ARCHIVIAZIONE SICURA

Archiviazione sicura e conforme in tutta semplicità

Hai problemi di sicurezza dei documenti e di conformità? DocuWare ti aiuta a garantire l'accessibilità costante e la conformità delle informazioni aziendali essenziali, a prova di audit.

Protezione dei dati sensibili
Conformità ai requisiti normativi come HIPAA, GDPR, e molti altri
Continuità operativa garantita

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Oltre 20.000 clienti provenienti da tutti i settori merceologici credono in DocuWare

Sicurezza centralizzata per tutti i documenti

Passa a un ufficio senza carta, riducendo i rischi legati alla sicurezza e aumentando l’efficienza. DocuWare archivia in modo sicuro tutti i tipi di file in un unico sistema centralizzato: dai documenti di Office e le e-mail, alle lettere e i file provenienti dal tuo sistema ERP o CRM. In questo modo, elimini i silos di informazioni e le discordanze tra i vari formati, garantendo sempre un recupero immediato delle informazioni e processi sicuri.

Maggiore protezione dei dati e collaborazione sicura

Elimina i processi, ancora basati su carta, soggetti a errori, le informazioni incomplete e l’accesso incontrollato ai documenti. La struttura organizzata basata sui diritti, i processi chiaramente definiti e le voci di sistema immodificabili di DocuWare garantiscono una protezione da un’eventuale perdita dei documenti e da usi impropri e manipolazioni, consentendo al contempo una collaborazione sicura ovunque.

Trasparenza del ciclo di vita dei documenti e dei workflow

Sfrutta i workflow trasparenti per revisioni, approvazioni e informazioni uniformi. Grazie a DocuWare, puoi tracciare ogni singola attività svolta su un documento durante l’intero ciclo di vita del documento. Questo garantisce la trasparenza dei processi, il controllo delle versioni e la responsabilità per tutte le esigenze in materia di gestione della compliance.

Pronto a tutte le evenienze

In caso di incendi, inondazioni o attacchi di malintenzionati, le aziende impreparate possono subire perdite devastanti. L’archiviazione sicura dei documenti con DocuWare Cloud garantisce la continuità operativa in caso di emergenze, protegge le informazioni essenziali e le rende accessibili in caso di necessità.

Il luogo più sicuro per i tuoi documenti

Quando documenti aziendali come fatture, file del personale, contratti dei fornitori e dati dei clienti sono organizzati in modo sicuro, la tua azienda è protetta da controversie, perdite e smarrimenti e può sfruttare i vantaggi offerti dalla digitalizzazione. DocuWare offre le funzionalità chiave e gli strumenti di gestione dei documenti che garantiscono la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle tue informazioni essenziali, con un’integrazione flessibile per l’archiviazione sicura e la possibilità di accedere da qualsiasi applicazione.

24/7 Disponibilità

100% Integrità

100% Riservatezza

360° Connessione

Niente più informazioni incomplete

I documenti archiviati con DocuWare non andranno persi in directory caotiche o account di posta elettronica personali. L’archiviazione centralizzata con dati indicizzati strutturati, combinata con potenti funzionalità di indicizzazione e ricerca full-text, garantisce l’affidabilità e la completezza delle informazioni in tempo reale.

Tracciabilità in caso di audit

DocuWare registra ogni acquisizione, accesso, versione e annotazione dei documenti, in modo da poterne tracciare l’intera cronologia. Inoltre, ogni fase del workflow viene documentata, rendendo i processi trasparenti e tracciabili anche a distanza di anni. Gli audit non sono mai stati così veloci e completi.

Controllo dei dati per la conformità e lo smaltimento

DocuWare utilizza una struttura di autorizzazioni molto sofisticata per gestire documenti, ruoli degli utenti e livelli di accesso. Gli amministratori possono assegnare diritti specifici agli utenti, consentendo l’accesso e la modifica dei documenti solo ai soggetti autorizzati. Questo controllo granulare garantisce la conformità normativa a regolamenti come GDPR e HIPAA.

Sicurezza dei documenti ottimizzata per il tuo ecosistema IT

DocuWare si integra perfettamente nel tuo ecosistema IT, garantendo processi e accesso sicuri ai documenti da tutti i sistemi. Utilizza DocuWare come archivio sicuro per il tuo ERP o per la tua posta elettronica. Offre un accesso sicuro a documenti e attività anche da Microsoft Teams e da altre piattaforme di collaborazione.

Domande frequenti

In che modo DocuWare garantisce la sicurezza dei documenti archiviati?

DocuWare utilizza diversi livelli di sicurezza, tra i quali la crittografia, l’autenticazione degli utenti e il controllo degli accessi basato sui ruoli. L’affidabilità e l’accesso ininterrotto vengono garantiti dalla soluzione DocuWare Cloud. Basata su Microsoft Azure, tutti i dati vengono crittografati AES, archiviati in data center ad alte prestazioni nell’UE o negli USA e duplicati (mirroring) tre volte.

Quali tipi di documenti può archiviare DocuWare in modo sicuro?

Con DocuWare, puoi archiviare e proteggere qualsiasi tipo di documento, in qualunque formato e da qualsiasi fonte. Ecco alcuni esempi:

Finanza e contabilità: fatture (elettroniche), ordini di acquisto, bolle di trasporto, rendiconti finanziari
Documenti dei dipendenti: candidature, valutazioni delle prestazioni, buste paga e altri documenti delle risorse umane
Contratti: accordi legali e altri documenti legali
Vendite: file clienti, ordini e listini prezzi
E-mail e relativi allegati: comunicazioni importanti da archiviare da Outlook o altri client di posta elettronica per una gestione sicura delle e-mail
File di Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint e altro
PDF e documenti scansionati: versioni digitalizzate di documenti cartacei

Tutti questi documenti vengono archiviati con crittografia avanzata e controllo degli accessi per garantirne la sicurezza e la conformità normativa.

In che modo DocuWare supporta la conformità alle normative come GDPR, HIPAA e altre?

DocuWare dispone di funzioni progettate specificatamente per soddisfare i requisiti normativi. Queste funzionalità includono crittografia avanzata, audit trail dettagliati e politiche automatizzate di conservazione dei dati. DocuWare è inoltre certificata per diversi standard di conformità, garantendo una gestione dei dati conforme alle normative.

È possibile automatizzare la conservazione e l’eliminazione dei documenti con DocuWare?

Le normative impongono spesso periodi di conservazione di 10 anni o più. Il periodo di conservazione dei documenti in DocuWare può essere personalizzato sulla base dei requisiti di conformità o delle esigenze della tua azienda. Puoi impostare dei criteri di conservazione per gestire automaticamente il ciclo di vita dei tuoi documenti, assicurandoti che vengano conservati per il periodo di tempo appropriato e poi eliminati in modo sicuro una volta che non sono più necessari.

Finalmente abbiamo detto addio agli errori di trasferimento e ai ritardi. La gestione digitale supera di gran lunga quella manuale, anche in materia di sicurezza dei dati.

DSC01628 foto definitiva Ing. Dessì Contship Italia

Prima dell’introduzione di DocuWare, anche l’elaborazione dei documenti doganali era manuale e la protezione dei nostri dati sensibili era praticamente inesistente.

Sei pronto a semplificare la gestione della sicurezza e della conformità?

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Scopri come puoi sfruttare l'intero potenziale di DocuWare in pochi giorni. Sia che tu abbia domande o necessiti di assistenza, ci impegniamo ad aiutarti ad esplorare le soluzioni migliori per il tuo futuro.

Siamo entusiasti di mostrarti DocuWare, sia di persona sia mettendoti in contatto con un esperto di digitalizzazione della nostra rete di partner nella tua zona.

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