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Cámbiese a una oficina sin papel

Lo que necesita saber para iniciar este proceso a la digitalización

Una oficina sin papel ofrece muchas oportunidades para ahorrar una gran cantidad de recursos valiosos utilizando las tecnologías modernas. Sin embargo, a pesar de estas tecnologías disponibles para reducir o eliminar por completo el papel de la oficina, muchas empresas siguen aferrándose a sus sistemas basados en papel.
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Sólo el 18% de las empresas funcionan sin papel. Es una cifra alarmante, siendo aún mayores los problemas asociados al uso del papel. Trabajar con papel es engorroso, reduce la productividad y la eficiencia operativa y cuesta mucho dinero a las empresas.

Una persona utiliza una media de 244 kilos de papel al año. Especialmente en las oficinas, el consumo de papel no ha dejado de aumentar en las últimas décadas, generando costes desorbitados. Pero eso no es todo... Le hablaremos más detalladamente sobre la magnitud del problema del consumo de papel, también encontrará consejos para una mejor organización de la oficina y aprenderá todo lo que necesita saber sobre la oficina sin papel y las ventajas de la eliminación del papel para su empresa.

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¿Qué es una oficina sin papeles?

Un caos de documentos y anotaciones en papel, post-its en el portátil, documentos físicos extraviados: la oficina sin papel pone fin a todo eso. La digitalización de documentos no sólo aporta orden y eficacia al caos del papel, sino que también ahorra muchos recursos naturales.

Principalmente, las facturas entrantes y salientes deben procesarse de forma completamente digital y por supuesto, otros documentos como albaranes, documentos de solicitud y otras notas en papel también deben procesarse digitalmente. La implementación mediante la digitalización y el archivado de estos documentos en repositorios de datos adecuados, optimiza la eficiencia del trabajo y aumenta la productividad empresarial. Los documentos oficiales también se procesan electrónicamente de acuerdo a las normativas legales.

Tanto para las empresas como para las autoridades públicas, un sistema de gestión documental o DMS, suele ser la base para hacer realidad una oficina sin papeles. Esto también garantiza la gestión de los documentos relevantes para los impuestos de acuerdo con la oficina de hacienda AEAT, no sólo para las empresas que están sujetas a las obligaciones contables, sino también para los autónomos y los pequeños empresarios. Con un DMS, puede beneficiarse de otras muchas ventajas, de las que hablaremos más adelante, a través de unidades de red internas opcionales o, sobre todo, con la ayuda de una solución basada en la nube.

Por cierto, el archivado centralizado y conforme a la ley, se consigue sin duda mejor con la modalidad Cloud. Esto crea una estructura clara y garantiza que los documentos electrónicos puedan almacenarse y recuperarse de forma rápida y sencilla. Si en un principio todavía estaban disponibles en papel, los documentos pueden transferirse primero a formato digital mediante un escáner.

Tras la recopilación y clasificación de los documentos en papel aún existentes, la planificación de la posterior digitalización debería tener lugar antes de comenzar el proceso de escaneo. Luego se trata de elaborar una administración estructurada de los datos para mantener una visión completa de todos los documentos electrónicos, incluso años después. Tras el proceso de digitalización, es importante sopesar qué documentos en papel pueden ser destruidos, aunque sólo sea por razones de protección de datos, y cuáles pueden necesitar ser conservados en formato impreso además de la versión digital, como los documentos legal o fiscalmente relevantes.

Las desventajas de los procesos en papel

Los procesos basados en papel cuestan mucho dinero, dificultan los procesos de trabajo y suponen un gran riesgo para la seguridad.

Los costes y el daño medioambiental

La empresa de investigación y consultoría Gartner estima que las empresas gastan entre el 1 y el 3 % de su facturación en la impresión de documentos. Sin embargo, este cálculo no tiene en cuenta los costes de archivado y envío de los documentos en papel, por no hablar del coste del propio papel.

También hay costes indirectos: los procesos basados en el papel son una pérdida de tiempo y alejan a los empleados de tareas más productivas y estratégicas. El tiempo que los empleados pierden en estas tareas le cuesta a su empresa mucho dinero.

Según un whitepaper de IDC, "los empleados pierden mucho tiempo a la semana gestionando documentos en papel", con un gran coste para las empresas. En una empresa con 1.000 empleados, las pérdidas de productividad resultantes equivalen a la contratación de nada menos que 213 empleados.

Todo el mundo debería tener claro que el elevado consumo de papel también va en detrimento del medio ambiente. Si se tiene en cuenta que se necesitan 10 litros de agua para producir una sola hoja de papel A4, todo el mundo puede calcular cuántos recursos naturales hay que utilizar sólo para la producción de papel, por no hablar del consumo de madera. Por lo tanto, el aspecto medioambiental también debería ser un criterio relevante para las empresas responsables a la hora de implementar una oficina sin papel. Lo mismo ocurre para evitar posibles riesgos para la salud de los empleados por el uso de impresoras láser, que emiten partículas tóxicas de tóner y polvo de tóner en espacios cerrados como las oficinas.

Riesgos de Seguridad

Según un informe anual presentado al Congreso de Estados Unidos por la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HSS), el 62% de las violaciones de datos en empresas de más de 500 empleados se deben a documentos en papel.

Esta estadística no es sorprendente, ya que el papel es intrínsecamente volátil. Por lo tanto, sin una copia de seguridad digital, la vulnerabilidad a estas violaciones es muy alta. También existe un alto riesgo de robo, así como de daños debidos a catástrofes naturales, como las inundaciones, que pueden afectar a las operaciones comerciales.

Otro factor que contribuye a la seguridad de los datos al prescindir de las impresiones en papel es que es posible controlar de forma individual y segura qué empleados pueden ver qué datos ya que no todos necesitan acceder a todos los datos de la empresa.

Además, las impresoras que todavía se utilizan en muchas empresas son fundamentalmente inseguras y no están protegidas contra los ataques de los hackers, lo que supone otro riesgo de seguridad para su empresa.

El papel como obstáculo para los negocios

Un estudio del IDC indica que el tiempo perdido en la gestión de documentos en papel supone una pérdida de productividad del 21,3%. De hecho, muchos empleados tienen dificultades para completar sus tareas y flujos de trabajo diarios debido a la sobrecarga de información y a los ineficientes procesos empresariales basados en el papel.

El viaje de un documento en papel a través de su organización es evidentemente más lento. Los empleados pierden mucho tiempo capturando, archivando y gestionando manualmente los documentos.

Estos largos procesos manuales, a su vez, reducen la eficiencia de las operaciones y disminuyen el control sobre los documentos: se producen retrasos y errores cuando los documentos en papel se mueven de un lado a otro entre los departamentos, como compras, contabilidad, ventas y recursos humanos (RRHH).

 

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Muchos empleados luchan por mantenerse al día en sus tareas y flujos de trabajo diarios porque están inundados de información y se ven impedidos por procesos empresariales ineficientes basados en el papel. Al prescindir del papel, las organizaciones pueden mejorar sus procesos empresariales y aumentar su productividad.

Una empresa sin papeles

Tener una oficina sin papeles es el primer paso hacia la transformación digital de su empresa. Aquí, los procesos empresariales se liberan progresivamente del papel, con el objetivo de aumentar la eficiencia. El fundamento de una oficina sin papeles es la digitalización.

¿Qué significa despedirse del papel?

  • Digitalizar documentos: La información en papel se convierte en documentos electrónicos mediante programas de digitalización. Sistema de archivado digital para oficinas: Los archivos, carpetas y documentos se escanean, indexan y almacenan de forma segura en un directorio central para facilitar el acceso. Cuando los contenidos se organizan en un sistema de archivado digital, los empleados ya no tienen que dedicar tiempo a la búsqueda de documentos.
  • Trabajar sin papel: Los procesos que antes eran manuales ahora están automatizados. Por ejemplo, el sistema de gestión documental está alineado con otras aplicaciones para crear flujos de trabajo coherentes en todos los departamentos.
  • Software para una oficina sin papeles: puede acceder a los documentos en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Esto es especialmente importante si tienes varias oficinas o tus empleados necesitan acceso remoto.

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Las ventajas de una moderna oficina sin papel

A continuación se presentan las tres principales ventajas de una oficina sin papel y sus correspondientes caso de éxito:

1. Reducción de costesoperational-costs-information-icon

La digitalización de documentos y automatización de procesos internos ahorra costes, tanto de impresión como otros gastos operativos:

  • Costes de almacenamiento: al digitalizar los datos, los archivos y las carpetas, ya no es necesario comprar archivadores físicos, desperdiciar un valioso espacio en la oficina almacenando documentos en papel o guardar impresiones para su uso posterior.
  • Costes de copias e impresión: La digitalización del papel elimina la necesidad de hacer varias copias de un archivo para distribuirlas por la oficina. Cuando se digitaliza el correo, se puede utilizar un sistema de gestión documental digital para mantener una copia en una ubicación centralizada para facilitar el acceso.
  • Costes de los procesos empresariales: La transformación de los flujos de trabajo manuales en automatizados unifica los procesos empresariales y reduce los costes. Por ejemplo, la optimización de los flujos de trabajo puede dar lugar a cobros más rápidos y a una reducción de los costes de adquisición.
  • Seguridad y costes de recuperación de datos: realizar copias de seguridad de sus datos en varias ubicaciones es fácil y rentable. Restaurar estos datos es aún más fácil y no afecta a la continuidad de la actividad.

 

Casos de éxito

Con la ayuda de un sistema de gestión documental basado en la nube, la entidad albaceteña automatiza diferentes procesos de contabilidad y de recursos humanos.

Alrededor de 70 empresas y 500 empleados están detrás del Grupo Rotonda. Las marcas más conocidas de la organización, Magna Casinos y Emotiva.net, operan en el sector recreativo con unos 100 establecimientos en cinco comunidades autónomas. Otras actividades de la entidad albaceteña están relacionadas con las energías renovables, la explotación agrícola, la comercialización eléctrica y de telefonía, así como con la gestión de patrimonio.

Dado que los albaranes llegaban todos de golpe, el personal administrativo tenía que procesar un gran número de documentos en muy poco tiempo, lo cual producía repetidamente retrasos e incoherencias en la aprobación y el archivo de las facturas. Era por ello que Rotonda decidió finalmente introducir un sistema de gestión documental. Se analizaron varias soluciones del mercado en términos de funcionalidad, facilidad de uso, posibles integraciones y precio. DocuWare se distinguió tras un análisis más detallado del proyecto, que junto con el esquema de solución presentado por el Partner de DocuWare convenció a la empresa. Poco después, los departamentos de contabilidad y de recursos humanos empezaron a utilizar el gestor documental en la nube.

La nueva solución en la nube automatiza muchas de las tareas que antes se realizaban manualmente. Para muchos empleados, DocuWare se ha convertido ya en un socio indispensable en su trabajo diario. Además, el gestor documental incluso crea potencial para nuevas contrataciones al permitir un sólido crecimiento empresarial. Porque al haber menos papel, los empleados recuperan mucho tiempo, que se invierte en importantes tareas de control. Esto permite al Grupo Rotonda cumplir mejor sus objetivos de crecimiento a largo plazo.

Increase in productivity icon | paperless office solutions2. Un sistema de archivado digital aumenta la productividad

Cuando el contenido se almacena de forma centralizada y se indexa adecuadamente a través de un repositorio digital, el acceso es más sencillo. Los empleados ya no tienen que perder tiempo buscando estos documentos y pueden compartir rápidamente la información en toda la organización.

El fácil acceso y la posibilidad de compartir documentos agilizan los procesos. También ahorra tiempo en procesos clave como la facturación, las nuevas contrataciones y los cobros. Por ejemplo, puede acelerar el procesamiento automatizado de facturas y la captura de recibos digitales vinculando automáticamente los documentos pertinentes, como órdenes de compra, cartas, contratos, etc.

También puede ahorrar tiempo integrando aplicaciones. Por ejemplo, al integrar los sistemas de gestión de documentos, la facturación y el software del cliente, se evita el aislamiento de tareas y se garantiza un flujo de información fluido.

Casos de éxito

 

Un sistema de gestión documental basado en la nube apoya a la empresa catalana en todas las áreas del negocio

Josep Bombardó lleva la empresa textil del mismo apellido ya en tercera generación. En 1943, su abuelo empezó a fabricar tejidos con marca propia en Sabadell. La sede se ha mantenido, pero el negocio ha ido cambiando en los últimos años. Hoy, la empresa está especializada en tejidos exclusivos de alta calidad que se comercializan a diseñadores, confeccionistas y atelieres en todo el mundo. Un gestor documental basado en la nube colabora con los 20 empleados, que han encontrado cada vez más posibilidades de uso en la solución.

La primera reunión con el partner autorizado de DocuWare dejó claro que la solución prestaría muchos más servicios que un simple archivador digital ya que con ella sería posible optimizar todo tipo de procesos que hasta entonces eran manuales y largos. Pocos días después de la primera presentación, Bombardó tomó la decisión a favor de DocuWare Cloud, que ofrece todas las funcionalidades con un inicio muy rápido y sin grandes preparaciones. 

Los beneficios más importantes que la empresa familiar saca del uso de DocuWare son la seguridad y el ahorro de tiempo. Los requisitos legales se cumplen sin esfuerzos adicionales y las búsquedas de documentos son muy sencillas – independientemente de si se trabaja en la oficina o desde casa. La solución además ayuda a organizarse: al configurar los flujos de trabajo digitales se marcan unas pautas de procedimiento y posteriormente, el sistema va guiando a los usuarios implicados en este proceso, y hace que todo el mundo trabaje de una forma más eficiente.

Security and compliance box logo | paperless office solutions3. Más seguridad y cumplimiento

Hacer una copia de seguridad de los datos es lo más seguro para las empresas. Sin una copia de seguridad, se corre el riesgo de perder información crítica, lo que puede afectar a la continuidad del negocio y a las relaciones con los clientes.

Con los sistemas digitales, usted trabaja en un entorno más seguro: Al encriptar los documentos y las comunicaciones, estará mejor protegido contra las brechas de seguridad y podrá controlar quién tiene acceso a determinados archivos.

Cumplir con las normativas legales, como la RGPD, es mucho más fácil. También estás mejor preparado para las emergencias. Gracias a las múltiples copias de seguridad redundantes, puedes restaurar los datos fácilmente.

Casos de éxito

 

A prueba de auditorías: la arquitectura del gestor documental de DocuWare para el grupo

La historia de éxito del grupo de empresas Rotonda, que se ha hecho un nombre en la industria del entretenimiento y se compone por 70 empresas y más de 500 empleados, requería un tratamiento de datos seguro. Este era uno de los aspectos más relevantes para la empresa en cuanto a una solución de gestión de documentos que, además, debía garantizar plenamente los crecientes requisitos de protección de datos.

El objetivo de un nuevo gestor documental era, además de la reducción del archivo en papel, sobre todo la comprobación rápida y segura de unos 12000 albaranes al año, que antes se recogían y enviaban en valija a la sede central una vez al mes.

La nueva solución en la nube automatiza muchas de las tareas que antes se realizaban manualmente. Para muchos empleados, DocuWare se ha convertido ya en un socio indispensable en su trabajo diario. Además, el gestor documental incluso crea potencial para nuevas contrataciones al permitir un sólido crecimiento empresarial. Porque al haber menos papel, los empleados recuperan mucho tiempo, que se invierte en importantes tareas de control. Esto permite al Grupo Rotonda cumplir mejor sus objetivos de crecimiento a largo plazo.

4. Aumentar la sostenibilidadglobal_preesence

¿Sabías que la producción de un kilo de papel requiere unos 100 litros de agua dulce y mucha energía? Por no hablar del consumo de madera como recurso y de la creación de CO2 durante la producción de papel. Especialmente hoy en día, prescindir del papel en la oficina también contribuye significativamente a la protección del medio ambiente y del clima. Una empresa con una configuración mayoritariamente digital también puede prescindir de los componentes de las impresoras, como la tinta, si reduce significativamente los documentos en papel, con lo que aumenta aún más la sostenibilidad de la empresa y su balance ecológico.

Sobre todo, el uso de un sistema de gestión de documentos digital aumenta los beneficiosos de la oficina sin papel en el ámbito de la sostenibilidad y, además de los recursos naturales, en última instancia también ahorra dinero a la empresa. Además, puede esperar una imagen externa positiva de su organización gracias a una mejor huella de carbono, que suele ser un argumento de venta decisivo para cada vez más clientes potenciales, especialmente en este ámbito.

Paso a paso: una oficina sin papeles en 90 días

Ahora que ya conoce el problema que ocasiona el consumo de papel, las ventajas de la oficina sin papeles y por qué debe digitalizar sus documentos y archivos, queremos mostrarle cómo deshacerse del papel en 90 días.

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Conoce a Julian

Julian, contable, se enorgullece de sus diez años de experiencia en cuentas por cobrar/pagar, entre otras áreas. Da gran importancia a la corrección de los datos y siempre intenta optimizar los procesos existentes. Su jefe es la directora de finanzas Claudia.

Cuando la dirección informó a Claudia sobre el proyecto de cambiarse a la tecnología sin papel, empezando por el departamento de contabilidad, supo que Julian era la persona adecuada para liderar la iniciativa.

Organizó una reunión y le explicó la situación a Julian. Se animó de inmediato y, bajo la dirección de Claudia, consiguió despedirse del papel en 90 días, siguiendo seis sencillos pasos.

90 días es un objetivo alcanzable. Este periodo no es ni demasiado largo -lo que puede hacer que los empleados completen el proceso con demasiada lentitud- ni demasiado corto -lo que podría dar lugar a una mala aplicación-. Julian descubrió que 90 días es un periodo perfecto para mantener el impulso mientras se establece un objetivo alcanzable.

Estos son los pasos que siguió Julian en su camino hacia una oficina sin papeles:

1

Identificar los procesos ineficientes

Los procesos ineficientes son molestos, dificultan los flujos de trabajo, requieren una cantidad de esfuerzo considerable y alejan a los empleados de las tareas que realmente añaden valor al negocio. A continuación, identifique los procesos específicos que dependen de documentos concretos, como el procesamiento de facturas y las evaluaciones de los empleados.

La dirección decidió iniciar el proceso en el departamento de contabilidad. Así que el trabajo de Julian consistió en encontrar un proceso que debía ser digitalizado. Se dio cuenta de que la clave era empezar poco a poco y centrarse exclusivamente en un proceso para crear impulso. La tentación de abordar varios procesos a la vez era grande, pero eso sólo retrasaría su trabajo.

Tras analizar todos los procesos, Julian se decantó por las cuentas por pagar debido a la gran cantidad de documentos en papel que había que procesar, los innumerables errores administrativos y la falta de flujos de trabajo automatizados

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2

Creación de un equipo de liderazgo y sensibilización

El éxito de cualquier iniciativa depende de la aceptación por parte de la alta dirección y el consejo de administración. Por lo tanto, es de gran importancia formar un equipo de gestión compuesto por los altos ejecutivos y representantes internos de departamentos específicos.

Los representantes de los departamentos proporcionan información sobre las oportunidades y los retos relacionados con la eliminación del papel en los departamentos. Reunir un equipo de liderazgo de este tipo garantiza que todos participen en el proceso, tengan voz y voto y dirijan la iniciativa.

En el caso de Julian y Claudia, la alta dirección ya estaba comprometida. Julian fue el representante que transmitió la información a Claudia y se encargó de poner en marcha la iniciativa.

Lo único que tuvo que hacer Julian fue concienciar sobre el trabajo sin papel en el departamento. Para ello, explicó los motivos de la digitalización de documentos y las ventajas que una empresa sin papel tiene para cada empleado. ¿Por qué? Sabía que muchos empleados sólo se preocupaban por sus tareas diarias y se deciden a implantar un nuevo sistema si obtienen beneficios de él.

Esto significaba que tenía que comunicar el valor adecuadamente desde el principio. Julian creó una presentación que enumeraba las razones para decir adiós al papel, los problemas de los flujos de trabajo actuales y las ventajas de un sistema como este.

Julian era consciente de que carecía de conocimientos informáticos, pero que el éxito dependía de la aprobación del departamento de informática. Por lo tanto, programó una reunión donde se discutieron los detalles del proyecto, ya que el departamento de TI tenía que trabajar estrechamente con el proveedor de la solución de contenidos empresariales para desarrollar e implementar el proyecto.

3

Diseñar el proceso de identificación de oportunidades de digitalización

Cuando se conocen todos los pasos de un proceso, es más fácil encontrar deficiencias y desarrollar soluciones para corregirlas.

En primer lugar, Julian se centró en la forma en que el personal del departamento manejaba sus documentos en tres áreas de tareas típicas del proceso.

  1. Captura de información: Captura de datos de los documentos que llegan a la empresa por diversas vías: correo electrónico, fax y correo postal.
  2. Información sobre la ruta: Cómo canalizar la información que llega a la organización, sobre todo si debe ser aprobada, revisada o procesada de alguna manera.
  3. Recuperación de información: Acceso a los documentos tras su tramitación.

Para el análisis de los procesos actuales y para determinar las oportunidades de digitalización en las cuentas por pagar, Julian se hizo las siguientes preguntas:

  1. ¿Cómo se inicia el proceso? En el caso de Julian, el proceso solía comenzar con la recepción de facturas en papel, así como de facturas digitales enviadas por correo electrónico.
  2. ¿Cómo se recoge la información de estos documentos? ¿Este proceso se desarrolla sin problemas? Por ejemplo, Julian descubrió que cotejar las facturas con las órdenes de compra era muy tedioso.
  3. ¿Cómo se envían los documentos? La transmisión de las facturas también era en gran medida manual. No había procesos predefinidos para la recepción, el envío y la aprobación de documentos. La digitalización de las facturas aumentaría considerablemente la rentabilidad de los trabajos en el departamento.
  4. ¿Dónde se guardan los documentos? Todos los documentos se almacenaban en discos duros locales y en archivadores físicos. Sin embargo, este tipo de almacenamiento no era seguro. Las copias de seguridad múltiples y redundantes de los sistemas de contenido empresarial serían una clara mejora en este sentido.
  5. ¿Cómo se recuperan estos documentos? La búsqueda, el acceso y la recuperación de archivos eran tareas tediosas que costaban mucho tiempo y trabajo. Se necesitaba un sistema para almacenar estos documentos en una base de datos digital para facilitar su recuperación.
  6. ¿Cuáles son los puntos clave de la integración? Una buena integración de las aplicaciones crea flujos de trabajo automatizados y aumenta la eficiencia. Un punto clave de integración es la incorporación de un software de gestión de documentos y un sistema de contabilidad para agilizar las tareas. Hasta ese momento, Julian y su departamento sólo habían utilizado Quickbooks, pero no un sistema de gestión documental. Sin embargo, se dio cuenta de que se trataba de un importante punto de integración que ayudaría en la transición a una oficina digital. Así que el siguiente paso fue encontrar el socio adecuado para desarrollar esta solución.
4

Desarrollo de la solución digital

El desarrollo de soluciones para una empresa sin papel suele ser una tarea apasionante a medida que el producto final y sus beneficios van tomando forma. La solución se adapta a los propios procesos, cuellos de botella y puntos de integración.

Cuando Julian empezó a buscar posibles proveedores de soluciones, Claudia le dio el siguiente consejo:

  • No seas demasiado modesto: Los proveedores de Sincronización y Distribución de Archivos Empresariales (EFSS) como Google Docs, Box y DropBox sólo ofrecen almacenamiento y disponibilidad de archivos compartidos. Pero no proporcionan control sobre la seguridad centrada en el usuario y la automatización del flujo de trabajo o las funciones de cumplimiento legal de protección de datos.
  • No te pongas demasiado sofisticado: desconfía también de los proveedores que ofrecen "soluciones empresariales". Estas soluciones suelen ser complicadas, caras y muy lentas.

Claudia quería expresar que también puede haber un término medio: soluciones prácticas para la oficina sin papeles en las PYMES con soluciones para las situaciones cotidianas de las empresas. Un negocio como DocuWare, por ejemplo, ofrece soluciones para diferentes áreas empresariales, como la gestión de empleados, marketing y ventas, finanzas y contabilidad. Y estas soluciones también están basadas en la nube, un aspecto cada vez más relevante.

¿Qué importancia tiene la nube para una oficina sin papeles?

Las soluciones basadas en la nube, requieren un mantenimiento mínimo en comparación con las soluciones basadas in situ, y permiten una rápida implantación y adquisición por parte de los departamentos. Es altamente escalable, mejora la flexibilidad operativa y no requiere grandes pagos de licencias por adelantado.

Finalmente, Julian eligió un proveedor; ahora sólo quedaba implantar su solución de oficina sin papel.

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Implantación de la solución de gestión de contenidos elegida

La implantación varía según la empresa, la solución y el proveedor. Por ejemplo, un sistema de pruebas puede desarrollarse primero y aplicarse en diferentes etapas.

La introducción progresiva del sistema se realiza en colaboración con el proveedor de la solución de gestión documental y el administrador de TI:

Fase 1 Estudio de viabilidad

La prueba de concepto proporcionó al equipo de Julian una visión general de en qué medida la solución abordaba problemas empresariales clave. Utilizando documentos existentes, el proveedor de soluciones de gestión documental demostró cómo el software automatiza y agiliza los procesos clave.

Fase 2 Puesta en marcha de la solución

Tras cada etapa de pruebas, surgieron ideas para optimizar el diseño. El equipo quería asegurarse de que la solución fuera lo más intuitiva posible y se ha conseguido aumentando el número de casillas de verificación y menús desplegables siempre que ha sido posible. Además, algunas tareas se dividieron en dos partes para agilizar los procesos de trabajo. Por el contrario, en otros casos se decidió combinar dos procesos en uno.

Fase 3 Introducción a una oficina sin papel

Antes de la puesta en marcha, el equipo de Julian informó a todo el personal sobre el proyecto para conseguir la aceptación de los usuarios finales de los próximos cambios. El equipo creó una serie de vídeos en YouTube en los que se ofrecía una visión general de la solución. El uso de la solución se comunicó primero a los administradores y gestores del sistema mediante sesiones de formación. A continuación, comunicaron a sus empleados que la nueva solución automatizaría las tareas rutinarias y facilitaría el trabajo diario. Esto convenció a los usuarios finales de la solución y la implantación de la oficina sin papel se celebró finalmente en un almuerzo conjunto de toda la empresa. Ahora la empresa de Julian estaba lista para despegar.

La solución final incluyó:

  • Indexación inteligente para leer los datos importantes de las facturas y cotejarlas con los pedidos relacionados.
  • Captura automática de documentos en papel e importación rápida de facturas en estructuras de archivos con capacidad de búsqueda.
  • Reglas de flujo de trabajo predefinidas para el óptimo procesamiento de documentos.
  • Integración entre el sistema de gestión documental y Quickbooks para optimizar el flujo de información.
  • "Conectar con Outlook" para enviar, recibir y cargar rápidamente documentos en un repositorio central directamente desde la cuenta de correo electrónico.

Julian realizó la formación a su personal conocer el software de la oficina sin papel. Junto al responsable de IT, llevaron al personal a través del nuevo proceso paso a paso para que aprendieran todos los detalles de su funcionamiento.

6

Documentar el proceso y medir el impacto

No se puede implantar un sistema y luego dejarlo a su suerte. Se debería ver como un proyecto en continua evolución que puede ampliarse a otras áreas de la empresa a medida que ésta crece.

Como el departamento de contabilidad era el "conejillo de indias" de la solución, Julian documentó cada paso del proceso. Este trabajo de documentación tenía como objetivo apoyar la implementación exitosa de la oficina sin papel en otras áreas de negocio, por un lado, y la transferencia de conocimientos asociada, por el otro. De este modo, la empresa dispone de documentos de referencia incluso si Julian y el administrador de TI dejaran la empresa.

Medir el impacto de los flujos de trabajo digitales

Por último, Julian identificó el impacto de la iniciativa "Una oficina sin papel en 90 días" mediante las siguientes preguntas:

  • ¿Cumplimos realmente nuestro objetivo de "dejar de usar papel en 90 días"?
  • ¿La solución ha mejorado todos los procesos de trabajo de la empresa? ¿Se ha optimizado la productividad? ¿Están los empleados del departamento más satisfechos?
  • ¿En qué medida han funcionado la captura electrónica de documentos, el enrutamiento digital y la recuperación de información sin papel?
    • ¿Cuál es la eficacia de la captura digital de documentos? Entre los indicadores positivos figuran la reducción de los documentos impresos y la motivación del personal por la eficacia de los nuevos procesos de trabajo.
    • ¿Con qué rapidez se tramitan los documentos? Julian simplemente comparó el antiguo proceso con el nuevo.
    • ¿Se ha facilitado la recuperación de documentos? El personal dedicó menos tiempo a la búsqueda y recuperación de documentos.
  • ¿Cuántas horas de trabajo se pueden ahorrar a la semana? Julian, junto con Claudia y el departamento de RRHH, determinaron que el número de horas extras se había reducido considerablemente.
  • ¿A cuánto asciende el ahorro de costes al pasar a una oficina sin papel?

Poco a poco, Julian y Claudia determinaron el retorno de la inversión (ROI) de la gestión documental para su empresa. Comprobaron que el nuevo sistema era un éxito total y que podía replicarse fácilmente a toda la empresa.

¿Qué períodos de conservación se aplican en una oficina sin papel?

En la transformación a una oficina sin papel, además de los parámetros técnicos necesarios para ello, hay que tener en cuenta, por supuesto, los aspectos legales. Las normas para archivar los documentos relevantes para la empresa y los períodos de conservación se definen principalmente en el derecho mercantil y fiscal. Todas las empresas que están obligadas a llevar libros y registros de acuerdo con la legislación fiscal o comercial están sujetas a estos requisitos legales.

En principio, los períodos de conservación comienzan al final del año natural en el que se realizó la última entrada. En el caso de los estados financieros anuales y los informes de gestión, es relevante el final del año en el que se elaboró el documento. Es importante saber que todos los documentos en papel que están sujetos a la obligación de conservación también pueden archivarse digitalmente de acuerdo con la ley. A su vez, los documentos electrónicos que son relevantes según la legislación fiscal y que se han transmitido digitalmente a la autoridad fiscal competente también deben conservarse digitalmente y no pueden borrarse en un plazo determinado. Los documentos deben ser:

  • Inalterables.
  • Rastreables.
  • Completos.
  • Disponibles en todo momento.

Por lo tanto, el sistema de gestión de documentos utilizado debe cumplir, como mínimo, todos estos requisitos.

La duración respectiva de los períodos legales de conservación se aplica tanto a los documentos archivados digitalmente como a los que están en papel. Estos períodos están regulados en el Código Fiscal, que estipula la obligación de conservar todos los libros y registros importantes para la fiscalidad. Para la mayoría de los documentos sujetos a este apartado de la legislación fiscal, se aplica un período de conservación de diez años, por ejemplo para:

  • Saldos iniciales.
  • Libros y registros.
  • Estados financieros.
  • Inventarios.
  • Comprobantes de contabilidad.
  • Los documentos ATLAS, siempre que no tuvieran que ser presentados a la autoridad aduanera o fueran devueltos después de su presentación.

Para el resto de documentos, en cambio, el legislador prevé una obligación de archivado abreviada de seis años. Entre ellas se encuentran, por ejemplo:

  • Cartas comerciales y de nuevos negocios.
  • Copias de las cartas comerciales y de trabajos salientes.
  • Otros documentos relevantes según la legislación fiscal.

Las empresas se preguntan a menudo si los documentos físicos pueden destruirse inmediatamente después de su digitalización y si las contrapartidas electrónicas son suficientes en caso de litigio. En este contexto, los documentos electrónicos con firma digital tienen un mayor valor probatorio, porque sólo así es posible rastrear sin lugar a dudas quién guardó el documento, de qué manera y en qué momento. En cualquier caso, los originales escaneados sólo pueden destruirse después de una copia de seguridad de los datos. Algunos documentos, como las escrituras hipotecarias o las pólizas de seguro, también deben conservarse siempre en original.

Desafíos de una oficina sin papel

Siempre existen retos que superar a la hora de implantar una oficina sin papel. Por ejemplo, algunas premisas y estructuras deben estar ya establecidas en la empresa de antemano para poder realizar con éxito la eliminación del papel que consume tiempo y espacio. Además, los empleados, al igual que la dirección, deben aceptar los nuevos procesos digitales y estar dispuestos a aplicarlos incondicionalmente en su trabajo diario. Por lo tanto, los requisitos previos son también la apertura a los cambios en los procesos operativos y una cierta disposición a adaptarse a las nuevas estructuras.

Sin embargo, las ventajas indiscutibles de la oficina sin papel respecto a la anticuada variante en papel quedarán sin duda evidenciadas muy rápidamente tras la aplicación de las medidas correspondientes. De este modo, los procesos modificados y optimizados acabarán por convencer a todos los implicados de las numerosas ventajas.

Consejos y trucos para una oficina digital

La oficina sin papeles se consigue principalmente a través de la digitalización en las tareas cotidianas de una oficina. De esta manera, los empleados trabajan de forma más productiva y muchos procesos de trabajo pueden aplicarse de forma más rápida y sencilla. Si los empleados trabajan desde casa, siguen teniendo acceso a todos sus documentos, ya que éstos se almacenan de forma segura y centralizada en el gestor documental, y también se puede acceder a ellos en cualquier momento mientras se está de viaje. Con la ayuda de interfaces programadas, también se pueden realizar conexiones entre programas como el software bancario o DATEV con el gestor documental.

Digitalización de los flujos de trabajo

Para avanzar hacia una oficina sin papel, no es necesario digitalizar todos los procesos de trabajo a la vez. Incluso los primeros pasos hacia la introducción de un sistema de gestión de documentos ayudan a aumentar la eficacia, reducir los costes, mejorar la seguridad y facilitar el trabajo diario de los empleados. Comience con un primer proyecto y digitalice los flujos de trabajo iniciales. Una vez implantado con éxito, puede integrar más y más departamentos y procesos. Registre qué documentos se van a registrar digitalmente y en qué departamentos se puede implantar el trabajo sin papel más rápidamente y con mayores beneficios. El cambio a una bandeja de entrada digital tiene rápidamente efectos visibles.

Usar soluciones en la nube

Si confía en un gestor documental basado en la nube, garantiza que sus empleados puedan acceder a los documentos en cualquier lugar, incluso trabajando desde casa. No obstante, los documentos se almacenan de forma segura y conforme a las normativas legales. Ganará en seguridad y flexibilidad, facilitará el trabajo a los empleados y aumentará la productividad.

Conozca el impacto que tiene eliminar el papel de su empresa

Combatir el caos del papel de forma exitosa

Digitalice sus documentos y cree flujos de trabajo automatizados, garantizando que no desaparezcan ni se retrasen innecesariamente los procesos en la empresa. Ya no necesita una pila de documentos: con un sistema de gestión documental, registra todos los documentos y sus datos. Gracias a la indexación y el registro de claves, todos los empleados autorizados pueden encontrar los documentos en el gestor de forma rápida y sencilla. Todos los datos de los distintos campos están digitalizados y permiten trabajar sin papel y con mayor eficacia.

Exportación de DATEV a un asesor fiscal

En una oficina sin papeles, los procesos se automatizan. Esto también permite la transferencia sin papel de documentos a los asesores fiscales a través de las interfaces de DATEV. Así se garantiza que todos los documentos importantes se envíen de forma segura y rápida, a los empleados involucrados y se pongan a disposición del asesor fiscal.

¿Cómo apoya DocuWare la transformación a una oficina sin papel?

La razón por la que vale la pena el cambio a una oficina sin papeles es obvia: la información está disponible con sólo pulsar un botón, los procesos se gestionan con mayor rapidez, ya no hay tiempos de espera para el correo interno ni montones de papel en los escritorios, se ahorra mucho tiempo en la organización de los archivos, ya no son necesarias las estanterías e incluso salas enteras que estaban llenas de archivos en papel. Y, por supuesto, el tratamiento digital de los documentos ofrece el máximo nivel de seguridad.

DocuWare ya ha puesto a más de 14.000 empresas de todo el mundo en la senda de la oficina sin papeles desde que se fundó en 1988, pero muchas empresas aún están lejos de estar preparadas para la transformación digital.  La pandemia lo ha dejado claro; cuando se decretó universalmente el trabajo remoto en la primavera de 2020, muchos jefes de informática se enfrentaron a enormes desafíos porque los empleados ya no podían ir a la oficina, y por tanto no tenían acceso a su sistema de archivo de correo o a una impresora.

La crisis como una oportunidad

¿Cómo iban a llegar los albaranes, facturas y otros documentos en papel a las personas que los esperaban? El intercambio de información en papel había sido una práctica habitual durante muchos años, pero ahora ya no es posible. Muchos departamentos de TI ya se estaban preparando para el trabajo remoto y/o móvil. Sin embargo, ahora había que cambiar los procesos empresariales probados prácticamente de la noche a la mañana. Las empresas que ya contaban con DocuWare tenían una clara ventaja: los procesos se desarrollaban con normalidad, sólo que los empleados se encontraban en una ubicación diferente, concretamente en casa.

Con un sistema de gestión documental, todos los archivos se distribuyen electrónicamente en cuanto se reciben. Esto incluye los documentos enviados a la empresa en papel por clientes, prospectos o proveedores, así como los creados en los sistemas CRM o ERP y transferidos directamente a DocuWare. Todo ello puede integrarse en los flujos de trabajo digitales. El papel ha tenido por fin su último día.

El precio de no hacer nada

Una solución de gestión documental moderna como DocuWare ofrece a todos los empleados, proveedores y clientes un acceso seguro y organizado a todos los documentos digitales, en cualquier momento y lugar, a través de una conexión a Internet y un navegador. Esto significa que la oficina puede estar en cualquier lugar que permita el uso de un ordenador portátil, un smartphone o una tablet. Los permisos de usuario y de grupo facilitan que los usuarios puedan acceder sólo a los documentos para los que tienen permiso, independientemente de que trabajen con una solución basada en la nube o in situ.

Esto también significa que la pandemia dió impulso a la transformación digital. No cabe duda de que la forma de trabajar de las empresas continúa cambiando. Esta situación ha abierto los ojos a muchos responsables y decisores. Cada vez más empresarios se dan cuenta de que pueden ahorrar espacio de oficina si muchos empleados trabajan -al menos temporalmente- desde casa.

Con DocuWare, una empresa también está bien preparada para trabajar en remoto y sin papeles. Así que la crisis es también una oportunidad para aprovechar las inversiones necesarias para mejorar el tratamiento de la información de las empresas. Porque decir adiós al papel en la oficina y cambiar los procesos basados en papel por soluciones digitales y automatizadas mejora la eficiencia operativa a largo plazo. En cambio, no hacer nada con respecto a la digitalización puede resultar muy costos en el corto plazo.

 

Preguntas frecuentes sobre la oficina sin papel

¿Qué es una oficina sin papeles?

En contraste con los procesos basados en papel, la oficina sin papel ofrece un alto potencial de ahorro de valiosos recursos. Con la ayuda de un sistema de gestión de documentos, los volúmenes de papel se convierten en documentos digitales. Todas las desventajas del trabajo administrativo en papel, pueden ser eliminadas por la oficina sin papel.

¿Cómo funciona la oficina sin papeles?

En primer lugar, hay que inventariar todos los documentos en papel existentes para que la automatización sea eficaz, de modo que sólo se introduzcan en el proceso de digitalización los documentos que sean necesarios. Tras el simple procesamiento de los documentos procedentes de fuentes como escáneres o impresoras, los documentos digitalizados a través de un gestor se almacenan de forma centralizada con la ayuda de un software de archivado, se indexan y se integran en flujos de trabajo conectados.

¿Qué se puede digitalizar en la oficina?

En una oficina sin papel, los documentos como las facturas recibidas, los albaranes, los contratos o los comprobantes de contabilidad son los más adecuados para la digitalización. Pero el ámbito de la comunicación también es muy relevante: Los documentos físicos que se distribuyen entre los compañeros se sustituyen por un sistema digital y centralizado de asignación de datos a los equipos correspondientes.

¿Qué significa la digitalización en la oficina?

En el contexto de la digitalización de una oficina, se crea un mundo de trabajo predominantemente virtual que puede prescindir de carpetas, impresoras y armarios de oficina en su mayor parte o incluso por completo. Los procesos empresariales son en gran parte digitales y automatizados, lo que permite a los empleados trabajar con independencia del tiempo y el lugar y con un alto grado de flexibilidad.

¿Cuáles son las razones para cambiarse a una oficina sin papel?

Las ventajas de una oficina digitalizada que no utiliza papel son múltiples. Por ejemplo, el medio ambiente se beneficia del ahorro de papel y, por tanto, de la madera como recurso. Se necesita menos espacio para archivar los documentos, por lo que los costes pueden reducirse considerablemente. Además, la colaboración entre varias sedes de la empresa puede simplificarse considerablemente gracias a los procesos digitales y sin documentos en papel.

Recursos

Recursos adicionales para una oficina sin papel

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Planifique su transición a la Automatización de su oficina en la nube

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Trabajo de investigación

Los expertos de DocuWare trabajan conjuntamente con el equipo informático interno del cliente. 

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¿Cómo le ayuda DocuWare a eliminar el papel?

DocuWare es el software de gestión documental líder para las pequeñas y medianas empresas que buscan las mejores soluciones digitales. Con más de 14.000 clientes, DocuWare cuenta con la experiencia y la tecnología necesarias para que la digitalización y la automatización se adapten a su equipo a de trabajo.

Woman working on computer | invoice processing with DocuWare for small business

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Olvídese del papel y la introducción de datos

Para cada factura entrante, registre datos clave automáticamente como por ejemplo proveedor, número de pedido, impuestos, totales, etc. Envíe facturas para su aprobación con recordatorios de correo electrónico automáticos. Nunca pierda otra factura, elimine facturas fraudulentas y mantenga los pagos a proveedores a tiempo. Aprende más.

Manager speaking with employee | employee management with DocuWare for small business

Gestión del personal

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Digitalice y centralice los registros de recursos humanos de todos los empleados, incluidos los currículos y credenciales, formularios de incorporación, documentos de impuestos, informes de rendimiento y mucho más. Mejorado con flujos de trabajo de recursos humanos clave, es un conjunto de herramientas integral para equipos de recursos humanos. Aprende más.

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Cuando los clientes consultan análisis comparativos, reseñas e información sobre los productos en línea antes de realizar una compra, normalmente se fijan en sus ventas a la hora de tomar la decisión. Esto exige un acceso inmediato a información fundamental y unos procesos sencillos para ofrecer experiencias de cliente extraordinarias. Aprende más.

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Controlar el acceso a la información y la seguridad del sistema

Digitalizar documentos en papel y adjuntar metadatos detallados para ayudar a controlar el acceso, encontrar información precisa sobre los clientes y eliminar datos a petición. Aprende más.