Efficienza totale per ufficio acquisti ed amministrazione

Una richiesta di acquisto – o RDA in breve – è l’inizio di un processo di acquisto strutturato. Viene utilizzata per raccogliere tutte le informazioni necessarie prima dell’invio di un ordine ed è soggetta ad approvazione. Ciò crea trasparenza, permette una gestione anticipate dei costi e allo stesso tempo garantisce che vengano effettuati solo ordini autorizzati.

Le richieste di acquisto possono essere gestite facilmente usando un modulo DocuWare al quale i dipendenti possono accedere tramite un link. Il modulo acquisisce una serie di dati, come il richiedente, il dipartimento, il centro di costo, il numero di progetto, il fornitore/service provider, i servizi o gli articoli richiesti con i relativi numeri di articolo, quantità e prezzi. È possibile allegare qualunque offerta/preventivo correlati. Inoltre, è possibile includere le informazioni riguardanti il metodo di pagamento preferito o sull’eventuale richiesta di un anticipo per accelerare l’elaborazione delle fatture a valle.

Una volta inviato il modulo, il workflow approvativo ha inizio. La responsabilità dell’approvazione delle richieste di acquisto può variare da azienda ad azienda. Nel settore della vendita al dettaglio o nelle grandi aziende, la responsabilità principale spetta all’ufficio acquisti. Nelle aziende più piccole, l'approvazione viene spesso data da un capo reparto o da un dirigente. Le richieste di acquisto possono passare attraverso diversi livelli di approvazione. In molte aziende, le approvazioni vengonorichieste solo quando un ordine di acquisto supera un certo limite prestabilito.

Una strategia d’ordine strutturata garantisce un’implementazione precisa e veloce della gestione delle fatture a valle. Non appena viene ricevuta una nuova fattura, un workflow DocuWare verifica l’esistenza di una richiesta di acquisto e collega i documenti. Grazie ai dati precedentemente raccolti, è possibile assegnare la fattura per approvazione oavviare un’elaborazione diretta senza perdere tempo. Se i dati della fattura sono sbagliati o non c’è un ordine di acquisto corrispondente, il workflow informa i responsabili sulle attività necessarie da svolgere.

Certamente. DocuWare può essere perfettamente integrato nelle applicazioni esistenti come SAP, Oracle, Zucchetti o Teamsystem per importare, processare e accedere direttamente alle richieste di acquisto e a qualsiasi altro documento finanziario e di acquisto.

DocuWare offre diverse opzioni per l’elaborazione diretta. Le fatture possono essere abbinate ai dati di altri documenti archiviati in DocuWare. Ad esempio, se c’è un ordine di acquisto corrispondente, questo può essere utilizzato come ticket per l’approvazione se il numero e gli importi dell’ordine di acquisto corrispondono a quelli presenti sulla fattura.  Naturalmente puoi definire altri documenti, come bolle di accomapagnamento e bolle di consegna, che possono essere approvate se corrispondono ad una fattura. La riconciliazione a 3 o più vie è possibile fino al livello degli articoli. Un'altra opzione è quella di reindirizzare le fatture di fornitori specifici direttamente per la registrazione se sono al di sotto di una certa soglia. Questa "corrispondenza rapida" è utile per le fatture ricorrenti che arrivano ogni mese con lo stesso importo.