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Importe documentos automáticamente

DocuWare importa automáticamente sus documentos al archivador central, sin importar si se han escaneado desde un dispositivo, tomado de una carpeta compartida o creado desde una aplicación. Cuando se importa el archivo, DocuWare indexa de forma inteligente cada documento basándose en sus metadatos, contenido y cualquier código de barra disponible.

Importe rápidamente desde cualquier fuente

Importe documentos

Los documentos desde cualquier origen se indexan completamente y de forma automática (sin entrada manual de datos), antes de almacenarlos en su archivador de DocuWare.

  • Documentos impresos digitalizados desde escáneres de sobremesa o dispositivos multifunción de uso compartido.
  • Documentos electrónicos que DocuWare automáticamente importa desde carpetas de uso compartido.
  • Documentos creados con sus aplicaciones que se almacenan en DocuWare mediante la función de impresión, por ejemplo presentaciones, informes, facturas, correspondencia, contratos o planos.

Sus documentos se indexan y almacenan por si solos

  • Importe sus facturas electrónicas: Puede publicar o archivar facturas electrónicas automáticamente con metadatos XML de forma inmediata, ya estén en formato XML estructurado o como PDF con metadatos XML. Esto reduce los costes gracias a que elimina la transferencia de datos manual o el uso de software de lectura de formularios complicados y además elimina los errores de introducción de datos.
  • Almacene facturas impresas en formato digital: Añada pegatinas de código de barras a las facturas entrantes y escanéelas a una carpeta común. Durante el proceso, el número del documento se lee del código de barras y los documentos se indexan y transfieren a un archivador.
  • Tome los documentos exportados de su ERP: los archivos de informes, facturas, notificaciones de crédito y otros documentos se importan automáticamente a DocuWare.
  • Imprima sus documentos en archivadores: haga clic en "Imprimir" para almacenar documentos de Excel, Word u otros programas en DocuWare, gracias a la funcionalidad de impresión mejorada.
  • Asignación automática de documentos: Al archivar, una factura puede graparse digitalmente al albarán archivado correspondiente.
  • Mejore la indexación con datos existentes: Amplíe la indexación con información de bases de datos existentes, como por ejemplo su sistema ERP.
  • Distribuya documentos directamente a los empleados durante el proceso de escaneo: Con un escáner en red, puede también enviar documentos ya que DocuWare supervisa el directorio de la red y coloca los documentos escaneados en la bandejas de documentos de DocuWare.
  • Encuentre soluciones incluso para requisitos de importación altamente especializados: Ya se trate de fuentes (S)FTP, carpetas ZIP, conversión o consultas especiales a bases de datos, todo ello puede crear escenarios especializados para los que DocuWare tiene la solución adecuada.
  • También puede conectar innumerables aplicaciones en la nube con DocuWare Cloud, como un CRM o un ERP, para importar sus documentos - gracias a los conectores iPaaS de DocuWare.
Muchos documentos

Muchos documentos a la vez

DocuWare indexa y almacena grandes cantidades de documentos de forma automática.

Totalmente automático

Totalmente automático

Usted configura las reglas una sola vez y DocuWare se encarga de importar los documentos.

barcode

Todos los códigos de barras

Todos los tipos comunes de códigos de barras se leen de forma fiable como si lo estuviesen haciendo ellos mismo.

Indexación precisa

Indexación inteligente

DocuWare indexa documentos de forma fiable y sin errores.

¿Cómo empezar a importar documentos?

En la nube

Casi todas las funciones para una importación exhaustiva con indexación, también mediante códigos de barras, forman parte de cada licencia de DocuWare Cloud. Solo se incurre en costes de licencia adicionales para escenarios de aplicación muy específicos.

In situ

Si utiliza DocuWare como un sistema in situ, las funciones básicas para escanear, importar e indexar documentos están disponibles con cada licencia de servidor.

Para otras funciones como la indexación con texto de documentos o códigos de barras y para escenarios de aplicación muy específicos, necesita licencias adicionales.

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