Une licence Workflow Manager est également requise.

Les certificats de signature provenant de prestataires externes doivent être achetés séparément.

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