SOLUZIONI PER LA GESTIONE DEL CICLO ACQUISTO-PAGAMENTO

Efficienza totale per ufficio acquisti ed amministrazione

Hai bisogno di un maggior controllo sulle spese? DocuWare ti da certezze. Lascia che l’automazione gestisca le attività di routine, ti faccia risparmiare tempo, e ti dia una maggiore visibilità finanziaria.  

  • Richieste di acquisto strutturate
  • La riconciliazione automatica dei dati di ordine di acquisto, bolla di consegna e fattura 
  • Risparmio di tempo fino all'80% nella gestione delle fatture fornitori.
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Oltre 19.000 clienti provenienti da tutti i settori merceologici credono in DocuWare.

 

Migliora il ciclo di vita del tuoprocesso di acquisto 

Previeni fatture inaspettate, sforamenti di budget e mancanza di visibilità. Crea processi di approvvigionamento end-to-end basasti su richieste che acquisiscono/catturano completamente articoli di acquisto e dettagli critici. Reindirizzali poi alle persone corrette – rispettando policy e standard – per ottenere approvazioni rapide.

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Accesso centralizzato a tutti i dati di ordini e fatture

Tieni sotto controllo le attività di approvvigionamento attraverso dati e documenti collegati. DocuWare è la tua unica fonte di verità per un accesso immediato a proposte, dettagli d’ordine, contratti, bolle di consegna e fatture fornitori s per controllare costi e migliorare il processo decisionale con informazioni in tempo reale.

 

Gestisci le fatture senza interventi manuali

Collega senza problemi acquisti e fatture fornitori. Con DocuWare puoi creare un processo a ciclo chiuso in grado di ridurre i tempi del processo di acquisto, automatizzando l’acquisizione delle fatture e riconciliando poi dati e documenti. Il risultato è una maggiore precisione, un minor inserimento manuale dei dati e un significativo risparmio sui costi. 

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Sei pronto per saperne di più?

DocuWare si integra con oltre 500+ applicazioni per una gestione efficiente del ciclo passivo

Efficienza operativa e tracciabilitàfatture fornitori grazie all’ottimizzazione del processo acquisti

Puoi dire addio alle e-mail più disparate con domande su ordini, termini di spedizione o dettagli di fatturazione. Con DocuWare, tutti i tuoi ordini e relativi dati vengono archiviati in modo sicuro in un unico luogo e gli acquisti, l’approvazione delle fatture e la contabilità sono perfettamente collegati. Sia che tu stia equipaggiando il tuo team o rifornendo il tuo magazzino: richieste semplificate forniscono visibilità e un flusso continuo dall’ordine al pagamento.

  • Richiesta di acquisto
  • Approvazione degli acquisti
  • Gestione fatture
  • Contabilità fornitori
  • Gestione dei file fornitori

Trasparenza su ogni ordine

  • Condividi moduli personalizzati per acquisire dettagli d’ordine e informazioni contabili con solo pochi click per un’elaborazione successiva. I campi obbligatorigarantiscono la conformità ai vincoli di budget e alle policy interne.
  • Archivia senza problemi richieste di acquisto direttamente dal tuo ERP in DocuWare per un accesso flessibile e un utilizzo efficiente in qualunque momento.

Basta con le spese irregolari

  • Migliora la visibilità e il controllo sulle spese con workflow che indirizzano le richieste alle parti interessate per approvazione ad uno o più livelli.  
  • Definisci politiche di approvazione flessibili per guidare i workflow in base a ruoli, progetti, valori di spesa o persino categorie di prodotto. 

Riduci i tempi di approvazione 

  • Inoltra senza problemi le fatture agli approvatori giusti o imposta una soglia di fornitori pre-approvati e guarda il sistema fare la sua magia.  
  • Puoi dire addio alla verifica manuale degli articoli. DocuWare riconcilia facilmente i dati di fatture, preventivi, bolle di consegna o altri documenti, garantendo l’accuratezza di una riconciliazione a tre vie. 

  

 

Garantisci pagamenti rapidi

  • Usa la possibilità di registrazione contabile automatica all’interno di DocuWare. In questo modo riduci la necessità di digitare manualmente, riducendo al minimo gli errori e velocizzando il workflow della contabilità. 
  • Esporta i dati di prenotazione direttamente nel tuo gestionale, sia che tu stia usando SAP, Zucchetti, Teamsystem o qualsiasi altra piattaforma. In questo modo vengono assicurate registrazioni finanziarie accurate e viene semplificato il processo di pagamento. 

Dati centralizzati su acquisti e fornitori

  • Accedi ai dettagli degli ordini di acquisto, ai listini prezzi, ai preventivi, alle fatture e alla corrispondenza ovunque e in qualunque momento. Tutte queste informazioni sono disponibili anche nell’ERP, CRM, o in qualunque altro sistema con un solo click.
  • Migliora le relazioni con i fornitori grazie a tempi di risposta rapidi e processi senza interruzioni. Offri l’approvazione e l’inserimento di nuovi fornitori in modo trasparente grazie ad un modulo di richiesta fornitori.

Secure, compliant archiving

DocuWare enables you to comply with legal and audit standards while saving time and effort. All invoices are stored securely, documented completely and protected from loss and tampering. Stop searching and stressing to locate documents. Find digital invoices instantly and deliver as an organized archive that is only accessible to authorized users.

Domande frequenti

Cos’è una richiesta di acquisto?

 Una richiesta di acquisto – o RDA in breve – è l’inizio di un processo di acquisto strutturato. Viene utilizzata per raccogliere tutte le informazioni necessarie prima dell’invio di un ordine ed è soggetta ad approvazione. Ciò crea trasparenza, permette una gestione anticipate dei costi e allo stesso tempo garantisce che vengano effettuati solo ordini autorizzati. 

Quali informazioni vengono acquisite in una richiesta di acquisto?

Le richieste di acquisto possono essere gestite facilmente usando un modulo DocuWare al quale i dipendenti possono accedere tramite un link. Il modulo acquisisce una serie di dati, come il richiedente, il dipartimento, il centro di costo, il numero di progetto, il fornitore/service provider, i servizi o gli articoli richiesti con i relativi numeri di articolo, quantità e prezzi. È possibile allegare qualunque offerta/preventivo correlati. Inoltre, è possibile includere le informazioni riguardanti il metodo di pagamento preferito o sull’eventuale richiesta di un anticipo per accelerare l’elaborazione delle fatture a valle.  

Cosa succede dopo l’invio di una richiesta di acquisto?

Una volta inviato il modulo, il workflow approvativo ha inizio. La responsabilità dell’approvazione delle richieste di acquisto può variare da azienda ad azienda. Nel settore della vendita al dettaglio o nelle grandi aziende, la responsabilità principale spetta all’ufficio acquisti. Nelle aziende più piccole, l'approvazione viene spesso data da un capo reparto o da un dirigente. Le richieste di acquisto possono passare attraverso diversi livelli di approvazione. In molte aziende, le approvazioni vengonorichieste solo quando un ordine di acquisto supera un certo limite prestabilito. 

Come fa un processo di acquisto ottimizzato a velocizzare la gestione delle fatture?

Una strategia d’ordine strutturata garantisce un’implementazione precisa e veloce della gestione delle fatture a valle. Non appena viene ricevuta una nuova fattura, un workflow DocuWare verifica l’esistenza di una richiesta di acquisto e collega i documenti. Grazie ai dati precedentemente raccolti, è possibile assegnare la fattura per approvazione oavviare un’elaborazione diretta senza perdere tempo. Se i dati della fattura sono sbagliati o non c’è un ordine di acquisto corrispondente, il workflow informa i responsabili sulle attività necessarie da svolgere. 

Le richieste di acquisto provenienti da altri sistemi possono essere acquisite, recuperate e processate in DocuWare?

Certamente. DocuWare può essere perfettamente integrato nelle applicazioni esistenti come SAP, Oracle, Zucchetti o Teamsystem per importare, processare e accedere direttamente alle richieste di acquisto e a qualsiasi altro documento finanziario e di acquisto. 

Come si possono convalidare e approvare le fatture senza alcun intervento manuale?

DocuWare offre diverse opzioni per l’elaborazione diretta. Le fatture possono essere abbinate ai dati di altri documenti archiviati in DocuWare. Ad esempio, se c’è un ordine di acquisto corrispondente, questo può essere utilizzato come ticket per l’approvazione se il numero e gli importi dell’ordine di acquisto corrispondono a quelli presenti sulla fattura.  Naturalmente puoi definire altri documenti, come bolle di accomapagnamento e bolle di consegna, che possono essere approvate se corrispondono ad una fattura. La riconciliazione a 3 o più vie è possibile fino al livello degli articoli. Un'altra opzione è quella di reindirizzare le fatture di fornitori specifici direttamente per la registrazione se sono al di sotto di una certa soglia. Questa "corrispondenza rapida" è utile per le fatture ricorrenti che arrivano ogni mese con lo stesso importo. 

Persone reali, risultati reali

Digitavamo letteralmente ogni singola voce di riga, ogni singolo articolo, ogni quantità in QuickBooks. Ora DocuWare scansiona le fatture e riconosce gli articoli, evitando al personale di doverli inserire singolarmente e manualmente. Inoltre, in qualsiasi momento chiunque può richiamare un ordine di acquisto, un numero di fattura o un numero di commessa e vedere tutti i documenti inerenti. Passare al digitale cambia le carte in tavola.

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Joe Johnson
Proprietario, Rebel Refrigeration, AC & Plumbing

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