Procesamiento de Facturas

Las facturas entrantes son aquellas que deben ser comprobadas, asignadas y pagadas en la empresa. La tramitación de las facturas entrantes es un proceso complejo que debe gestionarse de forma lícita para evitar futuros inconvenientes en las empresas.

Especialmente cuando se trata de la desgravación del impuesto, los requisitos legales desempeñan un papel importante, cuyo cumplimiento debe comprobarse en las facturas entrantes. Todas las empresas que tienen derecho a deducción de impuestos de acuerdo con el artículo 14 de la Ley del IVA deben asegurarse de que las facturas recibidas son legalmente conformes. Rápidamente queda claro que estas comprobaciones consumen mucho tiempo y son caras. Sin embargo, hay formas de automatizar los procesos y de simplificarlos y mejorarlos con la ayuda de programas informáticos como un sistema de gestión documental.

A continuación respondemos a las preguntas más comunes acerca del procesamiento de facturas:

• ¿Cuál es la diferencia entre una factura entrante y una factura emitida?
• ¿Cómo se comprueban las facturas entrantes?
• ¿Qué hacer en caso de recibir una factura incorrecta?
• ¿Cuáles son las ventajas de la tramitación digital de las facturas?
• ¿Qué criterios deben cumplir las facturas electrónicas?
• ¿Cómo se puede hacer el cambio a una factura entrante digital?
• El éxito de nuestros clientes, es el nuestro.
• ¿Cómo ayuda DocuWare a procesar digitalmente las facturas entrantes?
• Preguntas frecuentes sobre las facturas entrantes.

Cuando se gestionan las facturas y se utiliza un sistema de gestión documental para su gestión automatizada, la definición de las facturas entrantes y salientes desempeña naturalmente un papel importante.

¿Qué es una factura entrante?

Una factura entrante es aquella que recibe la empresa. Las facturas entrantes deben ser registradas, comprobadas y contabilizadas. Los procesos automatizados (flujos de trabajo) pueden definirse mediante un sistema de gestión documental o DMS. Esto determina a qué empleados se debe remitir la factura. Por supuesto, la verificación de las facturas y el pago puntual desempeñan un papel importante para poder aprovechar los beneficios económicos ofrecidos por vendedores o proveedores.

La empresa recibe facturas de terceros, como proveedores y prestadores de servicios. Se pueden utilizar procesos automatizados para liberar las facturas para su pago, a la vez que se informa a los empleados involucrados en el proceso, evitando así los largos tiempos de tramitación mediante un proceso automatizado. Con la recepción de facturas digitales, las facturas se reciben en formato digital, por ejemplo, a través del intercambio electrónico de datos o por correo electrónico. A continuación, se pueden iniciar flujos de trabajo automatizados en el gestor documental para procesar las facturas entrantes de forma rápida y eficaz. Otra posibilidad es escanear los documentos en papel e integrarlos al gestor.

Para poder contabilizar las facturas entrantes de forma correcta y rápida y, por tanto, también pagarlas, la verificación de las facturas desempeña un papel importante. Durante la fase de verificación de la factura, hay que asegurarse de que la factura recibida y la entrega coinciden y de que la factura es correcta. A menudo se trata de varios empleados que tienen que comprobar las facturas. Con un sistema de gestión documental, estos procesos pueden automatizarse en gran medida y, sobre todo, acelerarse.

¿Qué es una factura emitida?

Las facturas emitidas son lo opuesto a las facturas entrantes y son emitidas a un tercero que tiene que pagar por los productos o servicios recibidos. Aquí, por supuesto, son importantes otros flujos de trabajo en el sistema de gestión documental ya que debe ser posible, controlar automáticamente la recepción de los pagos de las facturas emitidas, ésto activará las acciones que se hayan preestablecido en el flujo de trabajo, para gestionar la documentación.

 

 

Cuando la empresa recibe una factura, debe comprobarla de forma objetiva, contable y fiscal. En determinadas circunstancias, varios empleados de diferentes departamentos se encargan de la verificación. En la verificación fiscal de las facturas, el departamento de cuentas por pagar comprueba los datos necesarios y establecidos en las facturas.

Una factura debe cumplir ciertas formalidades para ser válida y servir de recibo para la deducción del impuesto.

Consejo:
En el sitio web de la Agencia Tributaria, puede encontrar información sobre lo que debe tener una factura entrante. Esta información debe estar presente tanto en las facturas en papel como en las digitales que se reciben por correo electrónico, por ejemplo.

La comprobación garantiza que los importes que figuran en la factura son correctos y que figuran los tipos de impuestos adecuados. Aquí también se comprueba el importe total y todos los demás cálculos. En la mayoría de los casos, estas tareas también las lleva a cabo el departamento de cuentas por pagar.

Las comprobaciones de datos, a su vez, tienen la tarea de determinar si el producto correspondiente que se ha cobrado coincide con el que se ha pedido. En este punto también se comprueba la cantidad, la calidad y el precio acordado. Estas tareas suelen ser llevadas a cabo por empleados del departamento de compras.

Por lo tanto, las facturas se someten a un control detallado, se aprueban, se contabilizan y se pagan, lo que implica costes y lleva mucho tiempo procesar. Por lo tanto, las empresas deberían optimizar la verificación de las facturas en el departamento de contabilidad para garantizar la correcta y eficaz gestión de las facturas.

Observar los datos obligatorios de las facturas entrantes

Las facturas deben cumplir ciertos criterios. Los datos obligatorios de las facturas se recogen, por ejemplo, en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, y deben contener al menos los siguientes datos:

• Nombre completo y dirección del comerciante proveedor y del destinatario de los servicios.
• Número de identificación fiscal o de IVA.
• Fecha de emisión de la factura.
• Número de factura.
• Cantidad y descripción de los productos suministrados o el tipo y alcance del servicio.
• Fecha de entrega o servicio.
• Importes desglosados según los tipos impositivos y las exenciones.
• Reducciones acordadas en el importe de la factura.
• Importe del impuesto y, en su caso, referencia a la exención fiscal.
• Referencia a la cuota tributaria del destinatario del servicio.

Estos datos deben estar disponibles tanto en las facturas en papel como en las digitales.

Si se descubren errores al comprobar las facturas entrantes, las mismas no deben ser procesadas, hasta tanto no se contacte a la empresa emisora de la factura y solicitar una versión corregida. Lo ideal es detectar las facturas recibidas incorrectas antes de contabilizarlas. Si, por el contrario, las facturas ya se han contabilizado, habrá que anular, y por supuesto, realizar los asientos contables correspondientes.

Además de un total incorrecto, que debería detectarse durante la revisión inicial de las facturas de hecho, existen otras fuentes potenciales de error que pueden darse en las facturas entrantes. Algunos ejemplos son:

• Datos incompletos o incorrectos de la dirección del emisor o del destinatario de la factura.
• Fecha de emisión de la factura incorrecta o inexistente.
• Falta el CIF o el número de identificación fiscal.
• Falta el número de factura.
• Descripción incorrecta o insuficiente de los productos o servicios a facturar.
• Periodo de actuación incorrecto o inexistente.
• Cálculo incorrecto del total de la factura.
• Cálculo incorrecto del IVA o porcentaje incorrecto.

Si la auditoría de facturas en la empresa identifica una factura incorrecta, los empleados responsables deben tomar medidas inmediatamente, informando al emisor de la factura y solicitando su corrección. Las facturas entrantes incorrectas también pueden acarrear problemas con la Agencia Tributaria para el receptor de la factura: Además de la posible pérdida de la deducción del impuesto, el importe de la factura puede no contabilizarse como gasto empresarial, y las modificaciones posteriores de los asientos contables son complicadas, implican mucho esfuerzo y, por tanto, cuestan aún más tiempo y dinero.

No está permitido corregir usted mismo las facturas recibidas que no son correctas, y es importante que sepa que sólo el emisor de la factura tiene derecho a ajustarla. Sin embargo, el cambio debe hacerse en el mismo programa informático usado para la creación de la primera versión de la factura, y no hacer ningún cambio a mano. Además, el reglamento de aplicación del IVA estipula que las facturas sólo pueden modificarse si es absolutamente necesario. Se puede añadir una fecha, pero se excluye una modificación posterior del importe de la factura, y no se permiten correcciones por parte del destinatario, solo por el emisor.

 

Las revisiones de facturas son procesos complejos que deben llevarse a cabo de forma minuciosa y rápida al mismo tiempo. Si el proceso de comprobación tarda demasiado, se pueden perder beneficios como descuentos y otras rebajas. Existe incluso la amenaza de intereses de mora si la liquidación de las facturas se retrasa demasiado. La contabilización de las facturas es propensa a errores, debido a la introducción manual de los datos. Además, hay que archivar las facturas en papel y a menudo, se necesitan copias para los empleados y sus superiores.

Si las empresas utilizan el procesamiento digital de facturas, obtienen varias ventajas:

• El proceso comienza con la recepción de la factura. En este caso, la factura se recibe ya en forma digital como factura electrónica o se escanea en la empresa. Un sistema de gestión documental indexa las facturas y reconoce todos los campos automáticamente, éstos se asignan al momento, para evitar errores durante la introducción manual.
• La factura se almacena entonces en el gestor documental. A partir de ese momento, la factura digital está disponible en el sistema informático y puede ser consultada por todos los empleados autorizados. Esto también facilita la búsqueda del documento.

Un ejemplo del proceso de tramitación de facturas:

Una consultora de investigación ha publicado un estudio que demuestra que tramitar una factura en papel cuesta casi 20 euros. Estos costes pueden ahorrarse en gran medida si se recurre a una factura digital.

Además, al digitalizar la contabilidad, las revisiones y aprobaciones de las facturas también pueden hacerse electrónicamente. La contabilidad automatizada acelera considerablemente el proceso, y como resultado, las facturas se pagan más rápido lo cual beneficia el uso de descuentos y otras rebajas. La morosidad también puede evitarse si la verificación de las facturas se realiza de forma digital.

Además, la digitalización de las facturas tiene otras muchas ventajas:

1. La tramitación rápida y automatizada de las facturas aumenta la fiabilidad a la hora de trabajar con los proveedores. Esto beneficia la relación con los proveedores, ya que las facturas se pagan con mayor rapidez y fiabilidad.
2. Además, los supervisores y los empleados autorizados pueden controlar y seguir los procesos completos en cualquier momento. Si los empleados se ausentan por enfermedad o vacaciones, los procesos automatizados pueden compensarlo.
3. Otra ventaja es que se evitan las copias e impresiones en papel.
4. El archivado también es más fácil porque no son necesarias las carpetas físicas. Se ahorra en material de oficina y espacio, ya que se gestiona de forma totalmente digital. Básicamente, todos los procesos en papel se sustituyen por la gestión digital de las facturas.

 

Las verificaciones son mucho más fáciles con el procesamiento digital de las facturas, ya que se encuentran disponibles en el gestor documental en cualquier momento, se archivan de forma segura, bajo la normativa legal y se pueden recuperar en cualquier momento. Esto facilita la búsqueda de los documentos necesarios para la auditoría o la contabilidad.

Consejo:
Por lo general, sucede que las facturas en papel pueden perderse o permanecer en los escritorios durante mucho tiempo si un empleado está enfermo o de vacaciones. Esto no ocurre con la gestión digital, ya que los documentos están disponibles inmediatamente en formato electrónico en el gestor y pueden ser utilizados por todos los empleados con derechos de acceso.

Las aprobaciones son más fiables gracias a la comprobación digital

Especialmente en tiempos complicados, o cuando los empleados están ocupados, puede ocurrir que las facturas se "pasen" rápidamente porque no hay tiempo o información suficiente para una comprobación más detallada. También puede ocurrir que, al vencer los plazos de pago, los empleados se vean desbordados y liberen facturas que aún no deberían ser liberadas.

Esto puede evitarse si se utiliza el procesamiento de facturas digitales. En este caso, el personal dispone de toda la información al momento y puede llevar a cabo las aprobaciones con mucha más rapidez y facilidad.

Las aprobaciones son más fiables gracias a la verificación digital de las facturas, ya que es posible una mejor comprobación, más transparente, de forma que los superiores puedan viasualizar el proceso en cualquier momento sin tener que solicitar una copia de antemano. El riesgo de emitir facturas sin comprobarlas disminuye drásticamente al pasar a la contabilidad digital.

Consejo:
La verificación digital y automatizada de las facturas simplifica en gran medida los procesos de aprobación, ya que sólo se necesitan unos pocos clics. Al mismo tiempo, la carga de trabajo y la satisfacción del empleado se reducen al mínimo porque puede realizar sus tareas de forma más rápida y eficaz con las herramientas adecuadas.

La recepción de la factura debe ser rastreable en todo momento para que el archivado digital pueda realizarse correctamente. Las facturas electrónicas deben cumplir ciertas condiciones para ser válidas. Para que una factura electrónica sea reconocida por la Agencia Tributaria deben cumplirse los siguientes criterios:

1. Cumplimiento de todos los requisitos legales.
2. Autenticidad de origen, por ejemplo mediante una firma.
3. Integridad del contenido.
4. Legibilidad.

En cuanto las facturas entrantes que se integran en el gestor documental, se pueden iniciar procesos automatizados para comprobar y liberar las facturas.

Consejo:
Los buenos gestores documentales ya contienen flujos de trabajo preparados que pueden adaptarse rápidamente a los requisitos de cada empresa. Para ello no es necesario cambiar su organización ya que se adapta a la empresa y ofrece amplias ventajas. Un buen gestor de documentos con procesamiento digital de facturas integrado es fácil de implementar y ofrece inmediatamente mejoras en el flujo de las diversas acciones necesarias para la verificación de facturas.

Diversos estudios revelan que las empresas de todos los tamaños y sectores se benefician enormemente al confiar en el procesamiento digital de las facturas. Al utilizar las facturas electrónicas, el tiempo de entrega entre la recepción y el pago puede reducirse en dos días de media. También concluyen que los costes pueden reducirse en más de un 80% y que los datos capturados están disponibles en el gestor a la vez que pueden transmitirse a otros sistemas. Esto permite intercambiar los datos de las facturas recibidas con el sistema ERP o el software de análisis que necesita acceder a los datos de las facturas recibidas. En este caso tampoco es necesaria la introducción manual.

Los gestores documentales también están disponbles en la nube

Para tener buen gestor documental, las empresas no necesitan invertir en hardware y software, además de gastos opertaivos de sus propios servidores, por ejemplo. Hay muchas soluciones disponibles en la nube.

A través de una solución denominada Software-as-a-Service (SaaS), no tiene que preocuparse de configurar y gestionar los servidores y el software, ya que estas tareas son asumidas por el proveedor de servicios que pone a disposición el gestor.

Consejo:
Un sistema de gestión de documentos debe ofrecer la posibilidad de cambiar del centro de datos local a la nube en cualquier momento. Cuando se utilizan sistemas híbridos, se aprovechan las ventajas de ambos mundos. Si la operación se realiza en centros de datos alemanes, la seguridad de los datos está garantizada en cualquier caso.

El paso a cambiarse de facturas en papel a facturas digitales puede dividirse en cuatro etapas diferentes. También representan los pilares básicos con los que se lleva a cabo la tramitación de las facturas digitales.

1. En cuanto la empresa recibe las facturas electrónicas por correo, éstas son incluidas en el gestor documental.
2. A continuación, el gestor activa los flujos de trabajo para el tratamiento automatizado y digital de las facturas. En este ámbito, hay que implicar previamente a cada uno de los empleados para que los procesos se desarrollen con la mayor fluidez posible.
3. Posteriormente, se introducen las aprobaciones de facturas, con sus correspondientes niveles, y se determina qué empleados pueden emitir aprobaciones de facturas y de qué manera. Muchos gestores documentales tienen aplicación móvil y están basados en la nube. Esto permite la liberación de la factura desde cualquier lugar.
4. El último paso es la verificación del tiempo de archivado segun las normativas legales que apliquen. Para ello, se archiva en el gestor y se almacena hasta que haya expirado el periodo máximo de conservación. Una vez cumplido el tiempo establecido, el gestor elimina automáticamente los datos archivados.

Consejo:
En la mayoría de los casos, no es necesario conservar los documentos más tiempo del requerido por la ley. Borrar manualmente los documentos y destruir las facturas en papel lleva mucho tiempo, ya que es necesario comprobar exactamente cuándo ha expirado el periodo de conservación.

Con un gestor documental, este proceso será automático, ya que aquí se registra digitalmente el tiempo de almacenamiento de los documentos. De este modo, los documentos pueden eliminarse rápida y fácilmente.

Las facturas entrantes desempeñan un papel importante para las empresas. La digitalización de las facturas permite ahorrar costes, conservar recursos y descargar a los empleados de tareas innecesarias. Además, existe total transparencia en el procesamiento de las facturas, iy el cumplimiento de la ley vigente. Una gestión sin papeles es también una contribución eficiente a la protección de la naturaleza y el clima.

La contabilidad digitalizada, aumenta drásticamente su eficiencia ya que muchos procesos pueden ser altamente automatizados con mucha menos intervención humana. El mejor ejemplo de esto es la facturación electrónica: aquí DocuWare utiliza flujos de trabajo automatizados para garantizar que las facturas entrantes se envíen directamente al lugar correcto para su procesamiento; los errores y las excepciones se detectan automáticamente y se tienen en cuenta las mejores prácticas en el procesamiento de facturas.

 

Los flujos de trabajo para la tramitación de facturas electrónicas pueden transmitir toda la información importante directamente al programa contable para su posterior procesamiento. Esto garantiza un pago rápido y sin retrasos. Los plazos de descuento pueden cumplirse sin problemas, y los contables pueden tomar sus decisiones mucho más rápido gracias a los automatismos; así ganan tiempo para sus tareas estratégicas. A pesar de toda la digitalización, los recortes y la pérdida de puestos de trabajo no son un problema para los contables, sobre todo porque siguen teniendo que supervisar los procesos automatizados, establecer los parámetros importantes y decidir sobre los casos especiales.

Dado que los documentos sensibles llegan al sistema contable a diario, la seguridad, la fiabilidad y la integridad de los sistemas digitales son muy importantes, es decir, sistemas de autorización, cortafuegos, antivirus y encriptación de datos en relación con todos los procesos digitales. DocuWare también recomienda educar al personal en formaciones adecuadas para garantizar la seguridad necesaria. Sólo así la empresa estará en el lado seguro durante las auditorías tras la digitalización de los procesos contables.

Gracias al archivado inteligente, todos los datos requeridos pueden transmitirse electrónicamente al auditor o al inspector fiscal de forma rápida y completa en tiempo real. En el caso de preguntas abiertas sobre un proceso de facturación, basta con echar un vistazo al archivo digital, lo que evita recordatorios y multas; incluso los plazos cortos no son un problema.

DocuWare también ayuda a las empresas contables a cumplir todas las leyes y normativas relativas al archivado de facturas. Los procesos digitales pueden adaptarse con flexibilidad a las normas de auditoría. Una comprobación automática de datos puede, por ejemplo, verificar todos los datos obligatorios de acuerdo con la legislación vigente, garantizar la notificación en caso de discrepancias y, por tanto, poner de manifiesto todas las facturas que no pueden contabilizarse correctamente. De este modo, una estrategia de digitalización y Contabilidad 4.0 no sólo ahorra tiempo y dinero, sino que también aumenta la calidad de los procesos y la seguridad de los datos. Además, la facturación electrónica contribuye al cumplimiento de la ley y a la aplicación de las mejores prácticas en el procesamiento de facturas.

En el siguiente vídeo verá cómo capturar, archivar y recuperar facturas entrantes con DocuWare para el procesamiento de facturas:

 

¿Qué es una factura entrante?

Una factura entrante es un documento que recibe una empresa de terceros, es decir, proveedores, concesionarios o prestadores de servicios. La factura recibida solicita al receptor de la factura que liquide un crédito pendiente.

¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas entrantes?

Como la mayoría de los documentos comerciales, las facturas recibidas están sujetas a un periodo de conservación de diez años por razones fiscales. Este periodo puede ampliarse aún más, por ejemplo, debido a una auditoría externa de las autoridades fiscales o si una transacción comercial no se ha completado dentro del periodo de retención prescrito.

¿Qué es una factura emitida?

Una factura emitida se utiliza para facturar a un cliente por la compra de un producto o el uso de un servicio. El documento se define para la contabilidad empresarial como la contrapartida de la factura recibida

¿Cómo se registra una factura entrante?

Una vez introducida la factura y comprobada su veracidad, se contabiliza en la cuenta correspondiente. El departamento de contabilidad muestra las facturas recibidas en el balance como acreedores o pasivos

¿Cuándo se contabiliza un descuento por pronto pago en una factura entrante?

Si existe la posibilidad de reducir el importe de una factura mediante un descuento por pronto pago debido a la liquidación de la factura dentro de un plazo determinado, el descuento se realiza con el asiento de regularización mediante un segundo asiento. La primera entrada de la factura entrante se realiza al recibirla, y la entrada de corrección durante el proceso de pago de la factura.

¿Qué hay que tener en cuenta al tramitar una factura entrante?

Al procesar las facturas recibidas, hay que observar y comprobar una serie de detalles. Entre ellos figuran, sobre todo, los nombres y direcciones del emisor y del destinatario, así como la fecha y el número de la factura. Además, las anotaciones sobre la cantidad de bienes entregados o el alcance del servicio prestado y el número de identificación fiscal o del IVA figuran entre los datos obligatorios de las facturas recibidas.

¿Cómo reconocer una factura entrante?

Cuando usted recibe un bien o utiliza un servicio, el proveedor de servicios emite una factura al destinatario del servicio al mismo tiempo o después. Las facturas que recibe la empresa de terceros contienen, entre otras cosas, el detalle de lo entregado o el tipo de servicio prestado. La tramitación legal de una factura recibida incluye la verificación, la imputación, el pago y el archivado del documento.