Che cos'è la gestione documentale (DMS)?

Le organizzazioni, indipendentemente dal settore, gestiscono grandi quantità di documenti sia in formato digitale che cartaceo.

In effetti, il dipendente medio di un ufficio utilizza 10.000 fogli di carta ogni anno. Applicando questa statistica a un’organizzazione di 100 o addirittura 500 dipendenti, si può facilmente comprendere l’enorme volume di documenti gestiti dalle aziende.

Queste organizzazioni ottengono solitamente risultati migliori quando possono utilizzare processi automatizzati, per gestire i documenti in modo rapido ed efficiente, senza avere a che fare con flussi di lavoro manuali complessi o informazioni difficili da recuperare.

È probabile che la tua azienda non sia diversa. Riconosci le inefficienze nella gestione di tutta questa carta e sai che i processi manuali stanno influendo negativamente sulla produttività. Se non hai ancora considerato la gestione documentale per la tua azienda — o stai cercando di sfruttare al massimo le soluzioni di gestione documentale — inizia oggi stesso ad approfondire questa tecnologia.

Il software di gestione documentale (DMS) è una soluzione digitale che aiuta le organizzazioni a processare, acquisire, archiviare, gestire e tracciare i documenti. Gestendo rigorosamente le informazioni critiche per il business, puoi sviluppare processi che iniziano, si svolgono e si concludono in modo stabile, prevedibile e misurabile. È quasi impossibile progettare e implementare processi aziendali affidabili e flussi di lavoro digitali senza un software di gestione documentale completo.

Alcuni componenti di un software di gestione documentale includono:

• Il repository dei documenti. È il luogo in cui vengono archiviati i documenti e i dati ad essi associati. A seconda di come scegli di configurare il tuo sistema, il repository può risiedere nel cloud oppure on-premise. Le soluzioni di gestione documentale in cloud sono generalmente più scalabili ed economiche, anche se alcuni requisiti normativi possono richiedere l’archiviazione su server interni.
• Un visualizzatore di documenti. Questo è uno dei principali componenti dell'interfaccia utente. È il punto in cui gli utenti possono visualizzare documenti e immagini su computer o dispositivi mobili. I migliori software possono mostrare file PDF, JPG, TIF, disegni CAD e altri formati di immagine, oltre a visualizzare i documenti elettronici nei loro formati nativi.
• Strumenti di workflow. Questi strumenti indirizzano i documenti ai membri del personale, ai team della tua azienda o a clienti e partner esterni. Le migliori soluzioni offrono opzioni per ottimizzare e automatizzare i workflow, risparmiando tempo e denaro.
• Indicizzazione per ricerche potenti. L’indicizzazione classifica i documenti e ne identifica le tipologie. Permette di spostare i documenti attraverso flussi di lavoro appropriati e di recuperarli successivamente. Ad esempio, potresti voler trovare una fattura inviata al signor Rossi a luglio 2020. Se i documenti sono indicizzati per tipologia, numero di account e data, puoi cercare tutte le fatture di quel mese con il numero di account del signor Rossi.
• Capacità OCR. L’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) è una tecnologia che converte il testo da immagini in dati utilizzabili dal software. Ad esempio, un OCR potrebbe estrarre informazioni rilevanti da un curriculum e caricarle in un sistema di gestione dei candidati.
• Strumenti di ricerca. Consentono al personale di restringere i risultati per trovare rapidamente il documento necessario. A seconda dei criteri impostati, è possibile cercare per tipo di documento, parole chiave o testo completo.
• Opzioni di integrazione. Consentono di utilizzare il sistema insieme ad altri software, come ERP o CRM. DocuWare, ad esempio, si integra con oltre 500 applicazioni, tra cui QuickBooks, SAGE, Outlook e SAP.

Molte aziende stanno passando da vecchi sistemi on-premise a soluzioni SaaS basate sul cloud. Questa trasformazione continuerà a crescere grazie alla "leggerezza" del cloud, che semplifica l’implementazione rispetto ai sistemi tradizionali.

Il costo totale del cloud è inferiore rispetto al software on-premise

• Il costo del cloud è inferiore rispetto all’on-premise.
• Il software cloud è generalmente disponibile come abbonamento mensile o annuale. Non ha costi iniziali di licenza, e supporto e manutenzione sono inclusi.

Il software on-premise richiede un grande investimento iniziale per le licenze, oltre ai costi per l’applicazione, il supporto IT e l’hardware. Considerando il costo annuale per assistenza e manutenzione e un ciclo di vita tipico di tre anni per l’hardware, il costo complessivo del cloud è inferiore rispetto a un’implementazione equivalente on-premise. Gli abbonamenti ai servizi sono spese operative, non capitali, e vengono acquistati solo quando l’azienda ne ha bisogno, consentendo una pianificazione del budget prevedibile.

Prima di iniziare a cercare una soluzione di gestione documentale, è utile conoscere alcuni termini comuni che potresti incontrare.

• Acquisizione dei documenti. Si riferisce al processo di inserimento dei documenti nel sistema di gestione documentale. Questo può avvenire in diversi modi, tra cui la scansione, l'importazione, l'invio tramite e-mail, l'acquisizione diretta di fax e l'inserimento di dati in moduli elettronici.
• Imaging dei documenti. L'imaging dei documenti è il processo di conversione dei file cartacei in file digitali. Spesso, questo avviene tramite processi di scansione, che trasformano i documenti cartacei in PDF, JPG, TIF o altri tipi di immagine.
• Tipologia di documento. Le tipologie di documento sono categorie generali che hai impostato, come "fatture", "e-mail clienti", o anche "vendite" o "assistenza clienti".
• Indicizzazione. Organizza i documenti in un sistema di gestione documentale consentendo di applicare dati identificativi, come il nome del fornitore o del cliente, la data, l'importo e la categoria, oppure termini più generali come "fatture", "corrispondenza", "vendite" o "assistenza clienti." I termini indicizzati definiscono il contenuto del documento. Le aziende dovrebbero stabilire regole per l'indicizzazione, in modo che tutti i dipendenti utilizzino gli stessi processi. Puoi anche automatizzare l'indicizzazione con un software di indicizzazione intelligente che utilizza il machine learning per identificare rapidamente le informazioni più importanti di un documento e convertirle in dati strutturati e utilizzabili.
• Controllo delle versioni. Il controllo delle versioni è il processo di registrazione delle modifiche apportate ai documenti. Se qualcuno modifica un documento nel tuo sistema, il controllo delle versioni consente di accedere alle versioni precedenti dei documenti e vedere quando sono state apportate le modifiche e da chi.
• Firma elettronica. Una firma elettronica viene acquisita digitalmente e aggiunta a un documento. In alcuni casi, è una versione digitale di una firma autografa che viene apposta su un touchscreen. In altri casi, c'è una chiave crittografata accessibile solo al firmatario designato, che garantisce l'autenticità della firma.

Una buona gestione documentale offre numerosi vantaggi, tra cui risparmi economici, maggiore soddisfazione dei clienti, miglioramento del morale dei dipendenti e maggiore conformità alle normative regionali, statali e di settore. Ecco sette vantaggi principali dei sistemi di gestione documentale:

Le risorse umane devono prendere decisioni cruciali, come chi assumere, come migliorare il processo di onboarding e come gestire al meglio i dipendenti.

Il software di gestione documentale aiuta i responsabili HR in queste aree critiche automatizzando l'OCR e la cattura elettronica dei documenti dei dipendenti, dei file HR e dei documenti aziendali in un repository centrale. Da lì, i responsabili HR possono creare flussi di lavoro semplici per gestire queste aree chiave. Ecco alcuni esempi:

• Trovare i talenti giusti diventa più facile perché candidature, moduli ed e-mail sono archiviati in un unico luogo centrale, rendendoli facilmente accessibili ai decisori e garantendo un flusso di informazioni senza interruzioni tra i membri del team.
• Il processo di onboarding dei dipendenti è migliorato poiché i responsabili possono creare flussi di lavoro digitali per tutte le nuove assunzioni. Ad esempio, è possibile inviare automaticamente informazioni di benvenuto e orientamento.

Ottieni efficienza nelle aree di finanza e amministrazione, come ciclo passivo, gestione fatture clienti (ciclo attivo) e audit finanziari.

Accelera i processi di pagamento attraverso:

• Acquisizione rapida e semplice di fatture cartacee ed elettroniche.
• Assegnazione dei documenti a strutture di file predefinite per un facile recupero.
• Abbinamento automatico delle fatture agli ordini d'acquisto.
• Fornitura di flussi di lavoro efficienti per il processo di approvazione.
• Eliminazione degli errori umani, riduzione della gestione delle fatture ed eliminazione dell'inserimento manuale dei dati.

Accelera la riscossione collegando i documenti correlati al processo di ordine, così puoi creare e gestire fatture più rapidamente e tracciare i pagamenti. Ad esempio, puoi combinare l'approvazione dei pagamenti con i flussi di lavoro di rilascio.

Puoi archiviare un registro completo e sicuro di tutte le transazioni aziendali, utile durante un processo di audit. Questo include e-mail, contratti e altre informazioni riservate. Accedi a queste informazioni storiche quando ne hai bisogno, senza ritardi.

Secondo un'indagine di CSO Insights, "l'88% dei professionisti delle vendite non riesce a trovare o recuperare materiale di vendita critico sui propri smartphone", con conseguenti cicli di vendita più lunghi e perdite di opportunità.

Un DMS risolve questo problema attraverso:

• La cattura dei lead tramite moduli web, che vengono quindi indirizzati al team di vendita appropriato.
• L'archiviazione del materiale di vendita e marketing in un repository digitale per un facile recupero.
• La condivisione sicura di documenti e informazioni rilevanti con i membri del team.

In definitiva, i tuoi dipendenti diventano più autonomi, la produttività migliora e le funzioni di vendita e marketing operano in modo più efficiente.

L'acquisto di un sistema di gestione documentale e il suo utilizzo in azienda non garantiscono automaticamente tutti questi vantaggi. Assicurati di collaborare con il tuo fornitore per pianificare l’implementazione che includa formazione e comunicazione per il tuo staff. Più il personale è coinvolto, più è probabile che utilizzi il software, contribuendo a ottenere questi benefici.

Ecco tre buone pratiche da considerare:

1. Crea procedure operative standard per l'utilizzo del sistema.

Pianifica in anticipo, decidendo come desideri che il tuo sistema venga utilizzato. Crea procedure operative standard e materiali formativi che i dipendenti di tutti i livelli possano consultare in caso di domande. Più coerenti sono i tuoi team nell'utilizzo del software, maggiori saranno i benefici.

2. Cattura i documenti il prima possibile.

Non tutte le organizzazioni possono diventare completamente senza carta, ma i migliori risultati si ottengono convertendo il maggior numero possibile di documenti in formato digitale e acquisendoli il più vicino possibile al "punto d'ingresso". Ad esempio, alcune tipologie di posta dovrebbero essere aperte e immediatamente scansionate per essere indirizzate alle persone giuste in formato digitale.

3. Non emulare semplicemente i vecchi processi cartacei.

Una soluzione di gestione documentale offre opportunità molto superiori rispetto ai processi cartacei. Non cercare di creare flussi di lavoro che imitino quelli cartacei. Coinvolgi esperti del settore nella tua organizzazione per progettare processi migliori che sfruttino appieno le capacità digitali.

Ecco i tre passaggi principali per iniziare con un software di gestione documentale. Per un'implementazione di successo, segui le 7 migliori pratiche essenziali per la gestione documentale.

Identifica i flussi di lavoro giusti.

La gestione documentale digitale è particolarmente adatta a flussi di lavoro incentrati sui documenti, come quelli già identificati: finanza, vendite, marketing e risorse umane. Questi flussi consentono di passare da processi manuali e dispendiosi in termini di tempo a processi automatizzati e produttivi.

Individua i punti di integrazione.

L'integrazione è un valore fondamentale di qualsiasi DMS. Una volta definiti i tuoi flussi di lavoro, identifica i punti di integrazione.

• Approvazione delle fatture. L'integrazione con un sistema contabile o ERP garantisce che le informazioni siano coerenti in entrambi i sistemi ed elimina la duplicazione nell'inserimento dei dati.
• Onboarding dei dipendenti. I team HR utilizzano spesso un sistema di gestione del capitale umano (HCM) per gestire le informazioni sui dipendenti e per garantire che i documenti siano acquisiti, instradati, firmati e archiviati in modo appropriato.
• Gestione dei contratti. La gestione documentale si integra con strumenti come Microsoft Office e Outlook, essenziali per i team legali e di approvvigionamento.

Che cosa fa il software di gestione documentale?

Il software di gestione documentale cattura, gestisce, recupera e archivia documenti in formato elettronico. È definito come la rappresentazione digitale e l'archiviazione sicura dei documenti, consentendo alle aziende di raggiungere nuovi livelli di velocità, accuratezza e trasparenza, creando un'infrastruttura informativa prevedibile, affidabile e ripetibile.

Queste soluzioni devono essere in grado di integrarsi con altri sistemi, inclusi e-mail, ERP, software contabili o sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Queste integrazioni aiutano a sviluppare e automatizzare i flussi di lavoro che coinvolgono i documenti e consentono ai dipendenti di accedervi quando necessario per svolgere il proprio lavoro.

Qual è la differenza tra gestione documentale e gestione dei contenuti aziendali (ECM)?

Se il software di gestione documentale si specializza nella cattura, archiviazione e automazione del flusso dei documenti nei processi aziendali, la gestione dei contenuti aziendali (ECM) descrive un software che va oltre: includendo la gestione dei contenuti web, dei contenuti social e altre funzionalità aziendali.

In genere, l'ECM è implementato nelle grandi imprese, poiché le licenze e la configurazione sono complicate, costose e richiedono molto tempo per essere attuate. Di conseguenza, l'ECM non è adatto per le piccole e medie imprese che necessitano di una gestione documentale di base.

Perché ho bisogno di un software di gestione documentale?

Il software di gestione documentale è una soluzione indispensabile per la maggior parte delle aziende. La carta, sebbene non completamente obsoleta, è costosa e difficile da mantenere. Può richiedere costosi spazi di archiviazione fisica. Inoltre, un dipendente deve archiviare i documenti cartacei, e un altro deve spendere tempo per recuperarli quando necessario. La carta è anche legata a processi manuali che contribuiscono a costi più elevati, minore efficienza e più errori.

Il software di gestione documentale, al contrario, offre opzioni per l'archiviazione e il recupero digitale, flussi di lavoro automatizzati, sicurezza dei dati e misure di conformità.

Che cos'è un piano di gestione documentale?

Un piano di gestione documentale è un registro scritto su come gestire i documenti — sia cartacei che elettronici. Potrebbe includere le seguenti informazioni:

• Dove e come sono archiviati i documenti.
• In quali circostanze i documenti possono essere archiviati.
• In quali circostanze i documenti possono essere modificati e come gestire il controllo delle versioni in questi casi.
• In quali circostanze i documenti possono essere eliminati e quale traccia della loro esistenza rimane.
• Chi ha accesso ai vari documenti.
• Come funzionano i flussi di lavoro dei documenti.
• Come i documenti vengono acquisiti ed entrano nel sistema.

Che tipi di aziende possono beneficiare di un software di gestione documentale?

Praticamente qualsiasi azienda può beneficiare di un sistema di gestione documentale. Quando si tratta di software di gestione documentale, esistono opzioni per supportare le aziende di tutti i settori. DocuWare offre soluzioni per aziende di finanza e contabilità, team di vendita e marketing, organizzazioni sanitarie, aziende manifatturiere e molte altre.

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