Gestión de Contenidos Empresariales

Un sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM (Enterprise Content Management) mejora la eficiencia, reduce costes y aumenta la satisfacción de empleados y clientes. Más allá de la contabilidad, su aplicación aporta un valor añadido a todos los departamentos, optimizando la información y los procedimientos internos.

Proveedores como DocuWare llevan años ayudando a las organizaciones a digitalizar sus documentos mediante soluciones de enterprise content management, que permiten trabajar con mayor seguridad y productividad. Con un ECM, la información de la empresa es accesible desde cualquier lugar, los datos están protegidos y los costes de gestión se reducen de forma significativa, impulsando la transformación digital de toda la organización.

• ¿Qué es ECM o Gestión de Contenidos Empresariales?
• ¿Para qué sirve un ECM?
• ECM vs. DMS: ¿cuál es la diferencia?
• Ventajas de la gestión de contenidos empresariales.
• Componentes de la gestión de contenidos empresariales.
• ¿En qué áreas puede aplicarse la gestión de contenidos empresariales?
• Presentación de un sistema de gestión de contenidos empresariales: Consejos para el éxito.
• Situación actual y perspectivas de la gestión de contenidos empresariales.
• ¿Cómo apoya DocuWare la introducción de un software de gestión de contenidos empresariales?
• Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de contenidos empresariales.
  
  

ECM (Enterprise Content Management) es la gestión empresarial de contenidos y documentos para capturarlos, organizarlos, automatizar su flujo y archivarlos de forma segura, cumpliendo normativa y facilitando su búsqueda desde cualquier lugar. Un ECM integra captura/OCR, indexación y búsqueda, flujos de trabajo, eForms y firma, seguridad y cumplimiento y gestión del ciclo de vida. Su correcta aplicación fortalece las estrategias de digitalización y mejora la capacidad de gestión de la información dentro de cualquier organización.

Además, moderniza la comunicación con clientes y proveedores y permite la automatización completa de los procedimientos documentales, más allá del simple almacenamiento. Un ECM más allá de archivar puede digitalizar y, por tanto, automatizar todos los procesos de tratamiento de documentos.

El software de gestión de contenidos empresariales facilita la recuperación y el control de documentos mediante búsquedas rápidas por texto o palabra clave, agilizando las tareas rutinarias y automatizando procesos como la facturación electrónica. En conjunto, mejora la eficiencia, reduce costes y ofrece un mayor control sobre los documentos.

Un sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM (Enterprise Content Management) mejora la eficiencia, reduce costes y aumenta la satisfacción de empleados y clientes. Más allá de la contabilidad, su aplicación aporta un valor añadido a todos los departamentos, optimizando la información y los procedimientos internos.

Proveedores como DocuWare llevan años ayudando a las organizaciones a digitalizar sus documentos mediante soluciones de enterprise content management, que permiten trabajar con mayor seguridad y productividad. Con un ECM, la información de la empresa es accesible desde cualquier lugar, los datos están protegidos y los costes de gestión se reducen de forma significativa, impulsando la transformación digital de toda la organización.

Antes de implantar una solución documental, es importante entender la diferencia entre un gestor de contenidos empersariales o ECM y un gestor documental o DMS. Mientras que el DMS se centra en archivar y garantizar un acceso rápido a los documentos, el ECM abarca todo el ciclo de vida de la información: desde su creación hasta su almacenamiento y eliminación segura, integrando automatización, trazabilidad y cumplimiento normativo.

Aunque ambos sistemas son similares, difieren significativamente. Un ECM o gestor de contenidos empresariales, ofrece una gestión, un archivado y un tratamiento completos de los documentos digitales en las organizaciones. Por lo tanto, el DMS o gestor documental, es sólo un componente de un ECM completo. Si quiere cubrir el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación y procesamiento hasta su archivado, le conviene el software empresarial. Sin embargo, si sólo quiere archivar documentos, también puede confiar en un gestor documental.

Aunque ambos sistemas son similares, difieren significativamente. Un ECM o gestor de contenidos empresariales, ofrece una gestión, un archivado y un tratamiento completos de los documentos digitales en las empresas. Por lo tanto, el DMS o gestor documental, es sólo un componente de un ECM completo. Si quiere cubrir el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación y procesamiento hasta su archivado, le conviene el software empresarial. Sin embargo, si sólo quiere archivar documentos, también puede confiar en un gestor documental.

Para que un ECM funcione correctamente, combina distintos componentes de software, archivado, gestión de entrada y salida, y contenidos web, que integrados en una misma base de datos, optimizan los procedimientos documentales y mejoran la capacidad operativa frente a los nuevos fenómenos digitales.

Un gestor de contenidos empresarial, ofrece un valor añadido para casi todos los departamentos de la empresa. Los beneficios son visibles de distintas maneras en diferentes áreas y departamentos de la empresa, pero tienen algo en común: los documentos digitales mejoran y facilitan el trabajo y reducen los costes. Además, un ECM puede garantizar la conformidad legal y seguridad de los documentos en la empresa. Los documentos digitales pueden almacenarse de forma mucho más segura que el papel. También es más fácil la integración en los procesos existentes en la empresa. Todos los departamentos y personal involucrado se benefician de ello. Sin embargo, en los distintos departamentos surgen otras sinergias de las que se benefician los usuarios, el departamento y, por tanto, toda la empresa.

Documentos digitales legales y seguros

El ECM mejora la eficiencia y permite validar jurídicamente documentos con firma digital, agilizando transacciones y reduciendo costes. La gestión digital de contratos centraliza la información, garantizando trazabilidad y cumplimiento en todos los procedimientos empresariales. Los socios contractuales se encuentran más rápidamente, las transacciones comerciales se aceleran, el tiempo se utiliza de forma óptima y no se pierde enviando documentos en papel.

La tendencia se dirige cada vez más hacia la firma digital, aunque sólo sea por la creciente internacionalización y globalización de las empresas. La información debe ser accesible y recuperable rápidamente y en cualquier lugar, incluso desde los dispositivos móviles.

Los documentos deben ser accesibles y estar firmados por todas las personas implicadas en el menor tiempo posible. Sólo así se dominan los retos de la digitalización en las empresas. A continuación, veremos algunos ejemplos en los que los departamentos de las empresas se benefician especialmente del uso de una herramienta de gestión empresarial.

Mejora del flujo de caja

En la contabilidad, la mejora de la gestión de los procesos mediante documentos digitales acelera los pagos y mejora el flujo de caja al digitalizar las facturas y permitir un seguimiento inmediato de su información y estado.

Por el contrario, cuando se reciben facturas digitales, se pueden utilizar descuentos y rebajas y se pueden evitar los recordatorios. De este modo, un gestor de contenidos empresariales o ECM, ayuda a procesar, pagar, archivar y registrar las facturas entrantes y salientes. La fiabilidad de los proveedores aumenta considerablemente ya que todos los procesos que tienen lugar en las operaciones de pago son mucho más transparentes y tienen una trazabilidad efectiva.

Mayor satisfacción del cliente

El enterprise content management  o ECM digitaliza materiales comerciales, como catálogos o folletos, y acelera los procesos de venta, permitiendo un acceso inmediato a la información desde cualquier dispositivo y una atención al cliente más rápida y eficiente. Esto influye en la protección del medio ambiente al tiempo que simplifica los procesos de la empresa, que puede procesar más pedidos en menos tiempo.

Además, los documentos electrónicos pueden indexarse y buscarse más fácilmente. Esto significa que los clientes y los empleados pueden encontrar información importante más rápidamente sin tener que perder tiempo buscando en los catálogos. Los enlaces en los documentos electrónicos también ayudan a localizar la información más rápidamente y de forma más específica.

El ECM potencia la comunicación digital entre empresa y cliente, haciendo más fluido el intercambio de documentos. En caso de consultas, los clientes pueden utilizar la comunicación digital de forma específica. Los empleados pueden ayudar a los clientes de forma más rápida y, sobre todo, más eficaz, por ejemplo, enviando enlaces directos y documentos adicionales, los clientes reciben antes la información que necesitan para pedir productos o contratar servicios. Su capacidad para integrar datos de consumo en tiempo real agiliza los pedidos y mejora la experiencia del cliente.

Flujo de información simplificado

Una gran ventaja de los documentos electrónicos cuando se utiliza un gestor de contenido empresarial, es que los costes son significativamente menores en comparación con los documentos en papel. El ahorro potencial incluye los gastos de material de oficina y espacio de archivo, así como el tiempo de trabajo para gestionar los documentos en papel. Los costes de impresión y copia son tan importantes como el espacio de almacenamiento y el transporte de los documentos en la empresa.

En el departamento de ventas, por ejemplo, se intercambia mucha correspondencia entre clientes y comerciales. Esta documentación suele ser necesaria para varios empleados a la vez. Si estos empleados siguen trabajando en diferentes departamentos, o un equipo de asistencia telefónica tiene que dar respuesta a las preguntas del proceso de venta, se complica enormemente con los documentos en papel.

Los documentos deben ser accesibles y utilizables en todo momento. Aquí es donde los documentos digitales muestran claramente su ventaja, ya que el tiempo de respuesta en la empresa ha mejorado, así como el flujo de información. Esto, a su vez, se traduce en una mayor satisfacción del cliente.

Informes más rápidos

El departamento jurídico no es el único que se beneficia de un flujo más rápido de documentos digitales. Al utilizar un gestor de contenidos empresariales, los procesos de aprobación también se acortan considerablemente y son más transparentes para todas las partes implicadas. Dentro del ECM, se registra quién ha accedido a qué documento y cuándo. Esto es útil para el cualquier departamento y todas las demás personas que participan en el proceso. Además, los cambios en los documentos también se pueden registrar con precisión, incluyendo la hora, el lugar y los cambios realizados.

Captación de talento ágil

Un gestor de contenidos empresariales o ECM, también ayuda a gestionar la avalancha de aplicaciones. Los procesos de contratación de nuevos empleados se gestionan con mayor rapidez en los departamentos de RRHH, ya que los documentos de solicitud y los contratos de trabajo también se pueden digitalizar. Además, la imagen externa de la empresa también mejora, ya que los solicitantes reconocen que la empresa utiliza sistemas modernos y, por tanto, también puede posicionarse mejor en comparación con sus competidores.

Un sistema de gestión de contenidos empresarial consta de varios componentes que se utilizan para gestionar las distintas etapas de la gestión documental. Los componentes esenciales de un ECM son:

• Captura
• Gestión
• Almacenamiento
• Conservación
• Entrega

Varios sistemas intervienen en la administración. Además de la gestión de documentos, la colaboración también es importante. En este contexto, un gestor de contenidos está conectado al sistema interno y de correo electrónico, centralizando datos e integrándolos en una única base de datos corporativa.

Un ejemplo de esta integración es la conexión con Microsoft Exchange u Office 365.

La gestión de los contenidos web también forma parte de la gestión, al igual que la gestión de los registros, es decir, del material escrito y el archivado. La gestión de flujos de trabajo y procesos empresariales también está integrada en el sistema, y todas estas funciones forman parte del gestor de contenidos empresariales o ECM.

En muchos casos, los sistemas ECM se van implementando a través de varios módulos y componentes de programas individuales o se pueden combinar en una suite.

Los posibles ámbitos de aplicación de la gestión de contenidos empresariales son muy variados y van desde las PYMES hasta grandes empresas o administraciones públicas. Además, casi todos los sectores, tanto los administrativos como los operativos, pueden beneficiarse de la gestión de contenidos empresariales.

Estas son las áreas operativas más comunes donde se utiliza una moderna plataforma de gestión de contenido empresarial:

1.- Contabilidad

La contabilidad es uno de los ámbitos donde un gestor de contenidos empresariales aporta mayor valor, ya que suele generar el mayor volumen de documentos. Las facturas deben almacenarse permanentemente y de forma estructurada simplemente por exigencias legales.

El ECM digitaliza y archiva facturas de forma automática, garantizando su trazabilidad y cumplimiento fiscal. Captura los datos de las facturas directamente desde el correo electrónico o, en el caso de los documentos en papel, escaneando la factura. De este modo, el archivado y el control posterior del flujo de trabajo de las facturas es en gran medida automático. Además, centraliza la información, optimizando los procedimientos financieros y acelerando la transformación digital del área contable.

2.- Recursos Humanos

En Recursos Humanos, el ECM agiliza y simplifica la gestión documental mediante el expediente electrónico del empleado, que reúne contratos, nóminas y solicitudes en un entorno digital seguro. El gestor de contenidos simplifica la asignación de documentos a los gestores correspondientes y los procesos de contratación de personal pueden gestionarse de forma más eficiente y rentable. La información se organiza de forma trazable y cumple las normas de protección de datos y el seguimiento de plazos de eliminación. Mejora la eficiencia y la capacidad de gestión en todos los procedimientos del ciclo laboral, desde la contratación hasta la distribución de las nóminas, vacaciones, viajes y el mantenimiento del archivo del personal.

3.- Distribución

El trabajo del equipo de ventas también se simplifica con la implantación de una solución de gestión de contenidos empresariales o ECM. Por ejemplo, el control de versiones para la creación y aprobación de ofertas y el acceso a los documentos necesarios, puede realizarse muy fácilmente, además los usuarios del gestor de contenidos empresariales se benefician de una importante reducción de costes y un gran ahorro de tiempo. La eficacia de las ventas se incrementa y un mayor volumen de envíos de ofertas se traduce en un mejor flujo de caja y en procedimientos comerciales más ágiles y coordinados.

4. Equipos de trabajo remotos con diferente ubicación geográfica

Con un software de gestión de contenidos empresariales, se facilita el trabajo híbrido y la deslocalización, al permitir que los empleados colaboren desde cualquier lugar y dispositivo. Con un ECM basado en la nube, la información centralizada mejora la coordinación, la agilidad y la capacidad de respuesta en entornos distribuidos.

Al automatizar la indexación y el acceso a documentos, el ECM elimina las limitaciones del modelo de oficina tradicional y promueve procedimientos más flexibles y eficientes en toda la organización.

5.- Departamento Legal y de Compras

En el día a día de los negocios, los contratos son la base de toda asociación empresarial. El gestor de contenidos empresariales o ECM ayuda a trazar el historial completo de un contrato. Esto incluye la gestión de plantillas y versiones, así como todos los procesos de aprobación interna. Por supuesto, abarca no sólo el archivado seguro de los documentos contractuales digitales, sino también de la información complementaria, como correos electrónicos, notas u otra correspondencia relacionada. La gran ventaja del manejo de contratos a través de la gestión de contenidos empresariales radica sobre todo en que la información está siempre disponible y actualizada desde y hacia todos los empleados involucrados. Dentro del sistema ECM, no sólo se controlan automáticamente los plazos relevantes para cada contrato, sino que también se pueden asignar con precisión los derechos de edición y lectura. Esto, a su vez, permite un manejo seguro de todos los documentos contractuales confidenciales.

Independientemente del departamento en el que se implante por primera vez un gestor de contenido empresarial, hay que procurar que el proyecto esté bien planificado y se lleve a cabo de la forma más óptima posible. Esto se aplica generalmente, por supuesto, a todos los nuevos productos introducidos en una empresa.

El éxito de un proyecto de ECM es especialmente posible si los empleados de la empresa reconocen un valor añadido y esperan que implantación mejore y facilite su trabajo. La aceptación por parte de los empleados es fundamental en este tipo de proyectos.

Antes de implantarlo, es esencial definir objetivos claros: agilizar procesos como tramitr facturas, mejorar la calidad del servicio, u optimizar la gestión en cada área de la organización.

Hay que tener en cuenta todos los posibles imprevistos que puedan surgir al implantar un gestor de contenidos empresariales. Es importante evitar que un proyecto como la implementación de un ECM fracase debido a la resistencia de sus empleados. Los siguientes puntos le ayudarán a ello:

Consejo 1: Comience en el departamento que más se pueda beneficiar de un gestor de contenidos empresariales o ECM

Para mostrar lo antes posible cómo mejora y facilita el trabajo en una empresa en igual medida, la implantación debe iniciarse en el departamento de la empresa que más rápidamente se beneficia del rendimiento de este tipo de sistemas de enterprise content management.

En ventas, la digitalización de ofertas mejora los KPIs y sirve como ejemplo práctico del valor del ECM. Este éxito inicial favorece la aceptación del sistema en toda la organización.

Consejo 2: El análisis para una base sólida

En el marco de un análisis de la situación actual, se puede aclarar en qué orden debe tener lugar la implantación de un ECM en la empresa. Lo ideal es nombrar a una persona de la alta dirección que se encargue de hablar con cada departamento a fin de establecer los puntos débiles que hay que eliminar.

Esta persona tendrá una visión global a lo largo de todo el proceso e incluye en las consideraciones los escenarios actuales, así como los posibles retos futuros. El éxito del enterprise content management depende de una visión integral y de la implicación de todos los usuarios. Escuchar sus necesidades facilita la aceptación y refuerza la transformación cultural y tecnológica.

En la mayoría de las PYMEs, el análisis inicial muestra que la contabilidad es el punto de partida ideal para la implantación estratégica de un gestor de contenidos empresariales. Suele ofrecer el mayor potencial de mejora, ya que la aceleración del procesamiento de facturas, tiene un impacto directo en la rentabilidad de la empresa beneficiada con la implantación.

Consejo 3: Definir los objetivos de la implantación del ECM e identificar los beneficios

Una vez identificados los departamentos en los que se quiere iniciar la implantación del ECM, el siguiente paso es definir objetivos claros y, sobre todo, medibles. Pregúntese en qué áreas se encuentran los mayores desafíos y aclare exactamente qué debe mejorar en el futuro próximo. Es importante que los deseos sean lo más detallados posibles al definir sus objetivos.

¿Debe aumentar en un determinado porcentaje el número de confirmaciones de pedidos enviadas en un plazo específico de tiempo? ¿Espera que el tiempo de tramitación de las facturas se reduzca de forma apreciable con un gestor de contenido empresarial? Formule sus expectativas con la mayor claridad posible y compártalas con todo el equipo para asegurarse de que todos los empleados sepan lo que se espera de ellos, y no llevarse ninguna sorpresa desagradable al comprobar los objetivos más adelante.

Si se establecen métricas claras, como la tasa de envío de ofertas antes y después de la aplicación, nadie puede hablar mal de los éxitos reales conseguidos, porque las impresiones subjetivas se sustituyen por hechos objetivos.

Consejo 4: Buscar proveedores de software de contenido empresarial para la elección más adecuada

La selección de un ECM es amplia, hay cada vez mayor competencia y se debe ser cuidadoso a la hora de elegir el producto adecuado. ¿Debe tratarse de un software establecido con éxito en el mercado desde hace años o, en vista de los retos futuros, son las soluciones de gestión de contenidos nuevas e innovadoras la elección correcta? Como ocurre a menudo, la respuesta está en el medio: por un lado, la trayectoria e implantaciones exitosas es la mejor prueba de que un software ha demostrado su eficacia en la práctica, pero por otro lado, la solución elegida también debe ser lo suficientemente moderna como para acompañar a su empresa de forma fiable durante los próximos diez o quince años.

Si quiere ir sobre seguro a la hora de elegir un software de gestión de contenidos empresariales o ECM, debería investigar un poco los distintos proveedores e informarse sobre experiencias de otros clientes. Los fabricantes de confianza se hacen un nombre al poner siempre a disposición de sus clientes nuevas actualizaciones, y hacerlo de forma sencilla y económica.

Las certificaciones también son útiles para encontrar el producto adecuado. Por ejemplo, la certificación DIN ISO 9001 confirma que un proveedor de gestión de contenidos empresariales está mejorando sistemáticamente la funcionalidad o la seguridad de su oferta. Esto demuestra que está en constante desarrollo.

La escalabilidad es esencial, un buen ECM debe adaptarse al crecimiento del negocio, integrarse con sistemas existentes y permitir migraciones a la nube sin afectar la operativa interna.

Planificar los costes de instalación, mantenimiento y formación evita gastos imprevistos y garantiza una implantación dentro de los procedimientos financieros de la empresa.

Consejo 5: Configuración de la solución de gestión de contenidos empresariales (ECM)

Al implantar el gestor de contenidos empresariales, es fundamental integrarlo con el correo electrónico de la empresa y los dispositivos móviles de los usuarios, para beneficiarse del acceso seguro a la información desde cualquier lugar y momento.

Definir flujos de trabajo digitales claros mejora la eficiencia, pero conviene implantar los cambios de forma gradual, empezando por mejoras básicas. Un gestor empresarial bien configurado debe ser intuitivo y adaptarse al ritmo del equipo para garantizar su adopción.

Un ECM bien implantado incrementa la productividad, agiliza los flujos de trabajo y mejora la satisfacción del cliente. Los empleados acceden antes a la información, reducen tareas repetitivas y contribuyen a una gestión más eficiente y sencilla.

Para garantizar que el trabajo con un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM), realmente simplifique y acelere los procesos de trabajo cotidianos, se ha probado un enfoque claramente estructurado para la implantación.

Antes de planificar la selección e implantación del sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM, la dirección y el equipo informático deben consultar con todos los departamentos implicados. Porque, como todo cambio, la digitalización de la gestión documental también crea incertidumbre, que debe ser tomada en serio y aclarada. Sólo cuando el personal está realmente convencido de trabajar con una solución de ECM puede comenzar la planificación real del proyecto en seis pasos:

Paso 1: Estudio preliminar y orientación

La base de la planificación es determinar la situación actual del procesamiento de documentos en la empresa y definir todos los departamentos que vayan a trabajar con el sistema de gestión de contenidos en el futuro. En este caso, la necesidad concreta de actuación debe determinarse con los empleados, definiendo las soluciones imprescindibles y las que les gustaría o desearían mejorar. Cuanto más papel se produzca actualmente durante el trabajo diario, mayor será el ahorro de tiempo y costes cuando se haya implantado el nuevo sistema.

Paso 2: Presentación de la solución por parte del proveedor

A partir de esta definición de objetivos, DocuWare desarrolla propuestas de solución iniciales y las presenta de forma gratuita. Todos los empleados involucrados en el proyecto deben participar en esta presentación para poder decidir juntos si la solución presentada encaja o no.

Paso 3: Talleres y formación sobre la nueva solución

Antes de que comience el proyecto, debe organizarse una formación del sistema con el proveedor seleccionado para crear una oferta individual sobre esta base que se acerque lo más posible a los objetivos del proyecto. También es el momento de aclarar dudas sobre las novedades y cómo tratar los procesos heredados: ¿el escaneo o la importación deben formar parte del servicio o ser un servicio interno?

Este paso permite mejorar la transmisión del conocimiento y la gestión de la información, asegurando que el equipo adquiera la capacidad técnica necesaria para manejar los nuevos procedimientos digitales.

Paso 4: Oferta y compra o alquiler

El siguiente paso en la implantación de un sistema ECM es una oferta concreta que incluya precios vinculantes. Si se plantea una solución clásica in situ, la oferta debe incluir siempre los precios del software, el hardware adicional y todos los servicios. Para una solución basada en la nube, no sólo son importantes el plazo y el precio del alquiler, sino también las modalidades de cancelación, las garantías de seguridad o las opciones de rendimiento y escalabilidad. Aquellos que no puedan decidirse a utilizar un sistema en la nube por el momento deberían asegurarse de que el cambio a una solución en la nube sea lo más fácil posible en caso de ser necesario.

Paso 5: Configuración y formación del gestor de contenidos empresariales o ECM

Un organizador con la formación adecuada, como el responsable de informática, debe estar presente durante la instalación para asesorar y apoyar al personal implicado durante el proceso inicial.

Este acompañamiento técnico favorece una implantación más fluida, evitando interrupciones y asegurando que los usuarios comprendan las funcionalidades del sistema y cómo estas optimizan los procedimientos internos.

Paso 6: Taller de revisión

Una vez que el sistema está en funcionamiento, DocuWare recomienda un taller de revisión como último paso del proyecto de implantación. Aproximadamente entre seis y doce semanas después de la puesta en marcha del sistema, el proveedor vuelve a la empresa, evalúa el funcionamiento y acompaña a los empleados en su trabajo diario. De este modo, pueden dar consejos concretos que faciliten aún más las tareas con el sistema ECM a los usuarios.

¿Qué es un sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM?

ECM es la abreviatura de un sistema de gestión de contenidos empresariales para archivar, rastrear y gestionar datos electrónicos. La mayoría de las empresas utilizan un software de este tipo principalmente para la facturación electrónica. La gestión de contenidos empresariales sustituye los archivos en papel y el procesamiento manual de las tareas de contabilidad o recursos humanos por procesos automatizados.

¿Cuál es la diferencia entre un ECM y un DMS?

En términos sencillos, un gestor documental o DMS gestiona los documentos, mientras que un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) se utiliza para gestionar los contenidos corporativos. Por lo general un gestor documental viene incluido en un ECM o gestor de contenidos empresariales.

¿Cómo se puede implantar un sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM?

Una vez definidos los objetivos, los beneficios esperados y los requisitos individuales del sistema de gestión de contenidos empresariales, la selección del software adecuado para digitalizar los documentos en papel es el siguiente paso. A la fase de concepción le sigue la configuración y optimización del sistema. Por último, todos los programas de aplicación seleccionados, la infraestructura de correo electrónico y todos los dispositivos móviles utilizados en la empresa estarán vinculados al gestor de contenidos empresariales.

¿Cómo funciona un gestor de contenidos empresariales o ECM?

La gestión de contenidos empresariales, o ECM, captura, gestiona y almacena los contenidos. Un requisito básico para el éxito de la aplicación es la captura digital previa de todos los documentos y datos relevantes. Las estructuras y los procesos se mapean como una solución global para toda la empresa mediante el uso de software de gestión de contenidos empresariales.

¿Por qué es importante la gestión de contenidos empresariales para las empresas?

Una solución de ECM aplicada estratégicamente simplifica el procesamiento, la distribución y el archivado de contenidos dentro de una empresa. Utilizando el software adecuado, se puede aumentar la productividad de los empleados y acelerar los procesos estandarizados. Esto conduce inevitablemente a una notable reducción de los costes de explotación. Además, gracias al acceso móvil al gestor de contenido empresarial, todos los datos e información necesarios pueden recuperarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.