Software di gestione del workflow

Con la gestione del workflow ed un adeguato software sviluppato in modalità cloud, le aziende possono standardizzare ed automatizzare qualunque workflow che guida importanti processi aziendali. La possibilità di raggiungere nuovi livelli di efficacia e soddisfazione dei dipendenti è molto elevata e, in ultima analisi, l’intera azienda può trarre vantaggio da workflow efficienti e privi di errori.

Scopri di più sulla gestione dei flussi di lavoro, cosa implica e come puoi trarre vantaggio da un sistema di automazione dei workflow nella tua organizzazione.

I flussi di lavoro digitali vengono impiegati per rendere più efficienti i processi aziendali. Attraverso software di automazione dei flussi di lavoro, i processi manuali vengono digitalizzati, progettati e automatizzati.

Un workflow stabilisce chi deve fare ogni singola attività e quando. I workflow hanno un punto di partenza definito, fasi chiave del processo che possono o meno richiedere decisioni o approvazioni da parte dell’uomo e un punto di fine definito.

La definizione di gestione dei workflow è semplice: i decisori finali definiscono le regole di gestione dei processi in azienda ed assegnano attività (e stabiliscono i sostituti in caso di assenza di un dipendente). La gestione dei workflow specifica, inoltre, quali processi danno il via ad un workflow; ad esempio, l’archiviazione di una fattura fornitori, una fattura di acquisto, o di un altro documento.

Alcuni termini di scadenza o il cambiamento dello stato di un documento nel sistema di gestione documentale possono innescare i flussi di lavoro, i quali devono essere pianificati, modellati e monitorati. Questa operazione è gestita da un sistema di gestione dei flussi di lavoro che controlla e supervisiona l'implementazione dei processi aziendali. Ecco alcuni aspetti importanti:

• I workflow possono differire in modo significativo tra un dipartimento e l’altro nella stessa azienda.
• Un sistema di gestione dei workflow può aiutarti a modellare, controllare, monitorare ed anche garantire l'ottimizzazione dei processi e le procedure dei workflow e le loro fasi di lavorazione.
• Un valido sistema di workflow management esegue analisi costanti sui flussi di lavoro.
• Le regole di sostituzione possono assegnare determinate attività a gruppi di persone. In questo modo, le attività possono essere assegnate in automatico al primo dipendente libero in grado di occuparsene. La gestione dei workflow consente quindi l’assegnazione dei workflow indipendentemente dalla presenza dei singoli addetti. Allo stesso tempo, i responsabili possono monitorare il procedere dei workflow.
  
  

Secondo lo studio tedesco Process Mining & RPA 2019 condotto da IDG, il 90% delle aziende vuole automatizzare i propri processi, si tratta di un prerequisito fondamentale per la digitalizzazione. Il focus è sull’efficienza in termini di tempo e costi. Digitalizzare i processi significa migliorare l'ottimizzazione dei processi aziendali e rendere un’azienda pronta ad affrontare il futuro.

Un sistema di workflow management supporta la pianificazione, la gestione e il monitoraggio dei flussi di lavoro. Offre strumenti e designer per i flussi di lavoro e ha la capacità di supervisionare i processi associati.

• Il sistema dispone di strumenti per creare e modificare i workflow.
• Per lo più vengono utilizzate interfacce utente grafiche per modellare ed automatizzare anche processi molto complessi senza conoscenze di programmazione.
• Il sistema di gestione dei workflow può modellare e mostrare le singole fasi del lavoro sotto forma di diagramma di flusso.
• I sistemi di gestione dei workflow riconoscono le attività e le classificano. In questo modo, è possibile individuare le singole fasi, che a loro volta vengono avviate e monitorate dal sistema.
• Il sistema può anche accedere ai metadati nel sistema di gestione documentale ed utilizzarli. Ciò consente il controllo automatico dei documenti all’interno del sistema di gestione dei workflow.
• Non tutti i prodotti sono uguali: la scelta del fornitore e dello strumento di workflow management più adatto è cruciale.
• Le soluzioni cloud per la gestione dei workflow, preconfigurate per i processi chiave, possono essere implementate più rapidamente rispetto a quelle che richiedono consultazioni tradizionali.

Esempi:

In una compagnia assicurativa, diversi dipendenti devono gestire più pratiche ogni giorno. La forza lavoro mobile e distribuita può lavorare insieme e collaborare anche se i dipendenti si trovano in uffici diversi o addirittura se sono fisicamente distanti e separati gli uni dagli altri. Un sistema di gestione dei workflow può fornire ai dipendenti un elenco di attività da svolgere. Se un dipendente fa click su una richiesta nell’elenco, la richiesta risulta bloccata per gli altri dipendenti. In questo modo si evita una doppia lavorazione. Anche la successiva elaborazione della richiesta viene controllata con precisione del sistema di gestione dei workflow.

I sistemi di gestione dei workflow sono un aiuto efficace per completare le attività in modo rapido ed ottimale. DocuWare, ad esempio, combina un sistema di gestione documentale con un sistema di gestione dei workflow per semplificare la gestione delle fatture. Le fatture intere o con importi parziali possono essere approvate e conseguentemente emesse grazie ad un sistema di timbri digitali. Ciò consente di velocizzare considerevolmente la gestione delle fatture.

Inoltre, è possibile usare dei form (o moduli) nel sistema di gestione dei workflow. Compilando i campi nel modulo, si avviano ulteriori processi. I dati che occorrono ai dipendenti possono a loro volta essere consultati attraverso il sistema di gestione documentale. In questo modo, il sistema di gestione dei workflow e il sistema di gestione documentale si integrano perfettamente per consentire agli utenti di lavorare nel modo più efficace possibile.

Che differenza c’è tra gestione dei processi aziendali e gestione dei workflow aziendali?

La gestione dei processi e dei workflow aziendali vengono a volte confusi l’uno con l’altro, come capita con processi e workflow. Per essere più chiari:

1. I workflow rappresentano il coordinamento dei singoli processi all’interno di un’azienda.
2. I processi, a loro volta, vengono sviluppati attraverso la gestione dei processi aziendali, con un focus sull’intera azienda.

La gestione dei processi aziendali (BPM) serve all’orientamento strategico, allo sviluppo ed all’analisi dei processi aziendali. In questo quadro, i singoli processi dell’azienda vengono integrati in modo tale da adattarsi alla strategia ed alla cultura aziendale nel suo complesso e da migliorare tutti i processi in azienda. Anche i singoli processi vengono tracciati.

In poche parole, il BPM si focalizza sull’intera azienda e adotta una visione olistica di come definire al meglio tutti i processi. A supporto possono esserci anche delle soluzioni informatiche, ma non è sempre così.

La gestione dei workflow, invece, divide i processi in base all’ordine in cui vengono elaborati. Il focus non è sull’intera azienda, ma spesso sui singoli dipartimenti che devono gestire le attività in un certo ordine, supportati il più delle volte da soluzioni, come ad esempio i sistemi di gestione documentale. La gestione dei workflow fa parte di una gestione completa dei processi aziendali.

In sintesi:

1. La gestione dei workflow ha lo scopo di consentire il coordinamento di più dipendenti in un workflow, indipendentemente da dove si trovino effettivamente.
2. La gestione dei workflow dovrebbe garantire che errori e ridondanze vengano evitate.
3. Allo stesso tempo, le singole fasi di lavoro vengono controllate e monitorate.
4. Lo status dei singoli processi è estremamente importante.
5. La gestione dei workflow ti aiuta a pianificare, collegare, coordinare e monitorare le fasi di lavoro pratiche.

Secondo uno studio condotto dalla Helsinki-Aalto University School of Business, ad esempio, il tempo di consegna delle fatture dalla ricezione al pagamento può essere ridotto mediamente di due giorni se si utilizzano processi digitali.

I sistemi di gestione dei workflow ed i processi aziendali digitali consentono alle aziende di automatizzare i workflow manuali. Ciò rende il lavoro giornaliero degli utenti più rapido, più semplice e, soprattutto, più efficacemente verificabile:

Soprattutto i dipartimenti di contabilità e fatturazione possono trarre notevoli benefici, ma anche i team delle risorse umane possono ottenere un ritorno immediato sull'investimento realizzato per l'automazione dei flussi di lavoro. Questi reparti gestiscono processi aziendali cruciali. Se i workflow in questi ambiti vengono ottimizzati, l'intera organizzazione ne trae vantaggio.

Per le aziende che intendono liberarsi della carta e dei processi manuali, l'implementazione di un sistema di gestione dei workflow diventa essenziale, poiché digitalizza e velocizza le pratiche aziendali obsolete.

La gestione dei flussi di lavoro è uno strumento efficace per eliminare le complicazioni nei processi inefficaci e per migliorare la collaborazione tra i membri del team.

In un sistema di gestione dei workflow, l’elenco delle attività offre una panoramica dei requisiti di workflow di ogni singolo. Inoltre, c’è il collegamento al sistema di gestione documentale. Insieme ai workflow, i documenti possono essere modificati in modo molto più intuitivo. Con un sistema di gestione dei workflow, le singole attività possono essere completate in modo molto più strutturato, veloce ed affidabile.

Il lavoro deve essere fatto, anche quando le persone sono fuori ufficio. Un sistema di gestione dei workflow risolve il problema con le regole di sostituzione e la gestione dell’escalation, così le attività non vengono più lasciate in sospeso perché un dipendente è malato oppure in vacanza. Al contrario, il sistema può inoltrare in automatico l’attività ad un sostituto predefinito. E se un’attività è in ritardo, è possibile specificare chi dovrà essere informato a tal proposito.

Per gestire un workflow e implementare al contempo un sistema di gestione dei workflow, ti consigliamo un approccio strutturato. In questo modo potrai trovare la soluzione migliore per la tua azienda e integrarla efficacemente nell’infrastruttura IT esistente. Nella maggior parte dei casi si tratta di soluzioni cloud, che possono essere integrate più velocemente e sono più scalabili.

Step 1: Individua i workflow corretti

Un sistema di gestione dei workflow in cloud è l’ideale se viene utilizzato insieme ad un sistema di gestione documentale:

1. In combinazione, l’automatizzazione dei processi è particolarmente efficace perché consente allo staff di liberarsi da tutte le attività manuali nei processi con molti documenti.
2. Se i documenti sono già digitalizzati nel sistema di gestione documentale, i workflow possono essere creati più velocemente e, allo stesso tempo, possono aumentare i vantaggi portati dal sistema di gestione documentale grazie all’interazione con il sistema di gestione dei workflow.
3. Contemporaneamente, gli utenti ci guadagnano in produttività poiché il flusso dei documenti viene regolato dal sistema di gestione dei workflow.

Per introdurre un sistema di gestione dei workflow, occorre identificare i workflow più importanti, la cui digitalizzazione ed ottimizzazione dei processi aziendali portano i maggiori vantaggi.

I workflow più adatti all’inizio contengono spesso numerose attività e fasi di lavoro ricorrenti che sono utili per l’intera azienda perché sono di importanza centrale. Questi workflow si trovano principalmente nella sede centrale e nei dipartimenti aziendali come ad esempio le risorse umane, la contabilità, l’ufficio legale e l’ufficio acquisti. Naturalmente, dipende dalla singola azienda quali sono i workflow che possono trarre maggior vantaggio dalla digitalizzazione ed automatizzazione.

Il focus dei processi che devono essere automatizzati e digitalizzati è spesso sui documenti e sulla loro distribuzione, modifica e controllo. I documenti vengono a loro volta archiviati nel sistema di gestione documentale, che viene collegato al sistema di gestioni dei workflow.

Specialmente la gestione del ciclo passivo e della contrattualistica vengono tipicamente mappate in un sistema di gestione dei workflow. Questi workflow sono adatti anche per iniziare, in quanto ci si aspetta che la loro automatizzazione porti un notevole incremento della produttività.

Step 2: Identifica le interfacce per l’integrazione

In molti casi, i sistemi di gestione dei workflow non vengono utilizzati in modo isolato, ma in concomitanza con altri sistemi come i sistemi di gestione documentale, ed altre applicazioni aziendali che traggono vantaggio dal collegamento con un sistema di gestione dei workflow.

Più forte è la connessione tra il sistema di gestione dei workflow e le soluzioni IT esistenti, più efficace sarà il funzionamento. È importante identificare i programmi necessari e le loro interfacce, e determinare come queste possano essere collegate al sistema di gestione dei workflow.

Ecco alcuni esempi di integrazione tra applicazioni aziendali e sistemi di gestione dei workflow:

1. L’integrazione con l’ERP o gestionale ha senso, perché le informazioni e i dati delle fatture e di altri documenti devono corrispondere con i dati contabili.
2. Nell’ufficio risorse umane, un sistema di gestione dei workflow integrato con le applicazioni HR può verificare se i documenti, come i contratti oppure altri documenti importanti, sono stati correttamente inoltrati, firmati, completati e archiviati.
3. Se Microsoft Word oppure altri programmi di testo sono connessi al sistema di gestione dei workflow, i documenti Office possono venire inclusi nei workflow e allo stesso tempo è possibile definire le specifiche per la sicurezza. In questo modo è possibile gestire anche il versioning o controllo delle versioni.

Un buon sistema di gestione dei documenti e dei workflow deve garantire un elevato livello di interoperabilità. Per questo motivo, è necessario integrare anche gli standard di settore, ad esempio API basate su REST attraverso le quali è possibile collegare altri sistemi al sistema di gestione dei workflow. Se il sistema di gestione dei workflow è in cloud, dovrebbe lavorare meglio con altri sistemi di hosting e controllo delle versioni in cloud.

Le interfacce sviluppate ad-hoc in un’applicazione aziendale non sono consigliate in nessun caso, perché possono causare dei problemi di interoperabilità, di accesso e di ulteriore sviluppo nel lungo periodo. Questo vale anche per i sistemi di gestione dei workflow. Le soluzioni migliori sono quelle che si basano sugli standard industriali.

Step 3: Trova il fornitore giusto e la giusta soluzione

Se i requisiti del sistema di gestione dei workflow sono stati definiti in modo chiaro ed è stato stabilito con quale applicazione aziendale dovrà collaborare il sistema di gestione dei workflow, allora è giunto il momento di scegliere il fornitore giusto. L’integrazione di un sistema di gestione documentale con un sistema di gestione dei workflow dà del valore aggiunto e consente di avere workflow più efficaci.

Idealmente, il fornitore di un sistema di gestione dei workflow dovrebbe avere esperienza anche nei servizi cloud. L’ideale sarebbe avere i sistemi di gestione dei workflow e i sistemi di gestione documentale in cloud, poiché questi sistemi beneficiano ampiamente dei vantaggi offerti dal cloud. Inoltre, il fornitore dovrebbe essere in grado di dimostrare la propria esperienza.

Considera soluzioni cloud mature

Il sistema di gestione dei workflow dovrebbe avere una gamma sufficiente di funzionalità e offrire i servizi cloud necessari.

• Tieni in considerazione i fornitori che offrono pacchetti completi, preferibilmente insieme ad un sistema di gestione documentale.
• I workflow preconfigurati dovrebbero comunque adattarsi ai requisiti richiesti in azienda.
• Idealmente, il sistema dovrebbe avere la funzionalità per archiviare in modo sicuro, un controllo degli accessi personalizzabile ed essere estremamente stabile.
• I sistemi cloud offrono numerosi vantaggi in caso di volumi di dati crescenti, poiché sono più velocemente scalabili e possono facilmente fornire dello spazio di archiviazione anche con volumi di dati in rapida crescita.
• I sistemi basati sul cloud sono più semplici da pianificare in termini di costi e licenze. Gli utenti pagano solo per lo spazio di archiviazione di cui hanno bisogno. I costi possono quindi essere pianificati e controllati in modo ottimale.
• I sistemi basati sul cloud utilizzano la crittografia end-to-end per garantire che nessuna persona non autorizzata possa accedere ai dati.
• I sistemi sono gestiti in data center sicuri, dotati di ampie misure di sicurezza.
• La sicurezza del sistema deve essere tenuta in considerazione durante la pianificazione e dovrebbe essere parte integrante dell’implementazione. In questa fase occorre stabilire chi può accedere ai dati.
• Anche i requisiti di conformità possono essere idealmente pianificati e introdotti in questo modo. Gli addetti delle risorse umane, ad esempio, lavorano con dati molto sensibili, l’accesso ai quali deve essere particolarmente protetto in un sistema di gestione dei workflow.

Workflow preconfigurati offrono vantaggi tangibili

Prima di introdurre un sistema di gestione dei workflow, verifica se il sistema offre workflow preconfigurati o se tutti i processi devono essere impostati manualmente:

• I workflow preconfigurati si avvalgono dell’esperienza del fornitore per processi simili, così come dei casi d’uso di successo di altre aziende.
• I processi preconfigurati possono essere introdotti velocemente e adattati individualmente in base alle tue esigenze specifiche.
• Grazie alla rapida introduzione, le aziende possono sin da subito trarre vantaggio da un sistema di gestione dei workflow.

Il software di gestione dei workflow in cloud dovrebbe essere pronto per l’utilizzo e facile da utilizzare. Gli utenti devono essere in grado di adattarsi e familiarizzare con il sistema il più rapidamente possibile. Nella vita lavorativa quotidiana, l’attenziona va posta sul lavoro produttivo. Per questo, un’interfaccia utente facile da utilizzare e comprensibile è importante quanto le prestazioni ottimali.

Soluzione cloud disponibile a livello globale

Se una soluzione viene fornita attraverso il cloud, deve essere disponibile anche a livello globale. Il fornitore dovrebbe inoltre offrire il suo prodotto preferibilmente su una piattaforma cloud leader. Il vantaggio qui consiste nell’offrire una soluzione gestita in data center sicuri e molto performanti, accessibili a livello globale. I fornitori più conosciuti di infrastrutture cloud sono:

• Microsoft Azure
• Amazon Web Services (AWS)
• Google Cloud Platform
• Oracle Cloud Infrastructure

Un provider che gestisce un proprio data center non può raggiungere le prestazioni e la sicurezza di un provider globale come Microsoft, Amazon, Google oppure Oracle. Questo vale anche per la disponibilità. Inoltre, con questi provider è possibile prenotare soluzioni aggiuntive che sono in grado di interagire in modo ottimale con il sistema di gestione dei workflow.

Suggerimenti per migliorare il tuo workflow digitale

Se i workflow sono digitalizzati con un sistema di gestione dei workflow, i processi ed i workflow in azienda saranno più efficienti ed efficaci. Ciò consente di risparmiare sui costi, migliorare la sicurezza e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Documentare e ripensare i workflow attuali

Per progettare in modo ottimale i workflow, è necessario riflettere e documentarli. Ciò comporta spesso un ulteriore potenziale di miglioramento.

Feedback dagli utenti

Gli utenti che lavorano con il prodotto hanno spesso dei suggerimenti per poterlo migliorare. Tutti i miglioramenti utili dovrebbero essere esaminati e incorporati.

Ottimizzare i processi passo dopo passo

Non sempre è necessario ottimizzare tutto in una volta. Spesso, migliorare i singoli processi porta del vero valore aggiunto. Quando vengono ottimizzati i processi aziendali, non sempre è necessario risolvere tutti i problemi. Spesso è sufficiente eliminare i singoli ostacoli.

I workflow digitali dovrebbero essere flessibili e adattabili

I nuovi workflow digitali non saranno sempre perfetti nella loro prima versione. I suggerimenti per i miglioramenti emergono durante il lavoro quotidiano e permettono di ottimizzare il workflow e di conseguenza il lavoro di un dipartimento e le attività del workflow. Deve quindi essere possibile integrare questi miglioramenti nei workflow digitali senza problemi.

Non rendere i workflow troppo complessi

I workflow non dovrebbero sopraffare gli utenti. Per questo motivo, i processi dovrebbero essere semplici, facili da capire e flessibili.

Richiedere un supporto professionale

Se non c’è uno specialista IT in azienda, i workflow dovrebbero essere creati in collaborazione con un service provider esperto. In questo modo, è possibile evitare gli errori fin dall’inizio.

La digitalizzazione non è limitata a determinati settori o industrie. Riguarda tutte le aziende del commercio e dell’industria, così come le compagnie di navigazione, gli ospedali e la pubblica amministrazione – e al loro interno reparti come gli acquisti, lo sviluppo, la produzione ed il magazzino, come anche le risorse umane e la contabilità.

Presto o tardi, quasi tutti verranno coinvolti nella trasformazione digitale e dovranno automatizzare i propri workflow. Comunque, né le aziende né i loro reparti sono allo stesso livello quando si tratta di digitalizzazione, perché il lavoro cartaceo è ancora parte integrante della vita quotidiana in molti posti, nonostante sia macchinoso e dispendioso in termini di tempo.

Ecco dove i workflow digitali possono aiutare: sostituendo il lavoro manuale e cartaceo automatizzando processi lavorativi giornalieri e ripetitivi. I workflow digitali aiutano ad accelerare tutti i processi ed eliminare le fasi di lavoro non necessarie. Grazie alla standardizzazione, evitano noiose catene di e-mail o perdite di tempo dovute ai ripetuti tentativi di prendere appuntamenti. I workflow digitali semplificano notevolmente la pianificazione e l’organizzazione degli appuntamenti.

All’inizio di qualunque progetto di digitalizzazione, DocuWare realizza sempre un’analisi dello stato attuale di un’azienda e di tutti i reparti, i cui processi dovranno poi essere automatizzati. Il cliente valuta il rispettivo status quo e definisce dove verrà implementata DocuWare in base alla necessità concreta di intervento per tutti i dipendenti coinvolti. Una buona linea guida per determinare il potenziale di ottimizzazione: maggiore è la quantità di carta generata nei processi lavorativi quotidiani, maggiore sarà l’esigenza di ristrutturare. La risposta alla domanda su quali vantaggi possono offrire i workflow automatizzati aiuta a formulare gli obiettivi. Gli esperti di DocuWare, con esperienza consolidata, possono fornire consigli preziosi e indicazioni utili durante questa fase.

I workflow digitali non solo rendono tutti i processi aziendali più rapidi e privi di errori, ma anche più trasparenti e facili da controllare. In particolare, reparti come contabilità e risorse umane possono beneficiare immediatamente dei vantaggi. Inoltre, i workflow digitali favoriscono una reazione rapida alle richieste dei clienti e agli eventi del mercato, contribuendo ad aumentare le vendite e offrendo così vantaggi competitivi decisivi.

Sei pronto a scoprire i vantaggi di un sistema di gestione dei workflow automatizzati per te e il tuo team?