pillar-background_highway
Gestion des workflows
Qui fait quoi, quand et selon quelles règles : organisez la circulation de vos documents et de vos tâches.

Gestion des workflows

La gestion des workflows permet de standardiser la circulation des documents et des tâches dans l'entreprise : chaque étape a un responsable, une échéance et une règle claire. Résultat : moins de relances par e-mail, moins d'erreurs, aucune tâche oubliée quand un collaborateur s'absente. Découvrez comment fonctionne un workflow, comment le mettre en place et comment choisir le bon logiciel.

Qu'est-ce que la gestion des workflows ?

Un workflow est un circuit défini qui détermine par qui, quand et dans quel ordre chaque étape d'un traitement doit être effectuée. Il a un point de départ précis, une suite de tâches qui requièrent ou non une décision humaine, et une conclusion bien définie.

La gestion des workflows consiste à concevoir, exécuter et piloter ces circuits. Les décideurs définissent les règles de traitement, attribuent les tâches et désignent des remplaçants en cas d'absence. Le logiciel de gestion des workflows se charge ensuite de modéliser, contrôler, surveiller et optimiser chaque circuit, étape par étape.

Le workflow est l'un des moteurs de l'automatisation des processus métiers, qui couvre aussi la capture des documents, l'extraction de leurs données et leur archivage.

Les composantes d'un workflow

Quel que soit le service qui l'utilise, un workflow repose toujours sur les mêmes briques :

check

Le déclencheur

L'événement qui lance le circuit, comme l'arrivée d'un document, l'envoi d'un formulaire, le changement de statut d'un document ou l'approche d'une date butoir.
check

Les étapes

Les tâches à accomplir, avec ou sans décision humaine (vérifier, compléter, approuver, signer, transmettre).
check

Les règles de routage

Les conditions qui orientent le document vers la bonne personne, par exemple selon un montant, un service ou un type de document.
check

Les acteurs

Les collaborateurs ou les groupes chargés de chaque étape. Une tâche attribuée à un groupe revient au premier membre disponible, ce qui évite que deux personnes traitent la même demande.
check

Les échéances et l'escalade

Chaque étape peut avoir un délai. En cas de retard, le système relance l'intéressé ou fait remonter la tâche à un responsable.
check

Les règles de substitution

En cas d'absence, la tâche est transférée automatiquement au remplaçant désigné.
check

Le statut et la traçabilité

Chaque action est enregistrée avec son auteur et sa date, ce qui permet de savoir à tout moment où en est un dossier.
Le workflow de validation est le cas le plus courant : un document circule entre plusieurs personnes qui l'approuvent ou le refusent selon des règles prédéfinies. C'est aussi le premier levier d'automatisation des tâches répétitives : relances, transferts et notifications ne reposent plus sur la mémoire de chacun.


Workflow séquentiel, parallèle ou conditionnel : quelles différences ?

Type   Fonctionnement  Exemple Quand l'utiliser
Séquentiel Les étapes s'enchaînent dans un ordre fixe
 Une note de frais approuvée par le manager, puis par la comptabilité Quand chaque étape dépend de la précédente
Parallèle Plusieurs acteurs interviennent en même temps
 Un contrat relu simultanément par le juridique et la direction financière
 Quand les avis sont indépendants et que le délai compte
Conditionnel
 Le chemin change selon les données du document
 Une facture au-delà d'un seuil part en double validation
 Quand les règles varient selon le montant, le type ou l'émetteur

Dans la pratique, la plupart des workflows combinent ces trois logiques.

GED workflow : pourquoi relier documents et circuits ?

Un workflow fait circuler des documents. Associé à une solution GED, il gagne en puissance : les métadonnées de la gestion électronique des documents (type de document, fournisseur, montant, date) permettent de déclencher et d'orienter automatiquement chaque circuit, et de contrôler les documents sans intervention manuelle.

● Des workflows plus rapides à créer : quand les documents sont déjà dématérialisés et indexés, il suffit de définir les règles. L'indexation intelligente fournit les métadonnées dès l'arrivée du document.

● Des documents toujours à jour : le document circule avec son historique et ses versions, au lieu de copies qui se multiplient dans les boîtes e-mail.

● Des circuits déclenchés par un formulaire : une demande saisie dans un formulaire électronique peut lancer un workflow, et les données utiles sont ensuite accessibles dans la GED.

● Un archivage intégré : en fin de circuit, le document validé est archivé de façon sécurisée, avec la trace de chaque décision.

Gestion des documents et gestion des workflows se complètent donc : l'une organise l'information, l'autre organise le travail.

Quels sont les avantages de la gestion des workflows ?

Un workflow bien conçu améliore l'efficacité collective en clarifiant qui doit agir, et quand.

1
 Chacun sait ce qu'il a à faire : une liste de tâches centralise les actions en attente pour chaque collaborateur, avec les documents correspondants. 
2
Fini les chaînes d'e-mails et les relances : les notifications et les rappels sont automatiques, et les échanges ne se perdent plus dans les boîtes de réception. 
3
 Aucune tâche laissée en suspens : congés, arrêt maladie, déplacement… La tâche passe automatiquement au remplaçant, et les retards sont signalés aux personnes concernées. 
4
Un statut visible à tout moment : les managers savent où en est chaque dossier et repèrent les blocages avant qu'ils ne deviennent des urgences. 
5
Des processus vérifiables : l'historique complet des actions facilite les contrôles internes et les audits. 
6
Moins de contournements : quand le circuit officiel est simple et rapide, les équipes n'ont plus besoin d'inventer leurs propres méthodes de travail. 

Comment mettre en place la gestion des workflows ?

Une approche structurée, menée étape par étape, donne des résultats plus rapides et plus durables qu'un grand chantier mené d'un seul coup. 
check

Documenter les circuits actuels

Qui intervient, dans quel ordre, avec quels documents. Cette cartographie révèle souvent à elle seule des améliorations possibles.
check

Choisir les premiers workflows

Privilégiez les circuits à fort volume, composés de nombreuses étapes récurrentes. Un bon indicateur : plus un circuit consomme de papier ou d'e-mails, plus il gagnera à être automatisé.
check

Simplifier avant d'automatiser

Supprimez les étapes inutiles et évitez les workflows trop complexes, qui découragent les utilisateurs.
check

Identifier les interfaces d'intégration

Listez les applications à connecter (ERP, logiciel comptable, outils RH, suite bureautique) et privilégiez les connexions conformes aux normes du marché, comme les API REST, plutôt que des interfaces développées en interne.
check

Modéliser et tester sur un périmètre pilote

Un premier workflow ne fonctionne pas toujours parfaitement du premier coup. Les ajustements apparaissent à l'usage.
check

Recueillir les retours et ajuster

Les utilisateurs ont souvent les meilleures suggestions. Un workflow flexible doit pouvoir évoluer facilement.

 

Si l'entreprise ne dispose pas d'informaticien dédié, mieux vaut concevoir les premiers workflows avec un prestataire expérimenté pour éviter les erreurs de paramétrage.

 

Comment choisir un logiciel de gestion des workflows ?

Le logiciel doit être prêt à l'emploi et simple à prendre en main : la productivité reste la priorité au quotidien. Six critères font la différence :

● Un éditeur graphique sans code : les workflows se modélisent sous forme de diagramme, par glisser-déposer, sans connaissances en programmation.

● Des workflows préconfigurés adaptables : les modèles prêts à l'emploi se déploient bien plus vite que des développements sur mesure, à condition de pouvoir les ajuster aux besoins de l'entreprise.

● L'intégration avec la GED et les applications métier : une connexion à l'ERP et au CRM permet de vérifier que les données des documents correspondent aux informations comptables ou commerciales.

● Un déploiement évolutif : une solution cloud s'intègre plus rapidement, suit la croissance de l'entreprise et des volumes de documents, et permet de ne payer que ce qui est utilisé. Selon vos contraintes, un déploiement on premise peut aussi être envisagé.

● La sécurité et la conformité : chiffrement des données, centres de données sécurisés et droits d'accès définis finement, en particulier pour les données sensibles comme celles des ressources humaines. En savoir plus sur la sécurité DocuWare.

● La mobilité : les valideurs doivent pouvoir traiter leurs tâches où qu'ils soient, y compris depuis une application mobile.

DocuWare Workflow : ce que permet Workflow Manager

DocuWare Workflow Manager combine gestion des documents et gestion des workflows dans une même plateforme. Ses principales fonctionnalités :

● Conception sans programmation : les workflows se créent dans une interface graphique par glisser-déposer.

● Déclencheurs automatiques : un workflow démarre à l'envoi d'un formulaire, à l'ajout d'un document, à un changement de statut ou à l'approche d'une échéance.

● Routage par métadonnées : les documents sont transmis automatiquement aux bonnes personnes.

● Attribution, substitution et escalade : les tâches sont confiées à des personnes ou à des groupes, réattribuées en cas d'absence, et les dépassements d'échéance déclenchent une action.

● Supervision et historique : un responsable suit l'ensemble des tâches et peut intervenir à tout moment. Chaque action est enregistrée avec son auteur.

● Liste de tâches et notifications : chaque collaborateur retrouve ses tâches dans DocuWare et reçoit un e-mail à chaque mise à jour. La gestion des tâches complète ce suivi.

● Accès mobile : les tâches se traitent aussi depuis l'application mobile DocuWare, avec des notifications push.

Workflow Manager est inclus dans chaque licence DocuWare Cloud et disponible en module complémentaire pour les installations on premise. Avec le nouveau DocuWare, l'assistant IA Aura permet en outre de retrouver, résumer et comparer en quelques secondes les documents qui circulent dans vos workflows.

Avant tout projet, les experts DocuWare analysent avec vous les services et les processus à automatiser en priorité, puis définissent des actions concrètes pour les collaborateurs concernés.

Logiciel purchase to pay : quand les workflows s'enchaînent

Certains processus reposent sur plusieurs workflows qui se passent le relais. Le purchase to pay (P2P), qui va de la demande d'achat au règlement du fournisseur, en est l'exemple type :

  1. la demande d'achat est validée selon son montant ;
  2. la commande est émise et suivie, ce qui relève de la gestion des commandes ;
  3. la réception des marchandises ou des prestations est confirmée ;
  4. la facture est rapprochée de la commande et de la réception, puis validée ;
  5. le paiement est déclenché et le dossier complet est archivé.

Un logiciel purchase to pay orchestre cet enchaînement : chaque workflow transmet au suivant les documents et les données dont il a besoin, sans ressaisie. La démarche source to pay étend cette logique en amont, à la sélection des fournisseurs et à la gestion des contrats. Découvrez notre solution Purchase-to-Pay.


Le workflow factures fournisseurs, maillon central du P2P

Le workflow factures fournisseurs est souvent le premier à être automatisé. DocuWare combine gestion des documents et gestion des workflows pour simplifier ce circuit : la facture est rapprochée de la commande, orientée vers le bon valideur, et peut être validée pour un paiement total ou partiel à l'aide de tampons numériques.

 

 

Questions fréquentes sur la gestion des workflows

Faut-il savoir coder pour créer un workflow ?

Non. Les logiciels de gestion des workflows actuels proposent des éditeurs graphiques : les étapes, les règles et les acteurs se définissent par glisser-déposer, sous forme de diagramme. Un appui technique reste utile pour connecter le workflow à l'ERP ou à d'autres applications.

Que se passe-t-il quand un valideur est absent ?

 Les règles de substitution transfèrent automatiquement la tâche au remplaçant désigné. Une tâche peut aussi être attribuée à un groupe : le premier membre disponible la prend en charge. En cas de retard, l'escalade prévient un responsable. 

Combien de temps faut-il pour déployer un workflow ?

Cela dépend de la complexité du circuit et des intégrations nécessaires. Un workflow préconfiguré dans une solution cloud se déploie bien plus rapidement qu'un développement sur mesure. Le plus efficace est de démarrer sur un circuit pilote, puis d'étendre progressivement. 

Un workflow peut-il fonctionner sans GED ?

 Oui, mais il perd une grande partie de son intérêt. La GED fournit les métadonnées qui déclenchent et orientent les workflows, conserve les versions des documents et archive le dossier complet en fin de circuit. 

 Concevez vos workflows avec DocuWare 

Identifiez les circuits qui ralentissent vos équipes et découvrez comment DocuWare les transforme en workflows simples, traçables et automatisés.

Demandez une démo
Sommaire
This is the first H2 This is the second H2 This is the thir H2