Los sistemas de clasificación y ordenación de documentos para la empresa

Si has decidido poner orden en la gestión documental de tu empresa, pero no sabes por dónde empezar, ¡estás en el lugar indicado! 

Cuando los documentos están bien organizados, se reducen los riesgos legales y las pérdidas, al tiempo que se optimiza el acceso a la información y se aprovechan las ventajas de la digitalización. 

En este artículo, descubrirás los principales sistemas de clasificación, junto con métodos y herramientas de gestión documental, para que ordenes toda la información de manera eficiente y segura. ¡Vamos paso a paso! 

Indice

• Los sistemas de clasificación de documentos
• Sistemas de ordenación de documentos
• Herramientas y métodos para la clasificación y ordenación
• Digitalización de documentos
• Implementación de un sistema de clasificación y ordenación
• Ejemplos prácticos
• Conclusión

Los sistemas de clasificación de documentos 

Existen diferentes modos de clasificación de documentos, más allá de los clásicos sistemas alfabéticos o cronológicos. Con la digitalización, han surgido nuevas maneras de organización, algunas incluso automatizadas, facilitando la gestión documental en las empresas. 

Clasificación por función: 

Este método organiza los documentos según el departamento o la función que los genera. De este modo cada uno de los departamentos tiene un acceso rápido a sus documentos  de uso diario de modo más eficiente. Por ejemplo: 

• Ventas: contratos de clientes, órdenes de compra. 
• Marketing: estudios de mercado, planes de campaña. 
• Contabilidad: facturas, balances financieros. 

Clasificación por materia o tema: 

Aquí los documentos se agrupan por temas, sin importar el departamento donde se haya generado el documento, de este modo se facilita la información relacionada, por ejemplo: 

• Clientes: correspondencia, contratos. 
• Proyectos: informes de progreso. 
• Productos: informes de entregas, pedidos. 

Clasificación cronológica: 

Este sistema es muy común para el seguimiento de transacciones y documentos como facturas y contratos. Permite ver las fechas de pagos de facturas o vencimientos de contratos. Además, este método facilita la auditoría y el cumplimiento de plazos legales y operativos. 

Clasificación alfabética: 

Es una de las más usadas junto a la cronológica. Esta clasificación puede ir en función de los nombres de clientes, proveedores u otros criterios alfabéticos. La clasificación alfabética es sencilla y facilita la localización rápida de documentos basados en nombres.

Clasificación numérica: 

Consiste en asignar un número único a cada documento o expediente. Es un método que se usa con frecuencia en organizaciones para: 

• Expedientes de empleados, asignando a cada uno de ellos un número de identificación. 
• Pedidos para rastrear órdenes de compra, con numeración secuencial para su seguimiento.

Este método es eficiente cuando se manejan grandes volúmenes de documentos y se requiere un sistema de referencia rápido y preciso. 

Clasificación geográfica: 

Este método facilita la descentralización y acceso a la información desde cualquier ubicación, al organizar los documentos según la ubicación física o geográfica. Resulta muy útil para empresas con múltiples sedes, delegaciones o sucursales. 

Sistemas mixtos: 

Los sistemas mixtos combinan dos o más sistemas de clasificación para mayor eficiencia. como por ejemplo clasificar los documentos por departamento y cronológicamente. 

Sistemas de ordenación de documentos

Antes de profundizar en los métodos de ordenación, es importante diferenciar clasificación de ordenación: 

Cuando hablamos de clasificar documentos nos referimos a la forma en que se agrupan según criterios específicos, como hemos mencionado anteriormente. Es el primer paso en la organización documental y define las categorías bajo las cuales se almacenarán los documentos. 

Por su parte, la ordenación se refiere a cómo se organizan los documentos dentro de cada categoría para facilitar su búsqueda y acceso, de nuevo se pueden categorizar de varias maneras según la preferencia de criterios, como por ejemplo: 

• Ordenación alfabética: La ordenación, al igual que sucedía en la clasificación, se define por criterios alfabéticos de clientes, empresas, proveedores, etc. Es muy útil cuando se manejan largas listas de clientes o proveedores. 
• Ordenación numérica: Perfecto para establecer un orden secuencial y lógico. Es muy útil con archivos que ya tienen una numeración asignada, como números de expediente, facturas o pedidos.  
• Ordenación cronológica: Es un modo de ordenar fundamental para el seguimiento temporal. Se utiliza comúnmente en registros financieros y legales, ya que los documentos se pueden ordenar por fecha de creación, recepción o vencimiento. 
• Ordenación geográfica: Basada en la ubicación física relacionada con el documento, como país, ciudad o región. Es útil para empresas con operaciones en múltiples ubicaciones geográficas. 

Herramientas y métodos para la clasificación y ordenación 

La tecnología ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus documentos. Gracias a herramientas avanzadas como los DMS (Sistemas de Gestión Documental), la clasificación y archivado se han simplificado enormemente, permitiendo búsquedas rápidas y automatizadas. La integración de Inteligencia Artificial (IA) ha llevado la automatización aún más lejos, facilitando la extracción, entrada y clasificación de documentos sin intervención manual. 

A pesar del auge de la digitalización, algunas empresas aún utilizan métodos tradicionales. Veamos las principales herramientas disponibles para gestionar documentos de manera eficiente. 

Carpetas y archivadores físicos - sistemas tradicionales de archivo

Aunque la digitalización avanza muy rápido, muchas empresas aún utilizan sistemas tradicionales de archivo. Las carpetas y archivadores etiquetados correctamente permiten una organización física eficiente. Sin embargo, este método puede ser laborioso, puede dar lugar a pérdidas de documentos, es difícil vigilar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y, además, ocupa un espacio significativo. 

Software de gestión documental (DMS)

Los software de gestión documental o DMS han supuesto una auténtica revolución para simplificar procesos de trabajo cotidianos y el manejo de documentos importantes. Gracias a ellos se pueden digitalizar documentos impresos, facilitando la captura, el archivado, el acceso y su gestión de un modo rápido y eficaz, reduciendo costes y minimizando errores. 

Una de sus mayores ventajas es la automatización de flujos de trabajo, permitiendo que procesos rutinarios se ejecuten de forma estable y predecible. 

Algunos de los elementos de un software de gestión documental, como Docuware, incluyen: 

• Archivador de documentos: almacena archivos en la nube o en local, según necesidades de cumplimiento normativo. 
• Visor de documentos: permite visualizar múltiples formatos como PDF, JPG, CAD y documentos en su formato nativo. 
• Flujo de trabajo: automatiza la asignación y movimiento de documentos dentro y fuera de la empresa. 
• Indexación: clasifica documentos para facilitar su búsqueda y gestión eficiente. 
• OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): extrae texto de imágenes y documentos escaneados para su uso digital. 
• Herramientas de búsqueda: permite localizar documentos por tipo, índice, palabras clave o texto completo. 
• Integraciones: se conecta con ERP, sistemas contables y otras aplicaciones como SAGE, Outlook y SAP. 
• Procesamiento inteligente de documentos (IDP) para la  extracción y gestión automatizada de datos. 

Nube - almacenamiento y acceso a documentos desde cualquier lugar

La capacidad de almacenamiento también ha tenido una transformación radical desde el uso de los software de gestión documental en la nube.  

La nube ha transformado el almacenamiento tradicional, al sustituir los dispositivos físicos por servidores remotos accesibles de forma segura. Esto facilita una gestión más flexible y escalable, permitiendo a las empresas ajustarse a sus necesidades de datos en tiempo real. 

Las ventajas incluyen: 

• Flexibilidad: acceso remoto a la información, ideal para equipos distribuidos o trabajo desde casa. 
• Escalabilidad: ajustar el espacio de almacenamiento según las necesidades de la empresa. 
• Seguridad: proveedores de nube confiables ofrecen medidas avanzadas de protección de datos. 

Con DocuWare el almacenamiento en la nube transforma la infraestructura tecnológica en una red centralizada, accesible desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto permite a las empresas adoptar soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo con mayor flexibilidad y sin preocuparse por la seguridad o el mantenimiento. 

DocuWare Cloud digitaliza la gestión documental con acceso seguro desde cualquier dispositivo, garantizando, además, el cumplimiento normativo. 

OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)

Otra tecnología que ha transformado la digitalización de documentos y captura y almacenaje de la información, es el Reconocimiento Óptico de Caracteres, OCR por sus siglas en inglés (Optical Character Recognition). 

La tecnología OCR convierte los caracteres presentes en documentos escaneados o imágenes en un formato de texto editable y buscable. Esto es especialmente útil para digitalizar archivos en papel y facilitar su integración en sistemas electrónicos.  

Las ventajas principales son: 

• Reducir el tiempo de entrada de datos, automatizando la extracción de información. 
• Mejorar la precisión y minimizar los errores de la transcripción manual. 
• Poder archivar y clasificar los documentos con facilidad. 

DocuWare incorpora tecnología OCR en sus soluciones, permitiendo a las empresas transformar documentos físicos en activos digitales plenamente funcionales. 

Firma electrónica - autenticación y seguridad de los documentos

La firma electrónica ha sido otro de los grandes avances de la digitalización. Permite autenticar y validar documentos de manera digital, eliminando la necesidad de firmas manuscritas.  

Esto agiliza procesos de aprobación y formalización de documentos, garantiza la autenticidad y evita alteraciones no autorizadas. Con una firma electrónica cualificada, los documentos son totalmente legales y cumplen con los requisitos de seguridad actuales. 

Digitalización de documentos 

La digitalización de documentos impresos es el primer paso hacia la transformación digital. El uso del papel en áreas como contabilidad, recursos humanos y legal está dejando de ser habitual, ya que ralentiza los procesos y genera altos costos. Además, el archivado físico conlleva riesgos como la pérdida de documentos y problemas de seguridad en la información. 

Ventajas de la digitalización 

La digitalización no es una tendencia, sino un proceso absolutamente necesario para ser competitivo y ágil en un mercado que cada vez se transforma más rápido. 

Las principales ventajas son: 

• Ahorro de espacio: elimina la necesidad de almacenamiento físico. 
• Acceso rápido: permite recuperar documentos en segundos. 
• Seguridad: protege la información con copias de respaldo y acceso restringido. 
• Acceso a la información deslocalizado. 
• Posibilidad de trabajar en remoto. 
• Cumplimento normativo. 

Proceso de digitalización 

El proceso de digitalización puede variar según las herramientas utilizadas, pero en esencia, consiste en convertir un documento físico en un archivo digital estructurado. Para ello, se siguen tres pasos clave: 

1. Escaneo del documento, en caso de que se trate de imágenes de las que hay que extraer información, será necesario utilizar herramientas OCR. 
2. Indexación, donde se asignan etiquetas y metadatos para su búsqueda posterior. 
3. Almacenamiento, el documento se clasifica y ordena en sistemas digitales según criterios definidos. 

Herramientas para la digitalización 

Existen diversas herramientas que facilitan la digitalización de documentos, desde escáneres hasta software especializado. La opción más eficiente es contar con un sistema de gestión documental (DMS) que integre OCR y permita almacenar, archivar, organizar y recuperar grandes volúmenes de información con facilidad. 

DocuWare, por ejemplo, no solo cuenta con estas funcionalidades, sino que además incorpora procesamiento inteligente de documentos (IDP), automatizando la extracción y clasificación de datos para optimizar aún más los flujos de trabajo. 

Implementación de un sistema de clasificación y ordenación 

¿Cómo elegir el sistema de clasificación y ordenación más adecuado para tu empresa? No existe un único método ideal, pero con un análisis adecuado y una implementación bien planificada, puedes optimizar el acceso y la gestión de documentos. Aquí te compartimos los pasos clave para lograrlo. 

Análisis de las necesidades de la empresa

Antes de decidir qué sistema implementar, es fundamental evaluar las necesidades de la empresa y definir los objetivos que se quieren alcanzar con la clasificación documental. Integrar un nuevo sistema debe responder a problemas específicos y mejorar la gestión de la información. 

Algunos factores a considerar pueden ser: 

• La frecuencia de uso de los documentos y las herramientas. 
• La cantidad y tipo de información que se maneja. 
• Acceso remoto, si se necesita compartir documentos en distintas ubicaciones. 
• Número de usuarios que utilizarán el sistema. 
• Automatización de flujos de trabajo, en caso de necesitar procesos más ágiles. 
• Cumplimiento normativo, asegurando que la documentación se gestiona según regulaciones aplicables. 

Elección del sistema de clasificación y ordenación más adecuado 

El sistema elegido debe ajustarse al tipo de documentos y a la estructura organizativa de la empresa. La clave es optimizar el acceso a la información y mejorar la eficiencia operativa. 

Una vez elegido, el uso de herramientas de gestión avanzadas, como DocuWare, garantizan la protección, accesibilidad e integración flexible de los documentos. Su sistema permite almacenar archivos de forma centralizada, evitando pérdidas en directorios desordenados o correos personales. Además, sus funciones de indexación y búsqueda avanzada aseguran un acceso rápido y preciso a la información cuando se necesite. 

Definición de un plan de implementación 

Una vez elegido el sistema y las herramientas más adecuadas, es crucial establecer un plan de implementación. Hay departamentos donde la digitalización y clasificación documental son prioritarias debido al volumen de datos que manejan y la necesidad de consulta en tiempo real. Finanzas y legal, por ejemplo, suelen ser áreas clave en esta transición. 

La implementación puede realizarse por fases, comenzando con los departamentos de mayor demanda y luego extendiéndose gradualmente al resto de la organización. 

Formación del personal 

Es importante formar a los empleados en el uso del sistema para garantizar su correcta aplicación. La formación debe incluir sesiones prácticas donde los trabajadores aprendan a clasificar, ordenar y buscar documentos de manera eficiente. 

Dependiendo del nivel de digitalización del sistema, la capacitación también puede abarcar el uso de software de gestión documental, buenas prácticas en seguridad de la información y normativas vigentes relacionadas con la documentación empresarial. 

Evaluación y mejora continua del sistema 

Un sistema de clasificación y ordenación no es estático; debe revisarse periódicamente para detectar áreas de mejora y adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa. La evaluación puede incluir auditorías internas para identificar fallos en la organización documental. 

DocuWare facilita el acceso rápido y seguro a documentos archivados, lo que resulta clave en auditorías internas y externas. Además, su historial de seguimiento permite verificar en pocos pasos quién accedió o modificó un documento, garantizando transparencia y trazabilidad. 

Ejemplos prácticos 

A la hora de pensar qué software elegir para la gestión, archivado y clasificación de documentos, es bueno plantearse el volumen de datos y el tamaño de la empresa. 

Un DMS (Sistema de Gestión Documental) se centra en el almacenamiento y acceso rápido a documentos digitales, facilitando su organización y búsqueda. Sin embargo, su función es más limitada, ya que solo gestiona el archivado de documentos. 

Por otro lado, un ECM (Gestor de Contenidos Empresariales) abarca un ciclo de vida completo del documento, desde su creación hasta su archivado, incluyendo gestión de entrada y salida, flujos de trabajo y contenido web. En resumen, un ECM incluye un DMS como parte de su estructura, pero ofrece una solución más amplia para la gestión documental dentro de una empresa. 

DocuWare ofrece soluciones para ambos casos, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa. 

Ejemplo de un sistema de clasificación y ordenación para una PYME 

En el caso de la gestión documental para PYMEs, en la mayoría de los casos un DMS es lo más apropiado, ya que permite organizar y acceder a documentos de manera rápida y sencilla, sin necesidad de implementar una infraestructura compleja. 

La digitalización y automatización de procesos eliminan las limitaciones del papel y el almacenamiento en unidades de disco compartidas. Gracias a ello, la información es más accesible, la colaboración entre equipos mejora y se optimizan los tiempos de búsqueda y recuperación de documentos. 

DocuWare ofrece una solución en la nube que permite a las pequeñas empresas gestionar documentos con seguridad y eficiencia. Además, facilita la automatización de tareas rutinarias, reemplazando procesos manuales por flujos de trabajo digitales que agilizan la operativa diaria. 

Ejemplo de un sistema de gestión documental para una gran empresa  

En el caso de la gestión documental para grandes empresas, la solución más aconsejable es un ECM, (Gestión de Contenidos Empresariales), ya que ofrece una gestión documental más avanzada y adaptada a la complejidad de grandes volúmenes de información. 

Un ECM no solo digitaliza documentos, sino que automatiza su procesamiento, desde la captura y clasificación hasta su almacenamiento final. Además, garantiza un acceso seguro, facilita el cumplimiento normativo y permite a múltiples empleados colaborar sobre el mismo documento en tiempo real. 

A diferencia de un DMS, un ECM no solo archiva documentos, sino que también automatiza su procesamiento, optimizando la organización empresarial. Sus funciones incluyen búsqueda avanzada por palabras clave, soporte para facturación electrónica y reducción de costes operativos. Al implementar un ECM, las empresas logran mayor eficiencia, control documental y una gestión más segura de la información 

Conclusión 

Ahora ya sabes por dónde empezar, ¡es momento de ponerse manos a la obra! Implementar un sistema eficiente de clasificación y ordenación documental no solo mejora la organización de la información, sino que también optimiza el tiempo, reduce costos y garantiza la seguridad de los documentos.  

Si buscas una herramienta flexible, segura y fácil de integrar, DocuWare ofrece soluciones para cualquier tipo de empresa, permitiendo acceder a los documentos desde cualquier lugar, automatizar flujos de trabajo y garantizar un control total de la información. 

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