Smart Connect détecte directement des termes depuis l’interface de votre application et les exploite ensuite afin de localiser des documents associés dans le système DocuWare. En un seul clic ou raccourci clavier, faites immédiatement apparaître les éléments appropriés à l’écran, qu’il s’agisse de commandes, de factures, de contrats, d’e-mails, de reçus, de relevés, de CV ou de tout autre support se rapportant à un projet, une transaction ou un employé.
DocuWare a été intégré à 500 applications différentes
Le système DocuWare a été conçu pour fonctionner avec votre infrastructure informatique existante. Il peut d’ailleurs être intégré à 500 outils différents, qui comprennent des logiciels de messagerie, des portails, des systèmes CRM, ERP ou de gestion des ressources humaines, des solutions développées par les entreprises elles-mêmes, et bien d’autres encore.
- Consultation de fichiers depuis votre messagerie avec la fonction Highlight Search : lorsque vous recevez un e-mail d’un fournisseur contenant le numéro de l’une de vos factures, sélectionnez ce numéro, utilisez un raccourci clavier (Alt+F4 par exemple) et la facture s’affichera instantanément dans le visualiseur du classeur DocuWare.
- Consultation de fichiers depuis votre logiciel de comptabilité avec le bouton Smart Connect : lorsque vous vérifiez une opération récente avec un fournisseur, il vous suffit de cliquer sur le bouton Smart Connect depuis votre logiciel de comptabilité afin d'afficher la facture en question. Vous pouvez alors immédiatement consulter le document depuis le visualiseur du classeur DocuWare. Un deuxième bouton vous offre également la possibilité de charger le bon de livraison correspondant.
- Emploi en parallèle de votre logiciel de gestion des RH : si vous êtes responsable RH, vous êtes chargé d’étudier les opportunités de promotions et d’augmentations pour les employés. Lorsque vous ouvrez le dossier de l’un d’eux dans votre logiciel de gestion dédié, l’usage du bouton Smart Connect entraîne l’affichage instantané des évaluations de performances du salarié, de tous les e-mails que son superviseur lui a adressé à ce sujet, ainsi que des remarques de ses pairs.
- Indexation depuis votre logiciel de comptabilité : à partir de votre système ERP, vous pouvez être amené à transférer une facture que vous souhaitez archiver de façon permanente au sein du système DocuWare. Cette même facture apparaît dans le visualiseur de celui-ci. En outre, une boîte de dialogue s’ouvre et vous pouvez, directement depuis votre logiciel de comptabilité, saisir le nom de l’entreprise, la date, le numéro de la facture et son montant. Cliquez une seule fois, et chaque donnée est transférée d’un programme à l’autre, ce qui évite de vous retrouver avec des éléments dupliqués.
Affichage
Pour afficher instantanément la liste des documents associés, cliquez simplement sur un bouton intégré à votre logiciel, ou utilisez un raccourci clavier.
Indexation Smart
Indexez des documents avec les informations de votre programme. Il suffit d'indiquer les données qui doivent être transférées comme termes d'index.
Compatibilité totale
Peu importe le programme que vous avez adopté, Smart Connect est chaque fois en mesure d’établir une connexion directe et sécurisée avec vos documents stockés dans le système DocuWare.
Sans programmation
Vous n’avez aucune programmation à réaliser pour relier directement, de façon sécurisée et fiable, votre classeur DocuWare à l’application de votre choix.