La GED pour une gestion pérenne de vos processus qualité/ QHSE

Afin de vous conformer au respect de la norme ISO 9001:2015, vos documents se doivent d'être disponibles, accessibles et sécurisés. Le recours au papier n'est donc plus une option pour des raisons de sécurité et de traçabilité évidents.

La GED DocuWare vous permet de gagner du temps dans vos recherches en stockant vos documents dans un espace unique : l'armoire numérique.

• Capturez vos documents à partir de sources variées, dans divers formats : PDF, e-mails, documents Office, scans, outils de capture mobile, formulaires web ,etc.
• Identifiez et enregistrez automatiquement des données d'index clés avec les informations de type auteur, version, langue, date, etc
• Accédez à vos documents n'importe où; au bureau, en mobilité, ou en télétravail, depuis n'importe quel appareil : PC, smartphone, tablette.
• Faites confiance à une solution certifiée NF203 sur le coffre-fort électronique et NF552 sur le RGPD pour sécuriser vos documents hautement confidentiels.

L' élaboration et la mise à disposition du référentiel documentaire interne de l'entreprise (procédures, manuels, instructions, fiches de sécurité, etc) suppose une interaction, une consultation et une validation des documents entre les équipes concernées, avec des accès et des niveaux d'autorisation différents, selon leurs rôles respectifs. 

DocuWare répond à ces exigences avec la mise en place de workflows, vous permettant de travailler en toute sécurité en mode collaboratif. Les circuits de validation sont ainsi fluidifiés et accélérés, vos documents sont en conformité avec les livrables attendus dans le cadre de vos processus qualité. 

Le workflow permet de modéliser vos flux de travail en respectant les informations documentées. Quelques cas d'usage :

• Gestion d'un flux de création, révision et approbation
• Complétude des index de titre de document et de versioning
• Contrôle des dates de révision
• Gestion de la diffusion et validation de la consultation
• Traçabilité des actions
   
  

Ne craignez plus les audits qualité avec DocuWare. Toutes les ressources nécessaires sont centralisées.
Vous n’avez plus seulement les informations principales à disposition, mais également tous les
e-mails, manuels, référentiels, procédures, accessibles en quelques secondes.

En effectuant les opérations suivantes, vous pourrez économiser le temps nécessaire à la préparation de ces audits :

•  Abandon des processus papier, risqués et fastidieux ;
• Archivage de toutes les données conformément aux normes en vigueur ;
• Gain de temps dans les recherches via l’accès direct au référentiel documentaire qualité;
• Réalisation d’un suivi de toutes les étapes pour permettre l’examen des processus via les workflows;
• Regroupement des documents dans des dossiers numériques et par le biais d’une fonctionnalité de recherche intégrée et pratique ;
• Restriction des accès.