Funzionalità e caratteristiche
DocuWare è la piattaforma che ti consente di acquisire e gestire i tuoi dati aziendali. Automatizza i workflow documentali in ogni dipartimento, favorisci l’efficienza e la produttività del tuo team e proteggi i dati e i documenti archiviando tutto in modo sicuro e centralizzato.
La tua chiave per lavorare in modo intelligente
Scopri come DocuWare automatizza i tuoi flussi di lavoro con l’intelligenza artificiale più avanzata, alleggerisce il carico del tuo team e accelera le attività di routine. I tuoi documenti sono sempre disponibili in modo sicuro, facilmente accessibili e, grazie a integrazioni senza soluzione di continuità, non sono più nascosti in silos di dati. L’accesso rapido alle informazioni chiave ti permette di prendere decisioni informate in tempo reale e ti offre più spazio per innovazione e crescita.
Come DocuWare supporta la tua azienda:
Acquisizione e organizzazione dei dati
DocuWare acquisisce i dati da numerose fonti con l’importazione automatica e grazie all’indicizzazione consente un data entry strutturato senza dover intervenire manualmente.
Pre-elaborazione IDP
Identifica e prepara i documenti per i workflow successivi, dividendo, ritagliando e anonimizzando automaticamente le scansioni e i PDF.
Classificazione IDP
L'identificazione automatica basata sull'AI dei tipi di documenti nella tua casella di posta elettronica ti consente di risparmiare tempo e risorse, con la certezza che i tuoi documenti siano sempre al posto giusto, al momento giusto.
Estrazione e OCR & HTR
Leggi automaticamente i testi stampati e scritti a mano da qualsiasi documento, anche da scansioni di scarsa qualità, ed estrai tutti i dati rilevanti in formati strutturati e pronti all'uso.
Indicizzazione intelligente
La tecnologia basata su AI converte il contenuto di un documento in dati indicizzati. Grazie all’indicizzazione, è possibile effettuare un data entry rapido e automatico, evitando gli errori tipici di un inserimento dati manuale.
Upload da mobile
Continua a gestire i tuoi processi anche in mobilità, acquisendo con facilità i documenti e caricandoli grazie alla nostra app mobile.
Indicizzazione testuale
Oltre ai metadati indicizzati in modo strutturato, DocuWare crea una lettura testuale per ciascun contenuto per poter effettuare poi delle query precise e personalizzabili per singola parola contenuta nel documento (fulltext).
Scansione e classificazione
Connetti DocuWare direttamente allo scanner per acquisire qualunque documento cartaceo in ingresso come fatture e DDT.
Arricchimento dei dati
Utilizza i dati provenienti da altre applicazioni per completare i metadati indicizzati di un documento e garantire una classificazione completa.
Form per l’acquisizione dei dati
Velocizza l’acquisizione dei dati attraverso dei form web personalizzabili e condividi le informazioni con chi vuoi.
Riconoscimento con codice a barre
EAN, QR Code o codici postali: DocuWare riconosce diversi codici a barre, li legge e utilizza le informazioni ricavate per l’indicizzazione dei documenti.
Importazione dei file
Importa e indicizza con semplicità i documenti senza alcun intervento manuale in Microsoft Office o qualunque altro programma.
Importazione cartelle di Windows
Sposta singoli documenti così come intere cartelle direttamente dal sistema all’archivio sia per condividere sia per proteggere le informazioni.
E-mail da Outlook
Integra Outlook con DocuWare per gestire e archiviare le e-mail e i relativi allegati in modo sicuro con pochi click.
Importazione da un account di posta
Organizza e archivia centralmente le e-mail provenienti da diversi account di posta insieme ad altri documenti aziendali.
Documenti da Microsoft Teams
Archivia centralmente i documenti condivisi in Microsoft Teams in modo sicuro in DocuWare, insieme ad altri documenti aziendali.
Esportazione dati indicizzati
Rendi i dati indicizzati dei tuoi documenti in DocuWare utilizzabili dal tuo sistema gestionale o ERP.
Importazione da un flusso di stampa
Stampa i tuoi documenti, come ad esempio gli estratti conto, provenienti da qualunque tipo di programma, direttamente nel tuo archivio digitale, indicizzazione automatica inclusa.
Record SAP
Utilizza la nostra interfaccia certificata per gestire i documenti di SAP in DocuWare.
Gestione di documenti e workflow
DocuWare ordina, distribuisce e unisce informazioni per facilitare i processi decisionali. Le risorse in tutti gli uffici possono utilizzare questi strumenti innovativi per gestire in modo veloce, trasparente ed efficace i propri workflow.
Editing digitale
Usa timbri, annotazioni o aggiustamenti d’immagine senza modificare i documenti originali oppure apri i documenti archiviati per modificarli direttamente nel loro programma.
Controllo dei task
Automatizza le attività manuali abituali delle tue risorse dalle semplici notifiche e approvazioni fino a processi complessi e multi-livello.
Connessa e mobile
Ottieni aggiornamenti in tempo reale anche fuori ufficio. Gestisci i tuoi task da qualunque dispositivo.
Versioning
Salva in automatico i documenti modificati come nuova versione e tieni sempre sotto controllo la cronologia dei documenti.
Automazione dei workflow
Ottimizza i processi progettando dei workflow automatizzati attraverso una interfaccia intuitiva drag and drop.
Workflow di cancellazione
Elimina dati e documenti in automatico in base ai parametri prestabiliti nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati.
Regole precise ed eccezioni
Definisci in dettaglio come dovrebbero essere gestiti determinati documenti o specifiche situazioni ed eccezioni.
Scadenze
Stabilisci le scadenze per il completamento dei task e definisci coloro che devono rispettarle.
Esportazione dei dati
Sincronizza i dati e le informazioni di stato con programmi come il tuo ERP per connettere costantemente i processi e completarli rapidamente.
Soluzioni preconfigurate
Automatizza i processi aziendali più importanti come la fatturazione elettronica o l’inserimento di nuove risorse con dei workflow preconfigurati.
Dashboard di controllo
Tieni sotto controllo i vari step di un workflow in qualunque momento.
Autorizzazioni e permessi dinamici
Stabilisci permessi e autorizzazioni per ogni singolo utente o gruppo di utenti.
Connettori iPaaS
Connetti DocuWare Cloud con oltre 1.000 altre applicazioni cloud e crea workflow aziendali in molteplici sistemi.
Firma elettronica
Integra un service provider di fiducia all’interno del workflow con semplicità. Firma tutti i tuoi documenti, come contratti o DDT, digitalmente e con validità legale.
Accesso a dati e contenuti utili per i decisori finali
DocuWare mette a disposizione del tuo team le informazioni necessarie per gestire in modo efficiente i processi e facilitare i decisori finali.
Ricerca flessibile
Inserisci o seleziona da un menu a tendina delle parole chiave, utilizza metacaratteri e collegamenti logici ed effettua una ricerca nel contenuto di un documento o nei metadati indicizzati.
Accesso da mobile
File digitali
Utilizza la struttura classica delle cartelle per visualizzare i file in modo intuitivo.
Condivisione
Invia o condividi singoli documenti o gruppi di documenti con un link. Oppure incorpora l'URL DocuWare sul sito web, sulla tua intranet o in qualunque altro programma. Per condividere invece documenti archiviati con Microsoft Teams, seleziona la chat o il canale di tuo interesse direttamente da DocuWare.
Autorizzazioni particolari
Controlla quali documenti e metadati gli utenti possono archiviare, recuperare, modificare, esportare, modificare ed eliminare dagli archivi.
Viste
Accedi al contenuto di documenti in formati comuni indipendentemente dal programma di origine. E’ possibile visualizzarlo con qualunque browser, da MAC, PC o Linux.
Documenti correlati
Visualizza con facilità tutti i documenti correlati.
Casella dei task in sospeso
Ricerca integrata
Consenti senza problemi l’accesso a dati e documenti archiviati direttamente da altri programmi.
Consegna in automatico
Ricevi in automatico i documenti da modificare per tenerti aggiornato.
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