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Procesamiento de Facturas

(Casi) todo lo que debe saber

Las facturas entrantes son aquellas que deben ser comprobadas, asignadas y pagadas en la empresa. La tramitación de las facturas entrantes es un proceso complejo que debe gestionarse de forma lícita para evitar futuros inconvenientes en las empresas.

Especialmente cuando se trata de la desgravación del impuesto, los requisitos legales desempeñan un papel importante, cuyo cumplimiento debe comprobarse en las facturas entrantes. Todas las empresas que tienen derecho a deducción de impuestos de acuerdo con el artículo 14 de la Ley del IVA deben asegurarse de que las facturas recibidas son legalmente conformes. Rápidamente queda claro que estas comprobaciones consumen mucho tiempo y son caras. Sin embargo, hay formas de automatizar los procesos y de simplificarlos y mejorarlos con la ayuda de programas informáticos como un sistema de gestión documental.

A continuación respondemos a las preguntas más comunes acerca del procesamiento de facturas:

Factura entrante y saliente: la diferencia

Cuando se gestionan las facturas y se utiliza un sistema de gestión documental para su gestión automatizada, la definición de las facturas entrantes y salientes desempeña naturalmente un papel importante.

¿Qué es una factura entrante?

Una factura entrante es aquella que recibe la empresa. Las facturas entrantes deben ser registradas, comprobadas y contabilizadas. Los procesos automatizados (flujos de trabajo) pueden definirse mediante un sistema de gestión documental o DMS. Esto determina a qué empleados se debe remitir la factura. Por supuesto, la verificación de las facturas y el pago puntual desempeñan un papel importante para poder aprovechar los beneficios económicos ofrecidos por vendedores o proveedores.

La empresa recibe facturas de terceros, como proveedores y prestadores de servicios. Se pueden utilizar procesos automatizados para liberar las facturas para su pago, a la vez que se informa a los empleados involucrados en el proceso, evitando así los largos tiempos de tramitación mediante un proceso automatizado. Con la recepción de facturas digitales, las facturas se reciben en formato digital, por ejemplo, a través del intercambio electrónico de datos o por correo electrónico. A continuación, se pueden iniciar flujos de trabajo automatizados en el gestor documental para procesar las facturas entrantes de forma rápida y eficaz. Otra posibilidad es escanear los documentos en papel e integrarlos al gestor.

Para poder contabilizar las facturas entrantes de forma correcta y rápida y, por tanto, también pagarlas, la verificación de las facturas desempeña un papel importante. Durante la fase de verificación de la factura, hay que asegurarse de que la factura recibida y la entrega coinciden y de que la factura es correcta. A menudo se trata de varios empleados que tienen que comprobar las facturas. Con un sistema de gestión documental, estos procesos pueden automatizarse en gran medida y, sobre todo, acelerarse.

¿Qué es una factura emitida?

Las facturas emitidas son lo opuesto a las facturas entrantes y son emitidas a un tercero que tiene que pagar por los productos o servicios recibidos. Aquí, por supuesto, son importantes otros flujos de trabajo en el sistema de gestión documental ya que debe ser posible, controlar automáticamente la recepción de los pagos de las facturas emitidas, ésto activará las acciones que se hayan preestablecido en el flujo de trabajo, para gestionar la documentación.

 

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Comprobación de facturas entrantes

Cuando la empresa recibe una factura, debe comprobarla de forma objetiva, contable y fiscal. En determinadas circunstancias, varios empleados de diferentes departamentos se encargan de la verificación. En la verificación fiscal de las facturas, el departamento de cuentas por pagar comprueba los datos necesarios y establecidos en las facturas.

Una factura debe cumplir ciertas formalidades para ser válida y servir de recibo para la deducción del impuesto.

Consejo:
En el sitio web de la Agencia Tributaria, puede encontrar información sobre lo que debe tener una factura entrante. Esta información debe estar presente tanto en las facturas en papel como en las digitales que se reciben por correo electrónico, por ejemplo.

La comprobación garantiza que los importes que figuran en la factura son correctos y que figuran los tipos de impuestos adecuados. Aquí también se comprueba el importe total y todos los demás cálculos. En la mayoría de los casos, estas tareas también las lleva a cabo el departamento de cuentas por pagar.

Las comprobaciones de datos, a su vez, tienen la tarea de determinar si el producto correspondiente que se ha cobrado coincide con el que se ha pedido. En este punto también se comprueba la cantidad, la calidad y el precio acordado. Estas tareas suelen ser llevadas a cabo por empleados del departamento de compras.

Por lo tanto, las facturas se someten a un control detallado, se aprueban, se contabilizan y se pagan, lo que implica costes y lleva mucho tiempo procesar. Por lo tanto, las empresas deberían optimizar la verificación de las facturas en el departamento de contabilidad para garantizar la correcta y eficaz gestión de las facturas.

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Observar los datos obligatorios de las facturas entrantes

Las facturas deben cumplir ciertos criterios. Los datos obligatorios de las facturas se recogen, por ejemplo, en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, y deben contener al menos los siguientes datos:

  • Nombre completo y dirección del comerciante proveedor y del destinatario de los servicios.
  • Número de identificación fiscal o de IVA.
  • Fecha de emisión de la factura.
  • Número de factura.
  • Cantidad y descripción de los productos suministrados o el tipo y alcance del servicio.
  • Fecha de entrega o servicio.
  • Importes desglosados según los tipos impositivos y las exenciones.
  • Reducciones acordadas en el importe de la factura.
  • Importe del impuesto y, en su caso, referencia a la exención fiscal.
  • Referencia a la cuota tributaria del destinatario del servicio.

Estos datos deben estar disponibles tanto en las facturas en papel como en las digitales.

¿Qué hacer en caso de facturas recibidas incorrectas?

Si se descubren errores al comprobar las facturas entrantes, las mismas no deben ser procesadas, hasta tanto no se contacte a la empresa emisora de la factura y solicitar una versión corregida. Lo ideal es detectar las facturas recibidas incorrectas antes de contabilizarlas. Si, por el contrario, las facturas ya se han contabilizado, habrá que anular, y por supuesto, realizar los asientos contables correspondientes.

Estos son algunos de los errores más comunes en las facturas recibidas:

Además de un total incorrecto, que debería detectarse durante la revisión inicial de las facturas de hecho, existen otras fuentes potenciales de error que pueden darse en las facturas entrantes. Algunos ejemplos son:

  • Datos incompletos o incorrectos de la dirección del emisor o del destinatario de la factura.
  • Fecha de emisión de la factura incorrecta o inexistente.
  • Falta el CIF o el número de identificación fiscal.
  • Falta el número de factura.
  • Descripción incorrecta o insuficiente de los productos o servicios a facturar.
  • Periodo de actuación incorrecto o inexistente.
  • Cálculo incorrecto del total de la factura.
  • Cálculo incorrecto del IVA o porcentaje incorrecto.

Evite problemas por facturas recibidas incorrectas con la Agencia Tributaria

Si la auditoría de facturas en la empresa identifica una factura incorrecta, los empleados responsables deben tomar medidas inmediatamente, informando al emisor de la factura y solicitando su corrección. Las facturas entrantes incorrectas también pueden acarrear problemas con la Agencia Tributaria para el receptor de la factura: Además de la posible pérdida de la deducción del impuesto, el importe de la factura puede no contabilizarse como gasto empresarial, y las modificaciones posteriores de los asientos contables son complicadas, implican mucho esfuerzo y, por tanto, cuestan aún más tiempo y dinero.

No debe corregir usted mismo las facturas

No está permitido corregir usted mismo las facturas recibidas que no son correctas, y es importante que sepa que sólo el emisor de la factura tiene derecho a ajustarla. Sin embargo, el cambio debe hacerse en el mismo programa informático usado para la creación de la primera versión de la factura, y no hacer ningún cambio a mano. Además, el reglamento de aplicación del IVA estipula que las facturas sólo pueden modificarse si es absolutamente necesario. Se puede añadir una fecha, pero se excluye una modificación posterior del importe de la factura, y no se permiten correcciones por parte del destinatario, solo por el emisor.

 

Ventajas de la gestión digital de las facturas

Las revisiones de facturas son procesos complejos que deben llevarse a cabo de forma minuciosa y rápida al mismo tiempo. Si el proceso de comprobación tarda demasiado, se pueden perder beneficios como descuentos y otras rebajas. Existe incluso la amenaza de intereses de mora si la liquidación de las facturas se retrasa demasiado. La contabilización de las facturas es propensa a errores, debido a la introducción manual de los datos. Además, hay que archivar las facturas en papel y a menudo, se necesitan copias para los empleados y sus superiores.

Si las empresas utilizan el procesamiento digital de facturas, obtienen varias ventajas:

  • El proceso comienza con la recepción de la factura. En este caso, la factura se recibe ya en forma digital como factura electrónica o se escanea en la empresa. Un sistema de gestión documental indexa las facturas y reconoce todos los campos automáticamente, éstos se asignan al momento, para evitar errores durante la introducción manual.
  • La factura se almacena entonces en el gestor documental. A partir de ese momento, la factura digital está disponible en el sistema informático y puede ser consultada por todos los empleados autorizados. Esto también facilita la búsqueda del documento.

Un ejemplo del proceso de tramitación de facturas:

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Una consultora de investigación ha publicado un estudio que demuestra que tramitar una factura en papel cuesta casi 20 euros. Estos costes pueden ahorrarse en gran medida si se recurre a una factura digital.

Además, al digitalizar la contabilidad, las revisiones y aprobaciones de las facturas también pueden hacerse electrónicamente. La contabilidad automatizada acelera considerablemente el proceso, y como resultado, las facturas se pagan más rápido lo cual beneficia el uso de descuentos y otras rebajas. La morosidad también puede evitarse si la verificación de las facturas se realiza de forma digital.

Además, la digitalización de las facturas tiene otras muchas ventajas:

  1. La tramitación rápida y automatizada de las facturas aumenta la fiabilidad a la hora de trabajar con los proveedores. Esto beneficia la relación con los proveedores, ya que las facturas se pagan con mayor rapidez y fiabilidad.
  2. Además, los supervisores y los empleados autorizados pueden controlar y seguir los procesos completos en cualquier momento. Si los empleados se ausentan por enfermedad o vacaciones, los procesos automatizados pueden compensarlo.
  3. Otra ventaja es que se evitan las copias e impresiones en papel.
  4. El archivado también es más fácil porque no son necesarias las carpetas físicas. Se ahorra en material de oficina y espacio, ya que se gestiona de forma totalmente digital. Básicamente, todos los procesos en papel se sustituyen por la gestión digital de las facturas.

 

Las verificaciones son mucho más fáciles con el procesamiento digital de las facturas, ya que se encuentran disponibles en el gestor documental en cualquier momento, se archivan de forma segura, bajo la normativa legal y se pueden recuperar en cualquier momento. Esto facilita la búsqueda de los documentos necesarios para la auditoría o la contabilidad.

Consejo:
Por lo general, sucede que las facturas en papel pueden perderse o permanecer en los escritorios durante mucho tiempo si un empleado está enfermo o de vacaciones. Esto no ocurre con la gestión digital, ya que los documentos están disponibles inmediatamente en formato electrónico en el gestor y pueden ser utilizados por todos los empleados con derechos de acceso.

Las aprobaciones son más fiables gracias a la comprobación digital

Especialmente en tiempos complicados, o cuando los empleados están ocupados, puede ocurrir que las facturas se "pasen" rápidamente porque no hay tiempo o información suficiente para una comprobación más detallada. También puede ocurrir que, al vencer los plazos de pago, los empleados se vean desbordados y liberen facturas que aún no deberían ser liberadas.

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Esto puede evitarse si se utiliza el procesamiento de facturas digitales. En este caso, el personal dispone de toda la información al momento y puede llevar a cabo las aprobaciones con mucha más rapidez y facilidad.

Las aprobaciones son más fiables gracias a la verificación digital de las facturas, ya que es posible una mejor comprobación, más transparente, de forma que los superiores puedan viasualizar el proceso en cualquier momento sin tener que solicitar una copia de antemano. El riesgo de emitir facturas sin comprobarlas disminuye drásticamente al pasar a la contabilidad digital.

Consejo:
La verificación digital y automatizada de las facturas simplifica en gran medida los procesos de aprobación, ya que sólo se necesitan unos pocos clics. Al mismo tiempo, la carga de trabajo y la satisfacción del empleado se reducen al mínimo porque puede realizar sus tareas de forma más rápida y eficaz con las herramientas adecuadas.

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Información disponible en todo momento

Si un contable o un empleado tiene dudas sobre una factura, los datos y la información necesarios pueden recuperarse y visualizarse en cualquier momento y lugar. Esto aumenta significativamente el flujo de información y los empleados responsables también pueden consultar o aprobar las facturas de esta manera utilizando un smartphone o una tablet.

La ventaja es que ya no hay que invertir tanto tiempo en buscar una informacion, está inmediatamente disponible a través del gestor documental, el procesamiento de facturas digitales y su búsqueda de texto completo.

Un estudio de IDC muestra que los empleados dedican una enorme cantidad de tiempo a procesar, archivar y buscar información en documentos en papel. IDC calcula que en una empresa con 1.000 empleados, casi 213 se dedican únicamente a gestionar documentos en papel.

Los documentos en papel generan costes y ponen en peligro su seguridad

Si un contable o un empleado tiene dudas sobre una factura, los datos y la información necesarios pueden recuperarse y visualizarse en cualquier momento y lugar. Esto aumenta significativamente el flujo de información y los empleados responsables también pueden consultar o aprobar las facturas de esta manera utilizando un smartphone o una tablet.

Uso de facturas electrónicas

Cuando se emplea la verificación digital de facturas, estas se escanean en papel o se transfieren directamente al sistema las facturas enviadas por correo electrónico.

  • Las facturas electrónicas que recibe la empresa a través del correo electrónico deben contener la misma información obligatoria que las facturas en papel.
  • Es importante que las facturas disponibles en formato electrónico también se almacenen y archiven digitalmente. Esta es la tarea de un gestor documental, además las facturas se archivrán en exactamente igual que el formato original.
  • Según la obligación de conservación, los documentos comerciales deben conservarse durante al menos 10 años.

Condiciones para que la facturación electrónica sea válida

La recepción de la factura debe ser rastreable en todo momento para que el archivado digital pueda realizarse correctamente. Las facturas electrónicas deben cumplir ciertas condiciones para ser válidas. Para que una factura electrónica sea reconocida por la Agencia Tributaria deben cumplirse los siguientes criterios:

  1. Cumplimiento de todos los requisitos legales.
  2. Autenticidad de origen, por ejemplo mediante una firma.
  3. Integridad del contenido.
  4. Legibilidad.

En cuanto las facturas entrantes que se integran en el gestor documental, se pueden iniciar procesos automatizados para comprobar y liberar las facturas.

Consejo:
Los buenos gestores documentales ya contienen flujos de trabajo preparados que pueden adaptarse rápidamente a los requisitos de cada empresa. Para ello no es necesario cambiar su organización ya que se adapta a la empresa y ofrece amplias ventajas. Un buen gestor de documentos con procesamiento digital de facturas integrado es fácil de implementar y ofrece inmediatamente mejoras en el flujo de las diversas acciones necesarias para la verificación de facturas.

Diversos estudios revelan que las empresas de todos los tamaños y sectores se benefician enormemente al confiar en el procesamiento digital de las facturas. Al utilizar las facturas electrónicas, el tiempo de entrega entre la recepción y el pago puede reducirse en dos días de media. También concluyen que los costes pueden reducirse en más de un 80% y que los datos capturados están disponibles en el gestor a la vez que pueden transmitirse a otros sistemas. Esto permite intercambiar los datos de las facturas recibidas con el sistema ERP o el software de análisis que necesita acceder a los datos de las facturas recibidas. En este caso tampoco es necesaria la introducción manual.

Los gestores documentales también están disponbles en la nube

Para tener buen gestor documental, las empresas no necesitan invertir en hardware y software, además de gastos opertaivos de sus propios servidores, por ejemplo. Hay muchas soluciones disponibles en la nube.

A través de una solución denominada Software-as-a-Service (SaaS), no tiene que preocuparse de configurar y gestionar los servidores y el software, ya que estas tareas son asumidas por el proveedor de servicios que pone a disposición el gestor.

Consejo:
Un sistema de gestión de documentos debe ofrecer la posibilidad de cambiar del centro de datos local a la nube en cualquier momento. Cuando se utilizan sistemas híbridos, se aprovechan las ventajas de ambos mundos. Si la operación se realiza en centros de datos alemanes, la seguridad de los datos está garantizada en cualquier caso.

Pasos para cambiarse a las facturas digitales

El paso a cambiarse de facturas en papel a facturas digitales puede dividirse en cuatro etapas diferentes. También representan los pilares básicos con los que se lleva a cabo la tramitación de las facturas digitales.

  1. En cuanto la empresa recibe las facturas electrónicas por correo, éstas son incluidas en el gestor documental.
  2. A continuación, el gestor activa los flujos de trabajo para el tratamiento automatizado y digital de las facturas. En este ámbito, hay que implicar previamente a cada uno de los empleados para que los procesos se desarrollen con la mayor fluidez posible.
  3. Posteriormente, se introducen las aprobaciones de facturas, con sus correspondientes niveles, y se determina qué empleados pueden emitir aprobaciones de facturas y de qué manera. Muchos gestores documentales tienen aplicación móvil y están basados en la nube. Esto permite la liberación de la factura desde cualquier lugar.
  4. El último paso es la verificación del tiempo de archivado segun las normativas legales que apliquen. Para ello, se archiva en el gestor y se almacena hasta que haya expirado el periodo máximo de conservación. Una vez cumplido el tiempo establecido, el gestor elimina automáticamente los datos archivados.

Consejo:
En la mayoría de los casos, no es necesario conservar los documentos más tiempo del requerido por la ley. Borrar manualmente los documentos y destruir las facturas en papel lleva mucho tiempo, ya que es necesario comprobar exactamente cuándo ha expirado el periodo de conservación.

Con un gestor documental, este proceso será automático, ya que aquí se registra digitalmente el tiempo de almacenamiento de los documentos. De este modo, los documentos pueden eliminarse rápida y fácilmente.

Quiero una Prueba de 30 días

Las facturas entrantes desempeñan un papel importante para las empresas. La digitalización de las facturas permite ahorrar costes, conservar recursos y descargar a los empleados de tareas innecesarias. Además, existe total transparencia en el procesamiento de las facturas, iy el cumplimiento de la ley vigente. Una gestión sin papeles es también una contribución eficiente a la protección de la naturaleza y el clima.

Casos de éxito de nuestros clientes

Casos de éxito

En Casa Carmen se trabaja con una administración muy eficiente: un sistema de gestión documental lee automáticamente los datos contables de las facturas entrantes y las archiva de forma estructurada.

Casa Carmen ofrece comida mediterránea de alta calidad a un precio justo en más de 30 restaurantes en toda España. La cadena, originaria de Barcelona, apuesta por un concepto de negocio tradicional con una plantilla de más de 600 empleados fijos, es decir, explota las sucursales individuales lejos de los conceptos habituales de franquicia. El equipo en la administración central, que cuenta con el apoyo de DocuWare desde el año 2022, está compuesto por cuatro personas.

El tratamiento manual de las más de 2.000 facturas que se reciben cada mes requería demasiado tiempo antes de que se introdujera DocuWare, a pesar de que todos los documentos ya se recibían por e-mail. Antes, el correo electrónico entrante se supervisaba por un total de tres contables, cada uno de los cuales escogía las facturas de aquellos proveedores para los que era responsable, y transfería manualmente los datos al sistema contable. A continuación, las facturas en PDF se archivaban una por una en carpetas creadas en el servidor.Debido a la peculiaridad de que en Casa Carmen cada restaurante es legalmente una entidad jurídica independiente, se producían repetidos errores en la transferencia de los datos contables y en el almacenamiento de las facturas.

Por esto se quería automatizar este proceso cuando la empresa decidió cambiar su sistema de contabilidad a Sage. Unas semanas antes, Casa Carmen había invertido ya en un nuevo equipo multifunción de Ricoh, y había comprado la solución DocuWare junto con él. En un principio, sólo estaba pensado para escanear los albaranes. Sin embargo, la consulta con el Partner Autorizado de DocuWare dejó claro que la solución Cloud también era perfectamente adecuada para la lectura y el archivo automáticos de las facturas entrantes. En consecuencia, los especialistas en gestión documental se pusieron a trabajar, y configuraron el sistema para su completa integración en Sage.

Sincronización automática de los datos entre DocuWare y Sage

En menos de 30 días, la solución estuvo configurada, probada y plenamente operativa. Hoy, las facturas entrantes se siguen recibiendo en un buzón electrónico, pero se transfieren directamente desde allí a DocuWare, donde se realiza la lectura automática. En cuestión de segundos, el sistema reconoce todos los datos relevantes para la contabilidad, como la organización del destinatario, el nombre del proveedor, el número de identificación fiscal, la fecha de la factura, los tipos de IVA y todos los importes. Como DocuWare también organiza el almacenamiento posterior de los documentos, el trabajo de los contables se reduce a la mera comprobación de los datos de lectura y a la asignación de las cuentas contables correspondientes. Dos veces al día el sistema de gestión documental genera un archivo de exportación con la información recién leída de las facturas. Sage lee esta información y genera todos los asientos contables pertinentes. Para acceder a los documentos originales más adelante, los empleados hacen uso de la sencilla interfaz de DocuWare. Utilizando diferentes campos de búsqueda, los documentos requeridos aparecen en la pantalla con un sólo clic del ratón. Un total de siete empleados de la administración central trabajan ya todos los días con la nueva solución de gestión documental.

Costes de personal estables a pesar de la fuerte expansión

Gracias a DocuWare, el tratamiento de las facturas recibidas se ha simplificado considerablemente, y se han minimizado las fuentes de error. Como resultado, los empleados tienen más tiempo para otras tareas, algo que se necesita urgentemente en la actual fase de fuerte crecimiento empresarial. Mientras que en el pasado todos los contables se dedicaban de forma exclusiva a la contabilización manual de las facturas, hoy pueden asumir otras tareas, como la planificación financiera. Al mismo tiempo, a pesar de la fuerte expansión, la empresa pudo prescindir de nuevas contrataciones o de servicios de contabilidad externos, y mantener así los costes estables.

 

Casos de éxito

Con la ayuda de un sistema de gestión documental basado en la nube, la entidad albaceteña Rotonda, automatiza diferentes procesos de contabilidad y de recursos humanos.

Alrededor de 70 empresas y 500 empleados están detrás del Grupo Rotonda. Las marcas más conocidas de la organización, Magna Casinos y Emotiva.net, operan en el sector recreativo con unos 100 establecimientos en cinco comunidades autónomas. Otras actividades de la entidad albaceteña están relacionadas con las energías renovables, la explotación agrícola, la comercialización eléctrica y de telefonía, así como con la gestión de patrimonio. En los últimos años, la empresa se está centrando cada vez más en la transformación digital: un sistema de gestión documental ha automatizado varios procesos en la contabilidad y los recursos humanos.

Antes de introducir el nuevo sistema, la empresa lidiaba con mucho papel y tareas manuales. En la administración, esto supuso una cantidad considerable de trabajo adicional. Un ejemplo son los más de 120.000 albaranes que se reciben al año. Antes, todos estos albaranes se recogían y se enviaban por valija a la oficina central una vez al mes. Allí, las facturas que se habían recibido antes estaban ya a la espera de entrar en el circuito manual de aprobación. Dado que los albaranes llegaban todos de golpe, el personal administrativo tenía que procesar un gran número de documentos en muy poco tiempo, lo cual producía repetidamente retrasos e incoherencias en la aprobación y el archivo de las facturas. Era por ello que Rotonda decidió finalmente introducir un sistema de gestión documental. Se analizaron varias soluciones del mercado en términos de funcionalidad, facilidad de uso, posibles integraciones y precio. DocuWare se distinguió tras un análisis más detallado del proyecto, que junto con el esquema de solución presentado por el Partner de DocuWare convenció a la empresa. Poco después, los departamentos de contabilidad y de recursos humanos empezaron a utilizar el gestor documental en la nube.

Casinos y salones recreativos con estaciones de escaneo descentralizadas

Coincidiendo con la implantación de DocuWare a finales de 2019, todos los establecimientos se equiparon con sus propios escáneres. Hoy, los albaranes digitalizados se transmiten primero a una carpeta de red basada en la nube. Desde allí, DocuWare indexa y almacena los documentos. Un procedimiento similar se utiliza para las 45.000 facturas de proveedores al año que Rotonda recibe principalmente por vía electrónica. El gestor documental supervisa los buzones de correo y archiva automáticamente las nuevas facturas entrantes. Si los documentos contienen una referencia de entrega, incluso se crea un enlace entre la factura y el albarán. Esto aumenta la seguridad en el proceso de aprobación, ya que con un simple clic del ratón se pueden comparar las diferentes posiciones de la factura con la entrega real de la mercancía. Para preparar la contabilización, DocuWare además transfiere toda la información de las facturas al sistema ERP, eliminando así la necesidad de volver a introducir los mismos datos. También el departamento de recursos humanos hace uso de la solución: todos los nuevos contratos de trabajo, por ejemplo, se firman ya digitalmente. Para ello, DocuWare proporciona un formulario web que el nuevo empleado puede rellenar desde casa. A continuación, estos datos se transfieren al software de contratación y nóminas donde se crea el contrato de trabajo. En el último paso, DocuWare envía el contrato, listo para ser firmado, al nuevo empleado por correo electrónico; la firma se realiza mediante un servicio de firma digital integrado.

Menos papel – más crecimiento

La nueva solución en la nube automatiza muchas de las tareas que antes se realizaban manualmente. Para muchos empleados, DocuWare se ha convertido ya en un socio indispensable en su trabajo diario. Además, el gestor documental incluso crea potencial para nuevas contrataciones al permitir un sólido crecimiento empresarial. Porque al haber menos papel, los empleados recuperan mucho tiempo, que se invierte en importantes tareas de control. Esto permite al Grupo Rotonda cumplir mejor sus objetivos de crecimiento a largo plazo.

¿Cómo apoya DocuWare el procesamiento digital de las facturas entrantes?

La contabilidad digitalizada, aumenta drásticamente su eficiencia ya que muchos procesos pueden ser altamente automatizados con mucha menos intervención humana. El mejor ejemplo de esto es la facturación electrónica: aquí DocuWare utiliza flujos de trabajo automatizados para garantizar que las facturas entrantes se envíen directamente al lugar correcto para su procesamiento; los errores y las excepciones se detectan automáticamente y se tienen en cuenta las mejores prácticas en el procesamiento de facturas.

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Los flujos de trabajo para la tramitación de facturas electrónicas pueden transmitir toda la información importante directamente al programa contable para su posterior procesamiento. Esto garantiza un pago rápido y sin retrasos. Los plazos de descuento pueden cumplirse sin problemas, y los contables pueden tomar sus decisiones mucho más rápido gracias a los automatismos; así ganan tiempo para sus tareas estratégicas. A pesar de toda la digitalización, los recortes y la pérdida de puestos de trabajo no son un problema para los contables, sobre todo porque siguen teniendo que supervisar los procesos automatizados, establecer los parámetros importantes y decidir sobre los casos especiales.

Dado que los documentos sensibles llegan al sistema contable a diario, la seguridad, la fiabilidad y la integridad de los sistemas digitales son muy importantes, es decir, sistemas de autorización, cortafuegos, antivirus y encriptación de datos en relación con todos los procesos digitales. DocuWare también recomienda educar al personal en formaciones adecuadas para garantizar la seguridad necesaria. Sólo así la empresa estará en el lado seguro durante las auditorías tras la digitalización de los procesos contables.

Gracias al archivado inteligente, todos los datos requeridos pueden transmitirse electrónicamente al auditor o al inspector fiscal de forma rápida y completa en tiempo real. En el caso de preguntas abiertas sobre un proceso de facturación, basta con echar un vistazo al archivo digital, lo que evita recordatorios y multas; incluso los plazos cortos no son un problema.

DocuWare también ayuda a las empresas contables a cumplir todas las leyes y normativas relativas al archivado de facturas. Los procesos digitales pueden adaptarse con flexibilidad a las normas de auditoría. Una comprobación automática de datos puede, por ejemplo, verificar todos los datos obligatorios de acuerdo con la legislación vigente, garantizar la notificación en caso de discrepancias y, por tanto, poner de manifiesto todas las facturas que no pueden contabilizarse correctamente. De este modo, una estrategia de digitalización y Contabilidad 4.0 no sólo ahorra tiempo y dinero, sino que también aumenta la calidad de los procesos y la seguridad de los datos. Además, la facturación electrónica contribuye al cumplimiento de la ley y a la aplicación de las mejores prácticas en el procesamiento de facturas.

En el siguiente vídeo verá cómo capturar, archivar y recuperar facturas entrantes con DocuWare para el procesamiento de facturas:

 

Preguntas frecuentes sobre facturas entrantes:

¿Qué es una factura entrante?

Una factura entrante es un documento que recibe una empresa de terceros, es decir, proveedores, concesionarios o prestadores de servicios. La factura recibida solicita al receptor de la factura que liquide un crédito pendiente.

¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas entrantes?

Como la mayoría de los documentos comerciales, las facturas recibidas están sujetas a un periodo de conservación de diez años por razones fiscales. Este periodo puede ampliarse aún más, por ejemplo, debido a una auditoría externa de las autoridades fiscales o si una transacción comercial no se ha completado dentro del periodo de retención prescrito.

¿Qué es una factura emitida?

Una factura emitida se utiliza para facturar a un cliente por la compra de un producto o el uso de un servicio. El documento se define para la contabilidad empresarial como la contrapartida de la factura recibida

¿Cómo se registra una factura entrante?

Una vez introducida la factura y comprobada su veracidad, se contabiliza en la cuenta correspondiente. El departamento de contabilidad muestra las facturas recibidas en el balance como acreedores o pasivos

¿Cuándo se contabiliza un descuento por pronto pago en una factura entrante?

Si existe la posibilidad de reducir el importe de una factura mediante un descuento por pronto pago debido a la liquidación de la factura dentro de un plazo determinado, el descuento se realiza con el asiento de regularización mediante un segundo asiento. La primera entrada de la factura entrante se realiza al recibirla, y la entrada de corrección durante el proceso de pago de la factura.

¿Qué hay que tener en cuenta al tramitar una factura entrante?

Al procesar las facturas recibidas, hay que observar y comprobar una serie de detalles. Entre ellos figuran, sobre todo, los nombres y direcciones del emisor y del destinatario, así como la fecha y el número de la factura. Además, las anotaciones sobre la cantidad de bienes entregados o el alcance del servicio prestado y el número de identificación fiscal o del IVA figuran entre los datos obligatorios de las facturas recibidas.

¿Cómo reconocer una factura entrante?

Cuando usted recibe un bien o utiliza un servicio, el proveedor de servicios emite una factura al destinatario del servicio al mismo tiempo o después. Las facturas que recibe la empresa de terceros contienen, entre otras cosas, el detalle de lo entregado o el tipo de servicio prestado. La tramitación legal de una factura recibida incluye la verificación, la imputación, el pago y el archivado del documento.

Recursos

DocuWare está a su disposición

Descubra cómo empresas de todo el mundo utilizan las soluciones en la nube de DocuWare para mejorar su gestión documental digital, aumentar la eficiencia y reducir los costes.

Woman working on computer | invoice processing with DocuWare for small business

Procesamiento de facturas

Olvídese del papel y la introducción de datos

Para cada factura entrante, registre datos clave automáticamente como por ejemplo proveedor, número de pedido, impuestos, totales, etc. Envíe facturas para su aprobación con recordatorios de correo electrónico automáticos. Nunca pierda otra factura, elimine facturas fraudulentas y mantenga los pagos a proveedores a tiempo. Aprende más.

Manager speaking with employee | employee management with DocuWare for small business

Gestión del personal

Todos los registros de los empleados al alcance de la mano

Digitalice y centralice los registros de recursos humanos de todos los empleados, incluidos los currículos y credenciales, formularios de incorporación, documentos de impuestos, informes de rendimiento y mucho más. Mejorado con flujos de trabajo de recursos humanos clave, es un conjunto de herramientas integral para equipos de recursos humanos. Aprende más.

DocuWare Ventas y marketing

Ventas y marketing

Modernizar las ventas con acceso instantáneo a información crucial

Cuando los clientes consultan análisis comparativos, reseñas e información sobre los productos en línea antes de realizar una compra, normalmente se fijan en sus ventas a la hora de tomar la decisión. Esto exige un acceso inmediato a información fundamental y unos procesos sencillos para ofrecer experiencias de cliente extraordinarias. Aprende más.

DocuWare Cumplimiento del RGPD

Cumplimiento del RGPD

Controlar el acceso a la información y la seguridad del sistema

Digitalizar documentos en papel y adjuntar metadatos detallados para ayudar a controlar el acceso, encontrar información precisa sobre los clientes y eliminar datos a petición. Aprende más.