La orden de compra: todo lo que necesitas saber

Si hay un documento que garantiza un acuerdo claro entre proveedores y quienes adquieren sus productos o servicios, es la orden de compra. También denominado orden de adquisición, pedidos de compra u orden de pedido. Este documento recoge las condiciones, precios y detalles de la operación acordada entre el vendedor y el comprador. 

En este artículo te contamos qué son exactamente las órdenes de compra, cuáles son sus elementos clave y cómo puedes integrarlas de manera sencilla en la herramienta de gestión de compras de DocuWare. 

Indice:

• ¿Qué es una orden de compra? 
• Los elementos clave de las órdenes de compra. 
• Tipos de órdenes de compra. 
• Proceso de creación de una orden de compra. 
• La importancia de las órdenes de compra en la gestión. 
• Ejemplos de uso de las órdenes de compra. 
• Cómo crear órdenes de compra efectivas y evitar errores comunes. 
• El futuro de las órdenes de compra. 
• Conclusión. 

¿Qué es una orden de compra?

La adquisición de los bienes y servicios que una empresa necesita para funcionar es una actividad estratégica clave que impacta directamente en su rentabilidad y eficiencia. La orden de compra es una herramienta muy importante en este proceso: es un documento oficial y legalmente vinculante que se utiliza para solicitar productos o servicios a un proveedor. 

La orden de compra es clave para dar estructura y formalidad a un proceso que, de otro modo, podría resultar caótico, ya que esta recoge la cantidad de productos o las características del servicio solicitado, el precio acordado y las condiciones de pago y entrega.  

En definitiva,  es una herramienta que ayuda a que todo quede claro desde el principio. ¡Y eso siempre se agradece! 

Los elementos clave de las órdenes de compra

Una orden de compra es muy útil para el comprador, ya que puede contabilizar el tipo de gasto y su cantidad, y para el vendedor, ya que funciona como una guía del producto o servicio solicitado de cara a prepararlo y facturarlo. 

Aunque el contenido de una orden de compra puede variar según el tipo de empresa, si es un pedido recurrente o el volumen de la operación, hay ciertos elementos que nunca deben faltar. Estos son los datos clave que deben incluirse: 

• Identificador del vendedor: puede constar de elementos como el nombre de la empresa o particular; datos de contacto; número de identificación; CIF, etc. 
• Identificador del comprador: que puede incluir el mismo tipo de datos que el identificador del vendedor. 
• Número e identificación de la orden de compra: Incluye la fecha y lugar de emisión, y el número de referencia del pedido. 
• Descripción detallada del bien o servicio solicitado. 
• Precio unitario, cantidad y precio final. 
• Descripción de las condiciones de pago, fecha y lugar de entrega. 
• Costes del envío del producto (si aplica) 
• Firma autorizada. 

Con todo ello se trata de dejar todo bien atado desde el principio, para evitar malentendidos y facilitar la gestión de compras.  

Tipos de órdenes de compra

Los tipos de orden de compra existentes se pueden agrupar en relación a la necesidad de la empresa respecto al producto o servicio. 

Tipos de compras en una empresa: 

• Orden de compra estándar o puntual: es la más común. Incluye toda la información necesaria del producto o servicio y se utiliza para pedidos únicos y específicos. 
• Orden de compra planificada: anticipa futuras adquisiciones bajo un acuerdo preestablecido.Es muy similar a la estándar pero las fechas están establecidas para períodos futuros. 
• Orden de compra abierta: se usa para compras recurrentes o continuas. Establece un acuerdo  para realizar varias entregas en un periodo de tiempo determinado y con un precio fijado de antemano. 
• Orden de compra por contrato: se trata de un acuerdo marco que define los términos y condiciones generales de la relación comercial, sin especificar detalles concretos. Posteriormente, será necesario emitir órdenes de compra específicas para cada pedido. 

Además, según el momento o la situación, las órdenes de compra pueden clasificarse como estacionales, recurrentes o urgentes. 

Ahora bien, tan importante como crear una buena orden de compra es saber almacenarlas y gestionar la información que contiene. Con DocuWare, se puede capturar la información de los pedidos u órdenes de compra de forma estructurada, enviándola automáticamente a los responsables del proceso para su aprobación. 

Además puedes vincular los pedidos con contratos, facturas, presupuestos y otros documentos importantes de los proveedores para garantizar una mayor eficiencia tanto en la negociación como en todo el proceso de la gestión de proveedores y la gestión de compras. 

Proceso de creación de una orden de compra

La creación de una orden de compra es solo una parte de un proceso más amplio que garantiza el control y la eficiencia en la adquisición de bienes o servicios. Para que una orden de pedido se integre correctamente, antes deben completarse una serie de pasos clave: 

1. Identificación de la necesidad dentro de la empresa. 
2. Búsqueda y selección del proveedor más adecuado según criterios de calidad, precio y plazos de entrega. 
3. Creación y aprobación de la orden de compra, validando los datos antes de enviarla. 
4. Envío de la orden al proveedor para confirmar el pedido. 
5. Recepción y verificación de los productos o servicios solicitados. 
6. Registro y gestión de la factura, asegurando que corresponde a lo acordado. 
7. Control de calidad y evaluación del proveedor para mantener un estándar en las futuras compras. 

Con DocuWare, todo este proceso se simplifica. Al contar con un acceso centralizado a pedidos, contratos y facturas, puedes consultar en tiempo real información clave sobre proveedores, costes o acuerdos. Además, los procesos se pueden automatizar: el sistema coteja automáticamente la información de las facturas con los pedidos y las entregas, y si todo encaja, ¡el pago se aprueba sin necesidad de intervención manual! 

Así, el ciclo de compra se vuelve más ágil, seguro y eficiente. 

La importancia de las órdenes de compra en la gestión

Las órdenes de compra no solo estructuran el proceso de adquisición, sino que tienen un impacto directo en distintos aspectos clave de la gestión empresarial. Una buena gestión de estos documentos puede marcar la diferencia en el control del inventario, la relación con los proveedores y el cumplimiento normativo. 

Gestión del inventario

Tener un buen control del inventario permite controlar el stock y prever necesidades futuras, evitando la falta o el exceso de productos. Con DocuWare esta tarea es mucho más sencilla: proporciona a los responsables información en tiempo real, asigna tareas y envía recordatorios automáticos en caso de retrasos. Además, ofrece una visión general e inmediata del estado actual de cada pedido o producto. 

Gracias a la integración de todos los pasos del proceso, desde la consulta de un cliente hasta la verificación del pago, todas las áreas implicadas, como ventas, producción, montaje, contabilidad o atención al cliente, están siempre al día. 

Relaciones con proveedores

Los proveedores abastecen a la empresa de los recursos necesarios para su buen funcionamiento, es crucial mantener una buena relación con ellos para garantizar que se cumplan los estándares de calidad, plazos de entrega y precios pactados.  

Con DocuWare, la colaboración con ellos se simplifica: permite acceder al instante a documentos importantes como pedidos, precios, ofertas, facturas o contratos. 

Además, al automatizar procesos como la aceptación de órdenes de compra o el procesamiento de facturas, se acortan los tiempos de respuesta y se mejora la confianza mutua.  

Cumplimiento normativo

En todo el proceso de la gestión de compras garantizar el cumplimiento legal y de auditoría es fundamental para proteger la información sensible y evitar posibles sanciones. 

Con DocuWare todas las órdenes de compra, ​ ​facturas y contratos se almacenan de forma segura, protegiendolas de pérdidas o manipulaciones. Los registros del sistema inalterables protegen contra la pérdida y la manipulación de documentos, al tiempo que permiten una colaboración segura desde cualquier lugar. 

Ejemplos de uso de las órdenes de ​ ​​ ​compra

Las órdenes de compra son herramientas fundamentales en numerosos sectores, desde la industria manufacturera hasta el sector servicios. Gracias a ellas, las empresas organizan mejor sus adquisiciones y aseguran un proceso de compra más eficiente y transparente. 

Aquí te mostramos algunos ejemplos habituales de su uso: 

• Órdenes de compra estándar o puntuales: Se utilizan para compras específicas y puntuales, como puede ser la organización de un evento corporativo. En este caso, se emiten órdenes de compra para el alquiler de espacios, catering, material promocional, decoración o contratación de personal temporal. 
   
• Órdenes de compra recurrentes: Son muy habituales para servicios o suministros de carácter periódico. Por ejemplo, en contratos de mantenimiento de equipos, adquisición de licencias de software o la compra continua de materias primas (plásticos, metales, textiles...) en sectores industriales o de manufactura, donde se requiere asegurar la producción sin interrupciones. 
   
• Órdenes de compra abiertas: Se emplean cuando se inicia una relación con un nuevo proveedor, pero aún no se han definido cantidades o fechas concretas. Estas órdenes establecen un marco de colaboración, dejando los detalles específicos para acuerdos posteriores. 

Docuware ofrece la posibilidad del archivado seguro de las órdenes de compra y el acceso deslocalizado e inmediato a su información. Además, para aquellas organizaciones que aún gestionan órdenes en papel, DocuWare facilita su digitalización e integración en el flujo de trabajo. 

Un ejemplo práctico es el caso de éxito de Avance, una empresa que pasó de gestionar su orden de compra en papel a hacerlo completamente online. Gracias a DocuWare, lograron centralizar el acceso a los documentos y facilitar su uso a todos los departamentos involucrados en el proceso de compras. Un cambio que se tradujo en más eficiencia y menos complicaciones. 

Cómo crear órdenes de compra efectivas y evitar errores comunes

Para que las órdenes de compra sean eficaces, hay algunos pasos clave que puedes seguir para optimizar su uso y evitar los errores más habituales. Lo primero es estandarizar el formato y los procesos de aprobación, de forma que todas las órdenes sigan un mismo criterio y no haya lugar a malentendidos. 

Además, utilizar un software de gestión documental como DocuWare te ayudará a digitalizar y automatizar el proceso, reduciendo errores y facilitando la trazabilidad de cada orden. También es importante verificar siempre los datos antes de enviar la orden de compra al proveedor, asegurándote de que toda la información es correcta y está actualizada. Y por supuesto, mantener un registro ordenado y accesible de todas las órdenes de compra, lo que será de gran ayuda tanto para auditorías como para el control financiero de la empresa. 

El futuro de las órdenes de compra

Con la digitalización y la inteligencia artificial, el procesamiento de órdenes de compra está evolucionando hacia sistemas automatizados que reducen errores humanos, optimizan los tiempos de respuesta y simplifican el trabajo administrativo. Soluciones como DocuWare ya permiten gestionar todo el proceso de compras de forma ágil y segura, integrándose con ERP y otros sistemas empresariales. 

Uno de los avances más relevantes en este ámbito es el uso de la Intelligent ​ ​Document Processing (IDP) o Procesamiento Inteligente de Documentos. Esta tecnología combina el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el machine learning y la inteligencia artificial para capturar, clasificar y validar datos de forma automática. Con IDP, las órdenes de compra pueden ser procesadas sin intervención manual, mejorando la velocidad y precisión de la gestión de documentos en el ciclo de compras. 

IA para el procesamiento automatizado de documentos

Aumenta la eficiencia al inicio del ciclo de vida del documento con el procesamiento inteligente de documentos (IDP) de DocuWare.

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Conclusión

Las órdenes de compra son mucho más que simples documentos administrativos; son una pieza clave en la gestión eficiente y estratégica de cualquier organización. Digitalizarlas y automatizarlas con una solución como DocuWare no solo simplifica procesos, sino que abre la puerta a un modelo de trabajo más ágil, transparente y colaborativo. 

Si tienes dudas o necesitas que te asesoremos personalmente, contáctanos y empieza a simplificar la gestión de compras de tu empresa.