La firma digital de documentos: una herramienta fundamental en la era digital

La digitalización ha respondido a las necesidades de un mundo cada vez más conectado desde entornos remotos. En este contexto la firma digital tiene un papel fundamental para garantizar la integridad y seguridad de los documentos y acelerar y simplificar procesos que requerían de la presencia física. 

En este artículo veremos qué es la firma digital, sus beneficios y su marco legal. 

Indice:

• ¿Qué es la firma digital de documentos?
• Marco legal de la firma digital
• ¿Cómo funciona la firma digital de documentos?
• Beneficios de la firma digital de documentos
• Aplicaciones de la firma digital de documentos
• Cómo firmar un documento electrónicamente
• Preguntas frecuentes sobre la firma digital

¿Qué es la firma digital de documentos?

La firma digital es un tipo cualificado de firma electrónica que garantiza la integridad de un documento y la identidad del firmante. Para ello utiliza un ID digital, emitido por una autoridad de certificación acreditada, y aplica un proceso criptográfico que asegura que el documento no ha sido alterado y que la firma está vinculada de manera única al firmante. 

La firma digital es un tipo de firma electrónica y aunque en muchas ocasiones se utilizan ambos términos como si fueran sinónimos, hay diferencias entre una y otra. 

Diferencias entre firma electrónica y firma digital

Cuando firmamos por medio de un dispositivo electrónico hay varias opciones, desde hacerlo con un lápiz óptico en una pantalla (por ejemplo, cuando recibimos un paquete), a firmas biométricas o por medio de un certificado. Todo esto son diferentes tipos de firma electrónica con características que podemos diferenciar. 

La firma electrónica engloba desde la firma electrónica simple, donde se muestra la imagen de una firma manuscrita, a firmas con métodos avanzados de autenticación que requieren un certificado digital.  

La firma digital es un tipo de firma electrónica cualificada que utiliza un método criptográfico para garantizar la integridad del documento y la autenticidad de la firma.  

Tipos de firma electrónica

Hay diferentes tipos de firma electrónica con distintos niveles de seguridad y capacidad probatoria según el objetivo. 

El IDAS (Electronic Identification, Authentication and trust services), el reglamento europeo sobre identificación electrónica, distingue tres tipos de firmas: 

• Firma simple: no está encriptada, es la menos segura y se usa en operaciones de bajo riesgo como transacciones de paquetería o cuando hay que marcar una casilla.
• Firma avanzada: no requiere de una autoridad de certificación pero se vincula a la identidad del firmante para verificar su autenticidad. Está encriptada con una clave creada que solo es accesible para el firmante. Puede incluir autenticación en dos pasos y ser biométrica.
• Firma cualificada: se trata de la opción más segura y vinculante legalmente. Se vincula a la identidad del firmante con un certificado que ha de ser expedido por una autoridad de certificación. Se basa en una estructura de clave pública confiable (PKI).

Marco legal de la firma digital

La firma digital tiene el respaldo de un marco jurídico en varios territorios. En Europa, el reglamento que marca los estándares es el eIDAS (Reglamento sobre identificación electrónica y servicios de confianza), aunque algunos países como Suiza y Noruega han elaborado leyes propias basadas en este reglamento. En Estados Unidos, la firma digital está regulada por el UETA (Uniform Electronic Transactions Act) y el E-SIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) 

¿Cómo funciona la firma digital de documentos?

El proceso de firma digital asegura su autenticidad utilizando criptografía de clave pública. En el caso de DocuWare se trabaja con los proveedores de confianza Validated ID y DocuSign, para métodos avanzados y de firma electrónica cualificada. 

Te explicamos brevemente cómo funciona:

• Generación del valor hash. El hash es un código que se genera mediante una fórmula matemática para calcular el valor del contenido del documento. Funciona como una huella digital del mismo, de modo que si el documento cambia también lo hace el hash. 
• Cifrado del valor hash. El valor obtenido se encripta con una clave privada vinculada a un certificado digital emitido por una autoridad certificadora (CA), que valida la identidad del firmante. 
• Conexión del documento con el valor hash cifrado y el certificado. El valor hash cifrado, junto con el certificado digital, se adjunta al documento. El certificado contiene la clave pública para verificar la autenticidad de la firma. 

Beneficios de la firma digital de documentos

• Estos serían algunos de los beneficios más destacados: 
  

• Reducción de plazos, al evitar envíos de documentos físicos o traslados. 
• Cumplimiento con las normativas de seguridad y reducción de riesgos de fraude. 
• Mayor apoyo al trabajo en remoto con la posibilidad de acceder desde el móvil. 
• Ahorro de espacio y mayor sostenibilidad, al reducir el uso de papel. 
• Mejor mantenimiento de registros. 
• Mayor facilidad para la integración y automatización de procesos. 

Aplicaciones de la firma digital de documentos

La firma digital es una herramienta clave tanto para uso particular como para las empresas.

Usos personales: a nivel personal es frecuente utilizarla para la validación de documentos legales, como pueden ser la declaración de la renta o poderes notariales, y para transacciones financieras. 

Usos empresariales: las firmas electrónicas se utilizan en una variedad de procesos comerciales e institucionales. 

• Ámbito empresarial: firma de contratos y acuerdos; gestión documental; comercio electrónico; autorización para acelerar un servicio; automatización de flujos de trabajo; rastreo de documentos, etc. 
• Ámbito institucional: emisión de licencias, permisos y otros documentos oficiales. 
• Ámbito sanitario: emisión de informes, recetas. 

Cómo firmar un documento electrónicamente (métodos y cuándo usar cada uno)

Existen varios métodos para firmar electrónicamente un documento, pero no todos ellos ofrecen el mismo nivel de seguridad ni la misma validez jurídica.

¿Cómo elegir el sistema adecuado? depende del tipo de documento, del nivel de riesgo y de las partes implicadas. A continuación, te mostramos los principales métodos de firma electrónica y cuándo conviene utilizar cada uno.

Métodos habituales de firma electrónica

Firma con certificado digital (FNMT o DNIe)

Es la opción más sólida y reconocida a nivel jurídico. Este tipo de firma utiliza un certificado emitido por una autoridad certificadora, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o el DNI electrónico. Es ideal para trámites en los que se requiere mucha seguridad, como por ejemplo en acuerdos con  la Administración Pública, contratos laborales o relaciones comerciales.El documento firmado genera un fichero PDF con estándar PAdES, que permite comprobar la integridad y vigencia del certificado en cualquier momento.

Firma a través de un proveedor de servicios de confianza (TSP)

Permite firmar sin necesidad de instalar un certificado en tu equipo. El proveedor de confianza, como Validated ID o DocuSign, integrados en DocuWare, valida la identidad mediante OTP, biometría o vídeo-identificación y genera evidencias electrónicas para garantizar la autenticidad y trazabilidad.

Este método es perfecto para firmar desde dispositivos electrónicos como el  móvil o en flujos donde participan terceros o firmantes externos.

Firma con identidad corporativa (sello de empresa)

Se utiliza cuando una persona física firma en representación de una organización. Permite autenticar documentos como facturas, certificaciones o contratos de empresa con una identidad digital corporativa única.

Refuerza la trazabilidad y asegura la validez de los documentos firmados en nombre de la compañía.

Firma manuscrita capturada o “simple”

Reproduce el trazo de una firma manuscrita en formato digital. Es habitual en procesos internos o consentimientos informados, donde el riesgo legal es bajo.

Si se requiere más seguridad es conveniente usar evidencias adicionales como la dirección IP, la fecha, el hash del archivo o los registros de acceso.

Firma en herramientas de ofimática o PDF (Adobe/Office)

Es práctica para flujos de trabajo puntuales. Sin embargo, antes de compartir el archivo firmado, conviene verificar la validez de la firma y bloquear el documento para evitar modificaciones posteriores.

Buenas prácticas mínimas al firmar electrónicamente

Sea cual sea el método que utilices, hay una serie de buenas prácticas esenciales que garantizan la validez y seguridad de todo el proceso:

• Verifica la identidad del firmante de acuerdo con el riesgo del documento. Cuanto mayor sea la relevancia jurídica, más seguro debe ser el método de autenticación.
• Asegura la integridad del archivo, de modo que cualquier modificación posterior no autorizada invalide la firma.
• Conserva evidencias electrónicas como sellos de tiempo, logs de acceso, IP del dispositivo o códigos OTP.
• Define políticas internas que establezcan qué tipo de firma requiere cada clase de documento (contratos, recursos humanos, compras, etc.).
• Centraliza los documentos y el historial de firmas en un sistema de gestión documental, lo que facilita auditorías y garantiza el cumplimiento normativo.

Cómo firmar electrónicamente con DocuWare

DocuWare integra la firma electrónica directamente en sus flujos de trabajo, ofreciendo un proceso seguro, automatizado y conforme a la legislación europea (Reglamento eIDAS) y a la normativa de protección de datos (RGPD).

• Unifica métodos y niveles de seguridad.
  DocuWare trabaja con proveedores de confianza como Validated ID y DocuSign. Esto permite aplicar firmas avanzadas (AES) o cualificadas (QES) según el nivel de exigencia jurídica del documento. Ambas opciones se ejecutan mediante firmas remotas o en la nube, lo que significa que el proceso de firma tiene lugar en módulos de seguridad de hardware (HSM), garantizando máxima protección y validez legal.
• Flujos de firma y aprobación automatizados.
  Los documentos pueden enviarse a uno o varios firmantes tanto internos como externos a la empresa. El sistema permite establecer plazos, recordatorios automáticos y validaciones por fases, reduciendo tiempos y errores administrativos.
• Firma desde cualquier lugar y dispositivo.
  Los firmantes reciben un enlace seguro del proveedor para revisar y firmar desde su ordenador, tableta o teléfono móvil, sin necesidad de instalar software adicional. Esto facilita la colaboración remota y evita bloqueos en procesos críticos, incluso fuera de la oficina.
• Evidencias, autenticación y cumplimiento.
  El servicio de firma registra cada acción con sellado de tiempo, trazabilidad completa e historial verificable. Los métodos de autenticación incluyen código OTP por SMS, correo electrónico, biometría, código de acceso o vídeo-identificación, según el nivel de seguridad requerido.
  Los datos del proceso permanecen alojados en centros de datos seguros dentro de la región correspondiente (por ejemplo, Irlanda y Países Bajos para Validated ID, o UE/EE. UU. para DocuSign).
• Automatización y plantillas inteligentes.
  Puedes definir flujos específicos por tipo de documento (contratos, RR. HH., compras, etc.), aplicar firmas en lote y archivar automáticamente el documento firmado para auditoría. También es posible aplicar sellos electrónicos corporativos que certifican la autenticidad e integridad del archivo antes del envío.
• Integración con tu ecosistema digital.
  DocuWare se conecta fácilmente con sistemas ERP, CRM o aplicaciones de negocio, de modo que el ciclo completo de captura, firma, archivo y consulta se gestione sin interrupciones, tanto en entornos DocuWare Cloud como en instalaciones locales.

Preguntas frecuentes sobre la firma digital

A continuación, te responderemos algunas preguntas frecuentes sobre la firma digital. 

¿Es legalmente vinculante la firma digital?

Sí, en la mayoría de los territorios las firmas digitales tienen validez legal siempre que cumplan con el marco legal que las regula. 

¿Qué tipo de documentos puedo firmar digitalmente?

Una gran cantidad de documentos en formato electrónico como transferencias inmobiliarias, contratos, arrendamientos, transacciones comerciales, acuerdos de confidencialidad, declaraciones de la renta, etc. 

¿Cuánto cuesta obtener una firma digital?

El coste varía en función del proveedor, el tipo de servicio y la jurisdicción. Algunos certificados son gratuitos, como el certificado electrónico FNMT de ciudadano, también conocido como Certificado de Persona Física o de Usuario.

¿Cómo verificar la validez de una firma digital?

Puedes verificarlo mediante plataformas de validación, sistemas online que permiten validar los certificados electrónicos, o con distintas herramientas. 

¿Es segura la firma digital de documentos?

Las firmas que utilizan tecnologías de cifrado son muy seguras. El proceso de firma se realiza en módulos de seguridad de hardware (HSM), que operan en infraestructuras de servidores en la nube seguras. Las firmas digitales cualificadas están, además, respaldadas por proveedores de servicios de confianza (TSP). 

Conclusión

Las firmas electrónicas son una herramienta indispensable en un entorno cada vez más deslocalizado. Reducen plazos y costes y mejoran la automatización de procesos. Además las firmas cualificadas utilizan una tecnología que asegura el cumplimiento legal y reducen el riesgo de fraudes y manipulaciones. 

Con DocuWare, es posible firmar electrónicamente tus documentos mediante un Proveedor de Servicios de Confianza verificado. Si quieres información sobre el servicio de firma contacta con nosotros y resolveremos tus dudas.  

Si te lo has perdido, mira ahora este webinar sobre cómo firmar tus documentos de forma digital, rápida, segura y desde cualquier dispositivo