Cada tratamiento genera una enorme cantidad de documentos, a los que los diferentes departamentos acceden a menudo. Antes de la introducción de DocuWare, todo se archivaba en su formato original: las órdenes médicas externas y los documentos aportados por el paciente en papel, los exámenes y las radiografías en formato electrónico, los informes como archivos de audio y texto. Sin embargo, el uso paralelo del archivo físico y digital provocó problemas considerables en la rutina diaria. Los pacientes tenían que llevar ellos mismos la documentación pertinente para el tratamiento a los distintos departamentos, lo que ralentizaba el flujo hasta la facturación. Al mismo tiempo, recuperar informes anteriores era prácticamente imposible. Esto se debía a que todos los expedientes se almacenaban de forma descentralizada en el respectivo centro de salud. Incluso con los registros digitales, el acceso remoto no era posible porque los servidores locales no ofrecían una estructura de seguridad adecuada para el acceso en línea. Por ello, Medicenter buscó una solución electrónica de archivo central. El objetivo era optimizar el intercambio entre departamentos y centros con la introducción del expediente digital del paciente. Se evaluaron varias soluciones y se contrastaron con un catálogo de requisitos. DocuWare ganó en todos los puntos.

Fácil integración en el sistema de información sanitaria HIS

Paralelamente a la utilización de DocuWare, Medicenter modernizó toda su infraestructura informática. En lugar de servidores locales, ahora confía en una nube privada y comunicaciones con los más altos estándares de seguridad, redundancia y disponibilidad. DocuWare encripta los documentos confidenciales, impidiendo el acceso no autorizado. Medicenter, con la colaboración de un socio de DocuWare de Perú, realizó la instalación y la integración con el HIS paso a paso. Tras un proyecto piloto, se digitalizaron los procesos más importantes, para luego desarrollar un roll-out por servicios médicos y centros.