En el ámbito de las tecnologías de la información se utilizan constantemente nuevas tecnologías que no tardan en quedar obsoletas y deparan más problemas que ventajas, resultando dinero tirado por la ventana. Teniendo en cuenta la gran variedad de sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) disponibles en el mercado, es difícil elegir el producto adecuado. ¿Qué debe tener en cuenta una empresa antes de introducir un ECM?
La respuesta es sencilla: La elección debería recaer en el producto y el fabricante que mejor responda a las necesidades específicas de la empresa. Sin duda, resulta tentador optar por el sistema más económico, pero a fin de cuentas esto puede ser mucho más caro de lo previsto si el producto inadecuado no permite alcanzar todos los objetivos del proyecto de ECM. En el peor de los casos, puede acabar en un fracaso.
Si un fabricante intenta deslumbrar en la fase de oferta sobre todo con sus funciones y prestaciones, es posible que no haya comprendido las peculiaridades del modelo empresarial del interesado y sus necesidades específicas de cara a la gestión documental. Por eso, antes de adquirir un software, todos los fabricantes que pasen al círculo de interés deberían señalar concretamente cómo proyectan implementar las exigencias específicas de los departamentos especializados con su solución.
Antes de ello, pueden descartarse rápidamente con cinco preguntas sencillas todos los sistemas de ECM que no son lo suficientemente adecuados para el proyecto planificado:
1. ¿Qué dimensiones tiene la base instalada? Si el ofertante cuenta con una amplia base de clientes, puede partirse de que se trata de un ECM madurado y utilizado intensivamente que ha arraigado en el mercado. Cuantas más empresas utilizan el ECM, mayor es el interés del fabricante por seguir desarrollando su software y por mantener la calidad del producto. Cuanto mayor es la base instalada, mayores son también los ingresos por mantenimiento del software y venta de licencias adicionales, lo que indica también una garantía de financiación del desarrollo ulterior. Esto reduce la probabilidad de que dicho ECM quede anticuado a corto plazo.
2. ¿Ofrece la arquitectura de software garantía de futuro? Aquí puede dar una pista por ejemplo la disponibilidad de aplicaciones móviles, un cliente de explorador moderno o una solución en la nube de tenencia múltiple. Solo los productos ECM con una arquitectura orientada al futuro garantizan su uso productivo a largo plazo.
3. ¿Es la solución de ECM lo suficientemente flexible como para integrarla en la infraestructura de TI disponible? Las empresas disponen obviamente de diversas soluciones de TI para procesar o crear documentos, como sistemas de correo electrónico y de Office, o aplicaciones ERP y CRM. El producto de ECM idóneo debería permitir la integración directa en la infraestructura de TI existente.
Puesto que los documentos procedentes de diferentes fuentes están a menudo interrelacionados, deberían confluir en un archivo digital y administrarse en este de forma estructurada. Igual de importante es poder acceder sin inconvenientes a todos los datos de este almacén central de documentos; naturalmente, desde todos los sistemas de aplicación informáticos de la compañía. Así pues, debería ser tan fácil archivar allí con un comando los mensajes de correo electrónico de Outlook como documentos del sistema CRM o ERP. De este modo, los empleados del departamento de contabilidad podrán consultar para la revisión de cuentas con un simple clic del ratón toda la documentación relevante, incluida toda la correspondencia.
4. ¿Es el ECM escalable? Al poner en marcha el proyecto de ECM puede que solo estén previstos diez usuarios. ¿Pero qué ocurrirá si la empresa crece o si se amplía la aplicación del ECM a otros departamentos? ¿Seguirá funcionando el ECM con fiabilidad también con 20, 200 o 2.000 usuarios? Solamente si se opta por una solución escalable se evitará tener que realizar varias instalaciones de ECM en la compañía, o que el producto tenga que ser sustituido por otro de mayor capacidad.
5. ¿Existe una opción para la nube? Esta cuestión es también de interés incluso si actualmente está planificada una solución clásica in situ, puesto que, ya solo por motivos económicos, es posible que en un momento determinado se desee trasladar la gestión documental a la nube pública. Por lo tanto, debería aclararse desde un principio si el fabricante ofrece un sistema en la nube que cubra como mínimo el 95 por ciento de las funciones del sistema local.
Evaluando minuciosamente las respuestas a estas cinco preguntas sencillas pueden evitarse errores a la hora de elegir el sistema ECM adecuado. De este modo, la empresa se librará de invertir en un producto de ECM que tenga que retirar a los pocos años por haber quedado anticuado o porque no satisface requisitos esenciales de la gestión documental.
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