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Gestión de Contenidos Empresariales

- para la fluidez de sus documentos digitales

Un sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM, puede mejorar significativamente la eficiencia en las empresas, reducir los costes y aumentar la satisfacción de los empleados y los clientes. Además de su uso en la contabilidad, el software ECM también puede aportar un valor añadido relevante a todos los demás departamentos de una empresa. A continuación veremos más en detalle qué áreas se benefician y qué otras ventajas trae consigo el uso del software de gestión de contenidos empresariales.

Los proveedores de este tipo de gestor, como DocuWare, llevan años ayudando a las empresas a introducir documentos digitales a través de un sistema de contenido empresarial. A continuación, mostramos qué es realmente un ECM y por qué representa un enorme beneficio para las empresas, además le ofrecemos consejos para implementar con éxito una solución de gestión de contenidos empresariales. La integración de un ECM ayuda a utilizar los documentos y la información de la empresa de forma mucho más eficaz y, al mismo tiempo, a protegerla mejor. Todos los involucrados se benefician: los usuarios de la empresa reciben toda la información que necesitan, los costes de gestión de documentos se reducen, los datos están mejor protegidos y la información está disponible en todas partes.

¿Qué es la gestión de contenidos empresariales o ECM?

En pocas palabras, la gestión de contenidos empresariales o ECM, tiene la tarea de digitalizar y automatizar el flujo de documentos en una empresa. Esto incluye la creación, gestión, tratamiento y archivado de documentos, hasta la firma digital. Los documentos están disponibles en todas partes, y se mantiene la seguridad y el cumplimiento legal. Los usuarios móviles también tienen acceso a todos los datos necesarios, y existe la posibilidad de que varios empleados pueden acceder al mismo documento al mismo tiempo. Además, se puede determinar en cualquier momento quién ha modificado un documento y cuándo. 

La comunicación con los clientes y proveedores también puede digitalizarse, modernizarse y, por tanto, mejorarse de este modo. Por lo tanto, un gestor de contenidos empresariales se centra en la digitalización de los archivos documentales, al igual que un sistema de gestión de documentos. Sin embargo, un ECM va mucho más allá: además de archivar, el sistema puede digitalizar y, por tanto, automatizar todos los procesos de tratamiento de documentos. No sólo hay almacenamiento y archivado: la gestión de contenidos empresariales también ayuda a la organización activa de los documentos en la empresa.

Un gestor de contenidos también ayuda a la recuperación de documentos, con la búsqueda por palabras clave o texto completo, que ayudan a los usuarios de la empresa a realizar tareas rutinarias de forma más rápida y sencilla. Muchas empresas también utilizan este tipo de sistema para la facturación electrónica. Las principales ventajas del software de gestión de contenidos empresariales son un trabajo más eficaz, menores costes y un mayor control de los documentos. En las próximas secciones hablaremos más específicamente de las ventajas en este ámbito.

ECM vs. DMS: ¿Cuál es la diferencia?

Cualquiera que esté planeando introducir un sistema de gestión empresarial o documental debe tener en cuenta las diferencias entre un gestor empresarial o ECM y gestor documental o DMS. Porque en muchos casos el uso de un software de gestión de contenidos empresariales tiene mucho más sentido que la implantación de un gestor documental. En cualquier caso, las diferencias deben ser claras para poder tomar la decisión correcta sobre qué sistema implantarse en la empresa. Por supuesto, las expectativas de los usuarios y los departamentos de la empresa también desempeñan un papel importante.

Un sistema de gestión de documentos o DMS, sirve para archivar digitalmente los documentos y garantizar un acceso rápido. Esta es la razón porque no se suelen utilizar solos, sino que son un componente de los sistemas de gestión de contenidos empresariales.

Aunque ambos sistemas son similares, difieren significativamente. Un ECM o gestor de contenidos empresariales, ofrece una gestión, un archivado y un tratamiento completos de los documentos digitales en las empresas. Por lo tanto, el DMS o gestor documental, es sólo un componente de un ECM completo. Si quiere cubrir el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación y procesamiento hasta su archivado, le conviene el software empresarial. Sin embargo, si sólo quiere archivar documentos, también puede confiar en un gestor documental.

Para que un ECM cumpla sus funciones, son importantes varios componentes de software. En combinación, estas partes conforman un sistema eficaz de gestión de documentos. Además del sistema de archivado, la gestión de entrada y de salida también desempeñan un papel importante, además de los sistemas de gestión de contenidos web. Todos estos sistemas son parte integral de un sistema de gestión con contenidos empresariales y representan su funcionalidad.

Ventajas de la gestión de contenidos empresariales

Un gestor de contenidos empresarial, ofrece un valor añadido para casi todos los departamentos de la empresa. Los beneficios son visibles de distintas maneras en diferentes áreas y departamentos de la empresa, pero tienen algo en común: los documentos digitales mejoran y facilitan el trabajo y reducen los costes. Además, un ECM puede garantizar la conformidad legal y seguridad de los documentos en la empresa. Los documentos digitales pueden almacenarse de forma mucho más segura que el papel. También es más fácil la integración en los procesos existentes en la empresa. Todos los departamentos y personal involucrado se benefician de ello. Sin embargo, en los distintos departamentos surgen otras sinergias de las que se benefician los usuarios, el departamento y, por tanto, toda la empresa.

Los documentos digitales son legales y seguros en muchos ámbitos

La gestión de contenidos empresariales o ECM reduce los costes, mejora la eficiencia y simplifica los procesos en la empresa. Estas ventajas no son suficientes, ya que es aquí donde existe un enorme potencial de optimización en muchas empresas. Muchos usuarios de documentos y contratos convencionales siguen asumiendo que un documento sólo es jurídicamente vinculante cuando se ha firmado a mano. Esto ya no es del todo cierto en la era digital debido a que los documentos firmados digitalmente también tienen validez legal en muchos ámbitos. En cualquier caso, tiene sentido que las empresas comprueben qué contratos y otros documentos firmados digitalmente son válidos. Porque aquí hay muchas oportunidades para acelerar y optimizar significativamente los procesos empresariales. Los socios contractuales se encuentran más rápidamente, las transacciones comerciales se aceleran, el tiempo se utiliza de forma óptima y no se pierde enviando documentos en papel. La gestión digital de contratos facilita la administración y el control de los contratos importantes.

La tendencia se dirige cada vez más hacia la firma digital, aunque sólo sea por la creciente internacionalización y globalización de las empresas. La información debe ser accesible y recuperable rápidamente y en cualquier lugar, incluso desde los dispositivos móviles.

Los documentos deben ser accesibles y estar firmados por todas las personas implicadas en el menor tiempo posible. Sólo así se dominan los retos de la digitalización en las empresas. A continuación, veremos algunos ejemplos en los que los departamentos de las empresas se benefician especialmente del uso de una herramienta de gestión empresarial.

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El flujo de caja mejora gracias a un gestor de contenidos empresarial

En la contabilidad, la mejora de la gestión de los procesos mediante documentos digitales se manifiesta, entre otras cosas, en un mayor flujo de caja. Esto se debe a que, por ejemplo, cuando las facturas se envían por correo, el pago sigue tardando una media de 30 días en llegar a la cuenta bancaria. Con las facturas digitales, este proceso puede reducirse a días. Además, se puede hacer un mejor seguimiento del envío y la recepción de los documentos de las facturas, o incluso rastrearlos en primer lugar.

Por el contrario, cuando se reciben facturas digitales, se pueden utilizar descuentos y rebajas y se pueden evitar los recordatorios. De este modo, un gestor de contenidos empresariales o ECM, ayuda a procesar, pagar, archivar y registrar las facturas entrantes y salientes. La fiabilidad de los proveedores aumenta considerablemente ya que todos los procesos que tienen lugar en las operaciones de pago son mucho más transparentes y tienen una trazabilidad efectiva.

Los clientes están más satisfechos cuando utilizan un sistema de gestión de contenidos empresarial o ECM

Los folletos, catálogos y otros documentos escritos de venta también suelen ser mucho más adecuados en formato digital. En este caso no sólo influye la protección del medio ambiente, sino también el manejo mucho más fácil de los documentos electrónicos, a los que se puede acceder en cualquier lugar, incluso con un teléfono inteligente y una tableta. Los clientes reciben más rápidamente los documentos que necesitan para hacer sus pedidos. Los procesos en la empresa se aceleran y simplifican, y tanto ventas como otros departamentos de la empresa se benefician de ello, ya que se pueden procesar más pedidos en menos tiempo.

Además, los documentos electrónicos pueden indexarse y buscarse más fácilmente. Esto significa que los clientes y los empleados pueden encontrar información importante más rápidamente sin tener que perder tiempo buscando en los catálogos. Los enlaces en los documentos electrónicos también ayudan a localizar la información más rápidamente y de forma más específica.

Por cierto: las relaciones interpersonales entre clientes y empleados de la empresa no se resienten cuando se trabaja con documentos electrónicos. Por el contrario, surgen nuevas posibilidades de comunicación que los documentos en papel no pueden ofrecer. En caso de consultas, los clientes pueden utilizar la comunicación digital de forma específica. Los empleados de la empresa pueden ayudar a los clientes de forma más rápida y, sobre todo, más eficaz, por ejemplo, enviando enlaces directos y documentos adicionales. También aquí el flujo de información es más rápido y los clientes reciben antes la información que necesitan para pedir productos o contratar servicios. Una vez iniciado el proceso de pedido, éste puede completarse más rápidamente si se utiliza una herramienta gestión de contenido empresarial. Como resultado, los clientes están mucho mejor abastecidos de bienes y servicios.

Un ECM o gestor de contenido empresarial, simplifica el flujo de información en las organizaciones

Una gran ventaja de los documentos electrónicos cuando se utiliza un gestor de contenido empresarial, es que los costes son significativamente menores en comparación con los documentos en papel. El ahorro potencial incluye los gastos de material de oficina y espacio de archivo, así como el tiempo de trabajo para gestionar los documentos en papel. Los costes de impresión y copia son tan importantes como el espacio de almacenamiento y el transporte de los documentos en la empresa.

En el departamento de ventas, por ejemplo, se intercambia mucha correspondencia entre clientes y comerciales. Esta documentación suele ser necesaria para varios empleados a la vez. Si estos empleados siguen trabajando en diferentes departamentos, o un equipo de asistencia telefónica tiene que dar respuesta a las preguntas del proceso de venta, se complica enormemente con los documentos en papel.

Los documentos deben ser accesibles y utilizables en todo momento. Aquí es donde los documentos digitales muestran claramente su ventaja, ya que el tiempo de respuesta en la empresa ha mejorado, así como el flujo de información. Esto, a su vez, se traduce en una mayor satisfacción del cliente.

Los informes pueden ser emitidos más rápidamente

El departamento jurídico no es el único que se beneficia de un flujo más rápido de documentos digitales. Al utilizar un gestor de contenidos empresariales, los procesos de aprobación también se acortan considerablemente y son más transparentes para todas las partes implicadas. Dentro del ECM, se registra quién ha accedido a qué documento y cuándo. Esto es útil para el cualquier departamento y todas las demás personas que participan en el proceso. Además, los cambios en los documentos también se pueden registrar con precisión, incluyendo la hora, el lugar y los cambios realizados.

Captación de talento más rápida y eficiente

Un gestor de contenidos empresariales o ECM, también ayuda a gestionar la avalancha de aplicaciones. Los procesos de contratación de nuevos empleados se gestionan con mayor rapidez en los departamentos de RRHH, ya que los documentos de solicitud y los contratos de trabajo también se pueden digitalizar. Además, la imagen externa de la empresa también mejora, ya que los solicitantes reconocen que la empresa utiliza sistemas modernos y, por tanto, también puede posicionarse mejor en comparación con sus competidores.

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Componentes de la gestión de contenidos empresariales

Un sistema de gestión de contenidos empresarial consta de varios componentes que se utilizan para gestionar las distintas etapas de la gestión documental. Los componentes esenciales de un ECM son:

  • Captura
  • Gestión
  • Almacenamiento
  • Conservación
  • Entrega

Varios sistemas intervienen en la administración. Además de la gestión de documentos, la colaboración también es importante. En este contexto, un gestor de contenidos está conectado al sistema interno y de correo electrónico. Un ejemplo de esta integración es la conexión con Microsoft Exchange u Office 365.

La gestión de los contenidos web también forma parte de la gestión, al igual que la gestión de los registros, es decir, del material escrito y el archivado. La gestión de flujos de trabajo y procesos empresariales también está integrada en el sistema, y todas estas funciones forman parte del gestor de contenidos empresariales o ECM.

En muchos casos, los sistemas ECM se van implementando a través de varios módulos y componentes de programas individuales o se pueden combinar en una suite.

¿En qué ámbitos puede aplicarse la gestión de contenidos empresariales?

Los posibles ámbitos de aplicación de la gestión de contenidos empresariales son muy variados y van desde las PYMES hasta grandes empresas o administraciones públicas. Además, casi todos los sectores, tanto los administrativos como los operativos, pueden beneficiarse de la gestión de contenidos empresariales.

Estas son las áreas operativas más comunes donde se utiliza una moderna plataforma de gestión de contenido empresarial:

1.- Contabilidad

No en vano, la contabilidad está presente en todos los sectores, y es uno de los campos de aplicación más relevantes para una solución de gestión de contenido empresarial. Las facturas deben almacenarse permanentemente y de forma estructurada simplemente por exigencias legales. Además, la contabilidad suele generar el mayor volumen de documentos. La gestión de contenidos empresariales captura los datos de las facturas directamente desde el correo electrónico o, en el caso de los documentos en papel, escaneando la factura. De este modo, el archivado y el control posterior del flujo de trabajo de las facturas es en gran medida automático. Los requisitos exigidos por la legislación fiscal también están garantizados una solución de gestión de contenidos empresariales o ECM.

2.- Recursos Humanos

Otra ventaja de utilizar una solución de este tipo es el expediente electrónico de solicitud de personal. El sistema almacena digitalmente todos los documentos de solicitud y la correspondencia resultante. El gestor de contenidos simplifica la asignación de documentos a los gestores correspondientes y los procesos de contratación de personal pueden gestionarse de forma más eficiente y rentable. La garantía del cumplimiento legal y de protección de datos personales es también importante, así como el seguimiento de los plazos de eliminación, todo esto garantizado mediante el uso de la gestión de contenidos empresariales. En el ámbito de los recursos humanos, las funciones de un sistema ECM también incluyen la distribución digital de las nóminas, la administración de las solicitudes de vacaciones, la contabilidad de los viajes de negocios y, por último, pero no por ello menos importante, el mantenimiento de los archivos de personal.

3.- Distribución

El trabajo del equipo de ventas también se simplifica con la implantación de una solución de gestión de contenidos empresariales o ECM. Por ejemplo, el control de versiones para la creación y aprobación de ofertas y el acceso a los documentos necesarios, puede realizarse muy fácilmente, además los usuarios del gestor de contenidos empresariales se benefician de una importante reducción de costes y un gran ahorro de tiempo. La eficacia de las ventas se incrementa y un mayor volumen de envíos de ofertas se traduce en un mejor flujo de caja.

4. Equipos de trabajo remotos con diferente ubicación geográfica

La flexibilidad de una plantilla móvil y en diferentes ubicaciones geográficas, es indispensable para una empresa moderna y eficiente. Más allá de las antiguas limitaciones del modelo de oficina tradicional, con la ayuda de un gestor de contenidos empresariales o ECM, los empleados pueden participar en los respectivos procesos desde cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente de los dispositivos inteligentes, siendo productivos aunque se encuentren fuera de la oficina. Los documentos pueden modificarse fácilmente y reenviarse con rapidez ya que los nuevos procesos se impulsan a partir de los datos indexados automáticamente. Las decisiones pueden tomarse sin retrasos y las preguntas pueden responderse inmediatamente dentro del sistema. El uso de un ECM basado en la nube deja atrás las antiguas formas de pensar que ataban los procesos de trabajo a oficinas fijas, a limitaciones de tiempo rígidas y a ordenadores de sobremesa, promoviendo una nueva flexibilidad y agilidad en las empresas.

5.- Departamento Legal y de Compras

En el día a día de los negocios, los contratos son la base de toda asociación empresarial. El gestor de contenidos empresariales o ECM ayuda a trazar el historial completo de un contrato. Esto incluye la gestión de plantillas y versiones, así como todos los procesos de aprobación interna. Por supuesto, abarca no sólo el archivado seguro de los documentos contractuales digitales, sino también de la información complementaria, como correos electrónicos, notas u otra correspondencia relacionada. La gran ventaja del manejo de contratos a través de la gestión de contenidos empresariales radica sobre todo en que la información está siempre disponible y actualizada desde y hacia todos los empleados involucrados. Dentro del sistema ECM, no sólo se controlan automáticamente los plazos relevantes para cada contrato, sino que también se pueden asignar con precisión los derechos de edición y lectura. Esto, a su vez, permite un manejo seguro de todos los documentos contractuales confidenciales.

 

Presentación de un sistema de gestión de contenidos empresariales: Consejos para el éxito de los proyectos

Independientemente del departamento en el que se implante por primera vez un gestor de contenido empresarial, hay que procurar que el proyecto esté bien planificado y se lleve a cabo de la forma más óptima posible. Esto se aplica generalmente, por supuesto, a todos los nuevos productos introducidos en una empresa.

El éxito de un proyecto de ECM es especialmente posible si los empleados de la empresa reconocen un valor añadido y esperan que implantación mejore y facilite su trabajo. La aceptación por parte de los empleados es fundamental en este tipo de proyectos.

Antes de introducir un gestor de contenidos empresariales o ECM, deben definirse en la empresa los objetivos a obtener con la gestión de contenidos empresariales. Pueden ser una tramitación más rápida de las facturas, una mayor calidad del servicio o unos procesos más eficaces. En cada departamento hay diferentes objetivos que los empleados esperan alcanzar con una solución de este tipo.

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Hay que tener en cuenta todos los posibles imprevistos que puedan surgir al implantar un gestor de contenidos empresariales. Es importante evitar que un proyecto como la implementación de un ECM fracase debido a la resistencia de sus empleados. Los siguientes puntos le ayudarán a ello:

Consejo 1: Comience en el departamento que más se pueda beneficiar de un gestor de contenidos empresariales o ECM

Para mostrar lo antes posible cómo un ECM mejora y facilita el trabajo en una empresa en igual medida, la implantación debe iniciarse en el departamento de la empresa que más rápidamente se beneficia del rendimiento de este tipo de sistemas.

En el ámbito de las ventas, suele tratarse de la elaboración de ofertas. Si estos procesos se digitalizan paso a paso, los indicadores clave de rendimiento (KPI) del departamento también mejoran. Esto convence al propio departamento comercial, pero al mismo tiempo también muestra a otros departamentos de la empresa las ventajas que puede aportar un gestor de contenidos empresariales. De este modo, la aceptación suele aumentar mucho antes de la implantación real de un ECM en el resto de departamentos.

Consejo 2: El análisis para una base sólida

En el marco de un análisis de la situación actual, se puede aclarar en qué orden debe tener lugar la implantación de un ECM en la empresa. Lo ideal es nombrar a una persona de la alta dirección que se encargue de hablar con cada departamento a fin de establecer los puntos débiles que hay que eliminar.

Esta persona tendrá una visión global a lo largo de todo el proceso e incluye en las consideraciones los escenarios actuales, así como los posibles retos futuros. Es especialmente importante integrar realmente a todas las partes interesadas en el análisis para evitar reacciones defensivas de los usuarios más adelante. Sólo si se toman en serio las necesidades y sugerencias de los empleados y queda claro en qué consisten las ventajas, su equipo estará encantado de manejar la nueva tecnología.

En la mayoría de las PYMEs, el análisis inicial muestra que la contabilidad es el punto de partida ideal para la implantación estratégica de un gestor de contenidos empresariales. Suele ofrecer el mayor potencial de mejora, ya que la aceleración del procesamiento de facturas, tiene un impacto directo en la rentabilidad de la empresa beneficiada con la implantación.

Consejo 3: Definir los objetivos de la implantación del ECM e identificar los beneficios

Una vez identificados los departamentos en los que se quiere iniciar la implantación del ECM, el siguiente paso es definir objetivos claros y, sobre todo, medibles. Pregúntese en qué áreas se encuentran los mayores desafíos y aclare exactamente qué debe mejorar en el futuro próximo. Es importante que los deseos sean lo más detallados posibles al definir sus objetivos.

¿Debe aumentar en un determinado porcentaje el número de confirmaciones de pedidos enviadas en un plazo específico de tiempo? ¿Espera que el tiempo de tramitación de las facturas se reduzca de forma apreciable con un gestor de contenido empresarial? Formule sus expectativas con la mayor claridad posible y compártalas con todo el equipo para asegurarse de que todos los empleados sepan lo que se espera de ellos, y no llevarse ninguna sorpresa desagradable al comprobar los objetivos más adelante.

Si se establecen métricas claras, como la tasa de envío de ofertas antes y después de la aplicación, nadie puede hablar mal de los éxitos reales conseguidos, porque las impresiones subjetivas se sustituyen por hechos objetivos.

Consejo 4: Buscar proveedores de software de contenido empresarial para la elección más adecuada

La selección de un ECM es amplia, hay cada vez mayor competencia y se debe ser cuidadoso a la hora de elegir el producto adecuado. ¿Debe tratarse de un software establecido con éxito en el mercado desde hace años o, en vista de los retos futuros, son las soluciones de gestión de contenidos nuevas e innovadoras la elección correcta? Como ocurre a menudo, la respuesta está en el medio: por un lado, la trayectoria e implantaciones exitosas es la mejor prueba de que un software ha demostrado su eficacia en la práctica, pero por otro lado, la solución elegida también debe ser lo suficientemente moderna como para acompañar a su empresa de forma fiable durante los próximos diez o quince años.

Si quiere ir sobre seguro a la hora de elegir un software de gestión de contenidos empresariales o ECM, debería investigar un poco los distintos proveedores e informarse sobre experiencias de otros clientes. Los fabricantes de confianza se hacen un nombre al poner siempre a disposición de sus clientes nuevas actualizaciones, y hacerlo de forma sencilla y económica.

Las certificaciones también son útiles para encontrar el producto adecuado. Por ejemplo, la certificación DIN ISO 9001 confirma que un proveedor de gestión de contenidos empresariales está mejorando sistemáticamente la funcionalidad o la seguridad de su oferta. Esto demuestra que está en constante desarrollo.

Otro punto al que debe prestar atención al elegir el software adecuado es su escalabilidad. Si se cumple este requisito, se puede -como ya se ha recomendado- empezar con unos pocos usuarios y luego ampliar gradualmente la implantación. Igualmente importante: garantizar un respaldo sin complicaciones para las tecnologías ya utilizadas en su empresa, así como una posible conversión posterior de las soluciones locales a un gestor de contenidos empresariales o ECM basado en la nube.

Cuanto mejor se tengan en cuenta todas las eventualidades, menor será el riesgo de que se generen costes imprevistos. Por lo tanto, aclare exactamente cómo serán las condiciones económicas de la instalación, los costes de funcionamiento, la formación y las actualizaciones para evitar costes adicionales desde el principio.

Consejo 5: Configuración de la solución de gestión de contenidos empresariales (ECM)

En cuanto empiece a poner en marcha su plan de implantación, debe asegurarse de vincular también la solución elegida a la infraestructura de correo electrónico de su empresa, así como a los dispositivos móviles de los usuarios. Al fin y al cabo, una de las mayores ventajas de la gestión electrónica de documentos es que todos los empleados autorizados pueden acceder a la información importante en cualquier momento y sin ninguna complicación, independientemente de que estén en su oficina, en la del cliente o en casa.

Es esencial que defina los flujos de trabajo digitales para agilizar los procesos y acelerar los pasos importantes. Sin embargo, debe tener cuidado de no saturar a sus empleados con las múltiples posibilidades técnicas de las modernas soluciones de contenido empresarial. La creciente digitalización del mundo laboral no cuenta con la aprobación de todos los empleados. Por lo tanto, limítese a las mejoras básicas al principio y no espere que su equipo aplique demasiadas innovaciones a la vez. Que algo sea técnicamente posible no significa que tenga sentido en su caso concreto. Su personal le agradecerá los flujos de trabajo intuitivamente comprensibles.

Las empresas pueden esperar numerosos beneficios de la implantación de un ECM como la mejora de la eficiencia y como resultado, la satisfacción del cliente aumentará gracias a la mayor rapidez de respuesta del personal. El flujo de caja mejora y los empleados de la empresa se ven considerablemente aliviados. Los flujos de trabajo se optimizan, ya que los empleados obtienen más rápidamente toda la información que necesitan. Esto también ahorra mucho tiempo y permite a los empleados completar las tareas del día a día más rápidamente y, sobre todo, de forma más sencilla.

¿Cómo apoya DocuWare la introducción de un gestor de contenidos empresarial?

Para garantizar que el trabajo con un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM), realmente simplifique y acelere los procesos de trabajo cotidianos, se ha probado un enfoque claramente estructurado para la implantación.

Antes de planificar la selección e implantación del sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM, la dirección y el equipo informático deben consultar con todos los departamentos implicados. Porque, como todo cambio, la digitalización de la gestión documental también crea incertidumbre, que debe ser tomada en serio y aclarada. Sólo cuando el personal está realmente convencido de trabajar con una solución de ECM puede comenzar la planificación real del proyecto en seis pasos:

Paso 1: Estudio preliminar y orientación

La base de la planificación es determinar la situación actual del procesamiento de documentos en la empresa y definir todos los departamentos que vayan a trabajar con el sistema de gestión de contenidos en el futuro. En este caso, la necesidad concreta de actuación debe determinarse con los empleados, definiendo las soluciones imprescindibles y las que les gustaría o desearían mejorar. Cuanto más papel se produzca actualmente durante el trabajo diario, mayor será el ahorro de tiempo y costes cuando se haya implantado el nuevo sistema.

Paso 2: Presentación de la solución por parte del proveedor

A partir de esta definición de objetivos, DocuWare desarrolla propuestas de solución iniciales y las presenta de forma gratuita. Todos los empleados involucrados en el proyecto deben participar en esta presentación para poder decidir juntos si la solución presentada encaja o no.

Paso 3: Talleres y formación sobre la nueva solución

Antes de que comience el proyecto, debe organizarse una formación del sistema con el proveedor seleccionado para crear una oferta individual sobre esta base que se acerque lo más posible a los objetivos del proyecto. También es el momento de aclarar dudas sobre las novedades y cómo tratar los procesos heredados: ¿el escaneo o la importación deben formar parte del servicio o ser un servicio interno?

Paso 4: Oferta y compra o alquiler

El siguiente paso en la implantación de un sistema ECM es una oferta concreta que incluya precios vinculantes. Si se plantea una solución clásica in situ, la oferta debe incluir siempre los precios del software, el hardware adicional y todos los servicios. Para una solución basada en la nube, no sólo son importantes el plazo y el precio del alquiler, sino también las modalidades de cancelación, las garantías de seguridad o las opciones de rendimiento y escalabilidad. Aquellos que no puedan decidirse a utilizar un sistema en la nube por el momento deberían asegurarse de que el cambio a una solución en la nube sea lo más fácil posible en caso de ser necesario.

Paso 5: Configuración y formación del gestor de contenidos empresariales o ECM

Un organizador con la formación adecuada, como el responsable de informática, debe estar presente durante la instalación para asesorar y apoyar al personal implicado durante el proceso inicial.

Paso 6: Taller de revisión

Una vez que el sistema está en funcionamiento, DocuWare recomienda un taller de revisión como último paso del proyecto de implantación. Aproximadamente entre seis y doce semanas después de la puesta en marcha del sistema, el proveedor vuelve a la empresa, evalúa el funcionamiento y acompaña a los empleados en su trabajo diario. De este modo, pueden dar consejos concretos que faciliten aún más las tareas con el sistema ECM a los usuarios.

Casos de éxito de nuestros clientes

Casos de éxito

La cooperativa catalana CADÍ cuenta con una larga historia, en la que los agricultores tenían que reinventarse una y otra vez. El uso de un sistema de gestión documental ayuda ahora a liberar recursos que se reinvierten de forma lucrativa en otras áreas de la organización.

Antes de introducir el sistema de gestión documental, la mayoría de los documentos en CADÍ se guardaban en formato papel. Más de 1.200 facturas entrantes y salientes, autoliquidaciones, cargos y abonos se almacenaban cronológicamente cada mes en cajas, ocupando un espacio considerable de la oficina. A las facturas se sumaban los diferentes documentos electrónicos en los servidores, así como los correos en las bandejas de entrada individuales de los empleados.

La multitud de archivos paralelos no ayudaba a mantener un estilo de trabajo eficiente. En caso de que los empleados necesitaran consultar por ejemplo una factura de un cliente, tenían que ir al archivo, buscar la caja del mes correspondiente, sacar todas las facturas y pasarlas una a una hasta encontrar el recibo con el número correspondiente. La búsqueda era tan laboriosa que casi siempre se prefería volver a imprimir la factura desde el sistema ERP. Gestionar los documentos en el servidor mediante una estructura de carpetas tampoco resultó fácil: cuantos más documentos se acumulaban allí, menos claro era el almacenamiento. En vez de una versión, podían encontrarse varias copias desactualizadas en el mismo lugar.

La sencillez convence

Mediante el proveedor informático que mantiene los sistemas de impresión de la empresa, CADÍ conoció DocuWare. La sencillez del sistema le gustó a la empresa desde el principio, al igual que la posibilidad de mejorar la forma de trabajar después de la implantación del gestor documental. De esta manera, la solución ayudaba a digitalizar los procesos existentes, haciéndolos incluso más eficientes.

En total se han digitalizado tres áreas de la organización: Administración, Ventas y Calidad. Las facturas entrantes que se reciben en formato PDF se pasan hoy directamente al archivador digital de DocuWare, sin tener que imprimirlas como antes. Facturas salientes se generan una vez por semana en un proceso de impresión automático desde el ERP. DocuWare reconoce automáticamente el tipo del documento, separa los recibos y detecta las palabras clave en diferentes zonas de la factura. En las autoliquidaciones con los socios de la cooperativa, CADÍ va un paso más allá: los documentos que se generan desde el ERP pueden mandarse directamente vía correo electrónico a los agricultores. Este proceso es mucho más rápido que antes, lo cual favorece a toda la organización.

Reinvertir los recursos liberados de forma lucrativa

Gracias a DocuWare, la empresa pudo cumplir con su visión de tener toda la documentación centralizada en un solo lugar, un único original, y una sola versión. Para encontrar documentos, los empleados de CADÍ tienen a su disposición diferentes opciones de búsquedas dinámicas. También la segunda sede de la empresa en Barcelona se beneficia del gestor documental. Con el fin de poder planificar las próximas actividades comerciales de la empresa, antes se pasaban estadísticas y reportes comerciales una vez al mes a la delegación en Barcelona. Hoy es posible acceder vía Internet a todos los documentos y análisis de CADÍ en cualquier momento, ya que el archivador online y seguro de DocuWare está siempre disponible. De esta manera, los comerciales están ahorrando mucho tiempo y pueden contestar a las preguntas de sus clientes en la misma llamada telefónica, sin tener que pedir la información a la oficina central de la empresa. Gracias a DocuWare la cooperativa CADÍ se ahorra mucho tiempo, que invierte de forma lucrativa en otras áreas de la organización.

FAQs sobre la gestión de contenidos empresariales

¿Qué es un sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM?

ECM es la abreviatura de un sistema de gestión de contenidos empresariales para archivar, rastrear y gestionar datos electrónicos. La mayoría de las empresas utilizan un software de este tipo principalmente para la facturación electrónica. La gestión de contenidos empresariales sustituye los archivos en papel y el procesamiento manual de las tareas de contabilidad o recursos humanos por procesos automatizados.

¿Cuál es la diferencia entre un ECM y un DMS?

En términos sencillos, un gestor documental o DMS gestiona los documentos, mientras que un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) se utiliza para gestionar los contenidos corporativos. Por lo general un gestor documental viene incluido en un ECM o gestor de contenidos empresariales.

¿Cómo se puede implantar un sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM?

Una vez definidos los objetivos, los beneficios esperados y los requisitos individuales del sistema de gestión de contenidos empresariales, la selección del software adecuado para digitalizar los documentos en papel es el siguiente paso. A la fase de concepción le sigue la configuración y optimización del sistema. Por último, todos los programas de aplicación seleccionados, la infraestructura de correo electrónico y todos los dispositivos móviles utilizados en la empresa estarán vinculados al gestor de contenidos empresariales.

¿Cómo funciona un gestor de contenidos empresariales o ECM?

La gestión de contenidos empresariales, o ECM, captura, gestiona y almacena los contenidos. Un requisito básico para el éxito de la aplicación es la captura digital previa de todos los documentos y datos relevantes. Las estructuras y los procesos se mapean como una solución global para toda la empresa mediante el uso de software de gestión de contenidos empresariales.

¿Por qué es importante la gestión de contenidos empresariales para las empresas?

Una solución de ECM aplicada estratégicamente simplifica el procesamiento, la distribución y el archivado de contenidos dentro de una empresa. Utilizando el software adecuado, se puede aumentar la productividad de los empleados y acelerar los procesos estandarizados. Esto conduce inevitablemente a una notable reducción de los costes de explotación. Además, gracias al acceso móvil al gestor de contenido empresarial, todos los datos e información necesarios pueden recuperarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Recursos

DocuWare está a su disposición

Descubra cómo organizaciones de todo el mundo utilizan las soluciones basadas en la nube de DocuWare para mejorar la gestión de sus documentos digitales, aumentar la eficiencia y reducir los costes.

Woman working on computer | invoice processing with DocuWare for small business

Procesamiento de facturas

Olvídese del papel y la introducción de datos

Para cada factura entrante, registre datos clave automáticamente como por ejemplo proveedor, número de pedido, impuestos, totales, etc. Envíe facturas para su aprobación con recordatorios de correo electrónico automáticos. Nunca pierda otra factura, elimine facturas fraudulentas y mantenga los pagos a proveedores a tiempo. Aprende más.

Manager speaking with employee | employee management with DocuWare for small business

Gestión del personal

Todos los registros de los empleados al alcance de la mano

Digitalice y centralice los registros de recursos humanos de todos los empleados, incluidos los currículos y credenciales, formularios de incorporación, documentos de impuestos, informes de rendimiento y mucho más. Mejorado con flujos de trabajo de recursos humanos clave, es un conjunto de herramientas integral para equipos de recursos humanos. Aprende más.

DocuWare Ventas y marketing

Ventas y marketing

Modernizar las ventas con acceso instantáneo a información crucial

Cuando los clientes consultan análisis comparativos, reseñas e información sobre los productos en línea antes de realizar una compra, normalmente se fijan en sus ventas a la hora de tomar la decisión. Esto exige un acceso inmediato a información fundamental y unos procesos sencillos para ofrecer experiencias de cliente extraordinarias. Aprende más.

DocuWare Cumplimiento del RGPD

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Controlar el acceso a la información y la seguridad del sistema

Digitalizar documentos en papel y adjuntar metadatos detallados para ayudar a controlar el acceso, encontrar información precisa sobre los clientes y eliminar datos a petición. Aprende más.