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Gracias por su visita a nuestra página web y por su interés en nuestra empresa. Entendemos la privacidad de los datos como una característica de calidad orientada al cliente. La protección de sus datos personales y la protección de sus derechos personales son importantes para nosotros.
Con esta declaración de privacidad queremos informar a todos los visitantes de nuestra página web de forma transparente sobre el tipo, el alcance y la finalidad de los datos personales recopilados, utilizados y sometidos a tratamiento por nosotros, así como informarle sobre los derechos que le asisten.
El uso de nuestro sitio web es generalmente posible sin la indicación de datos personales. Sin embargo, si usted hace uso de los servicios de nuestra empresa a través de nuestra página web, el tratamiento de sus datos personales puede ser necesario.
Los datos recogidos automáticamente cuando usted visita nuestro sitio web o los datos personales introducidos por usted cuando utiliza nuestros servicios serán objeto de tratamiento de acuerdo con las disposiciones legales vigentes para la protección de datos personales.
Si el tratamiento de sus datos personales es necesario y no existe una base legal para dicho tratamiento, siempre solicitaremos su consentimiento para la finalidad necesaria del tratamiento.
Como empresa responsable del tratamiento, hemos definido medidas técnicas y organizativas para garantizar el mayor nivel posible de protección de sus datos personales.
Sin embargo, nos gustaría señalar que la transmisión de datos a través de internet, la red informática mundial (World Wide Web), puede, en principio, tener lagunas de seguridad.
Si desea hacer uso de los servicios de nuestra empresa y no desea utilizar la forma de transmisión de datos a través de internet, también existe la posibilidad de ponerse en contacto con nosotros por teléfono.
El responsable del tratamiento en el sentido del Reglamento general de protección de datos es
Empresa: DocuWare GmbH
Dirección: Calle Planegger Straße 1
Código postal: 82110 Germering
Teléfono: +49 89 894433-0
correo electrónico: docuware@docuware.
La siguiente persona ha sido nombrada delegado de protección de datos:
Correo electrónico: docuware.dsb@itfuture.de
Cuando tratemos los datos personales para los que hayamos obtenido su consentimiento, el fundamento jurídico será el artículo 6, apartado 1, letra a) del Reglamento general de protección de datos (RGPD). Si ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos, puede retirarlo en cualquier momento. La licitud del tratamiento de sus datos hasta el momento de su revocación no se verá afectada.
Cuando el tratamiento de sus datos personales sea necesario para el cumplimiento de un contrato en el que usted sea parte, la base jurídica será el artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD. Esta disposición también incluye las operaciones de tratamiento necesarias para la ejecución de medidas precontractuales.
En la medida en que el tratamiento de sus datos personales sea necesario para cumplir una obligación legal a la que esté sujeta nuestra empresa, aplicará el artículo 6 apartado 1, letra c) del RGPD.
Si el tratamiento es necesario para salvaguardar un interés legítimo prevalente de nuestra empresa o de un tercero y si los intereses, derechos fundamentales y libertades del interesado no prevalecen sobre el interés anterior, el artículo. 6 apartado 1, letra f) RGPD sirve como base legal para el tratamiento. El interés legítimo de nuestra empresa reside en la realización de nuestras actividades comerciales y en el análisis, la optimización y el mantenimiento de la seguridad de nuestra oferta en línea. Si basamos el tratamiento de sus datos personales en la ponderación de intereses, puede oponerse al tratamiento.
Sólo tratamos y conservamos sus datos personales durante el periodo de tiempo necesario para cumplir con la finalidad para lo que fueron recogidos los datos personales y, posteriormente, durante los plazos de conservación correspondientes. Los plazos de conservación se sopesan cuidadosamente y se examina la necesidad de los mismos. En general:
No vendemos ni prestamos sus datos. Los datos sólo se comunicarán a terceros fuera del ámbito descrito en esta política de privacidad si ello es necesario para la la prestación del respectivo servicio solicitado. En particular, comunicamos sus datos personales a los siguientes destinatarios:
Por la presente señalamos que el suministro de sus datos personales es necesario por ley en determinados casos (por ejemplo, por normativa fiscal) o cuando pueda derivarse de normativas contractuales (por ejemplo, información sobre el colaborador). Por ejemplo, para celebrar un contrato, puede ser necesario que el interesado/colaborador facilite sus datos personales para que podamos tramitar su solicitud (por ejemplo, un pedido). La obligación de facilitar datos personales surge sobre todo al celebrar un contrato. Si en este caso no se facilitan datos personales, no podrá celebrarse el contrato.
Antes de que el interesado facilite sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro delegado de protección de datos o con el responsable del tratamiento. El delegado de protección de datos o el responsable del tratamiento informarán al interesado de si el suministro de los datos personales requeridos es obligatorio por ley o si es necesario para la celebración del contrato y de las consecuencias que tendrá para el interesado no facilitar los datos solicitados.
Tratamos principalmente los datos personales que recibimos directamente de usted. En casos excepcionales, tratamos datos personales que no hemos recibido directamente de usted, se trata de datos que obtenemos legítimamente de fuentes de acceso público (por ejemplo, Internet, prensa, registros comerciales y de asociaciones) o que terceros que los ponen legítimamente a nuestra disposición.
En principio, sus datos personales se tratan en Alemania y en otros países europeos. En casos excepcionales, sus datos personales se tratan en países no pertenecientes a la Unión Europea y/o al Espacio Económico Europeo (los llamados terceros países), sólo se transferirán allí si se han adoptado determinadas medidas de protección que garanticen un nivel adecuado de protección de datos. Normalmente adoptamos las siguientes medidas de protección:
Si se tratan sus datos personales, usted es un interesado en el sentido del RGPD y tiene los siguientes derechos frente al responsable del tratamiento:
Cada vez que visita nuestro sitio web, se registra automáticamente la información de los registros de acceso del servidor que su navegador nos transmite. Esta información comprende:
Queremos señalar que estos datos no pueden asignarse directamente a una persona concreta y se utilizan exclusivamente para los siguientes fines:
Cuando se ponga en contacto con nosotros a través de un formulario o una máscara de entrada en nuestro sitio web, los datos que nos proporcione, por ejemplo, su dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que nos facilite, serán transmitidos y almacenados por nosotros.
En la medida en que sea necesario para el inicio, establecimiento, ejecución y/o finalización de un negocio jurídico con nuestra empresa, seguiremos tratando sus datos personales. Si el tratamiento de datos es necesario para la celebración de un contrato, puede resultar imposible celebrar, ejecutar y/o rescindir un negocio jurídico con nuestra empresa si no facilita sus datos
.En nuestro sitio web hay varias máscaras de entrada para la recogida de datos personales. También puede ponerse en contacto con nosotros por correo electrónico. Si se pone en contacto con nosotros por correo electrónico o a través de una máscara de entrada, los datos personales que nos facilite se almacenarán automáticamente. Los datos personales que nos transmita voluntariamente se almacenarán con el fin de tramitar su consulta o de ponernos en contacto con la persona interesada. No podremos responder a su consulta si no nos facilita sus datos personales.
Las máscaras de entrada utilizadas corresponden, en la medida de lo posible, a una de las siguientes:
Para ofrecerle el mejor asesoramiento posible, puede ser necesario transmitir sus datos a uno de nuestros "Socios autorizados de DocuWare". En este caso, un asesor del socio en cuestión se pondrá en contacto con usted.
En nuestro sitio web, le ofrecemos la oportunidad de suscribirse a nuestro boletín gratuito, que utilizamos para informarle periódicamente sobre ofertas, productos e información de la empresa. Para recibir nuestro boletín, necesitaremos una dirección de correo electrónico válida. Para enviarle un boletín personalizado, necesitaremos que nos facilite la siguiente información:
Para suscribirse a nuestro boletín de noticias utilizamos el denominado procedimiento de doble opt-in. Esto significa que, una vez que se haya registrado, le enviaremos un correo electrónico a la dirección que nos haya facilitado en el que le pediremos que confirme que desea recibir el boletín. Deberá confirmar su registro en un plazo de 24 horas para activar su registro. Además, almacenamos las direcciones IP utilizadas y las horas de registro y confirmación. La finalidad de este procedimiento es poder probar su registro y, en caso necesario, aclarar cualquier posible uso indebido de sus datos personales.
Los datos aquí facilitados se utilizarán exclusivamente para el envío del boletín. No vendemos sus datos personales a terceros. Podemos utilizar proveedores de servicios y sus subcontratistas, como Hubspot, para tratar, enviar y analizar el boletín. Si recibimos su dirección de correo electrónico en relación con la venta de un producto o servicio y usted no se ha opuesto a ello, nos reservamos el derecho de enviarle periódicamente por correo electrónico ofertas de productos similares a los que ya ha adquirido de nuestra gama.
Para personalizar la comunicación, analizamos su comportamiento como usuario en cada boletín. La base para la personalización es, por ejemplo, su interacción con el boletín o sus datos maestros facilitados voluntariamente.
Le ofrecemos un blog en nuestro sitio web y la oportunidad de dejar comentarios individuales en entradas individuales. Un blog es un portal de un sitio web, normalmente abierto al público, en el que una o varias personas, denominadas blogueros, pueden publicar artículos o escribir pensamientos en las llamadas entradas de blog. Por lo general, usted puede comentar las entradas del blog.
Si deja un comentario en nuestro blog, además de los comentarios dejados por el interesado, también se almacenará y publicará información sobre la hora de entrada del comentario y el nombre de usuario (seudónimo) elegido por el interesado. Además, también se registrará su dirección IP. La dirección IP se almacena por motivos de seguridad y se tratará en caso de que un comentario viole los derechos de terceros o se publique contenido ilegal. Por tanto, el almacenamiento de estos datos personales reside en nuestro propio interés de poder aportar pruebas en caso de infracción. Los datos personales recogidos no se comunicarán a terceros a menos que dicha comunicación sea exigida por ley o sirva para la defensa jurídica.
Los comentarios publicados en nuestro blog pueden ser suscritos por terceros. Si elige la opción de suscribirse a los comentarios, le enviaremos un correo electrónico automático de confirmación para comprobar si el titular de la dirección de correo electrónico facilitada ha optado efectivamente por esta opción (doble opt-in). La opción de suscribirse a los comentarios puede cancelarse en cualquier momento.
Le ofrecemos la posibilidad de registrarse en nuestro sitio web facilitando sus datos personales. Para registrarse en el área de colaboradores, necesitamos que nos facilite la siguiente información:
Los datos personales que introduce se recogen y almacenan exclusivamente para fines internos y propios. Podemos comunicar sus datos personales a uno o varios encargados del tratamiento, como empresas de transporte, si participan en el cumplimiento del servicio que ha solicitado. La finalidad de registrar al interesado facilitando voluntariamente sus datos personales es ofrecerle contenidos o servicios que sólo pueden ofrecerse a los usuarios registrados. Puede corregir/añadir los datos personales proporcionados durante el registro en cualquier momento.
Cuando se realiza una compra o se selecciona una opción de servicio con cargo, deben procesarse los datos de pago. Para ello, colaboramos con un proveedor de servicios de pago independiente. Sólo recibimos un registro de datos del proveedor de servicios, incluido un número de referencia, que puede ser necesario para el intercambio de información posterior con el proveedor de servicios. Almacenamos los datos internamente para verificar el pago. Algunos de los datos están enmascarados y tratamos datos relacionados con el pago y los datos de compra, entre otras cosas:
DocuWare realiza encuestas voluntarias entre sus colaboradores, clientes y otras personas. Las respuestas a las encuestas realizadas se tratan y analizan en informes. Los resultados de estas encuestas pueden ser analizados con fines estadísticos y nos ayudan a recoger información valiosa para que podamos mejorar y optimizar su experiencia en el futuro.
Las encuestas pueden realizarse en cualquier momento y lugar para obtener respuestas detalladas que pueden utilizarse para optimizar el sitio web de la empresa.
En este contexto, podemos utilizar proveedores de servicios y sus subcontratistas, como SurveyMonkey o Qualaroo (anteriormente KISSinsights).
Pedimos a todos los visitantes de nuestra sede que se registren en el mostrador de recepción utilizando la tablet allí disponible. Guardamos su nombre y dirección de correo electrónico para garantizar el acceso autorizado a nuestras instalaciones y poder saber quién se encuentra en el edificio en caso de emergencia. Si necesita una plaza de aparcamiento en el parking subterráneo, también guardaremos su número de teléfono. Todos los datos se borran automáticamente al cabo de un año.
En nuestro sitio web y en el producto, le ofrecemos la posibilidad de inscribirse en el programa de tester de productos facilitando sus datos personales.
Para inscribirse, necesitamos que nos facilite la siguiente información:
Los datos personales que introduzca se recogerán y almacenarán exclusivamente a efectos del programa de tester de productos. Estos datos personales no se comunicarán a terceros.
Puede cancelar su inscripción en cualquier momento informándonos por correo electrónico (user-feedback@docuware.com). En este caso, sus datos se eliminarán inmediatamente.
En este contexto, podemos utilizar proveedores de servicios y sus subcontratistas, como Rally.
Para participar en nuestros seminarios web, debe registrarse y facilitar obligatoriamente su nombre y apellidos, su dirección de correo electrónico, su empresa y, de forma voluntaria, su número de teléfono. No es posible registrarse sin facilitar la información obligatoria. En Francia, también le pediremos su código postal y, de forma voluntaria, información sobre si ya ha estado en contacto con un colaborador autorizado de DocuWare y si ya se ha planificado un proyecto.
Sus datos se tratarán con el fin de organizar y llevar a cabo el seminario web correspondiente. En este contexto, podemos utilizar proveedores de servicios y sus subcontratistas, como Microsoft Teams y GoToMeeting/Webinar.
DocuWare utiliza cookies, scripts, URL de seguimiento, píxeles y tecnologías similares (en adelante, "cookies") en varios lugares para proporcionar, proteger y mejorar nuestros servicios.
Puede consultar qué cookies se utilizan en nuestro sitio web y más información sobre ese tratamiento en nuestra política de cookies.
Nuestro sitio web utiliza tecnología que puede analizar con qué frecuencia se ha accedido a una página o mostrar dónde hacen clic los visitantes de nuestro sitio web o app. Por ejemplo, los siguientes datos pueden tratarse con este fin:
Por ejemplo, la tecnología puede analizar la página y crear un mapa de calor que puede utilizarse para mejorar el sitio web o la aplicación y hacerlos más fáciles de usar. En este contexto, podemos utilizar proveedores de servicios y sus subcontratistas, como Matomo.
DocuWare utiliza servicios de análisis (por ejemplo, Matomo) para analizar el comportamiento de los visitantes del sitio web e identificar posibles problemas (por ejemplo, páginas no encontradas, problemas de indexación en los motores de búsqueda, qué contenidos son los más populares, etc.). Basándose en los datos (por ejemplo, el número de visitantes que llegan a una página no encontrada), el servicio de análisis genera informes para que DocuWare pueda tomar las medidas adecuadas (por ejemplo, cambiar el diseño de las páginas, publicar nuevos contenidos, etc.).
En relación con nuestras actividades de marketing, utilizamos servicios de análisis web para poder dirigirnos mejor y, si es necesario, de forma personalizada a los clientes, para comprender mejor cómo utilizan los clientes nuestros servicios o para poder adaptar mejor y, si es necesario, de forma personalizada nuestras ofertas a nuestros clientes.
Por ejemplo, los siguientes datos pueden tratarse con este fin:
Con estos servicios de análisis web podemos, por ejemplo, analizar el uso de nuestro sitio web y elaborar informes. En algunos casos, podemos rastrear cómo los usuarios individuales interactúan con nuestro contenido a través de múltiples dispositivos.
Para responder a sus consultas ofrecemos un Chatbot de soporte en nuestro sitio web, el cualpuede utilizar para buscar recursos de conocimiento disponibles públicamente (por ejemplo, nuestro Centro de Conocimiento o nuestra Base de Datos de Conocimiento). No es necesario registrarse ni iniciar sesión en nuestro sitio web para utilizar el Chatbot; mientras no facilite información personal, no se tratarán datos que permitan identificarle.
Los visitantes verificados pueden utilizar el Chatbot para crear solicitudes de soporte (tickets). Para comprobar la autorización en nuestro sistema CRM de soporte interno, el visitante debe haberse registrado e iniciado sesión en nuestro sitio web (véase "Registro e inicio de sesión en nuestro sitio web (área de clientes o socios)"). Utilizamos la información proporcionada a través del Chatbot para proporcionar asistencia general al cliente y responder a sus consultas de asistencia (véase también "Formularios y máscaras de entrada"). Todas las solicitudes de asistencia introducidas a través del Chatbot son procesadas manualmente por nuestro personal de asistencia. Almacenamos los datos personales que nos proporciona voluntariamente para poder atender su consulta. Sin estos datos, es posible que no podamos responder a su consulta.
La información que proporcione a través de la función de feedback del Chatbot (por ejemplo, valoraciones con estrellas y comentarios), así como las transcripciones de las conversaciones, es decir, la información que introduzca ("Input") y las respuestas generadas por el Chatbot ("Output"), pueden utilizarse en casos individuales para mejorar la calidad del Chatbot (por ejemplo, para analizar las consultas resueltas frente a las no resueltas de los usuarios). Ni las respuestas ni las transcripciones se tratan de forma específica para cada visitante. El Chatbot está configurado de tal forma que ni las entradas ni las salidas se utilizan automáticamente para entrenar al Chatbot. En su lugar, sólo las personas autorizadas (empleados seleccionados) tienen acceso a esa información durante un periodo de tiempo limitado . Para mejorar la calidad del Chatbot, también analizamos aleatoriamente la frecuencia de uso y los ratios técnicos (véase también servicios de “Análisis del alcance” y “Servicios de análisis web”).
En resumen, los siguientes datos pueden ser tratados cuando se utiliza el Chatbot son:
Los datos son tratados por nosotros como operador y proveedor del Chatbot y, almacenados en los servidores seguros de nuestro proveedor de servicios (Microsoft Azure). Salvo para garantizar el funcionamiento de la infraestructura de alojamiento, no se transmiten datos a terceros. En particular, el proveedor de la inteligencia artificial responsable dell modelo lingüístico subyacente (Large Language Model) no tiene acceso a los datos que se recopilados o tratados a través del Chatbot.
Encontrará más información sobre nuestro Chatbot en en nuestro sitio web .
En nuestro sitio web incorporamos contenidos externos que se almacenan en otras plataformas, por ejemplo, en http://www.YouTube.com, y que pueden reproducirse desde nuestro sitio web. Al acceder al contenido externo, la plataforma en cuyo sitio se almacena el contenido puede recibir información sobre usted, por ejemplo, su visita a la subpágina correspondiente de nuestro sitio web. Esto ocurre independientemente de si usted tiene una cuenta de usuario en dicha plataforma y si ha iniciado sesión, o de si no tiene ninguna cuenta de usuario. Si ha iniciado sesión en su cuenta de usuario, sus datos se asignarán directamente a su cuenta. Si no desea que sus datos se asocien a su cuenta de usuario, deberá cerrar sesión de la misma.
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