DocuWare | Funciones y Capacidades

Tu clave para un trabajo inteligente

Descubre cómo DocuWare automatiza tus flujos de trabajo con inteligencia artificial de última generación, aligera la carga de tu equipo y acelera las tareas rutinarias. Tus documentos están siempre disponibles de forma segura, accesibles de manera flexible y, gracias a integraciones fluidas, ya no quedan ocultos en silos de datos. El acceso rápido a información clave te permite tomar decisiones informadas en tiempo real y te da más espacio para la innovación y el crecimiento.

Preprocesamiento IDP

Identifica y prepara los documentos para los flujos de trabajo posteriores separando, recortando y anonimizando automáticamente los escaneos y los PDF.

Clasificación de IDP

Ahorra tiempo y dinero con la identificación automática basada en IA de los tipos de documentos en tu bandeja de entrada, asegurándote de que tus documentos estén siempre en el lugar correspondiente en el momento adecuado.

Extracción, OCR y HTR

Lee automáticamente el texto impreso y manuscrito de cualquier documento —incluso escaneos de baja calidad— y extrae los datos relevantes en formatos estructurados y listos para usar.

Intelligent Indexing

La tecnología basada en IA convierte el contenido de documentos directamente en términos de indexación. En lugar de introducir datos de forma manual, que implica la posibilidad de cometer errores, este enfoque de indexación se realiza automáticamente y en segundos.

Carga de documentos móvil

Ponga en marcha sus procesos mientras está en movimiento; capture y archive sin esfuerzo documentos con nuestras aplicaciones móviles.

Indexación de texto completo

Además de los metadatos estructurados e indexados, DocuWare crea un registro de texto completo de todo el contenido para realizar consultas de búsqueda precisas y personalizables.

Escaneo y clasificación

Conecte DocuWare con cualquier hardware de escaneo para capturar documentos entrantes en papel, como facturas y albaranes de entrega.

Enriquecimiento de datos

Utilice los datos de otras aplicaciones para completar los metadatos indexados de un documento para garantizar una taxonomía coherente.

Formularios para la captura de datos

Acelere la captura de datos a través de formularios web personalizables y comparta la información con cualquiera que la necesite.

Reconocimiento de código de barras

EAN, QR o códigos postales: DocuWare reconoce una variedad de códigos de barras, los lee y utiliza la información para la indexación de documentos.

Ficheros importados

Importe e indexe fácilmente documentos sin la interacción de usuarios desde Microsoft Office o cualquier otro programa.

Importe carpetas de Windows

Mueva documentos individuales y carpetas completas directamente desde el sistema de archivos a un archivador para compartir y proteger la información.

Correos electrónicos de Outlook

Integre Outlook totalmente en DocuWare para gestionar y almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos de forma segura en segundos.

Documentos de Microsoft Teams

Almacene los documentos compartidos en Microsoft Teams de forma centralizada y segura en DocuWare.

Correos electrónicos de todas las cuentas

Organice y almacene correos electrónicos de manera centralizada junto con otro contenido empresarial.

Exporte datos de indexación

Haga que los datos de indexación de DocuWare de sus documentos sean útiles para su sistema de contabilidad o ERP.

Importe desde el flujo de impresión

Imprima documentos como facturas salientes desde cualquier programa directamente en su archivo digital, incluida la indexación automática.

Registros SAP

Utilice nuestra interfaz certificada para gestionar documentos SAP en DocuWare.

Edición digital

Utilice sellos, anotaciones o correcciones de imagen sin cambiar los documentos originales, o abra contenido archivado para editarlo en su programa original.

Control de tareas

Automatice las tareas manuales recurrentes, desde notificaciones y aprobaciones simples hasta procesos complejos con varios niveles de aprobación.

Conexión móvil

Obtenga información de estado actualizada mientras está en movimiento. Realice tareas desde cualquier dispositivo.

Versiones

Guarde automáticamente los documentos editados como una nueva versión y siempre mantenga el control del historial de los documentos.

Automatización del flujo de trabajo

Diseñe flujos de trabajo automáticos para agilizar los procesos con una interfaz intuitiva de drag and drop.

Flujos de trabajo de eliminación

Elimine datos y documentos automáticamente, de acuerdo con los parámetros preestablecidos, para cumplir con los requisitos legales y de protección de datos.

Configuración de Reglas

Defina en detalle qué debería suceder cuando se producen situaciones o excepciones específicas de procesamiento de documentos.

Fechas límite

Establezca fechas de vencimiento para completar tareas y designe responsables.

Exportación de datos

Sincronice los datos y la información de estado con programas como su ERP para interconectar procesos de forma coherente y completarlos de inmediato.

Soluciones preconfiguradas

Automatice procesos comerciales clave como el procesamiento de facturas o la incorporación de nuevos empleados con flujos de trabajo listos para usar.

Panel de control

Haga seguimiento del progreso de un flujo de trabajo en todo momento.

Limites dinámicos

Establezca el alcance para editores individuales o grupos de usuarios por separado.

Firmas electrónicas

Integre a su proveedor de servicios de confianza verificado en un flujo de trabajo. Firmar una amplia variedad de documentos como contratos o facturas, con una firma electrónica legalmente vinculante es esencial.

Connectores iPaaS

Conecte DocuWare Cloud con más de 1.000 aplicaciones en la nube y cree flujos de trabajo a través de varios sistemas.

Búsqueda flexible

Introduzca los términos de búsqueda o seleccione palabras clave de las listas desplegables, enlaces lógicos y busque en el contenido de un documento, así como en los metadatos indexados.

Acceso móvil

Acceda y use la información para dirigir los flujos de trabajo sin tener que estar en la oficina.

Ficheros digitales

Utilice estructuras de carpetas clásicas para la visualización intuitiva de archivos.

Uso compartido

Envíe o comparta documentos individuales o grupos de documentos con tan solo un enlace, también puede incrustar direcciones URL en los elementos de DocuWare de un sitio web, en su intranet o dentro de otros programas. Y para compartir documentos archivados con Microsoft Teams, seleccione el chat o el canal deseado directamente en DocuWare.

Niveles de Permisos

Controle qué documentos y metadatos pueden archivar, recuperar, editar, exportar, modificar y eliminar los usuarios de los archivadores.

Visualización

Acceda al contenido de formatos de documentos comunes independientemente de su programa original. Se puede ver con cualquier navegador, sin importar si se trata de un MAC, PC o Linux.

Documentos vinculados

Muestre documentos relacionados de inmediato.

Gestor de Tareas

Reciba alertas sobre fechas de vencimiento o tareas vencidas.

Búsqueda integrada

Integre fácilmente el acceso a los datos y documentos archivados en diferentes programas.

Entrega automática

Reciba documentos automáticamente para su edición y actualización.