Cámbiese a una oficina sin papel

Una oficina sin papel ofrece muchas oportunidades para ahorrar una gran cantidad de recursos valiosos utilizando las tecnologías modernas. Sin embargo, a pesar de estas tecnologías disponibles para reducir o eliminar por completo el papel de la oficina, muchas empresas siguen aferrándose a sus sistemas basados en papel.

Sólo el 18% de las empresas funcionan sin papel. Es una cifra alarmante, siendo aún mayores los problemas asociados al uso del papel. Trabajar con papel es engorroso, reduce la productividad y la eficiencia operativa y cuesta mucho dinero a las empresas.

Una persona utiliza una media de 244 kilos de papel al año. Especialmente en las oficinas, el consumo de papel no ha dejado de aumentar en las últimas décadas, generando costes desorbitados. Pero eso no es todo... Le hablaremos más detalladamente sobre la magnitud del problema del consumo de papel, también encontrará consejos para una mejor organización de la oficina y aprenderá todo lo que necesita saber sobre la oficina sin papel y las ventajas de la eliminación del papel para su empresa.

Un caos de documentos y anotaciones en papel, post-its en el portátil, documentos físicos extraviados: la oficina sin papel pone fin a todo eso. La digitalización de documentos no sólo aporta orden y eficacia al caos del papel, sino que también ahorra muchos recursos naturales.

Principalmente, las facturas entrantes y salientes deben procesarse de forma completamente digital y por supuesto, otros documentos como albaranes, documentos de solicitud y otras notas en papel también deben procesarse digitalmente. La implementación mediante la digitalización y el archivado de estos documentos en repositorios de datos adecuados, optimiza la eficiencia del trabajo y aumenta la productividad empresarial. Los documentos oficiales también se procesan electrónicamente de acuerdo a las normativas legales.

Tanto para las empresas como para las autoridades públicas, un sistema de gestión documental o DMS, suele ser la base para hacer realidad una oficina sin papeles. Esto también garantiza la gestión de los documentos relevantes para los impuestos de acuerdo con la oficina de hacienda AEAT, no sólo para las empresas que están sujetas a las obligaciones contables, sino también para los autónomos y los pequeños empresarios. Con un DMS, puede beneficiarse de otras muchas ventajas, de las que hablaremos más adelante, a través de unidades de red internas opcionales o, sobre todo, con la ayuda de una solución basada en la nube.

Por cierto, el archivado centralizado y conforme a la ley, se consigue sin duda mejor con la modalidad Cloud. Esto crea una estructura clara y garantiza que los documentos electrónicos puedan almacenarse y recuperarse de forma rápida y sencilla. Si en un principio todavía estaban disponibles en papel, los documentos pueden transferirse primero a formato digital mediante un escáner.

Tras la recopilación y clasificación de los documentos en papel aún existentes, la planificación de la posterior digitalización debería tener lugar antes de comenzar el proceso de escaneo. Luego se trata de elaborar una administración estructurada de los datos para mantener una visión completa de todos los documentos electrónicos, incluso años después. Tras el proceso de digitalización, es importante sopesar qué documentos en papel pueden ser destruidos, aunque sólo sea por razones de protección de datos, y cuáles pueden necesitar ser conservados en formato impreso además de la versión digital, como los documentos legal o fiscalmente relevantes.

Los costes y el daño medioambiental

La empresa de investigación y consultoría Gartner estima que las empresas gastan entre el 1 y el 3 % de su facturación en la impresión de documentos. Sin embargo, este cálculo no tiene en cuenta los costes de archivado y envío de los documentos en papel, por no hablar del coste del propio papel.

También hay costes indirectos: los procesos basados en el papel son una pérdida de tiempo y alejan a los empleados de tareas más productivas y estratégicas. El tiempo que los empleados pierden en estas tareas le cuesta a su empresa mucho dinero.

Según un whitepaper de IDC, "los empleados pierden mucho tiempo a la semana gestionando documentos en papel", con un gran coste para las empresas. En una empresa con 1.000 empleados, las pérdidas de productividad resultantes equivalen a la contratación de nada menos que 213 empleados.

Todo el mundo debería tener claro que el elevado consumo de papel también va en detrimento del medio ambiente. Si se tiene en cuenta que se necesitan 10 litros de agua para producir una sola hoja de papel A4, todo el mundo puede calcular cuántos recursos naturales hay que utilizar sólo para la producción de papel, por no hablar del consumo de madera. Por lo tanto, el aspecto medioambiental también debería ser un criterio relevante para las empresas responsables a la hora de implementar una oficina sin papel. Lo mismo ocurre para evitar posibles riesgos para la salud de los empleados por el uso de impresoras láser, que emiten partículas tóxicas de tóner y polvo de tóner en espacios cerrados como las oficinas.

Riesgos de Seguridad

Según un informe anual presentado al Congreso de Estados Unidos por la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HSS), el 62% de las violaciones de datos en empresas de más de 500 empleados se deben a documentos en papel.

Esta estadística no es sorprendente, ya que el papel es intrínsecamente volátil. Por lo tanto, sin una copia de seguridad digital, la vulnerabilidad a estas violaciones es muy alta. También existe un alto riesgo de robo, así como de daños debidos a catástrofes naturales, como las inundaciones, que pueden afectar a las operaciones comerciales.

Otro factor que contribuye a la seguridad de los datos al prescindir de las impresiones en papel es que es posible controlar de forma individual y segura qué empleados pueden ver qué datos ya que no todos necesitan acceder a todos los datos de la empresa.

Además, las impresoras que todavía se utilizan en muchas empresas son fundamentalmente inseguras y no están protegidas contra los ataques de los hackers, lo que supone otro riesgo de seguridad para su empresa.

El papel como obstáculo para los negocios

Un estudio del IDC indica que el tiempo perdido en la gestión de documentos en papel supone una pérdida de productividad del 21,3%. De hecho, muchos empleados tienen dificultades para completar sus tareas y flujos de trabajo diarios debido a la sobrecarga de información y a los ineficientes procesos empresariales basados en el papel.

El viaje de un documento en papel a través de su organización es evidentemente más lento. Los empleados pierden mucho tiempo capturando, archivando y gestionando manualmente los documentos.

Estos largos procesos manuales, a su vez, reducen la eficiencia de las operaciones y disminuyen el control sobre los documentos: se producen retrasos y errores cuando los documentos en papel se mueven de un lado a otro entre los departamentos, como compras, contabilidad, ventas y recursos humanos (RRHH).

¿Qué significa despedirse del papel?

• Digitalizar documentos: La información en papel se convierte en documentos electrónicos mediante programas de digitalización. Sistema de archivado digital para oficinas: Los archivos, carpetas y documentos se escanean, indexan y almacenan de forma segura en un directorio central para facilitar el acceso. Cuando los contenidos se organizan en un sistema de archivado digital, los empleados ya no tienen que dedicar tiempo a la búsqueda de documentos.
• Trabajar sin papel: Los procesos que antes eran manuales ahora están automatizados. Por ejemplo, el sistema de gestión documental está alineado con otras aplicaciones para crear flujos de trabajo coherentes en todos los departamentos.
• Software para una oficina sin papeles: puede acceder a los documentos en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Esto es especialmente importante si tienes varias oficinas o tus empleados necesitan acceso remoto.

1. Reducción de costes

La digitalización de documentos y automatización de procesos internos ahorra costes, tanto de impresión como otros gastos operativos:

• Costes de almacenamiento: al digitalizar los datos, los archivos y las carpetas, ya no es necesario comprar archivadores físicos, desperdiciar un valioso espacio en la oficina almacenando documentos en papel o guardar impresiones para su uso posterior.
• Costes de copias e impresión: La digitalización del papel elimina la necesidad de hacer varias copias de un archivo para distribuirlas por la oficina. Cuando se digitaliza el correo, se puede utilizar un sistema de gestión documental digital para mantener una copia en una ubicación centralizada para facilitar el acceso.
• Costes de los procesos empresariales: La transformación de los flujos de trabajo manuales en automatizados unifica los procesos empresariales y reduce los costes. Por ejemplo, la optimización de los flujos de trabajo puede dar lugar a cobros más rápidos y a una reducción de los costes de adquisición.
• Seguridad y costes de recuperación de datos: realizar copias de seguridad de sus datos en varias ubicaciones es fácil y rentable. Restaurar estos datos es aún más fácil y no afecta a la continuidad de la actividad.

Conoce a Julian

Julian, contable, se enorgullece de sus diez años de experiencia en cuentas por cobrar/pagar, entre otras áreas. Da gran importancia a la corrección de los datos y siempre intenta optimizar los procesos existentes. Su jefe es la directora de finanzas Claudia.

Cuando la dirección informó a Claudia sobre el proyecto de cambiarse a la tecnología sin papel, empezando por el departamento de contabilidad, supo que Julian era la persona adecuada para liderar la iniciativa.

Organizó una reunión y le explicó la situación a Julian. Se animó de inmediato y, bajo la dirección de Claudia, consiguió despedirse del papel en 90 días, siguiendo seis sencillos pasos.

90 días es un objetivo alcanzable. Este periodo no es ni demasiado largo -lo que puede hacer que los empleados completen el proceso con demasiada lentitud- ni demasiado corto -lo que podría dar lugar a una mala aplicación-. Julian descubrió que 90 días es un periodo perfecto para mantener el impulso mientras se establece un objetivo alcanzable.

Estos son los pasos que siguió Julian en su camino hacia una oficina sin papeles:

En la transformación a una oficina sin papel, además de los parámetros técnicos necesarios para ello, hay que tener en cuenta, por supuesto, los aspectos legales. Las normas para archivar los documentos relevantes para la empresa y los períodos de conservación se definen principalmente en el derecho mercantil y fiscal. Todas las empresas que están obligadas a llevar libros y registros de acuerdo con la legislación fiscal o comercial están sujetas a estos requisitos legales.

En principio, los períodos de conservación comienzan al final del año natural en el que se realizó la última entrada. En el caso de los estados financieros anuales y los informes de gestión, es relevante el final del año en el que se elaboró el documento. Es importante saber que todos los documentos en papel que están sujetos a la obligación de conservación también pueden archivarse digitalmente de acuerdo con la ley. A su vez, los documentos electrónicos que son relevantes según la legislación fiscal y que se han transmitido digitalmente a la autoridad fiscal competente también deben conservarse digitalmente y no pueden borrarse en un plazo determinado. Los documentos deben ser:

• Inalterables.
• Rastreables.
• Completos.
• Disponibles en todo momento.

Por lo tanto, el sistema de gestión de documentos utilizado debe cumplir, como mínimo, todos estos requisitos.

La duración respectiva de los períodos legales de conservación se aplica tanto a los documentos archivados digitalmente como a los que están en papel. Estos períodos están regulados en el Código Fiscal, que estipula la obligación de conservar todos los libros y registros importantes para la fiscalidad. Para la mayoría de los documentos sujetos a este apartado de la legislación fiscal, se aplica un período de conservación de diez años, por ejemplo para:

• Saldos iniciales.
• Libros y registros.
• Estados financieros.
• Inventarios.
• Comprobantes de contabilidad.
• Los documentos ATLAS, siempre que no tuvieran que ser presentados a la autoridad aduanera o fueran devueltos después de su presentación.

Para el resto de documentos, en cambio, el legislador prevé una obligación de archivado abreviada de seis años. Entre ellas se encuentran, por ejemplo:

• Cartas comerciales y de nuevos negocios.
• Copias de las cartas comerciales y de trabajos salientes.
• Otros documentos relevantes según la legislación fiscal.

Las empresas se preguntan a menudo si los documentos físicos pueden destruirse inmediatamente después de su digitalización y si las contrapartidas electrónicas son suficientes en caso de litigio. En este contexto, los documentos electrónicos con firma digital tienen un mayor valor probatorio, porque sólo así es posible rastrear sin lugar a dudas quién guardó el documento, de qué manera y en qué momento. En cualquier caso, los originales escaneados sólo pueden destruirse después de una copia de seguridad de los datos. Algunos documentos, como las escrituras hipotecarias o las pólizas de seguro, también deben conservarse siempre en original.

Siempre existen retos que superar a la hora de implantar una oficina sin papel. Por ejemplo, algunas premisas y estructuras deben estar ya establecidas en la empresa de antemano para poder realizar con éxito la eliminación del papel que consume tiempo y espacio. Además, los empleados, al igual que la dirección, deben aceptar los nuevos procesos digitales y estar dispuestos a aplicarlos incondicionalmente en su trabajo diario. Por lo tanto, los requisitos previos son también la apertura a los cambios en los procesos operativos y una cierta disposición a adaptarse a las nuevas estructuras.

Sin embargo, las ventajas indiscutibles de la oficina sin papel respecto a la anticuada variante en papel quedarán sin duda evidenciadas muy rápidamente tras la aplicación de las medidas correspondientes. De este modo, los procesos modificados y optimizados acabarán por convencer a todos los implicados de las numerosas ventajas.

La oficina sin papeles se consigue principalmente a través de la digitalización en las tareas cotidianas de una oficina. De esta manera, los empleados trabajan de forma más productiva y muchos procesos de trabajo pueden aplicarse de forma más rápida y sencilla. Si los empleados trabajan desde casa, siguen teniendo acceso a todos sus documentos, ya que éstos se almacenan de forma segura y centralizada en el gestor documental, y también se puede acceder a ellos en cualquier momento mientras se está de viaje. Con la ayuda de interfaces programadas, también se pueden realizar conexiones entre programas como el software bancario o DATEV con el gestor documental.

Digitalización de los flujos de trabajo

Para avanzar hacia una oficina sin papel, no es necesario digitalizar todos los procesos de trabajo a la vez. Incluso los primeros pasos hacia la introducción de un sistema de gestión de documentos ayudan a aumentar la eficacia, reducir los costes, mejorar la seguridad y facilitar el trabajo diario de los empleados. Comience con un primer proyecto y digitalice los flujos de trabajo iniciales. Una vez implantado con éxito, puede integrar más y más departamentos y procesos. Registre qué documentos se van a registrar digitalmente y en qué departamentos se puede implantar el trabajo sin papel más rápidamente y con mayores beneficios. El cambio a una bandeja de entrada digital tiene rápidamente efectos visibles.

Usar soluciones en la nube

Si confía en un gestor documental basado en la nube, garantiza que sus empleados puedan acceder a los documentos en cualquier lugar, incluso trabajando desde casa. No obstante, los documentos se almacenan de forma segura y conforme a las normativas legales. Ganará en seguridad y flexibilidad, facilitará el trabajo a los empleados y aumentará la productividad.

Combatir el caos del papel de forma exitosa

Digitalice sus documentos y cree flujos de trabajo automatizados, garantizando que no desaparezcan ni se retrasen innecesariamente los procesos en la empresa. Ya no necesita una pila de documentos: con un sistema de gestión documental, registra todos los documentos y sus datos. Gracias a la indexación y el registro de claves, todos los empleados autorizados pueden encontrar los documentos en el gestor de forma rápida y sencilla. Todos los datos de los distintos campos están digitalizados y permiten trabajar sin papel y con mayor eficacia.

Exportación de DATEV a un asesor fiscal

En una oficina sin papeles, los procesos se automatizan. Esto también permite la transferencia sin papel de documentos a los asesores fiscales a través de las interfaces de DATEV. Así se garantiza que todos los documentos importantes se envíen de forma segura y rápida, a los empleados involucrados y se pongan a disposición del asesor fiscal.

La razón por la que vale la pena el cambio a una oficina sin papeles es obvia: la información está disponible con sólo pulsar un botón, los procesos se gestionan con mayor rapidez, ya no hay tiempos de espera para el correo interno ni montones de papel en los escritorios, se ahorra mucho tiempo en la organización de los archivos, ya no son necesarias las estanterías e incluso salas enteras que estaban llenas de archivos en papel. Y, por supuesto, el tratamiento digital de los documentos ofrece el máximo nivel de seguridad.

DocuWare ya ha puesto a más de 14.000 empresas de todo el mundo en la senda de la oficina sin papeles desde que se fundó en 1988, pero muchas empresas aún están lejos de estar preparadas para la transformación digital.  La pandemia lo ha dejado claro; cuando se decretó universalmente el trabajo remoto en la primavera de 2020, muchos jefes de informática se enfrentaron a enormes desafíos porque los empleados ya no podían ir a la oficina, y por tanto no tenían acceso a su sistema de archivo de correo o a una impresora.

La crisis como una oportunidad

¿Cómo iban a llegar los albaranes, facturas y otros documentos en papel a las personas que los esperaban? El intercambio de información en papel había sido una práctica habitual durante muchos años, pero ahora ya no es posible. Muchos departamentos de TI ya se estaban preparando para el trabajo remoto y/o móvil. Sin embargo, ahora había que cambiar los procesos empresariales probados prácticamente de la noche a la mañana. Las empresas que ya contaban con DocuWare tenían una clara ventaja: los procesos se desarrollaban con normalidad, sólo que los empleados se encontraban en una ubicación diferente, concretamente en casa.

Con un sistema de gestión documental, todos los archivos se distribuyen electrónicamente en cuanto se reciben. Esto incluye los documentos enviados a la empresa en papel por clientes, prospectos o proveedores, así como los creados en los sistemas CRM o ERP y transferidos directamente a DocuWare. Todo ello puede integrarse en los flujos de trabajo digitales. El papel ha tenido por fin su último día.

El precio de no hacer nada

Una solución de gestión documental moderna como DocuWare ofrece a todos los empleados, proveedores y clientes un acceso seguro y organizado a todos los documentos digitales, en cualquier momento y lugar, a través de una conexión a Internet y un navegador. Esto significa que la oficina puede estar en cualquier lugar que permita el uso de un ordenador portátil, un smartphone o una tablet. Los permisos de usuario y de grupo facilitan que los usuarios puedan acceder sólo a los documentos para los que tienen permiso, independientemente de que trabajen con una solución basada en la nube o in situ.

Esto también significa que la pandemia dió impulso a la transformación digital. No cabe duda de que la forma de trabajar de las empresas continúa cambiando. Esta situación ha abierto los ojos a muchos responsables y decisores. Cada vez más empresarios se dan cuenta de que pueden ahorrar espacio de oficina si muchos empleados trabajan -al menos temporalmente- desde casa.

Con DocuWare, una empresa también está bien preparada para trabajar en remoto y sin papeles. Así que la crisis es también una oportunidad para aprovechar las inversiones necesarias para mejorar el tratamiento de la información de las empresas. Porque decir adiós al papel en la oficina y cambiar los procesos basados en papel por soluciones digitales y automatizadas mejora la eficiencia operativa a largo plazo. En cambio, no hacer nada con respecto a la digitalización puede resultar muy costos en el corto plazo.

¿Qué es una oficina sin papeles?

En contraste con los procesos basados en papel, la oficina sin papel ofrece un alto potencial de ahorro de valiosos recursos. Con la ayuda de un sistema de gestión de documentos, los volúmenes de papel se convierten en documentos digitales. Todas las desventajas del trabajo administrativo en papel, pueden ser eliminadas por la oficina sin papel.

¿Cómo funciona la oficina sin papeles?

En primer lugar, hay que inventariar todos los documentos en papel existentes para que la automatización sea eficaz, de modo que sólo se introduzcan en el proceso de digitalización los documentos que sean necesarios. Tras el simple procesamiento de los documentos procedentes de fuentes como escáneres o impresoras, los documentos digitalizados a través de un gestor se almacenan de forma centralizada con la ayuda de un software de archivado, se indexan y se integran en flujos de trabajo conectados.

¿Qué se puede digitalizar en la oficina?

En una oficina sin papel, los documentos como las facturas recibidas, los albaranes, los contratos o los comprobantes de contabilidad son los más adecuados para la digitalización. Pero el ámbito de la comunicación también es muy relevante: Los documentos físicos que se distribuyen entre los compañeros se sustituyen por un sistema digital y centralizado de asignación de datos a los equipos correspondientes.

¿Qué significa la digitalización en la oficina?

En el contexto de la digitalización de una oficina, se crea un mundo de trabajo predominantemente virtual que puede prescindir de carpetas, impresoras y armarios de oficina en su mayor parte o incluso por completo. Los procesos empresariales son en gran parte digitales y automatizados, lo que permite a los empleados trabajar con independencia del tiempo y el lugar y con un alto grado de flexibilidad.

¿Cuáles son las razones para cambiarse a una oficina sin papel?

Las ventajas de una oficina digitalizada que no utiliza papel son múltiples. Por ejemplo, el medio ambiente se beneficia del ahorro de papel y, por tanto, de la madera como recurso. Se necesita menos espacio para archivar los documentos, por lo que los costes pueden reducirse considerablemente. Además, la colaboración entre varias sedes de la empresa puede simplificarse considerablemente gracias a los procesos digitales y sin documentos en papel.