Existe la tentación de hacer las tareas habituales de la misma forma a lo largo del tiempo. Puede que se pregunte si merece la pena invertir en un sistema de gestión de flujos de trabajo, o si su personal puede ser reacio a dedicar tiempo a aprender una nueva forma de realizar un trabajo conocido. Estas son algunas de las razones por las que las organizaciones siguen utilizando engorrosos procesos manuales. Obtenga más información sobre los aspectos prácticos de la creación de flujos de trabajo automatizados en esta práctica guía. Resume las mejores prácticas y le familiariza con los términos clave. Utilice este enfoque de comprobado y verá como la automatización de flujos de trabajo cumplirá su promesa de ahorro de costes y eliminación de procesos manuales ineficaces.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
Evalúe sus procesos empresariales actuales
.jpg?width=600&height=400&name=breaking%20barriers%20(1).jpg)
Tómese su tiempo para comprender a fondo los procesos dependientes del papel tal y como son hoy en día. Es necesario encontrar el origen del problema antes de poder administrar una solución. Durante esta iniciativa de descubrimiento, puede centrarse en automatizar las tareas manuales repetitivas identificando los pasos clave, los cuellos de botella y las frustraciones habituales. A la hora de diseñar flujos de trabajo, es posible que desee hacer algo más que digitalizar sus procesos manuales actuales y utilizar la evaluación de sus procesos actuales como base para la optimización.
| ¿Qué preguntas debo hacerme antes de crear un flujo de trabajo automatizado? |
| 1. ¿Qué inicia el proceso: un correo electrónico, una llamada telefónica, un formulario electrónico, un formulario en papel, una carta que llega por correo o una visita sin cita previa? |
| 2. ¿Cómo se recoge la información? |
| 3. ¿Qué es lo primero que se hace con ella? |
| 4. ¿Dónde va a parar? ¿Quién participa en el proceso? ¿Requiere el documento aprobación o revisión? |
| 5. ¿Dónde se archiva el documento? ¿Se almacena localmente o en un servidor externo con costes mensuales? |
| 6. ¿Cuándo es necesaria la integración con otro software empresarial o un ERP? |
| 7. ¿Necesita acceder a documentos y procesos de aprobación a distancia o desde un dispositivo móvil? |
Ejemplo de un flujo de trabajo que describe un proceso de contratación
Aprovechamiento de formularios web para flujos de trabajo más dinámicos
Nuestros clientes utilizan DocuWare Forms para habilitar procesos aún más potentes. Por ejemplo, un departamento de RR.HH. utiliza un formulario web para recopilar información sobre nuevos empleados. Además de los campos para el nombre y apellidos y otros datos identificativos, el formulario también contiene un campo para la dirección de correo electrónico de la empresa del empleado.
Gracias a un editor intuitivo, es fácil crear nuevos formularios
Cuando cada nuevo empleado rellena el formulario de datos personales en línea y lo envía, se inicia un flujo de trabajo de RRHH. El flujo de trabajo asigna una tarea a TI, que crea una cuenta de correo electrónico y el flujo de trabajo automatizado añade la dirección de correo electrónico al formulario. Esto elimina los pasos manuales y garantiza que los nuevos empleados puedan enviar y recibir correos electrónicos en su primer día de trabajo.
La información recopilada a través de DocuWare Forms puede utilizarse para iniciar cualquier flujo de trabajo digital. He aquí algunos escenarios típicos:
- Una importante aerolínea captura las solicitudes de trabajo de nuevos pilotos a través de un único formulario, que incluye el archivo adjunto y la carga de documentos de formación y certificación. La información y los documentos se envían automáticamente a través de un proceso de revisión y programación de entrevistas.
- Un casino recopila información adicional sobre cada contrato a través de un formulario web y luego asocia esa información contextual al contrato en cada paso del flujo de trabajo de revisión y aprobación.
- Un proveedor de software utiliza un formulario web para capturar todas las solicitudes de pedidos de compra y utiliza esa información para iniciar los pagos de facturas correspondientes.
La firma electrónica agiliza los trámites
- Se envía un documento al interesado y se requiere su firma.
- El interesado confirma su identidad. Esto puede hacerse a través de un TSP como Validated ID o DocuSign o con datos biométricos que utilizan escáneres dactilares o faciales, o tecnología que mide cómo firma una persona su nombre, incluida la forma y longitud de los trazos del bolígrafo y la presión utilizada.
- Los datos que verifican la firma electrónica se adjuntan al documento digital.
- El documento y la firma verificable y rastreable continúan a través del flujo de trabajo automatizado hasta el siguiente paso requerido por la empresa para su procesamiento.
- Mejor cumplimiento de los requisitos de seguridad y conformidad.
- Capacidad para eliminar el papel -y todos sus costes asociados- de los procesos empresariales.
- Mayor compatibilidad con los flujos de trabajo remotos.
- Mejor mantenimiento de registros.
- Recuperación instantánea de documentos para ayudar a los departamentos de atención al cliente, ventas, recursos humanos y otros.
- Reducción de errores relacionados con la introducción, el archivo y la recuperación de datos.
Obtenga más valor de su inversión en TI mediante la integración
El flujo de trabajo automatizado presenta muchas oportunidades de integración con los demás sistemas de su infraestructura tecnológica. Un proyecto de integración de software puede permitir que una aplicación utilice los datos de otra, o puede permitir que dos aplicaciones compartan datos. Por ejemplo, en Medicenter, que atiende a pacientes con seguro privado y público en siete centros de salud ambulatorios de Chile, DocuWare está integrado con su sistema de información sanitaria. La solución indexa y almacena los documentos y transmite información sobre la disponibilidad de registros específicos al SIS.Glosario de términos sobre flujo de trabajo
Reglas de negocio: Las reglas empresariales son la base de todo proceso de flujo de trabajo. Describen las políticas y procedimientos de la empresa y siempre pueden expresarse en preguntas del tipo "o", como "sí o no" o "verdadero o falso". Por ejemplo, una regla de negocio puede decir que si un cliente ya está en el sistema (verdadero), obtiene un descuento del 10%. Si el cliente no está en el sistema (falso), obtendrá un descuento del 20%.
Lógica empresarial: Una solución de software utiliza la lógica empresarial para determinar cómo se pueden crear, almacenar y modificar los datos. También determina cómo se transforman o calculan los datos, y cómo se dirigen a las personas o al software en el flujo de trabajo. Las reglas de negocio expresan la política de la empresa, mientras que la lógica de negocio controla los procesos del flujo de trabajo.
Prueba de concepto: Una prueba de concepto la proporciona un proveedor de software o un consultor para reducir lo que intentas conseguir a tres o cuatro pasos básicos que te den una visión general útil. Usted aporta información sobre lo que debería añadirse para personalizar el flujo de trabajo. Si se utilizan formularios electrónicos, puede establecerse la estructura de un formulario, incluidos los campos obligatorios y el lugar que ocupan los datos del formulario en el proceso antes de que se complete y archive en el sistema de gestión de documentos. Es una oportunidad de hacerse una idea adicional de cómo funcionará el proceso dentro de su organización y de hacerlo lo más intuitivo posible.
Tareas del usuario: Elecciones que realiza un participante en un proceso para poner en marcha el siguiente paso de un flujo de trabajo.
Actividades no supervisadas: Puntos de inflexión en los que el software está programado para derivar un documento y añadir una tarea a la cola de trabajo de un usuario o mover un documento de una carpeta vigilada a un flujo de trabajo.
¡Empiece ya!
%205.jpg?width=600&height=364&name=iStock-610566912%20(1)%205.jpg)
Tome estas sugerencias y empiece a diseñar nuevos flujos de trabajo automatizados. Es posible que desee recurrir a un profesional externo de automatización de procesos, para que le guíe en la conversación sobre lo que es viable a corto y largo plazo.
Láncese a automatizar los flujos de trabajo basados en papel. Todo el esfuerzo de reflexión que realice en la fase inicial le permitirá crear flujos de trabajo que se adapten a las necesidades de su empresa sin necesidad de realizar muchos ajustes adicionales. Además, su empresa ahorrará tiempo y dinero.
