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Nous nous réjouissons de votre visite sur notre site web ainsi que de l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Nous considérons la protection des données comme un critère de qualité orienté vers le client. La protection de vos données personnelles et le respect de vos droits individuels nous tiennent à cœur.
Par la présente politique de confidentialité, nous souhaitons informer de manière transparente tous les visiteurs de notre site web sur la nature, l'étendue et la finalité des données personnelles que nous collectons, utilisons et traitons, et les informer des droits dont ils disposent.
L'utilisation de notre site web est en principe possible sans indication de données à caractère personnel. Toutefois, si vous faites appel aux services de notre entreprise via notre site web, le traitement de vos données personnelles peut s'avérer nécessaire.
Les données collectées automatiquement lors de la visite de nos pages web ou les données personnelles que vous avez saisies lors de l'utilisation de nos services sont traitées conformément aux dispositions légales en vigueur en matière de protection des données personnelles.
En tant que responsable du traitement, nous avons défini des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir le niveau de protection le plus élevé possible de vos données à caractère personnel.
Nous attirons toutefois votre attention sur le fait qu'une transmission de données via Internet peut présenter des failles de sécurité.
Si vous souhaitez faire appel aux services de notre entreprise et ne souhaitez pas utiliser la voie de la transmission de données via Internet, vous avez également la possibilité de nous contacter par téléphone.
Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données, est :
La société : DocuWare GmbH
Rue : Planegger Straße 1
Code postal/ville : 82110 Germering
Tél. : +49 89 894433-0
Courrier électronique : docuware@docuware.com
La personne désignée comme délégué à la protection des données est
Courrier électronique : docuware.dsb@itfuture.de
Lors du traitement de données à caractère personnel pour lequel nous demandons le consentement de la personne concernée, l'article 6, paragraphe 1, phrase 1 a) du règlement général sur la protection des données (RGPD) sert de base juridique. Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données, vous pouvez le retirer à tout moment. La licéité du traitement de vos données jusqu'au moment de ce retrait n'en est pas affectée.
Lors d’un traitement de données à caractère personnel nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie, l'art. 6, al. 1, phrase 1 b) du RGPD sert de base juridique. Cette disposition couvre également les opérations de traitement nécessaires à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.
Dans la mesure où le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour remplir une obligation légale à laquelle notre entreprise est soumise, l'article 6, paragraphe 1, phrase 1 c) du RGPD sert de base juridique.
Si le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par notre entreprise ou par un tiers et si les intérêts, les droits fondamentaux ou les libertés fondamentales de la personne concernée ne prévalent pas sur les premiers intérêts mentionnés, l'article 6, paragraphe 1, phrase 1 f) du RGPD sert de base juridique au traitement. L'intérêt légitime de notre entreprise réside dans l'exécution de notre activité commerciale ainsi que dans l'analyse, l'optimisation et le maintien de la sécurité de notre offre en ligne. Dans la mesure où nous fondons le traitement de vos données à caractère personnel sur l'équilibre des intérêts, vous pouvez vous opposer à ce traitement.
Nous ne vendons ni ne prêtons vos données. Une transmission à des tiers dépassant le cadre décrit dans la présente politique de confidentialité n'a lieu que si cela est nécessaire pour le traitement du service concerné demandé. Nous transmettons vos données personnelles en particulier aux destinataires suivants :
Nous attirons votre attention sur le fait que la mise à disposition de données personnelles est, dans certains cas, prescrite par la loi (par ex. dispositions fiscales) ou peut résulter de dispositions contractuelles (par ex. données relatives au/à la partenaire contractuel(le)). Par exemple, pour conclure un contrat, il peut être nécessaire que la personne concernée/le partenaire contractuel mette ses données personnelles à disposition afin que sa demande (par ex. commande) puisse être traitée par nos soins. L'obligation de fournir des données à caractère personnel s'impose surtout lors de la conclusion d'un contrat. Si, dans ce cas, aucune donnée personnelle n'est fournie, le contrat avec la personne concernée ne peut pas être conclu.
Avant que la personne concernée ne fournisse des données à caractère personnel, elle peut s'adresser à notre délégué à la protection des données ou au responsable du traitement. Le délégué à la protection des données ou le responsable du traitement indiquera alors à la personne concernée si la fourniture des données à caractère personnel requises est prescrite par la loi ou par contrat ou si elle est nécessaire pour la conclusion du contrat et si les préoccupations de la personne concernée entraînent une obligation de fournir les données à caractère personnel ou quelles sont les conséquences de la non-fourniture des données souhaitées pour la personne concernée.
Nous traitons principalement les données à caractère personnel que nous recevons directement de vous.
Si nous devions exceptionnellement traiter des données personnelles que nous n'avons pas obtenues directement de vous, cela concerne les données que nous obtenons de manière licite à partir de sources accessibles au public (par ex. Internet, presse, registre du commerce et des associations) ou qui nous sont mises à disposition de manière licite par des tiers.
En principe, vos données personnelles sont traitées en Allemagne et dans les autres pays européens. Si, à titre exceptionnel, vos données personnelles sont traitées dans des pays situés en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (appelés pays tiers), cela n'a lieu que dans la mesure où certaines mesures de protection garantissent l'existence d'un niveau de protection des données adéquat. En règle générale, nous prenons les mesures de protection suivantes :
Si des données à caractère personnel vous concernant sont traitées, vous êtes une personne concernée au sens du RGPD et vous disposez des droits suivants vis-à-vis du responsable du traitement :
Chaque fois que vous consultez notre site web, les informations du fichier journal du serveur que votre navigateur nous transmet sont automatiquement collectées. Il s'agit des informations suivantes :
Nous attirons votre attention sur le fait que ces données ne peuvent pas être directement attribuées à une personne en particulier et qu'elles sont exclusivement utilisées aux fins suivantes :
Lorsque vous nous contactez par le biais d'un formulaire ou d'un masque de saisie sur notre site web, les données que vous nous communiquez, par exemple votre adresse e-mail et, le cas échéant, d'autres données que vous avez indiquées, nous sont transmises et sont conservées par nos soins.
Si et dans la mesure où cela est nécessaire pour la préparation, l’établissement, l'exécution et/ou la fin d'une transaction juridique avec notre entreprise, nous continuons à traiter vos données personnelles. Si le traitement des données est nécessaire à la conclusion d'un contrat, la non-communication de vos données peut rendre impossible la conclusion, l'exécution et/ou la résiliation d'une transaction juridique avec notre entreprise.
Sur notre site web, il existe différents masques de saisie pour la collecte de données personnelles. Vous avez également la possibilité de nous contacter par e-mail. Si vous nous contactez par e-mail ou via un masque de saisie, les données personnelles que vous nous transmettez sont automatiquement enregistrées. Les données personnelles que vous nous transmettez volontairement sont conservées dans le but de traiter votre demande ou de contacter la personne concernée. Nous ne pouvons pas répondre à vos demandes si vous ne nous fournissez pas vos données personnelles.
Les masques de saisie utilisés correspondent en général à l'un des masques suivants :
Afin de vous fournir les meilleurs conseils possibles, il peut être nécessaire de transmettre vos données à l'un de nos "Partenaires agréés DocuWare". Dans ce cas, vous serez contacté par un conseiller du Partenaire en question.
Sur notre site web, nous vous offrons la possibilité de vous abonner à notre newsletter gratuite, par laquelle nous vous informons à intervalles réguliers des offres, produits et informations de l'entreprise.
Pour recevoir notre newsletter, vous devez disposer d'une adresse e-mail valide.
Pour l'envoi d'une newsletter personnalisée, nous avons besoin des informations suivantes de votre part :
Pour l'inscription à notre newsletter, nous utilisons la procédure dite de double opt-in. Cela signifie qu'après votre inscription, nous vous envoyons un e-mail à l'adresse e-mail indiquée, dans lequel nous vous demandons de confirmer que vous souhaitez recevoir la newsletter. Vous devez confirmer votre inscription dans les 24 heures pour que votre inscription soit validée. En outre, nous enregistrons à chaque fois les adresses IP que vous avez utilisées et les moments de l'inscription et de la confirmation. L'objectif de cette procédure est de pouvoir prouver votre inscription et, le cas échéant, de pouvoir clarifier une éventuelle utilisation abusive de vos données personnelles.
Les données mentionnées ici sont utilisées exclusivement pour l'envoi de la newsletter. Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers. Pour le traitement, l'envoi et l'analyse des newsletters, nous pouvons être amenés à faire appel à des prestataires de services et à leurs sous-traitants, comme Hubspot. Si nous recevons votre adresse e-mail dans le cadre de la vente d'un produit ou d'un service et que vous ne vous y êtes pas opposé, nous nous réservons le droit de vous envoyer régulièrement par e-mail des offres sur des produits similaires à ceux que vous avez déjà achetés dans notre assortiment.
Afin de personnaliser la communication, nous analysons votre comportement d’utilisateur dans chaque newsletter. La base de la personnalisation est par exemple votre interaction avec la newsletter ou les données de base que vous avez volontairement mises à disposition.
Vous avez à tout moment la possibilité de vous désabonner de la newsletter et de retirer votre consentement à l'utilisation de vos données pour l'envoi de la newsletter. Vous trouverez un lien à cet effet dans chaque newsletter.
Si vous vous désabonnez de notre newsletter ou si vous retirez votre consentement, vous serez immédiatement retiré de notre liste de diffusion et vos données personnelles seront supprimées. Nous pouvons toutefois conserver votre adresse e-mail et la preuve de votre consentement dans l'intérêt et aux fins de la preuve de votre consentement ainsi que pour nous défendre contre d'éventuelles réclamations pendant la durée du délai de prescription légal, c'est-à-dire trois ans.
2.4 Blog DocuWare
Nous vous proposons un blog sur notre site web et la possibilité d'y laisser des commentaires individuels sur les différents articles. Un blog est un portail géré sur un site Internet, généralement visible par le public, dans lequel une ou plusieurs personnes, appelées blogueurs, peuvent publier des articles ou écrire des pensées dans ce que l'on appelle des posts de blog. En règle générale, vous pouvez commenter les posts de blog.
Si vous laissez un commentaire sur notre blog, outre les commentaires laissés par la personne concernée, les données relatives au moment de la saisie du commentaire et au nom d'utilisateur (pseudonyme) choisi par la personne concernée sont enregistrées et publiées. En outre, votre adresse IP est également enregistrée. Cet enregistrement de l'adresse IP est effectué pour des raisons de sécurité et pour le cas où un commentaire porterait atteinte aux droits de tiers ou que des contenus illégaux seraient publiés. L'enregistrement de ces données personnelles est donc effectué dans notre propre intérêt, afin que nous puissions, le cas échéant, apporter une preuve en cas de violation de la loi. Ces données personnelles ne sont pas transmises à des tiers, sauf si la loi l'exige ou si elles servent à la défense de droits.
Il est possible pour des tiers de s’abonner aux commentaires publiés sur notre blog. Si vous choisissez l'option d'abonnement aux commentaires, nous envoyons un e-mail de confirmation automatique afin de pouvoir vérifier que le propriétaire de l'adresse e-mail indiquée a bien choisi cette option (double opt-in). L'option d'abonnement aux commentaires peut être annulée à tout moment.
Nous vous offrons la possibilité de vous enregistrer sur notre site internet en indiquant vos données personnelles.
Pour l'enregistrement dans l'espace partenaire, nous avons besoin des informations suivantes de votre part :
Les données personnelles que vous avez saisies sont collectées et conservées exclusivement à des fins internes et pour notre propre compte. Il se peut que nous transmettions vos données personnelles à un ou plusieurs sous-traitants, tels que des entreprises d'expédition, dans la mesure où ces derniers sont appelés à fournir le service que vous avez demandé.
L'enregistrement de la personne concernée avec indication volontaire de données à caractère personnel sert à vous proposer des contenus ou des prestations qui ne peuvent être offerts qu'aux utilisateurs enregistrés. Vous pouvez à tout moment corriger/compléter les données personnelles fournies lors de l'enregistrement.
Lorsqu'un achat est effectué ou qu'une option de service payante est sélectionnée, les données de paiement doivent être traitées. Pour ce faire, nous travaillons avec un prestataire de services de paiement indépendant. Nous ne recevons du prestataire de services qu'un ensemble de données, y compris un numéro de référence, qui peut être nécessaire pour un échange ultérieur avec le prestataire de services. Nous conservons ces données en interne afin de pouvoir vérifier le paiement. Les données sont en partie masquées. En relation avec les données de paiement et d'achat, nous traitons entre autres les données suivantes :
DocuWare réalise des enquêtes volontaires auprès de ses partenaires, ses clients et d’autres personnes. Les réponses aux enquêtes réalisées sont traitées et analysées dans des rapports. Les résultats de ces enquêtes peuvent être analysés à des fins statistiques et nous aident à recueillir des commentaires précieux afin d'améliorer et d'optimiser votre expérience à l'avenir.
Les enquêtes peuvent être lancées à tout moment et à différents endroits afin d'obtenir des réponses détaillées qui permettront d'optimiser le site web de l'entreprise.
Il se peut que nous fassions appel à des prestataires de services et à leurs sous-traitants dans ce contexte, comme par exemple SurveyMonkey ou Qualaroo (anciennement KISSinsights).
Nous demandons à tous les visiteurs de notre siège social de s'enregistrer au comptoir d'accueil à l'aide de la tablette qui s'y trouve. Nous enregistrons votre nom et votre adresse électronique afin de garantir l'accès autorisé à nos locaux et de pouvoir vérifier qui se trouve dans le bâtiment en cas d'urgence. Si vous avez besoin d'une place de parking dans le garage souterrain, nous enregistrons également votre numéro de téléphone. Toutes les données sont automatiquement effacées au bout d'un an.
Sur notre site web et dans le produit, nous vous offrons la possibilité de vous inscrire au programme de testeurs de produits en indiquant vos données personnelles.
Pour l'enregistrement, nous avons besoin des informations suivantes de votre part :
Pour pouvoir participer à nos webinaires, vous devez vous inscrire et indiquer votre prénom et votre nom, votre adresse e-mail, votre entreprise et, sur une base volontaire, votre numéro de téléphone. Sans ces données obligatoires, l'inscription n'est pas possible. En France, nous demandons en outre le code postal et, sur une base volontaire, si vous avez déjà été en contact avec un Partenaire DocuWare agréé et si un projet est déjà prévu.
Vos données sont traitées afin d'organiser et de conduire le webinaire en question. Dans ce contexte, nous pouvons être amenés à faire appel à des prestataires de services et à leurs sous-traitants, tels que Microsoft Teams et GoToMeeting/Webinar.
DocuWare utilise des cookies, des scripts, des URL de suivi, des pixels et des technologies similaires (ci-après dénommés « cookies ») à plusieurs endroits afin de fournir, de protéger et d'améliorer nos services.
Vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies pour obtenir des informations détaillées et savoir quels cookies sont utilisés.
Notre site web utilise une technologie qui peut compter le nombre de fois qu'une page a été consultée ou qui peut indiquer où les visiteurs de notre site web ou de notre application ont cliqué. Les données suivantes peuvent par exemple être traitées à cet effet :
Cette technologie peut par exemple analyser la page et créer une carte de chaleur qui permet d'améliorer le site web ou l'application et de le rendre plus convivial. Dans ce contexte, nous pouvons être amenés à faire appel à des prestataires de services et à leurs sous-traitants, comme Matomo par exemple.
DocuWare utilise des services d'analyse (par ex. Matomo) pour analyser le comportement des visiteurs du site Web et identifier les problèmes potentiels (par ex. pages introuvables, problèmes d'indexation des moteurs de recherche, contenu le plus populaire, etc.). Sur la base des données (par exemple, le nombre de visiteurs qui atteignent une page introuvable), le service d'analyse génère des rapports afin que DocuWare puisse prendre les mesures appropriées (par exemple, modifier la présentation des pages, publier de nouveaux contenus, etc.)
Dans le cadre de nos activités de marketing, nous utilisons des services d'analyse web afin de pouvoir nous adresser aux clients de manière plus efficace et, le cas échéant, plus personnalisée, de mieux comprendre comment les clients utilisent nos services ou d'adapter nos offres de manière plus efficace et, le cas échéant, plus personnalisée à nos clients.
Les données suivantes peuvent par exemple être traitées à cet effet :
Ces services d'analyse web nous permettent par exemple d'évaluer l'utilisation de notre site web et de compiler des rapports. Il nous est parfois possible de comprendre comment les utilisateurs individuels interagissent avec nos contenus sur plusieurs appareils.
Nous proposons un chatbot d'assistance sur notre site web, qui vous permet d'effectuer des recherches dans des ressources de connaissances déjà disponibles publiquement (par exemple, notre centre de connaissances ou notre base de connaissances) afin d’y trouver des réponses à vos questions. Cette simple recherche de connaissances ne nécessite ni inscription ni connexion à notre site web et, à moins que vous ne fournissiez des informations à cet effet, aucune information permettant de vous identifier n'est traitée dans ce cadre.
Les visiteurs vérifiés peuvent utiliser le chatbot pour créer des demandes d'assistance (tickets). Pour vérifier l'autorisation dans notre système CRM de support interne, un visiteur doit s'être enregistré et connecté sur notre site Internet (voir à ce sujet "Enregistrement et connexion sur notre site Internet (espace client ou partenaire)"). Nous utilisons les informations fournies par le chatbot pour fournir une assistance générale aux clients et répondre à vos demandes d'assistance (voir à ce sujet "Formulaires et masques de saisie"). Toutes les demandes d'assistance saisies par le biais du chatbot sont traitées manuellement par notre personnel de support. Nous conservons les données personnelles que vous nous transmettez volontairement afin de pouvoir traiter votre demande. Sans ces données, nous pourrions ne pas être en mesure de répondre à votre demande.
Les informations que vous fournissez par le biais de la fonction de feedback du chatbot (par ex. les évaluations par étoiles et les commentaires) ainsi que les transcriptions, c'est-à-dire vos entrées ("Entrées") et les réponses générées par le chatbot ("Sorties"), peuvent être utilisées dans certains cas pour améliorer la qualité du chatbot (par ex. pour évaluer les demandes d'utilisateurs résolues par rapport à celles qui ne le sont pas). Ni le feedback ni les transcriptions ne sont traités de manière spécifique à tel ou tel visiteur. Le chatbot est configuré de manière à ce que ni les Entrées ni les Sorties ne soient utilisées automatiquement pour l'entraînement du chatbot. Au lieu de cela, seules les personnes autorisées (collaborateurs sélectionnés) ont accès à ces données pour une durée limitée. Afin d'améliorer la qualité du chatbot, nous analysons également, de manière aléatoire, la fréquence d'utilisation ainsi que des indicateurs techniques clés (voir également "Analyse de la portée" et "Services d'analyse web").
En résumé, les données suivantes, entre autres, peuvent être traitées dans le cadre de l'utilisation du chatbot :
Les données sont traitées par nous, en tant qu'exploitant et fournisseur du chatbot, et stockées sur les serveurs sécurisés de notre prestataire de services (Microsoft Azure). Hormis l'exploitation de l'infrastructure d'hébergement, aucune transmission de données à des tiers n'a lieu. En particulier, le fournisseur du modèle linguistique sous-jacent (Large Language Model) n'a pas accès aux données qui sont collectées ou traitées par le chatbot.
Vous trouverez de plus amples informations sur notre chatbot sur notre site web.
Nous intégrons sur notre site web des contenus externes qui sont enregistrés sur d'autres plates-formes, par exemple sur http://www.YouTube.com, et qui peuvent être lus à partir de notre site web. En consultant le contenu externe, la plateforme sur la page de laquelle le contenu est enregistré peut obtenir des informations sur vous, par exemple la visite de la sous-page correspondante de notre site web. Cela se produit indépendamment du fait que vous possédiez ou non un compte d'utilisateur sur une telle plateforme et que vous soyez connecté ou non. Si vous êtes connecté à votre compte d'utilisateur, vos données sont directement attribuées à votre compte. Si vous ne souhaitez pas que ces données soient associées à votre compte d'utilisateur, vous devez vous déconnecter de votre compte d'utilisateur.
Les plateformes peuvent enregistrer vos informations en tant que profils d’utilisateur et les utiliser à des fins de publicité, d'étude de marché et/ou de personnalisation de leur site web. Une telle évaluation a lieu en particulier (même pour les utilisateurs non connectés) pour fournir de la publicité personnalisée et pour informer les autres utilisateurs de la plateforme des activités sur notre site web. Vous disposez d'un droit d'opposition à la création de ces profils d'utilisateurs, que vous devez exercer en vous adressant à la plateforme concernée.