SOLUTIONS DE GESTION DE LA QUALITÉ

La GED pour une gestion pérenne de vos processus qualité/QHSE

Surcharge de documents papier ? Préparation stressante des audits qualité ? DocuWare vous permet d’organiser vos documents, de les numériser et d’y accéder facilement.

Centralisez vos documents et référentiels clés au sein d'un espace sécurisé
Assurez la mise en conformité de vos documents avec les normes ISO
Travaillez en mode collaboratif, tout en gérant le versioning des documents
Simplifiez la préparation des audits qualité en accédant rapidement à l'information recherchée

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Plus de 20 000 clients dans tous les secteurs d'activité font confiance à DocuWare

Gérez efficacement la documentation QHSE

En tant que Responsable Qualité/QHSE, votre rôle consiste à veiller au respect et à l'application des processus qualité au sein de votre entreprise, notamment vis-à-vis des normes ISO 9001 (Qualité, Sécurité, Environnement). Le recours à une solution GED sera votre allié. la GED vous aide à atteindre cet objectif en archivant et en centralisant l’information dans un espace unique sécurisé. Bénéficiez d’une récupération rapide, d’un contrôle des versions et d’un accès mobile pour la continuité de vos activités.

Améliorez la collaboration et le flux d’informations

Optimisez vos processus de gestion de la qualité grâce à des workflows automatisés pour une distribution et une validation rapides des documents. DocuWare transmet les directives et les SOP aux bons interlocuteurs, surveille les échéances et fournit des mises à jour de statut en temps réel. Le travail collaboratif est ainsi facilité, avec à la clé, des documents uniformisés et disponibles à tout moment, au sein d'un référentiel commun, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.

Gagnez du temps et soyez prêt en cas d’audit

La mise en conformité aux normes ISO 9001, ISO 27001 ou à d’autres normes réglementaires peut s’avérer fastidieuse et difficile, mais ce n’est pas une fatalité. DocuWare offre des pistes d’audit complètes, des notifications en temps voulu, un contrôle des versions et des informations à portée de main, avec des contrôles d’accès renforcés. Faites confiance à une solution certifiée NF203 CCFN sur le coffre-fort électronique et NF552 sur le RGPD pour sécuriser vos documents hautement confidentiels.

Contrôle des documents et automatisation des workflows pour une gestion efficace des procédures qualité

Pour satisfaire à la norme ISO 9001 et à d’autres normes réglementaires, vous devez vous assurer que la documentation de votre entreprise est disponible, accessible, protégée et conservée. La GED DocuWare est un allié pour votre service QHSE. Centralisez vos documents, travaillez en mode collaboratif et sécurisez vos données relatives à la qualité et au respect des normes ISO, pour que vos clients soient satisfaits et que votre entreprise reste compétitive.

Créer

Sauvegarder

Récupérer

Traiter

Contrôler

Intégrer

Des formulaires numériques pour tous les besoins

Transformez la gestion de la qualité avec des formulaires numériques pour gagner du temps et réduire les interventions manuelles et les erreurs. Utilisez leur flexibilité pour créer vos procédures, vos listes de contrôle d’audit ou vos registres de non-conformité, ou simplement pour collecter et suivre les données de la manière la plus efficace et la plus numérique qui soit.

L'archivage numérique : Gestion centralisée des connaissances

DocuWare transforme votre documentation de gestion de la qualité en un référentiel de connaissances intelligent. Les métadonnées importantes garantissent que les informations sont complètes, exactes et faciles à trouver. Les documents qui ne sont plus à jour sont automatiquement désactivés, de sorte que seule la version la plus récente est disponible.

Des documents QM à portée de main

Accédez à votre documentation QM via un panneau de commande intuitif et rassemblez en un clin d'œil les informations pertinentes pour les audits internes et externes. Profitez d'une recherche plein texte performante, de filtres ciblés et de notifications automatiques. Avec la certitude constante qu'un système d'autorisation complet protège les informations sensibles.

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Processus réglementé et normalisé

Grâce à l'automatisation des flux de travail, assurez-vous que les processus commerciaux se déroulent conformément aux règles et qu'ils soient compréhensibles à tout moment. Grâce aux notifications automatisées des modifications ou des retours en attente, vous restez facilement informé et pouvez agir de manière proactive.

Transparence et historique des documents

Quand le document a-t-il été enregistré ? Qui l’a consulté pour la dernière fois ? Quel est le statut actuel et l’étape de traitement ? Avec DocuWare, l’ensemble de l’historique des documents et des workflows est enregistré, garantissant une traçabilité complète. La gestion automatique des versions vous aide à garder le contrôle, même en cas d’éditions multiples du document.

Connectivité à 360° pour une information sans faille

Combler les lacunes d'information à travers les systèmes. Intégrez en toute sécurité les documents archivés dans DocuWare directement dans les portails de gestion de la qualité ou de formation, dans votre intranet ou dans les canaux Teams. Les employés ont ainsi toujours accès aux versions les plus récentes des SOP, des supports de formation ou des contrats.

Questions fréquemment posées

Est-il possible de gérer des documents QHSE de tout type dans DocuWare ?

Bien entendu. Peu importe qu'il s'agisse de listes de contrôle, de procédures, d'accords de niveau de service, de rapports 8D, de plans de qualité ou encore d'évaluations de fournisseurs, l'origine ou le lieu de création d'un document n'a aucune importance. Vous pouvez télécharger n'importe quel format de fichier ou pièce jointe d'e-mail dans DocuWare, tout comme les e-mails eux-mêmes. Les documents papier numérisés sont archivés au format PDF/A dans DocuWare. La visionneuse DocuWare permet d'afficher les documents indépendamment de leur format. Parallèlement, il est toujours possible d'éditer, d'envoyer et de télécharger les documents dans le programme d'origine.

Comment DocuWare assure-t-il la sécurité de nos documents de gestion de la qualité ?

DocuWare utilise un système de chiffrage avancé, des contrôles d’accès et une surveillance continue pour protéger vos documents. Notre conformité aux normes internationales et nos audits de sécurité réguliers garantissent la sécurité de vos informations sensibles. De plus, pour la France, DocuWare est certifié NF203 CCFN sur le coffre-fort numérique et NF552 sur le RGPD, garantissant une sécurité et une confidentialité maximales à vos documents.

Est-il possible de personnaliser les workflows DocuWare pour les adapter à nos processus qualité ?

Absolument ! Les workflows DocuWare sont hautement personnalisables, ce qui vous permet de les adapter à vos processus et exigences uniques en matière de gestion de la qualité, de l’acheminement des SOP à la gestion des non-conformités.

Quelle est la rapidité d’adaptation des workflows DocuWare aux changements de réglementations et de normes industrielles ?

La facilité d’adaptation de DocuWare lors de la mise en œuvre de nouvelles versions de processus permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux nouvelles exigences à des coûts abordables. La plateforme est conçue pour être flexible et facile à utiliser, ce qui permet une configuration et des mises à jour rapides sans nécessiter de codage important ou d'intervention informatique. Cela permet aux organisations de rester conformes et d'apporter une réponse efficace aux nouvelles exigences.

DocuWare offre-t-il des options de signature électronique ?

DocuWare prend en charge les signatures électroniques, ce qui permet d’apposer des signatures sécurisées et vérifiables sur des documents tels que les SOP, garantissant ainsi la conformité aux normes de documentation électronique. Il vous suffit d’ajouter votre signature électronique à l’aide d’un cachet pour finaliser rapidement les processus de gestion de la qualité. Grâce à l’intégration fluide des signatures électroniques de DocuSign ou de ValidatedID, vous respectez également les normes de sécurité les plus strictes lors de la signature des documents de gestion de la qualité.

Nous sommes très satisfaits de la solution DocuWare pour la gestion de nos procédures qualité. Cet outil répond complètement à nos besoins et nous apporte une nouvelle façon de travailler avec les workflows.

La solution DocuWare nous fait économiser du temps au quotidien dans l’archivage et le traitement de nos procédures et modes opératoires liés à la qualité. Grâce au système de workflows, nous avons gagné en transparence, en traçabilité et en efficacité dans le traitement et la validation de nos documents internes.

Créez des processus métier fluides et évolutifs

Profitez du potentiel d’une plateforme puissante pour la gestion des documents et l’automatisation des flux de travail. Numérisez les processus au-delà du traitement des factures afin d’accroître la productivité et le succès de votre entreprise.

Dématérialisation des factures Purchase-to-Pay Gestion électronique des documents Gestion des commandes  Gestion des contrats  Gestion RH  Archivage sécurisé des documents

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Nous serons ravis de vous présenter notre solution pour la gestion de nos processus qualité, par le biais d'un de nos experts en digitalisation ou via notre réseau de partenaires en région.