Cos’è il ciclo passivo e perché è importante per le aziende?

Gestione del ciclo passivo: definizione e importanza per le aziende

Gestire il ciclo passivo è fondamentale per ogni azienda. Con strategie e strumenti adeguati, come un software dedicato, puoi ottimizzare la gestione delle fatture fornitori, garantire la conformità normativa e semplificare l’intero processo. Le fatture, sia quelle provenienti dallo SDI che dall’estero, richiedono approvazioni e devono essere collegate agli ordini e ai documenti di trasporto (DDT) per garantire un controllo accurato dei centri di costo.

Un aspetto cruciale del ciclo passivo è la gestione dei documenti fiscali, che devono essere conservati e trattati in conformità con le normative vigenti. Automatizzando questo processo, le aziende possono risparmiare tempo ed evitare errori.

L’ufficio contabilità in azienda svolge un ruolo predominante su questo campo di applicazione, perché deve mantenere aggiornate le registrazioni contabili con l’archivio cartaceo, meglio ovviamente se digitale.

La parte più cruciale di questo processo è nel collegare documenti diversi tra loro e provenienti da fonti diverse e riconciliare le singole voci tra loro. L’ordine viene solitamente generato dal gestionale, le conferme d’ordine (quando ci sono) sono ricevute via e-mail o PEC, i DDT sono cartacei e la fattura nel caso di un fornitore italiano viene ricevuta dallo SDI. I codici del fornitore sovente non corrispondono con il codice ordinato, e le quantità quando si acquistano prodotti non finiti come materie prime o generi alimentari non confezionati vanno sempre riconciliate perché sono differenti.

Il fattore di successo di DocuWare è che ti permette di fare tutto ciò in modo semplice e veloce, coinvolgendo le persone in funzione del loro ruolo e della fase del processo che si sta gestendo.

Questo produce vantaggi immediati:

• Elimina la gestione cartacea e riduce gli errori legati all’inserimento manuale.
• Automatizza workflow personalizzati e semplifica la gestione delle eccezioni.
• Allinea in tempo reale le registrazioni contabili con l’archivio digitale.
• Accelera gli audit interni ed esterni grazie alla documentazione centralizzata.

Scopri di seguito qualcosa in più sulla gestione del ciclo passivo:

1. Gestione del ciclo passivo: definizione e importanza per le aziende.
2. Come funziona la gestione del ciclo passivo in 5 fasi essenziali.
3. I principali vantaggi dell’automatizzazione del ciclo passivo.
4. Come l’automatizzazione del ciclo passivo può far risparmiare tempo e denaro.
5. Le best practice per utilizzare un software di gestione del ciclo passivo nella tua azienda.

La gestione delle fatture passive può variare, ma segue principi comuni che ogni azienda dovrebbe adottare. Con un software di gestione del ciclo passivo, queste fasi diventano più semplici ed efficienti. Scopri le 5 fasi fondamentali per ottimizzare il tuo processo.

1. Ricevi la fattura

Le fatture possono arrivare tramite diversi canali, tra cui il sistema di interscambio (SDI), e-mail, PEC o come documenti cartacei. È essenziale acquisirle rapidamente e integrarle in un sistema centralizzato per semplificarne la gestione.

In questa fase del processo, è cruciale che la tua azienda sia in grado di acquisire in modo rapido ed accurato la fattura e di inserirla in un sistema dove possa essere gestita in modo efficace. Il tentativo di gestire le fatture provenienti da fonti diverse attraverso processi diversi (ad esempio utilizzare un processo per le fatture cartacee ed uno per quelle elettroniche) aumenta i tassi di errore e riduce l’efficienza.

2. La fattura viene registrata e puoi iniziare ad elaborarla

I dati che registri e come li registri dipendono dai tuoi processi, ma come minimo devi conoscere:

• L’importo dovuto.
• Chi paga.
• I termini di pagamento.
• Le componenti del pagamento, come ad esempio il costo della merce venduta, le spese di spedizione, le imposte e le tasse.
• A cosa fa riferimento la fattura (in generale oppure in dettaglio).
• Eventuali codici di categoria necessari per la tua contabilità.

Quando si gestiscono le fatture, le aziende devono prima di tutto verificare l’accuratezza delle informazioni per evitare pagamenti doppi e frodi. La verifica formale delle fatture comporta l’analisi dei dati necessari ed obbligatori della fattura da parte della contabilità fornitori.

Imposte, tasse e totali

La verifica assicura che gli importi delle fatture sono indicati e calcolati correttamente, comprese le aliquote fiscali, gli importi delle imposte e qualsiasi altra tassa elencata. L’importo totale e tutti gli altri calcoli vengono controllati allo stesso modo, compreso l’inserimento del codice del conto corretto e del periodo contabile appropriato. Nella maggior parte dei casi, è la contabilità fornitori che si occupa di queste attività.

Verifica ordini

La verifica del contenuto stabilisce se il prodotto fatturato è quello che era stato effettivamente ordinato e ricevuto. Il numero di articoli, la qualità ed il prezzo concordato vengono anch’essi controllati in questa fase. Queste attività vengono svolte solitamente dagli impiegati nella contabilità fornitori, nell’ufficio ricevimento merci o negli acquisti.

Rilevamento delle frodi

Infine, ogni fattura viene sottoposta al controllo delle frodi. La validazione consiste nel verificare se il fornitore è conosciuto ed approvato, nel garantire che le fatture non siano state inviate più di una volta e nel controllare che le singole voci non compaiano in più di una fattura.

Se fatta manualmente, la verifica è molto costosa e richiede molto tempo. Per ottenere un salto di qualità in termini di efficienza, le aziende dovrebbero ottimizzare la verifica delle fatture rendendola attività abituale in contabilità, quando possibile.

Una volta che hai verificato l’accuratezza della fattura, in base alle tue regole aziendali, può essere approvata e inviata per il pagamento. Se sono necessarie ulteriori approvazioni, la fattura deve essere inoltrata all’approvatore corretto.

3. La fattura viene approvata

I processi di approvazione delle fatture variano a seconda dell’azienda e del tipo di fattura. Alcune fatture possono essere approvate in automatico, mentre altre potrebbero richiedere la firma di un responsabile ufficio o di un dirigente.

Alcune pratiche comuni nell’approvazione delle fatture includono l’invio della fattura cartacea o di un modulo associato tramite posta interna alla cassetta postale fisica di qualcuno oppure la stessa cosa, ma via e-mail. In realtà nessuno di questi approcci è particolarmente produttivo; entrambi comportano numerosi rischi di perdita dei documenti, di malintesi e di perdite di tempo.

È meglio automatizzare il più possibile i tuoi processi approvativi e mantenere i tuoi workflow approvativi all’interno dei tuoi sistemi di gestione delle fatture. Così facendo, puoi vedere con facilità a che punto del processo si trova esattamente una fattura, per quanto tempo qualcuno è rimasto fermo su una fattura e se qualcuno ha molte, forse troppe, fatture da approvare.

4. Il pagamento viene elaborato

Una volta approvata, la fattura può essere messa in lista per il pagamento. Solitamente, questo significa che la fattura viene reindirizzata semplicemente in un workflow, così un addetto della contabilità fornitori o un altro dipendente autorizzato può elaborare il pagamento.

Per elaborare il pagamento, hai bisogno solitamente di queste informazioni:

• L’importo totale dovuto.
• Chi deve pagare, nome e indirizzo compresi.
• Eventuali indicatori per il pagamento, come il numero di conto o di fattura, da includere nel pagamento.
• Tipi di pagamento accettati.

Sono finiti i tempi in cui gli addetti della contabilità fornitori dovevano occuparsi di una pila ordinata di assegni da abbinare ad una pila di fatture approvate. Oggi, il tuo team potrebbe aver bisogno di eseguire i pagamenti con assegni cartacei, assegni elettronici, carta di credito oppure una piattaforma per i pagamenti online come ad esempio PayPal.

5. Registrazione ed archiviazione dei dati delle fatture e dei pagamenti

Una volta eseguito il pagamento, i dati finali possono essere acquisiti ed archiviati, a seconda dei casi. Vengono effettuate le registrazioni nella contabilità generale per gli addebiti di pagamento e qualsiasi altra registrazione contabile pertinente. Con il giusto software di gestione del ciclo passivo, queste registrazioni possono essere fatte con solo pochi click invece che con numerosi tap sul tasto 10, riducendo ulteriormente le possibilità di errore.

Infine, le immagini delle fatture e i documenti a supporto, come gli ordini di acquisto, bolle di accompagnamento e approvazioni dei conti, possono essere salvati in un archivio documentale sicuro e ricercabile. In questo modo sono pronti per essere recuperati facilmente quando necessario, anche durante gli audit.

Tutte le aziende hanno una cosa in comune: elaborano delle fatture. Sia che tu stia pagando dei produttori di materie prime, dei grossisti per dei prodotti o dei fornitori per dei servizi svolti, hai bisogno di un processo che ti garantisca la correttezza dei pagamenti, la loro puntualità ed il rispetto della policy aziendale.

Automatizzare il ciclo passivo offre benefici significativi che migliorano l'efficienza e riducono i costi operativi. Un sistema ben implementato non solo facilita i pagamenti, ma porta vantaggi come una gestione più accurata delle fatture, una maggiore trasparenza e una riduzione dei rischi di errori o frodi. Tra i principali vantaggi troviamo:

Riduzione dell’inserimento manuale dei dati

I processi di fatturazione digitale, basati sull’utilizzo di fatture elettroniche o sulla conversione delle fatture cartacee in formato digitale, riducono la necessità di inserire manualmente i dati nei sistemi aziendali. Con un software per l’automatizzazione del ciclo passivo, è possibile scansionare le fatture ed estrarre automaticamente i dati chiave, aumentando l’efficienza e riducendo il rischio di errori costosi. Questo permette al team di contabilità fornitori di risparmiare tempo e concentrarsi su attività strategiche.

Maggiore affidabilità nella verifica delle fatture

Con un sistema di gestione automatizzata delle fatture passive, i dipendenti hanno accesso istantaneo a tutte le informazioni necessarie, anche nei periodi di carico di lavoro intenso. Questo garantisce una verifica accurata, riducendo il rischio di approvare fatture non conformi o duplicati. La digitalizzazione rende più semplice autorizzare i pagamenti rapidamente, aumentando la precisione e la sicurezza nelle transazioni.

Accesso centralizzato e immediato alle informazioni

Grazie alla digitalizzazione del ciclo passivo, i dati e i documenti delle fatture sono facilmente consultabili ovunque e in qualsiasi momento, anche da dispositivi mobili come smartphone o tablet. Questo migliora il flusso di informazioni aziendali, consentendo ai responsabili di approvare le fatture o risolvere eventuali dubbi senza ritardi.

Workflow automatizzati per un processo ottimizzato

I workflow automatizzati del ciclo passivo permettono di definire regole specifiche per gestire le fatture in base a importi, fornitori o altre variabili chiave. Questo evita ritardi inutili, come nel caso di una fattura di basso valore che rimane bloccata in attesa di approvazioni non necessarie, e garantisce che documenti critici siano revisionati in modo tempestivo.

Preparazione agli audit più semplice e veloce

Un sistema di archiviazione elettronica sicura delle fatture passive semplifica la preparazione agli audit, riducendo i tempi necessari per raccogliere documenti e rispondere a domande degli auditor o dei partner. Questo migliora la conformità aziendale e riduce lo stress associato a queste verifiche.

Scalabilità per esigenze crescenti

I processi di gestione digitale del ciclo passivo sono progettati per crescere con l’azienda. Con un sistema adeguato, è possibile gestire volumi più elevati di fatture senza aumentare i costi operativi o la necessità di assumere nuovo personale.

Riduzione dei costi operativi

Automatizzare il ciclo passivo consente di risparmiare su diversi fronti:

• Riduzione delle spese generali,eliminando la carta e i costi associati all’archiviazione fisica.
• Miglioramento dell’efficienza operativa, con una gestione digitalizzata che ottimizza le risorse interne e riduce i tempi di elaborazione delle fatture.

Vantaggi nell’eliminare la carta

Ufficio più pulito

Eliminare la carta non solo rende il tuo ufficio più organizzato e moderno, ma consente di ridurre significativamente i costi operativi legati alla stampa, all’archiviazione e alla gestione fisica dei documenti. Con un sistema digitale, elimini la necessità di schedari e stampanti, riduci l’uso di carta e toner e ottieni uno spazio di lavoro più efficiente e sostenibile. Inoltre, migliora la sicurezza dei documenti grazie all’archiviazione digitale, riducendo i rischi di smarrimento o accessi non autorizzati.

Relazioni migliori con i clienti

Le informazioni possono essere recuperate in pochi secondi attraverso una ricerca veloce — non è più necessario mettere le persone in attesa per cercare nei faldoni. Offri la velocità e la qualità nel tuo supporto che i tuoi clienti e fornitori meritano.

Maggiore visibilità

Utilizzare dei workflow digitali invece della carta porta ad una maggiore trasparenza, permette al management di monitorare i processi aziendali in tempo reale per poter prendere le decisioni più velocemente.

Impatto ambientale adeguato

Se hai un’iniziativa “green” in atto, uno dei modi più semplici per ridurre il carbonio è stampare, spedire e archiviare meno carta. Introducendo la digitalizzazione in ogni dipartimento della tua azienda ti aiuterà a liberarti dalla carta.

Maggiore fiducia nei fornitori

Un software per la fatturazione ti permette di elaborare i pagamenti più velocemente e in modo più accurato, aiutandoti a sviluppare maggior fiducia nella relazione tra te e i tuoi fornitori. Una miglior gestione delle fatture ti consente di migliorare la tua reputazione ed essere in grado di pagare sempre in modo puntuale (o addirittura in anticipo) ed essere un cliente finanziariamente responsabile.

Conoscere i termini più comuni associati alla gestione del ciclo passivo può essere molto utile quando stai valutando di ottimizzare la gestione delle fatture fornitori nella tua azienda. Consulta questo breve glossario dei termini generali legati alle fatture fornitori e al ciclo passivo.

• Fattura. Un documento, elettronico o cartaceo, che indica un importo dovuto per beni o servizi. Scopri di più sui diversi tipi di fatture ed i termini ad esse associati.
• Ordine di acquisto. Un documento, elettronico o cartaceo, che specifica quali articoli sono stati ordinati e se sono stati approvati.
• Contabilità generale. Il libro contabile dove vengono registrati addebiti ed accrediti. I pagamenti delle fatture fornitori vengono registrati come addebiti.
• Termini. Quanto tempo hai a disposizione per pagare una fattura.
• Scadenza alla ricezione. Indica che il termine del pagamento è alla ricezione della fattura. Pagamento immediato.
• Netto. Termine usato per indicare entro quanti giorni deve essere pagata la fattura, ad esempio 15 o 30 giorni netti.
• Giorni di debito in sospeso. Può riferirsi all’anzianità di una fattura o all’anzianità media di tutte le fatture aperte. Un DPO medio elevato di solito non è positivo, in quanto potrebbe indicare ai tuoi fornitori e creditori che la tua azienda è lenta a gestire e pagare le fatture.

L’automatizzazione è fondamentale nei processi di fatturazione più efficaci. Non si tratta di volere o dover escludere delle persone dai tuoi processi — i processi contabili hanno bisogno della supervisione e dell’intervento umano. L’automatizzazione consiste nell’eliminare tutte le attività noiose e non necessarie, in modo da consentire agli addetti alla contabilità di focalizzarsi su questioni più complesse.

Secondo i dati dell’American Productivity & Quality Center, il costo medio di gestione di una fattura è di 5,83 dollari a fattura. Le aziende con le prestazioni inferiori (quelle con i processi meno efficienti) possono arrivare a pagare fino a 10 dollari o più a fattura, mentre le aziende con le prestazioni migliori (quelle con i processi più efficienti) pagano in media 2,07 dollari a fattura.

Questi sono solo alcuni esempi di come un processo automatizzato di gestione del ciclo passivo possa farti risparmiare tempo e denaro, garantendoti in generale il pagamento più rapido delle tue fatture:

• Workflow automatizzato e gestione delle eccezioni. Stabilisci approvazioni automatiche in base agli importi, al fornitore o ad altri dati, oppure imposta un workflow digitale per reindirizzare i documenti ai decisori finali. Gestisci facilmente le eccezioni per garantire che non venga perso nulla.
• Regole automatiche di controllo o revisione. Anche se un ordine di acquisto corrisponde alla fattura, potresti richiedere il controllo di qualcuno per determinate fatture. Ad esempio, nel caso di fatture che superano un certo importo, oppure quelle con un nuovo metodo di pagamento oppure la prima fattura di un nuovo fornitore. Delle regole aziendali automatizzate possono contrassegnare queste fatture e indirizzarle all’addetto contabilità fornitori corretto per la revisione.
• Pagamenti più rapidi. Se hai già impostato i pagamenti elettronici per un fornitore specifico, potresti avere fatture approvate in coda, in attesa del pagamento. Qualcuno potrebbe controllare velocemente la fattura e semplicemente premere un bottone per effettuare il pagamento, oppure potresti pagare direttamente le fatture senza avere qualcuno che le esamini in precedenza.

I dati delle fatture e dei pagamenti possono essere sensibili. Anche i numeri di conto, gli indirizzi aziendali e molte altre informazioni potrebbero venire utilizzate da cybercriminali in modo inappropriato. Anche se non sei preoccupato degli hacker, immagina di perdere tutte le tue fatture dell’anno scorso e che problemi ti causerebbe.

L’archiviazione sicura delle fatture è la soluzione ideale sia che si tratti di documenti nel workflow attuale o di un archivio conservato ai fini della conformità o di un audit.

Anche con l’automatizzazione, alcune fatture ed i processi correlati richiedono una firma reale. Sia che si tratti di rispettare le normative o semplicemente di volere una firma di approvazione sulle fatture di valore elevato, la gestione delle approvazioni su carta con inchiostro diventa complessa e disordinata.

Invece di far girare i documenti cartacei in ufficio o aspettare che qualcuno scansioni, firmi e ri-scansioni i documenti inviati via e-mail, tieni in considerazione l’idea di investire in un software di gestione documentale e fatturazione elettronica che supporti anche la firma elettronica.

Dopo aver automatizzato il workflow digitale per garantire il reindirizzamento delle fatture alle persone giuste e nel modo più efficiente possibile, il passo successivo è l’approvazione delle fatture, escalation compresa. Ci sono quattro fasi chiave per l’automatizzazione del ciclo passivo.

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La digitalizzazione della contabilità aumenta notevolmente l’efficienza di tutto il team poiché numerosi processi possono procedere in modo automatico ed in parallelo, senza dover intervenire manualmente.

La fatturazione diventa più semplice quando hai gli strumenti giusti. Un software di fatturazione ti consente di:

• Risparmiare tempo e denaro grazie all’automatizzazione.
• Ridurre i tassi di errore e i costi dovuti alla gestione manuale
• Garantire la reperibilità dei dati e delle fatture quando necessario.

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