Archiviazione documentale sicura

Oggi più che mai la tua azienda ha bisogno di un luogo sicuro e protetto per i propri documenti più importanti. Le informazioni sui dipendenti, i documenti contabili, i contratti e molto altro necessitano di un archivio organizzato e sicuro, in grado di proteggere tutto ciò che non deve essere perso, rubato o compromesso.

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Approfondimenti importanti: : Standard per la sicurezza e protezione dei documenti archiviati per il 2022

Questo ebook gratuito tratta tutto ciò che devi sapere in materia di archiviazione sicura, protetta e stabile dei documenti digitali.

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Cos’è la conservazione a lungo termine?

La conservazione a norma consiste nel memorizzare i documenti in un archivio a lungo termine riconosciuto dalle normative vigenti, in modo da renderli disponibili all’istante in qualunque momento e per qualsiasi necessità. Oltre a facilitare il recupero dei documenti più vecchi, la conservazione a norma ti offre sicurezza e protezione legale. Inoltre, ti consente di risparmiare spazio prezioso sia in ufficio che sui server.

I benefici di un’archiviazione documentale sicura

Quando documenti aziendali come fatture, candidature dipendenti, contratti fornitore, documentazione sulla struttura, presentazioni commerciali e molto altro sono archiviati in modo sicuro e assolutamente organizzato, la tua azienda può proteggersi da controversie, perdite e smarrimenti, comprendendo a pieno i benefici principali della digitalizzazione.

paperless

Avere un ufficio senza carta

Le informazioni digitalizzate e archiviate in archivi digitali protetti significano niente più carta in ufficio: niente più documenti persi, problemi di stampa né archivi cartacei strapieni.

audit

Semplificare la preparazione degli audit

Archiviazione sicura non significa per te sapere solo dove si trova un documento, ma sapere che tutto è organizzato, accessibile e recuperabile anche per la preparazione e consegna di audit.

compliance

Rispettare gli standard di conformità

Gli standard di conformità alle normative sono progettati per proteggere persone e aziende. Quando i documenti vengono organizzati e protetti, rispettare gli standard di conformità è molto semplice e veloce.

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Preparati al peggio

Le catastrofi naturali o gli attacchi dolosi possono distruggere le aziende impreparate. L’archiviazione sicura supporta i processi di disaster recovery per aiutarti a riprenderti da catastrofi impreviste.

DocuWare è il luogo più sicuro per i tuoi documenti

DocuWare offre servizi completi di archiviazione, conservazione e ricerca di documenti per tutte le aziende che necessitano di un archivio sicuro eprotetto per le loro informazioni aziendali più importanti.

Ecco come la sicurezza di DocuWare protegge i nostri clienti:

Flessibilità di formato

Archivia documenti scansionati, PDF, e-mail, file di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e molto altro), immagini e altro ancora.

Tutto crittografato, tutto protetto

Tutti i dati vengono trasmessi via HTTPS e tutti i documenti sono crittografati AES. Inoltre, un sistema completo di diritti di accesso impedisce ad occhi indiscreti di accedere a documenti sensibili.

Il backup dei backup

I data center Microsoft Azure dedicati in UE e negli USA effettuano un triplo mirroring dei dati, oltre a garantire una ridondanza off-site degli stessi nella stessa zona. Le informazioni non vengono mai perse e la pianificazione del disaster recovery è semplificata.

Tracciabilità e trasparenza per l’auditing

Ogni acquisizione, versione e annotazione di un documento viene registrata per garantire una tracciabilità completa e ogni fase del workflow viene registrata per garantire la trasparenza del processo. L’auditing non è mai stato così veloce e completo.

Controllo dei dati per la conformità e la sicurezza

Diritti di accesso dettagliati e l’organizzazione rigorosa delle informazioni consentono di rispettare in modo rigoroso le normative in materia di conformità come GDPR, HIPAA e Sarbanes-Oxley, e semplificano la pianificazione delle policy di conservazione dei documenti sensibili.

Le informazioni incomplete fanno parte del passato

L’indicizzazione automatizzata, affidabile e completa assicura che i documenti siano perfettamente organizzati, recuperabili e utilizzabili nel workflow. Ogni documento è completo, senza dati mancanti.

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Quali documenti può archiviare DocuWare in modo sicuro?

Finanza e contabilità
  • Fatture
  • Ordini di acquisto
  • Bolle di consegna
  • Polizze di carico
  • Fogli di calcolo del budget
Risorse umane
  • Curriculum vitae
  • Certificazioni e credenziali
  • Valutazioni delle prestazioni
  • Documenti fiscali
  • Note spese
Legale
  • Contratti e template
  • Procedure operative
  • Report
Vendite
  • Schede tecniche dei prodotti
  • Brochure marketing
  • Presentazioni e proposte

E molti altri!

Perchè le aziende scelgono DocuWare per archiviare i documenti

Detailed and complete document searching

Ricerca documenti veloce e completa

Recupera qualunque informazioni all’istante

Trova qualsiasi documento all’istante, ricercandolo in base al contenuto del suo testo completo o ai suoi dati indicizzati.

Help meeting regulatory compliance standards

Contribuisce a soddisfare gli standard di conformità normativa

Semplifica la conformità

Proteggi, organizza e implementa i processi che supportano direttamente HIPAA, GDPR, SOC 2 ed altro ancora.

Integration with Microsoft Outlook and more

Integrazione nativa con Microsoft Outlook

Archivia in modo sicuro le e-mail importanti

Archivia in modo sicuro e organizza le e-mail aziendali importanti direttamente da Microsoft Outlook

ERP and CRM integration for storing documents

Integrazione con ERP, CRM e molto altro

Integrazione con altre applicazioni

Accedi a documenti aziendali importanti direttamente dal tuo CRM, ERP ed altre applicazioni.

Case study sulla archiviazione documentale sicura

Criterion Tool & Die Inc. is a third-generation family-owned company. They manufacture precise no-failure components for medical, airspace, and photonics industries. Government regulations mandate that they maintain all records on all parts made for their several hundred customers, for the lifetime of the product. This information is now archived in DocuWare and is as easily available for shop supervisors responding to sales queries as it is for accounting department audits. Read the full case study.

Paese: USA Settore: Manufacturing

The Town of Henrietta implemented DocuWare to digitally transform their archaic filing system. Department processes were paper intensive — town meeting minutes, planning and zoning case files, registration forms, contracts, claims and lawsuits were just some of the documents that needed to be permanently archived. By implementing DocuWare and scanning and storing new and old files electronically, the town’s +500,000 documents can be securely and quickly retrieved and shared between departments. Read the full case study.

Paese: USA Settore: Government

G2 leader fall awardGetApp DocuWare Award 2023Top Rated Software 2023SOR 2018 SEAL PLATINUMAICPA SOC2 Certificationao-gobd-certified
DocuWare ha ottenuto dei riconoscimenti in materia di sicurezza, conformità e usabilità, elementi fondamentali quando si tratta di archiviazione documentale sicura.

Scopri DocuWare in azione

Il modo migliore per raggiungere il livello successive nell’archiviazione sicura dei documenti è provarlo personalmente. Scopri come DocuWare sia perfetta per le aziende che cercano l’efficienza, la sicurezza e l’integrità con i loro documenti.