Firma elettronica con DocuWare

Firma digitalmente i documenti e garantisci l’autenticità di importanti informazioni aziendali. Con una firma elettronica qualificata, i tuoi documenti hanno validità legale e soddisfano gli attuali requisiti di sicurezza.

Firma elettronica per documenti in un workflow DocuWare

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L’hash del documento viene inviato direttamente dal workflow al Service Provider fidato esterno per la firma avanzata o qualificata. Una volta che è stata verificata l’identità e il documento è stato firmato, viene re-inviato in automatico a DocuWare ed incapsulato nel documento stesso.

Negli uffici di oggi, le firme elettroniche sono all’ordine del giorno. È una cosa positiva questa: le firme elettroniche (a volte chiamate "firme digitali") riducono l’utilizzo della carta e semplificano il tuo sicuro workflow documentale.

Il Servizio di Firma DocuWare assicura che i tuoi documenti siano firmati digitalmente da un Service Provider fiadato e verificato. 

Il Servizio di Firma DocuWare offre alla tua azienda la velocità e la flessibilità massime in materia di firma elettronica:

    Integra con facilità provider di firma esterni come Validated ID o DocuSign in un workflow DocuWare. L'hash del documento viene trasferito automaticamente da DocuWare al service provider di firma e gli utenti ricevono una notifica quando un documento è disponibile per la firma.
  1. Raccogli tutte le firme elettroniche per un documento di tutti gli utenti coinvolti attraverso un unico workflow.
  2. Seleziona il livello di sicurezza della firma, semplice, avanzato o qualificato, in base alle tue esigenze specifiche.
  3. Archivia centralmente i certificati di firma con il service provider esterno in modo che possano essere recuperati in qualunque momento.
  4. Salva il documento firmato, a prova di audit, nel tuo archivio.

Know-how: Procedure di firma e livello di sicurezza

Per firmare i documenti in un workflow DocuWare, DocuWare ti offre la possibilità di incorporare I provider di firma come Validated ID o DocuSign.

La firma co VIDsigner può essere:

  • Da remoto. Quando un documento viene firmato da Validated ID in un workflow, il diretto interessato riceve un messaggio e firma il documento da smartphone, ad esempio, usando un codice OTP via SMS.
  • Biometrica. Un cliente firma su un tablet. I dati biometrici come, ad esempio, la pressione esercitata e la velocità nella scrittura vengono registrate e incorporate nella firma del documento (elenco dei dispositivi supportati).
  • Centralizzata. . L’utente deposita, una sola volta, un certificato con Validated ID, che ne conferma l’identità. Ciò permette all’utente di autenticare e firmare i documenti con Validated ID ovunque e in qualunque momento.

Il servizio DocuSign prevede invece delle notifiche via e-mail per firmare.

  • Una volta ricevuta la notifica, DocuSign offre molteplici modalità per autenticare il firmatario come il Codice di Accesso (simile a una password), il codice via SMS, una telefonata o l’Autenticazione Knowledge Based.
  • Facoltativamente, puoi includere la sigla della firma su tutte le pagine oltre alla firma completa sulla pagina da firmare del documento.
  • Workflow con più firmatari possono essere automatizzati.
  • Questo servizio adottato a livello globale rispetta e addirittura supera gli standard globali di sicurezza e compliance come ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 e 2) e molti altri.

Sono disponibili tre livelli di sicurezza

Le firme differiscono dal loro livello di sicurezza. Il nome digitato in una e-mail o un timbro DocuWare sono esempi di una firma semplice. Una firma avanzata deve essere criptata, con parte della chiave accessibile solo dal firmatario. Nel caso invece di una firma qualificata, l’identità del firmatario viene verificata ulteriormente con un certificato depositato presso un service provider certificato.

 

 
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Tutti i livelli di sicurezza

DocuWare gestisce tutti e tre i livelli di sicurezza della firma elettronica: semplice, avanzata e qualificata.

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In qualsiasi caso d’utilizzo

La flessibilità di DocuWare permette alle firme elettroniche di essere usate per le spese di viaggio, nei contratti e molto altro.

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Cloud nativo

Come DocuWare Cloud, il DocuWare Signature Service è ospitato in Microsoft Azure. L’unico requisito tecnico richiesto è una connessione a Internet.

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Da mobile

DocuWare supporta la firma elettroniche da smartphone. È legalmente accettato grazie alla regolamentazione eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).

Scopri di più sulla firma elettronica con DocuWare

White paper

White Paper: Firma Elettronica con DocuWare (in Inglese)

Il white paper ti mostra in dettaglio gli step che gli attori coinvolti compiono in un processo di firma, spiega le varie modalità di firma e, fornisce alcune informazioni tecniche di background – per chiunque voglia sapere cosa sta succedendo esattamente.

Webinar

DocuWare per la Firma Elettronica

Ti mostriamo come firmare i documenti in DocuWare con una firma elettronica e ti spieghiamo i benefici; dalla sicurezza dal punto di vista legale al risparmio della carta.

Come iniziare con DocuWare Signature Service

Per iniziare con semplicità, usa la soluzione preconfigurata "DocuWare for Electronic Signature". Le configurazioni più importanti per le firme digitali come l’archivio centrale, il workflow e il form di registrazione sono già settate e possono essere utilizzate in un sistema DocuWare esistente. Non aspettare ulteriormente e invia digitalmente anche tu i tuoi documenti da firmare a service provider esterni, clienti, partner, ecc.

Cloud

Il DocuWare Signature Service per collegarsi a un service provider esterno per la firma elettronica è compreso nelle funzionalità di DocuWare Cloud.

I certificati di firma di provider esterni devono essere acquistati in aggiunta.

On-premise

Per sistemi DocuWare installati localmente, il DocuWare Signature Service è disponibile come modulo aggiuntivo a pagamento. È inoltre necessaria la licenza per il Workflow Manager.

I certificati di firma di provider esterni devono essere acquistati in aggiunta.

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