Gestione documentale | Funzionalità e Caratteristiche| DocuWare

La tua chiave per lavorare in modo intelligente

Scopri come DocuWare automatizza i tuoi flussi di lavoro con l’intelligenza artificiale più avanzata, alleggerisce il carico del tuo team e accelera le attività di routine. I tuoi documenti sono sempre disponibili in modo sicuro, facilmente accessibili e, grazie a integrazioni senza soluzione di continuità, non sono più nascosti in silos di dati. L’accesso rapido alle informazioni chiave ti permette di prendere decisioni informate in tempo reale e ti offre più spazio per innovazione e crescita.

Pre-elaborazione IDP

Identifica e prepara i documenti per i workflow successivi, dividendo, ritagliando e anonimizzando automaticamente le scansioni e i PDF.

Classificazione IDP

L'identificazione automatica basata sull'AI dei tipi di documenti nella tua casella di posta elettronica ti consente di risparmiare tempo e risorse, con la certezza che i tuoi documenti siano sempre al posto giusto, al momento giusto.

Estrazione e OCR & HTR

Leggi automaticamente i testi stampati e scritti a mano da qualsiasi documento, anche da scansioni di scarsa qualità, ed estrai tutti i dati rilevanti in formati strutturati e pronti all'uso.

Indicizzazione intelligente

La tecnologia basata su AI converte il contenuto di un documento in dati indicizzati. Grazie all’indicizzazione, è possibile effettuare un data entry rapido e automatico, evitando gli errori tipici di un inserimento dati manuale.

Upload da mobile

Continua a gestire i tuoi processi anche in mobilità, acquisendo con facilità i documenti e caricandoli grazie alla nostra app mobile.

Indicizzazione testuale

Oltre ai metadati indicizzati in modo strutturato, DocuWare crea una lettura testuale per ciascun contenuto per poter effettuare poi delle query precise e personalizzabili per singola parola contenuta nel documento (fulltext).

Scansione e classificazione

Connetti DocuWare direttamente allo scanner per acquisire qualunque documento cartaceo in ingresso come fatture e DDT.

Arricchimento dei dati

Utilizza i dati provenienti da altre applicazioni per completare i metadati indicizzati di un documento e garantire una classificazione completa.

Form per l’acquisizione dei dati

Velocizza l’acquisizione dei dati attraverso dei form web personalizzabili e condividi le informazioni con chi vuoi.

Riconoscimento con codice a barre

EAN, QR Code o codici postali: DocuWare riconosce diversi codici a barre, li legge e utilizza le informazioni ricavate per l’indicizzazione dei documenti.

Importazione dei file

Importa e indicizza con semplicità i documenti senza alcun intervento manuale in Microsoft Office o qualunque altro programma.

Importazione cartelle di Windows

Sposta singoli documenti così come intere cartelle direttamente dal sistema all’archivio sia per condividere sia per proteggere le informazioni.

E-mail da Outlook

Integra Outlook con DocuWare per gestire e archiviare le e-mail e i relativi allegati in modo sicuro con pochi click.

Importazione da un account di posta

Organizza e archivia centralmente le e-mail provenienti da diversi account di posta insieme ad altri documenti aziendali.

Documenti da Microsoft Teams

Archivia centralmente i documenti condivisi in Microsoft Teams in modo sicuro in DocuWare, insieme ad altri documenti aziendali.

Esportazione dati indicizzati

Rendi i dati indicizzati dei tuoi documenti in DocuWare utilizzabili dal tuo sistema gestionale o ERP.

Importazione da un flusso di stampa

Stampa i tuoi documenti, come ad esempio gli estratti conto, provenienti da qualunque tipo di programma, direttamente nel tuo archivio digitale, indicizzazione automatica inclusa.

Record SAP

Utilizza la nostra interfaccia certificata per gestire i documenti di SAP in DocuWare.

Editing digitale

Usa timbri, annotazioni o aggiustamenti d’immagine senza modificare i documenti originali oppure apri i documenti archiviati per modificarli direttamente nel loro programma.

Controllo dei task

Automatizza le attività manuali abituali delle tue risorse dalle semplici notifiche e approvazioni fino a processi complessi e multi-livello.

Connessa e mobile

Ottieni aggiornamenti in tempo reale anche fuori ufficio. Gestisci i tuoi task da qualunque dispositivo.

Versioning

Salva in automatico i documenti modificati come nuova versione e tieni sempre sotto controllo la cronologia dei documenti.

Automazione dei workflow

Ottimizza i processi progettando dei workflow automatizzati attraverso una interfaccia intuitiva drag and drop.

Workflow di cancellazione

Elimina dati e documenti in automatico in base ai parametri prestabiliti nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.

Regole precise ed eccezioni

Definisci in dettaglio come dovrebbero essere gestiti determinati documenti o specifiche situazioni ed eccezioni.

Scadenze

Stabilisci le scadenze per il completamento dei task e definisci coloro che devono rispettarle.

Esportazione dei dati

Sincronizza i dati e le informazioni di stato con programmi come il tuo ERP per connettere costantemente i processi e completarli rapidamente.

Soluzioni preconfigurate

Automatizza i processi aziendali più importanti come la fatturazione elettronica o l’inserimento di nuove risorse con dei workflow preconfigurati.

Dashboard di controllo

Tieni sotto controllo i vari step di un workflow in qualunque momento.

Autorizzazioni e permessi dinamici

Stabilisci permessi e autorizzazioni per ogni singolo utente o gruppo di utenti.

Connettori iPaaS

Connetti DocuWare Cloud con oltre 1.000 altre applicazioni cloud e crea workflow aziendali in molteplici sistemi.

Firma elettronica

Integra un service provider di fiducia all’interno del workflow con semplicità. Firma tutti i tuoi documenti, come contratti o DDT, digitalmente e con validità legale.

Ricerca flessibile

Inserisci o seleziona da un menu a tendina delle parole chiave, utilizza metacaratteri e collegamenti logici ed effettua una ricerca nel contenuto di un documento o nei metadati indicizzati.

Accesso da mobile

Accedi e utilizza le informazioni per gestire i workflow anche da remoto.

File digitali

Utilizza la struttura classica delle cartelle per visualizzare i file in modo intuitivo.

Condivisione

Invia o condividi singoli documenti o gruppi di documenti con un link. Oppure incorpora l'URL DocuWare sul sito web, sulla tua intranet o in qualunque altro programma. Per condividere invece documenti archiviati con Microsoft Teams, seleziona la chat o il canale di tuo interesse direttamente da DocuWare.

Autorizzazioni particolari

Controlla quali documenti e metadati gli utenti possono archiviare, recuperare, modificare, esportare, modificare ed eliminare dagli archivi.

Viste

Accedi al contenuto di documenti in formati comuni indipendentemente dal programma di origine. E’ possibile visualizzarlo con qualunque browser, da MAC, PC o Linux.

Documenti correlati

Visualizza con facilità tutti i documenti correlati.

Casella dei task in sospeso

Ricevi dei reminder puntuali per gestire task in scadenza.

Ricerca integrata

Consenti senza problemi l’accesso a dati e documenti archiviati direttamente da altri programmi.

Consegna in automatico

Ricevi in automatico i documenti da modificare per tenerti aggiornato.