La digitalización ha respondido a las necesidades de un mundo cada vez más conectado desde entornos remotos. En este contexto la firma digital tiene un papel fundamental para garantizar la integridad y seguridad de los documentos y acelerar y simplificar procesos que requerían de la presencia física.
En este artículo veremos qué es la firma digital, sus beneficios y su marco legal.
Indice:
- ¿Qué es la firma digital de documentos?
- Marco legal de la firma digital
- ¿Cómo funciona la firma digital de documentos?
- Beneficios de la firma digital de documentos
- Aplicaciones de la firma digital de documentos
- Preguntas frecuentes sobre la firma digital
¿Qué es la firma digital de documentos?
La firma digital es un tipo cualificado de firma electrónica que garantiza la integridad de un documento y la identidad del firmante. Para ello utiliza un ID digital, emitido por una autoridad de certificación acreditada, y aplica un proceso criptográfico que asegura que el documento no ha sido alterado y que la firma está vinculada de manera única al firmante.
La firma digital es un tipo de firma electrónica y aunque en muchas ocasiones se utilizan ambos términos como si fueran sinónimos, hay diferencias entre una y otra.
Diferencias entre firma electrónica y firma digital
Cuando firmamos por medio de un dispositivo electrónico hay varias opciones, desde hacerlo con un lápiz óptico en una pantalla (por ejemplo, cuando recibimos un paquete), a firmas biométricas o por medio de un certificado. Todo esto son diferentes tipos de firma electrónica con características que podemos diferenciar.
La firma electrónica engloba desde la firma electrónica simple, donde se muestra la imagen de una firma manuscrita, a firmas con métodos avanzados de autenticación que requieren un certificado digital.
La firma digital es un tipo de firma electrónica cualificada que utiliza un método criptográfico para garantizar la integridad del documento y la autenticidad de la firma.
Tipos de firma electrónica
Hay diferentes tipos de firma electrónica con distintos niveles de seguridad y capacidad probatoria según el objetivo.
El IDAS (Electronic Identification, Authentication and trust services), el reglamento europeo sobre identificación electrónica, distingue tres tipos de firmas:
- Firma simple: no está encriptada, es la menos segura y se usa en operaciones de bajo riesgo como transacciones de paquetería o cuando hay que marcar una casilla.
- Firma avanzada: no requiere de una autoridad de certificación pero se vincula a la identidad del firmante para verificar su autenticidad. Está encriptada con una clave creada que solo es accesible para el firmante. Puede incluir autenticación en dos pasos y ser biométrica.
- Firma cualificada: se trata de la opción más segura y vinculante legalmente. Se vincula a la identidad del firmante con un certificado que ha de ser expedido por una autoridad de certificación. Se basa en una estructura de clave pública confiable (PKI).
Marco legal de la firma digital
La firma digital tiene el respaldo de un marco jurídico en varios territorios. En Europa, el reglamento que marca los estándares es el eIDAS (Reglamento sobre identificación electrónica y servicios de confianza), aunque algunos países como Suiza y Noruega han elaborado leyes propias basadas en este reglamento. En Estados Unidos, la firma digital está regulada por el UETA (Uniform Electronic Transactions Act) y el E-SIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act)
¿Cómo funciona la firma digital de documentos?
El proceso de firma digital asegura su autenticidad utilizando criptografía de clave pública. En el caso de DocuWare se trabaja con los proveedores de confianza Validated ID y DocuSign, para métodos avanzados y de firma electrónica cualificada.
Te explicamos brevemente cómo funciona:
- Generación del valor hash. El hash es un código que se genera mediante una fórmula matemática para calcular el valor del contenido del documento. Funciona como una huella digital del mismo, de modo que si el documento cambia también lo hace el hash.
- Cifrado del valor hash. El valor obtenido se encripta con una clave privada vinculada a un certificado digital emitido por una autoridad certificadora (CA), que valida la identidad del firmante.
- Conexión del documento con el valor hash cifrado y el certificado. El valor hash cifrado, junto con el certificado digital, se adjunta al documento. El certificado contiene la clave pública para verificar la autenticidad de la firma.
Beneficios de la firma digital de documentos
En un contexto actual donde es necesario agilizar procesos y permitir realizar acciones en remoto, la firma digital es un método seguro y eficaz, que ahorra tiempo, costes y desplazamientos. - Estos serían algunos de los beneficios más destacados:
- Reducción de plazos, al evitar envíos de documentos físicos o traslados.
- Cumplimiento con las normativas de seguridad y reducción de riesgos de fraude.
- Mayor apoyo al trabajo en remoto con la posibilidad de acceder desde el móvil.
- Ahorro de espacio y mayor sostenibilidad, al reducir el uso de papel.
- Mejor mantenimiento de registros.
- Mayor facilidad para la integración y automatización de procesos.
Aplicaciones de la firma digital de documentos
La firma digital es una herramienta clave tanto para uso particular como para las empresas.
Usos personales: a nivel personal es frecuente utilizarla para la validación de documentos legales, como pueden ser la declaración de la renta o poderes notariales, y para transacciones financieras.
Usos empresariales: las firmas electrónicas se utilizan en una variedad de procesos comerciales e institucionales.
- Ámbito empresarial: firma de contratos y acuerdos; gestión documental; comercio electrónico; autorización para acelerar un servicio; automatización de flujos de trabajo; rastreo de documentos, etc.
- Ámbito institucional: emisión de licencias, permisos y otros documentos oficiales.
- Ámbito sanitario: emisión de informes, recetas.
Preguntas frecuentes sobre la firma digital
A continuación, te responderemos algunas preguntas frecuentes sobre la firma digital.
¿Es legalmente vinculante la firma digital?
Sí, en la mayoría de los territorios las firmas digitales tienen validez legal siempre que cumplan con el marco legal que las regula.
¿Qué tipo de documentos puedo firmar digitalmente?
Una gran cantidad de documentos en formato electrónico como transferencias inmobiliarias, contratos, arrendamientos, transacciones comerciales, acuerdos de confidencialidad, declaraciones de la renta, etc.
¿Cuánto cuesta obtener una firma digital?
El coste varía en función del proveedor, el tipo de servicio y la jurisdicción. Algunos certificados son gratuitos, como el certificado electrónico FNMT de ciudadano, también conocido como Certificado de Persona Física o de Usuario.
¿Cómo verificar la validez de una firma digital?
Puedes verificarlo mediante plataformas de validación, sistemas online que permiten validar los certificados electrónicos, o con distintas herramientas.
¿Es segura la firma digital de documentos?
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Las firmas que utilizan tecnologías de cifrado son muy seguras. El proceso de firma se realiza en módulos de seguridad de hardware (HSM), que operan en infraestructuras de servidores en la nube seguras. Las firmas digitales cualificadas están, además, respaldadas por proveedores de servicios de confianza (TSP).
Conclusión
Las firmas electrónicas son una herramienta indispensable en un entorno cada vez más deslocalizado. Reducen plazos y costes y mejoran la automatización de procesos. Además las firmas cualificadas utilizan una tecnología que asegura el cumplimiento legal y reducen el riesgo de fraudes y manipulaciones.
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